PDCA cyklus

Hvad er PDCA-cyklussen?

Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyklus er en fire-trins problemløsning iterativ teknik, der bruges til at forbedre forretningsprocesser. Oprindeligt udviklet af den amerikanske fysiker Walter A. Shewhart i 1920'erne, henter cyklussen sin inspiration fra den kontinuerlige evaluering af ledelsespraksis og ledelsens vilje til at adoptere og se bort fra ikke-understøttede ideer.

Metoden blev populær af kvalitetskontrolpioneren Dr. W. Edwards Deming i 1950'erne, som opfandt udtrykket "Shewhart"-cyklus efter sin mentor . Det var Deming, der indså, at PDCA-cyklussen kunne bruges til at forbedre produktionsprocesserne i USA under Anden Verdenskrig.

Sådan fungerer PDCA-cyklussen

PDCA-cyklussen kan hjælpe med at differentiere en virksomhed fra dens konkurrenter, især i dagens virksomhedsverden, hvor virksomheder altid søger efter måder at strømline deres processer på, reducere omkostninger, øge fortjenesten og forbedre kundetilfredsheden.

Mange ledere anvender PDCA-cyklussen ubevidst for at hjælpe med at styre deres organisationer, da den omfatter de grundlæggende principper for strategisk planlægning. De fire komponenter i PDCA-cyklussen er skitseret nedenfor.

Plan

En veldefineret projektplan danner rammerne for driften. Det er vigtigt, at det afspejler organisationens mission og værdier. Den skal også kortlægge projektets mål og klart angive den bedste måde at nå dem på.

Gør

Dette er skridtet, hvor planen sættes i gang. Planen blev lavet af en grund, så det er vigtigt for spillerne at udføre den som skitseret. Denne fase kan opdeles i tre undersegmenter, herunder træning af alt personale involveret i projektet, selve processen med at udføre arbejdet og registrering af indsigt eller data til fremtidig evaluering.

Kontrollere

Typisk skal der være to kontroller gennem hele projektet. For det første sikrer tjek sideløbende med implementeringen, at projektets mål opfyldes. For det andet adresserer en mere omfattende gennemgang af projektet udført efter afslutningen succeser og fiaskoer, så fremtidige justeringer kan foretages.

Akt

Det sidste trin er at træffe korrigerende handlinger, når tidligere fejl er blevet identificeret og løst. PDCA-cyklussen gentages og kan omdefineres måske til bedre resultater under nye retningslinjer.

I betragtning af dens cykliske karakter er PDCA-cyklussen noget, virksomheder kan indføre én gang og derefter bruge til løbende at gentage og forbedre deres drift.

PDCA-cyklussen og Kaizen

PDCA-processen ligner Kaizens japanske forretningsfilosofi , som, når den oversættes, betyder "ændring til det bedre" eller "kontinuerlig forbedring." Kaizen er stedet, hvor alle medarbejdere er involveret i at forbedre produktiviteten ved at finde effektivitet i arbejdsmiljøet. Ligesom PDCA-cyklussen sigter Kaizen efter løbende forbedringer gennem små, trinvise ændringer.

Eksempler på ændringer, der kan foretages gennem Kaizen eller PDCA, er brug af nye systemer, eliminering af spild eller implementering af just-in-time levering. Ikke alle ændringer behøver at være små eller trinvise.

Konceptet bag PDCA og Kaizen er, at kulturen i en organisation ændrer sig, efterhånden som medarbejderne lærer at være problemløsere og kritiske tænkere. PDCA-cyklussen tester medarbejdernes ideer, justerer dem og implementerer dem derefter, hvis de har potentiale. Cyklussen er en iterativ proces, der løbende tester koncepter og fremmer forbedringer.

Fordele ved PDCA-cyklussen

Virksomheder, der ønsker at forbedre deres interne og eksterne processer, implementerer ofte PDCA-metoden for at minimere fejl og maksimere resultater. Når først de er etableret, kan virksomheder gentage PDCA-cyklussen og gøre den til en standarddriftsprocedure. Den sidste fase af metoden, "Act", tager korrigerende handlinger og gør metoden ideel til løbende forbedringsbestræbelser.

Hurtigt faktum

Lean-metoder som PDCA og Kaizen hjalp Nike med at fordoble sit overskud fra omkring $100 milliarder i 2015 til over $200 milliarder i 2021.

Eksempler på PDCA-cyklussen

Mayo Clinic

Mayo Clinic, et nonprofit-hospital og forskningscenter i verdensklasse, gennemførte en kvalitetsforbedringsundersøgelse, der så på ventetider for patienter, der var mulige kandidater til stor cochlear implantatoperation. Idéen var at anvende Kaizen-principper til at fjerne barrierer og forbedre adgangen for patienter.

Undersøgelsen så på raffinering af specifikke behandlinger, håndtering af patientjournaler og venteværelsestider. I sidste ende var der positive resultater for patienterne. Blandt resultaterne faldt den gennemsnitlige cyklustid for kandidattest fra 7,3 til 3 timer, og den samlede beholdning af kliniklager blev reduceret med 31 %.

Toyota

Fra 2021 var Toyota Motor Corporation den syvende største virksomhed i verden efter omsætning, ifølge FXSSI. Kaizen og Toyota er synonyme, fordi Toyotas principper og "The Toyota Way" definerer ideen om løbende forbedringer i produktionssystemet. Toyotas medarbejdere modtager incitamenter til at finde ineffektiv praksis og designe måder at forbedre dem på, og anvendelsen af PDCA-cyklussen understøtter hurtig beslutningstagning.

Nike

Nike omfavnede " lean ", en lignende filosofi som Kaizen. I virksomhedens innovationsmanifest står der: "Lean er grundlaget for, hvordan vi fremmer bæredygtig produktion." Manifestet afspejler Nikes kontinuerlige forbedringskultur, der er afhængig af dem, der er tættest på arbejdet, for at løse problemer og levere kvalitetsprodukter til tiden.

Da den førende sportsskomager blev kritiseret for at betale lave lønninger, brugte virksomheden PDCA til at styrke sine medarbejdere, partnere og kunder. Der blev tilbudt incitamenter til fabrikker for at forbedre arbejdsforholdene, og et scoringssystem vurderede produktionsfaciliteternes ydeevne.

Virksomheden forbedrede forholdene for arbejdere, eliminerede spild og ansatte værdiorienterede ledere. Forpligtelsen til slanke metoder og Kaizen hjalp Nike med at fordoble sin størrelse fra omkring $100 milliarder i 2015 til over $200 milliarder i 2021.

Ofte stillede spørgsmål om PDCA

Er PDCA det samme som Total Quality Management (TQM)?

Total Quality Management (TQM), som er forløberen for Six Sigma,. inkluderer PDCA-filosofien, men den går et skridt videre.

Ifølge Smartsheet, som citerer Marlon Walters, grundlægger og administrerende direktør for Horizon Group Consulting, "Med TQM skal du vente på, at dine kunder bekræfter, at det er godt. Med Six Sigma, i slutningen af dagen, behøver du ikke gæt om dit produkt er bedre. Du ved det. Hvis du identificerer dit marked korrekt, og dit produkt passer bedst til nichen, ved du, at du har det bedste produkt fra et procesperspektiv."

Kaizen, eller PDCA, er mere en filosofi for, hvordan man organiserer den større arbejdsplads, og hvordan man engagerer kolleger. Det handler mindre om at vente på kundefeedback eller resultater. Både PDCA og TQM betragter hele virksomheden som ansvarlig for løbende forbedringer.

Hvad er forskellen mellem PDCA og Six Sigma?

Forskellen mellem PDCA og Six Sigma er, at Six Sigma er et altomfattende ledelsesprincip, der inkluderer PDCA som en del af dets struktur. PDCA forklarer, hvordan man gennemfører Six Sigma, det er planen, gør, handle, tjek processen. Six Sigma kalder dette DMAIC-metoden (definere, måle, analysere, forbedre og kontrollere).

Ifølge Walters er PDCA menneskeorienteret, mens Six Sigma er procesbaseret. For eksempel fjerner udtrykket "definer" i Six Sigma det menneskelige element, og udtrykket "mål" sætter fokus på data.

Hvad er forskellen mellem PDCA og PDSA?

PDCA står for plan, do, check, act, mens PDSA står for plan, do, study, act. De er begge iterative, fire-trins problemløsningsmodeller, der bruges til at forbedre en proces. Den største forskel mellem de to er, at PDCA, som blev udviklet før PDSA-modellen, har "check"-stadiet. I denne fase afgør teamet, om det, de havde til hensigt at opnå, faktisk er sket ved at kontrollere forventede resultater med de faktiske resultater. Så PDCA har en indbygget check for hver cyklus i processen.

Bundlinjen

PDCA Cycle, PDSA, Kaizen og Six Sigma er alle gennemprøvede måder til løbende at forbedre processer. Mange virksomheder inklusive Nike, Toyota, Mayo Clinic og mange andre har oplevet dramatisk vækst efter at have brugt en eller flere af disse iterative strategier. Konceptet ændrer kulturen i en virksomhed, så alle interessenter har input og kan fungere som problemløsere og kritiske tænkere. Resultatet er flere idéer til forandring.

Højdepunkter

• Det sidste trin i PDCA-cyklussen (loven) kræver korrigerende handlinger for at stimulere og opretholde kontinuerlige forretningsforbedringer.

• Mange ledere bruger ubevidst PDCA-cyklussen, da den rummer meget af de samme rammer som strategisk ledelse.

• PDCA-cyklussen er en fire-trins teknik, der bruges til at løse forretningsproblemer.

• PDCA-processen ligner Kaizens japanske forretningsfilosofi.

• Mange store virksomheder, såsom Toyota og Nike, har oplevet dramatisk vækst efter implementering af PDCA- eller Six Sigma-metoder.