PDCA-cykel

Vad är PDCA-cykeln?

Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cykeln är en iterativ iterativ teknik för problemlösning i fyra steg som används för att förbättra affärsprocesser. Cykeln, som ursprungligen utvecklades av den amerikanske fysikern Walter A. Shewhart under 1920-talet, hämtar sin inspiration från den kontinuerliga utvärderingen av förvaltningspraxis och ledningens vilja att anta och bortse från idéer som inte stöds.

Metoden populariserades av kvalitetskontrollpionjären Dr. W. Edwards Deming på 1950-talet som myntade termen "Shewhart" Cycle efter sin mentor . Det var Deming som insåg att PDCA-cykeln kunde användas för att förbättra produktionsprocesser i USA under andra världskriget.

Hur PDCA-cykeln fungerar

PDCA-cykeln kan hjälpa till att skilja ett företag från sina konkurrenter, särskilt i dagens företagsvärld, där företag alltid letar efter sätt att effektivisera sina processer, minska kostnaderna, öka vinsten och förbättra kundnöjdheten.

Många chefer tillämpar PDCA-cykeln omedvetet för att hjälpa sina organisationer att styra eftersom den omfattar de grundläggande principerna för strategisk planering. De fyra komponenterna i PDCA-cykeln beskrivs nedan.

Planen

En väldefinierad projektplan ger en ram för verksamheten. Viktigt är att det ska återspegla organisationens uppdrag och värderingar. Den ska också kartlägga projektets mål och tydligt ange det bästa sättet att uppnå dem.

Gör det

Detta är steget där planen sätts igång. Planen gjordes av en anledning, så det är viktigt för spelare att genomföra den enligt beskrivningen. Detta steg kan delas upp i tre undersegment, inklusive utbildning av all personal som är involverad i projektet, själva processen för att utföra arbetet och registrera insikter, eller data, för framtida utvärdering.

Kolla upp

Vanligtvis bör det finnas två kontroller under hela projektet. För det första säkerställer kontroller vid sidan av genomförandet att projektets mål uppfylls. För det andra, en mer omfattande granskning av projektet som genomförts när det är slutfört tar upp framgångar och misslyckanden så att framtida justeringar kan göras.

Spela teater

Det sista steget är att vidta korrigerande åtgärder när tidigare misstag har identifierats och åtgärdats. PDCA-cykeln upprepas och kan omdefinieras kanske till bättre resultat under nya riktlinjer.

Med tanke på dess cykliska karaktär är PDCA-cykeln något företag kan införa en gång och sedan använda för att kontinuerligt upprepa och förbättra sin verksamhet.

PDCA-cykeln och Kaizen

PDCA-processen liknar den japanska affärsfilosofin Kaizen,. som, när den översätts, betyder "förändring till det bättre" eller "ständig förbättring." Kaizen är där alla anställda är involverade i att förbättra produktiviteten genom att hitta effektivitet i arbetsmiljön. Liksom PDCA-cykeln strävar Kaizen efter ständiga förbättringar genom små, inkrementella förändringar.

Exempel på ändringar som kan göras genom Kaizen eller PDCA är att använda nya system, eliminera slöseri eller implementera just-in-time-leverans. Alla ändringar behöver inte vara små eller inkrementella.

Konceptet bakom PDCA och Kaizen är att kulturen i en organisation förändras när de anställda lär sig att vara problemlösare och kritiska tänkare. PDCA-cykeln testar anställdas idéer, justerar dem och implementerar dem sedan om de har potential. Cykeln är en iterativ process som kontinuerligt testar koncept och främjar förbättringar.

Fördelar med PDCA-cykeln

Företag som vill förbättra sina interna och externa processer använder ofta PDCA-metoden för att minimera fel och maximera resultatet. När de väl är etablerade kan företag upprepa PDCA-cykeln och göra den till en standardprocedur. Det sista stadiet av metodiken, "Act", vidtar korrigerande åtgärder och gör metoden idealisk för ständiga förbättringsarbete.

Snabbt faktum

Lean-metoder som PDCA och Kaizen hjälpte Nike att fördubbla sin vinst från cirka 100 miljarder USD 2015 till över 200 miljarder USD 2021.

Exempel på PDCA-cykeln

Mayo Clinic

Mayo Clinic, ett icke-vinstdrivande sjukhus och forskningscenter i världsklass, genomförde en kvalitetsförbättringsstudie som tittade på väntetider för patienter som var möjliga kandidater för stora cochleaimplantatoperationer. Tanken var att använda Kaizen-principer för att ta bort hinder och förbättra tillgången för patienter.

Studien tittade på förfining av specifika behandlingar, hantering av patientjournaler och väntrumstider. I slutändan var det positiva resultat för patienterna. Bland resultaten minskade mediancykeltiden för kandidattestning från 7,3 till 3 timmar, och det totala lagret av kliniklager minskade med 31 %.

Toyota

Från och med 2021 var Toyota Motor Corporation det sjunde största företaget i världen efter intäkter, enligt FXSSI. Kaizen och Toyota är synonyma eftersom Toyotas principer och "The Toyota Way" definierar idén om ständig förbättring av produktionssystemet. Toyotas anställda får incitament för att hitta ineffektiva metoder och utforma sätt att förbättra dem, och tillämpningen av PDCA-cykeln stödjer snabbt beslutsfattande.

Nike

Nike omfamnade " lean ", en liknande filosofi som Kaizen. I företagets innovationsmanifest står det: "Lean är grunden för hur vi främjar hållbar tillverkning." Manifestet speglar Nikes ständiga förbättringskultur som förlitar sig på att de som står närmast arbetet ska lösa problem och leverera kvalitetsprodukter i tid.

När den ledande sportskomakaren kritiserades för att betala låga löner använde företaget PDCA för att ge sina anställda, partners och kunder styrka. Incitament erbjöds fabriker för att förbättra arbetsförhållandena, och ett poängsystem bedömde produktionsanläggningarnas prestanda.

Företaget förbättrade villkoren för arbetare, eliminerade slöseri och anställde värdeorienterade chefer. Engagemanget för lean-metoder och Kaizen hjälpte Nike att fördubbla sin storlek från cirka 100 miljarder dollar 2015 till över 200 miljarder dollar 2021.

Vanliga frågor om PDCA

Är PDCA detsamma som Total Quality Management (TQM)?

Total Quality Management (TQM), som är föregångaren till Six Sigma,. inkluderar PDCA-filosofin, men den går ett steg längre.

Enligt Smartsheet, som citerar Marlon Walters, grundare och VD för Horizon Group Consulting, "Med TQM måste du vänta på att dina kunder ska bekräfta att det är bra. Med Six Sigma, i slutet av dagen, behöver du inte gissa om din produkt är bättre. Du vet det. Om du identifierar din marknad korrekt och din produkt passar bäst för nischen, vet du att du har den bästa produkten ur ett processperspektiv."

Kaizen, eller PDCA, är mer en filosofi för hur man organiserar den större arbetsplatsen och hur man engagerar medarbetare. Det handlar mindre om att vänta på kundfeedback eller resultat. Både PDCA och TQM anser att hela företaget ansvarar för ständiga förbättringar.

Vad är skillnaden mellan PDCA och Six Sigma?

Skillnaden mellan PDCA och Six Sigma är att Six Sigma är en allomfattande förvaltningsprincip som inkluderar PDCA som en del av sin struktur. PDCA förklarar hur man inför Six Sigma, det är planen, gör, agera, kontrollera processen. Six Sigma kallar detta för DMAIC-metoden (definiera, mäta, analysera, förbättra och kontrollera).

Enligt Walters är PDCA folkorienterat medan Six Sigma är processbaserat. Till exempel tar termen "definiera" i Six Sigma bort det mänskliga elementet, och termen "mäta" sätter fokus på data.

Vad är skillnaden mellan PDCA och PDSA?

PDCA står för plan, do, check, act, medan PDSA står för plan, do, study, act. De är båda iterativa problemlösningsmodeller i fyra steg som används för att förbättra en process. Den största skillnaden mellan de två är att PDCA, som utvecklades före PDSA-modellen, har "check"-stadiet. I detta skede avgör teamet om det de tänkt uppnå faktiskt har inträffat genom att kontrollera förväntade resultat med de faktiska resultaten. Så PDCA har en inbyggd check för varje cykel i processen.

Poängen

PDCA-cykeln, PDSA, Kaizen och Six Sigma är alla beprövade sätt att kontinuerligt förbättra processer. Många företag inklusive Nike, Toyota, Mayo Clinic och många andra har sett en dramatisk tillväxt efter att ha använt en eller flera av dessa iterativa strategier. Konceptet förändrar kulturen i ett företag så att alla intressenter har input och kan fungera som problemlösare och kritiska tänkare. Resultatet är fler idéer för förändring.

Höjdpunkter

• Det sista steget i PDCA-cykeln (akten) kräver korrigerande åtgärder för att stimulera och upprätthålla kontinuerliga affärsförbättringar.

– Många chefer använder omedvetet PDCA-cykeln eftersom den omfattar mycket av samma ramverk som strategisk ledning.

– PDCA-cykeln är en fyrstegsteknik som används för att lösa affärsproblem.

– PDCA-processen liknar Kaizens japanska affärsfilosofi.

– Många stora företag, som Toyota och Nike, har sett en dramatisk tillväxt efter att ha implementerat PDCA- eller Six Sigma-metoder.