PDCA hringrás

Hvað er PDCA hringrásin?

Plan-Do-Check-Act (PDCA) hringrásin er fjögurra þrepa endurtekningaraðferð til að leysa vandamál sem notuð er til að bæta viðskiptaferla. Hringrásin, sem upphaflega var þróuð af bandaríska eðlisfræðingnum Walter A. Shewhart á 1920, sækir innblástur sinn í stöðugt mat á stjórnunarháttum og vilja stjórnenda til að tileinka sér og hunsa hugmyndir sem ekki eru studdar.

Aðferðin var vinsæl af gæðastjórnunarbrautryðjanda Dr. W. Edwards Deming á fimmta áratugnum sem fann upp hugtakið „Shewhart“ Cycle eftir leiðbeinanda sínum . Það var Deming sem áttaði sig á því að hægt væri að nota PDCA hringrásina til að bæta framleiðsluferla í Bandaríkjunum í seinni heimsstyrjöldinni.

Hvernig PDCA hringrásin virkar

PDCA Cycle getur hjálpað til við að aðgreina fyrirtæki frá keppinautum sínum, sérstaklega í fyrirtækjaheimi nútímans, þar sem fyrirtæki eru alltaf að leita leiða til að hagræða ferlum sínum, draga úr kostnaði, auka hagnað og bæta ánægju viðskiptavina.

Margir stjórnendur nota PDCA hringrásina óafvitandi til að hjálpa til við að stýra stofnunum sínum þar sem það felur í sér grunnatriði stefnumótunar. Fjórir þættir PDCA hringrásarinnar eru útlistaðir hér að neðan.

Áætlun

Vel skilgreind verkefnaáætlun setur umgjörð um starfsemina. Mikilvægt er að það ætti að endurspegla verkefni og gildi stofnunarinnar. Það ætti einnig að kortleggja markmið verkefnisins og gefa skýrt til kynna hvernig best sé að ná þeim.

Gerðu

Þetta er skrefið þar sem áætlunin er sett í gang. Áætlunin var gerð af ástæðu, svo það er mikilvægt fyrir leikmenn að framkvæma hana eins og lýst er. Hægt er að skipta þessu stigi niður í þrjá undirþætti, þar á meðal þjálfun alls starfsfólks sem tekur þátt í verkefninu, raunverulegt ferli við að vinna verkið og skráningu innsýn, eða gögn, til framtíðarmats.

Athugaðu

Venjulega ættu að vera tvær athuganir í gegnum verkefnið. Í fyrsta lagi tryggja eftirlit samhliða framkvæmd að markmiðum verkefnisins sé náð. Í öðru lagi fjallar ítarlegri endurskoðun á verkefninu sem framkvæmd er að því loknu árangur og mistök svo hægt sé að gera breytingar í framtíðinni.

Framkvæma

Síðasta skrefið er að grípa til úrbóta þegar fyrri mistök hafa verið auðkennd og leyst. PDCA hringrásin er endurtekin og hægt er að endurskilgreina hana ef til vill til betri árangurs samkvæmt nýjum leiðbeiningum.

Vegna sveiflukennds eðlis þess er PDCA hringrás eitthvað sem fyrirtæki geta stofnað einu sinni og síðan notað til að endurtaka og bæta rekstur sinn stöðugt.

PDCA hringrásin og Kaizen

PDCA ferlið er svipað japönsku viðskiptahugmyndafræði Kaizen,. sem, þegar það er þýtt, þýðir "breyting til hins betra" eða "sífelldar umbætur." Kaizen er þar sem allir starfsmenn taka þátt í að bæta framleiðni með því að finna skilvirkni í vinnuumhverfinu. Eins og PDCA hringrásin, stefnir Kaizen að stöðugum umbótum með litlum, stigvaxandi breytingum.

Dæmi um breytingar sem gætu verið gerðar í gegnum Kaizen eða PDCA eru að nota ný kerfi, útrýma sóun eða innleiða afhendingarrétt á réttum tíma. Ekki þurfa allar breytingar að vera litlar eða stigvaxandi.

Hugmyndin á bak við PDCA og Kaizen er sú að menning stofnunar breytist eftir því sem starfsmenn læra að leysa vandamál og gagnrýna hugsuðir. PDCA hringrásin prófar hugmyndir starfsmanna, lagar þær og útfærir þær síðan ef þær hafa möguleika. Hringrásin er endurtekið ferli sem prófar stöðugt hugtök og stuðlar að endurbótum.

Kostir PDCA hringrásarinnar

Fyrirtæki sem vilja bæta innri og ytri ferla sína nota oft PDCA aðferðafræðina til að lágmarka villur og hámarka útkomuna. Þegar komið er á fót geta fyrirtæki endurtekið PDCA hringrásina og gert það að stöðluðu rekstrarferli. Lokastig aðferðafræðinnar, „Act“, grípur til úrbóta og gerir aðferðafræðina tilvalna fyrir stöðuga umbótaviðleitni.

Fljótleg staðreynd

Léttar aðferðir eins og PDCA og Kaizen hjálpuðu Nike að tvöfalda hagnað sinn úr um 100 milljörðum dollara árið 2015 í yfir 200 milljarða dollara árið 2021.

Dæmi um PDCA hringrásina

Mayo Clinic

Mayo Clinic, sjúkrahús og rannsóknarmiðstöð sem ekki er rekin í hagnaðarskyni, framkvæmdi gæðarannsókn sem skoðaði biðtíma sjúklinga sem voru mögulegir umsækjendur fyrir stóra kuðungsígræðsluaðgerð. Hugmyndin var að nota Kaizen meginreglur til að fjarlægja hindranir og bæta aðgengi sjúklinga.

Rannsóknin skoðaði fínpússingu sérstakra meðferða, stjórnun sjúklingaskráa og biðstofutíma. Að lokum voru jákvæðar niðurstöður fyrir sjúklinga. Meðal niðurstaðna minnkaði miðgildi lotutíma fyrir framboðspróf úr 7,3 í 3 klukkustundir og heildarbirgðir heilsugæslustöðva minnkaði um 31%.

Toyota

Frá og með 2021 var Toyota Motor Corporation sjöunda stærsta fyrirtæki í heimi miðað við tekjur, samkvæmt FXSSI. Kaizen og Toyota eru samheiti vegna þess að meginreglur Toyota og "The Toyota Way" skilgreina hugmyndina um stöðugar umbætur í framleiðslukerfinu. Starfsmenn Toyota fá hvata til að finna óhagkvæma starfshætti og hanna leiðir til að bæta þá og beiting PDCA hringrásarinnar styður skjóta ákvarðanatöku.

Nike

Nike tileinkaði sér „ lean “, svipaða hugmyndafræði og Kaizen. Í nýsköpunarstefnuskrá fyrirtækisins segir: "Lean er grunnurinn að því hvernig við förum fram sjálfbærri framleiðslu." Stefnuskráin endurspeglar stöðuga umbótamenningu Nike sem treystir á þá sem eru næstir vinnunni til að leysa vandamál og skila gæðavörum á réttum tíma.

Þegar fremsti íþróttaskósmiðurinn var gagnrýndur fyrir að borga lág laun, notaði fyrirtækið PDCA til að styrkja starfsmenn sína, samstarfsaðila og viðskiptavini. Ívilnanir voru í boði fyrir verksmiðjur til að bæta vinnuaðstæður og stigakerfi lagði mat á frammistöðu framleiðslustöðvanna.

Fyrirtækið bætti kjör starfsmanna, útrýmdi sóun og réði gildismiðaða stjórnendur. Skuldbindingin við sléttar aðferðir og Kaizen hjálpuðu Nike að tvöfalda stærð sína úr um 100 milljörðum dollara árið 2015 í yfir 200 milljarða dollara árið 2021.

Algengar spurningar um PDCA

Er PDCA það sama og heildargæðastjórnun (TQM)?

Heildargæðastjórnun (TQM), sem er undanfari Six Sigma,. felur í sér hugmyndafræði PDCA, en hún gengur einu skrefi lengra.

Samkvæmt Smartsheet, sem vitnar í Marlon Walters, stofnanda og forstjóra Horizon Group Consulting, "Með TQM þarftu að bíða eftir að viðskiptavinir þínir staðfesti að það sé gott. Með Six Sigma, þegar öllu er á botninn hvolft, gerirðu það ekki giska á hvort varan þín sé betri. Þú veist það. Ef þú skilgreinir markaðinn þinn almennilega og varan þín passar best fyrir sess, þá veistu að þú ert með bestu vöruna frá ferlissjónarmiði."

Kaizen, eða PDCA, er meira hugmyndafræði um hvernig eigi að skipuleggja stærri vinnustaðinn og hvernig eigi að virkja vinnufélaga. Það snýst minna um að bíða eftir viðbrögðum viðskiptavina eða niðurstöðum. Bæði PDCA og TQM telja allt fyrirtækið ábyrgt fyrir stöðugum umbótum.

Hver er munurinn á PDCA og Six Sigma?

Munurinn á PDCA og Six Sigma er sá að Six Sigma er alhliða stjórnunarregla sem inniheldur PDCA sem hluta af uppbyggingu þess. PDCA útskýrir hvernig á að innleiða Six Sigma, það er áætlunin, gera, bregðast við, athuga ferlið. Six Sigma kallar þetta DMAIC aðferðina (skilgreina, mæla, greina, bæta og stjórna).

Samkvæmt Walters er PDCA fólksmiðað á meðan Six Sigma er ferli byggt. Til dæmis, hugtakið "skilgreina" í Six Sigma fjarlægir mannlega þáttinn og hugtakið "mæla" setur áherslu á gögn.

Hver er munurinn á PDCA og PDSA?

PDCA stendur fyrir áætlun, gera, athuga, bregðast við, en PDSA stendur fyrir áætlun, gera, rannsaka, bregðast við. Þau eru bæði ítrekuð fjögurra þrepa lausnarlíkön sem notuð eru til að bæta ferli. Helsti munurinn á þessu tvennu er sá að PDCA, sem var þróað fyrir PDSA líkanið, er með „check“ stigið. Á þessu stigi ákvarðar teymið hvort það sem þeir ætluðu að ná hafi raunverulega átt sér stað með því að athuga væntanlegar niðurstöður með raunverulegum árangri. Svo, PDCA er með innbyggða ávísun fyrir hverja lotu í ferlinu.

Aðalatriðið

PDCA Cycle, PDSA, Kaizen og Six Sigma eru allar sannaðar leiðir til að bæta ferla stöðugt. Mörg fyrirtæki, þar á meðal Nike, Toyota, Mayo Clinic, og mörg önnur hafa séð stórkostlegan vöxt eftir að hafa notað eina eða fleiri af þessum endurteknu aðferðum. Hugmyndin breytir menningu fyrirtækis þannig að allir hagsmunaaðilar hafa inntak og geta virkað sem vandamálalausnir og gagnrýnir hugsuðir. Niðurstaðan er fleiri hugmyndir um breytingar.

Hápunktar

• Síðasta skrefið í PDCA hringrásinni (lögunum) kallar á úrbætur til að örva og viðhalda stöðugum umbótum í viðskiptum.

• Margir stjórnendur nota óafvitandi PDCA hringrásina þar sem hún nær yfir mikið af sama ramma og stefnumótandi stjórnun.

• PDCA Cycle er fjögurra þrepa tækni sem er notuð til að leysa viðskiptavandamál.

• PDCA ferlið er svipað og japanska viðskiptaheimspeki Kaizen.

• Mörg stór fyrirtæki, eins og Toyota og Nike, hafa orðið fyrir miklum vexti eftir að hafa innleitt PDCA eða Six Sigma aðferðafræði.