PDCA-syklus

Hva er PDCA-syklusen?

Plan-Do-Check-Act (PDCA)-syklusen er en fire-trinns problemløsende iterativ teknikk som brukes til å forbedre forretningsprosesser. Opprinnelig utviklet av den amerikanske fysikeren Walter A. Shewhart på 1920-tallet, henter syklusen sin inspirasjon fra den kontinuerlige evalueringen av ledelsespraksis og ledelsens vilje til å adoptere og se bort fra ideer som ikke støttes.

Metoden ble popularisert av kvalitetskontrollpioner W. Edwards Deming på 1950-tallet som laget begrepet "Shewhart"-syklus etter sin mentor. Det var Deming som innså at PDCA-syklusen kunne brukes til å forbedre produksjonsprosessene i USA under andre verdenskrig.

Hvordan PDCA-syklusen fungerer

PDCA-syklusen kan bidra til å skille et selskap fra konkurrentene, spesielt i dagens bedriftsverden, hvor bedrifter alltid søker etter måter å strømlinjeforme prosessene sine, redusere kostnader, øke fortjenesten og forbedre kundetilfredsheten.

Mange ledere bruker PDCA-syklusen ubevisst for å hjelpe til med å lede organisasjonene sine, da den omfatter de grunnleggende prinsippene for strategisk planlegging. De fire komponentene i PDCA-syklusen er skissert nedenfor.

###Plan

En veldefinert prosjektplan gir rammer for driften. Det er viktig at det reflekterer organisasjonens oppdrag og verdier. Den skal også kartlegge prosjektets mål og tydelig angi den beste måten å nå dem på.

Gjør

Dette er trinnet der planen settes i gang. Planen ble laget av en grunn, så det er viktig for spillere å utføre den som beskrevet. Dette stadiet kan deles ned i tre undersegmenter, inkludert opplæring av alt personell som er involvert i prosjektet, selve prosessen med å utføre arbeidet, og registrering av innsikt eller data for fremtidig evaluering.

###Kryss av

Vanligvis bør det være to kontroller gjennom hele prosjektet. For det første sikrer kontroller ved siden av implementeringen at prosjektets mål blir nådd. For det andre, en mer omfattende gjennomgang av prosjektet utført etter fullføring adresserer suksesser og fiaskoer slik at fremtidige justeringer kan gjøres.

Akt

Det siste trinnet er å iverksette korrigerende tiltak når tidligere feil har blitt identifisert og løst. PDCA-syklusen gjentas og kan omdefineres kanskje til bedre resultater under nye retningslinjer.

Gitt dens sykliske natur, er PDCA-syklusen noe bedrifter kan sette i gang én gang og deretter bruke for å kontinuerlig gjenta og forbedre driften.

PDCA-syklusen og Kaizen

PDCA-prosessen ligner den japanske forretningsfilosofien til Kaizen,. som, når den oversettes, betyr "endring til det bedre" eller "kontinuerlig forbedring." Kaizen er der alle ansatte er involvert i å forbedre produktiviteten ved å finne effektivitet i arbeidsmiljøet. I likhet med PDCA-syklusen, sikter Kaizen på kontinuerlig forbedring gjennom små, inkrementelle endringer.

Eksempler på endringer som kan gjøres gjennom Kaizen eller PDCA er bruk av nye systemer, eliminering av sløsing eller implementering av just-in-time levering. Ikke alle endringer trenger å være små eller inkrementelle.

Konseptet bak PDCA og Kaizen er at kulturen i en organisasjon endres etter hvert som de ansatte lærer å være problemløsere og kritiske tenkere. PDCA-syklusen tester ansattes ideer, justerer dem og implementerer dem deretter hvis de har potensial. Syklusen er en iterativ prosess som kontinuerlig tester konsepter og fremmer forbedringer.

Fordeler med PDCA-syklusen

Bedrifter som ønsker å forbedre sine interne og eksterne prosesser bruker ofte PDCA-metodikken for å minimere feil og maksimere resultater. Når de er etablert, kan selskaper gjenta PDCA-syklusen og gjøre den til en standard operasjonsprosedyre. Den siste fasen av metodikken, "Act", tar korrigerende handlinger og gjør den ideelle metodikken for kontinuerlig forbedringsinnsats.

###Raskt faktum

Lean-metoder som PDCA og Kaizen hjalp Nike med å doble fortjenesten fra rundt 100 milliarder dollar i 2015 til over 200 milliarder dollar i 2021.

Eksempler på PDCA-syklusen

Mayo Clinic

Mayo Clinic, et nonprofit sykehus og forskningssenter i verdensklasse, gjennomførte en kvalitetsforbedringsstudie som så på ventetider for pasienter som var mulige kandidater for stor cochleaimplantatkirurgi. Ideen var å bruke Kaizen-prinsipper for å fjerne barrierer og forbedre tilgangen for pasienter.

Studien så på raffinering av spesifikke behandlinger, håndtering av pasientjournaler og venteromstider. Til syvende og sist var det positive utfall for pasientene. Blant resultatene ble median syklustid for kandidattesting redusert fra 7,3 til 3 timer, og det totale lageret av klinikklager ble redusert med 31 %.

###Toyota

Fra og med 2021 var Toyota Motor Corporation det syvende største selskapet i verden etter inntekter, ifølge FXSSI. Kaizen og Toyota er synonyme fordi Toyotas prinsipper og "The Toyota Way" definerer ideen om kontinuerlig forbedring av produksjonssystemet. Toyotas ansatte mottar insentiver for å finne ineffektiv praksis og utforme måter å forbedre dem på, og bruken av PDCA-syklusen støtter rask beslutningstaking.

###Nike

Nike omfavnet " lean ", en lignende filosofi som Kaizen. Selskapets innovasjonsmanifest sier: "Lean er grunnlaget for hvordan vi fremmer bærekraftig produksjon." Manifestet gjenspeiler Nikes kontinuerlige forbedringskultur som er avhengig av de som er nærmest arbeidet for å løse problemer og levere kvalitetsprodukter i tide.

Da den ledende sportsskomakeren ble kritisert for å betale lave lønninger, brukte selskapet PDCA for å styrke sine ansatte, partnere og kunder. Det ble tilbudt insentiver til fabrikker for å forbedre arbeidsforholdene, og et poengsystem vurderte ytelsen til produksjonsanleggene.

Selskapet forbedret forholdene for arbeidere, eliminerte avfall og ansatte verdiorienterte ledere. Forpliktelsen til slanke metoder og Kaizen hjalp Nike med å doble størrelsen fra rundt 100 milliarder dollar i 2015 til over 200 milliarder dollar i 2021.

Vanlige spørsmål om PDCA

Er PDCA det samme som Total Quality Management (TQM)?

Total Quality Management (TQM), som er forløperen til Six Sigma,. inkluderer filosofien til PDCA, men den går ett skritt videre.

I følge Smartsheet, som siterer Marlon Walters, grunnlegger og administrerende direktør for Horizon Group Consulting, "Med TQM må du vente på at kundene dine bekrefter at det er bra. Med Six Sigma, på slutten av dagen, trenger du ikke gjett om produktet ditt er bedre. Du vet det. Hvis du identifiserer markedet ditt på riktig måte og produktet passer best for nisjen, vet du at du har det beste produktet fra et prosessperspektiv."

Kaizen, eller PDCA, er mer en filosofi for hvordan man organiserer den større arbeidsplassen og hvordan man kan engasjere kolleger. Det handler mindre om å vente på tilbakemeldinger fra kunder eller resultater. Både PDCA og TQM anser hele selskapet som ansvarlig for kontinuerlig forbedring.

Hva er forskjellen mellom PDCA og Six Sigma?

Forskjellen mellom PDCA og Six Sigma er at Six Sigma er et altomfattende styringsprinsipp som inkluderer PDCA som en del av strukturen. PDCA forklarer hvordan Six Sigma skal iverksettes, det er planen, gjør, handle, sjekk prosessen. Six Sigma kaller dette DMAIC-metoden (definer, mål, analyser, forbedre og kontroller).

I følge Walters er PDCA menneskeorientert mens Six Sigma er prosessbasert. For eksempel fjerner begrepet «define» i Six Sigma det menneskelige elementet, og begrepet «measure» setter fokus på data.

Hva er forskjellen mellom PDCA og PDSA?

PDCA står for plan, do, check, act, mens PDSA står for plan, do, study, act. De er begge iterative, fire-trinns problemløsningsmodeller som brukes til å forbedre en prosess. Hovedforskjellen mellom de to er at PDCA, som ble utviklet før PDSA-modellen, har "sjekk"-stadiet. På dette stadiet avgjør teamet om det de hadde tenkt å oppnå faktisk har skjedd ved å sjekke forventede resultater med de faktiske resultatene. Så, PDCA har en innebygd sjekk for hver syklus i prosessen.

Bunnlinjen

PDCA-syklusen, PDSA, Kaizen og Six Sigma er alle velprøvde måter å kontinuerlig forbedre prosesser på. Mange selskaper inkludert Nike, Toyota, Mayo Clinic og mange andre har sett dramatisk vekst etter å ha brukt en eller flere av disse iterative strategiene. Konseptet endrer kulturen i en virksomhet slik at alle interessenter har innspill og kan fungere som problemløsere og kritiske tenkere. Resultatet er flere ideer for endring.

##Høydepunkter

• Det siste trinnet i PDCA-syklusen (loven) krever korrigerende handlinger for å stimulere og opprettholde kontinuerlig forretningsforbedring.

– Mange ledere bruker uvitende PDCA-syklusen da den omfatter mye av det samme rammeverket som strategisk ledelse.

– PDCA-syklusen er en fire-trinns teknikk som brukes til å løse forretningsproblemer.

– PDCA-prosessen ligner den japanske forretningsfilosofien til Kaizen.

– Mange store selskaper, som Toyota og Nike, har sett dramatisk vekst etter å ha implementert PDCA- eller Six Sigma-metoder.