PDCA-sykli
Mikä on PDCA-sykli?
Plan-Do-Check-Act (PDCA) -sykli on nelivaiheinen iteratiivinen ongelmanratkaisutekniikka, jota käytetään parantamaan liiketoimintaprosesseja. Alun perin yhdysvaltalainen fyysikko Walter A. Shewhart 1920-luvulla kehittämä sykli saa inspiraationsa johtamiskäytäntöjen jatkuvasta arvioinnista ja johdon halukkuudesta omaksua ja jättää huomiotta tukemattomia ideoita.
Laadunvalvonnan edelläkävijä suositteli menetelmää W. Edwards Deming 1950-luvulla loi termin "Shewhart" Cycle mentorinsa jälkeen. Deming tajusi, että PDCA-sykliä voitaisiin käyttää tuotantoprosessien parantamiseen Yhdysvalloissa toisen maailmansodan aikana.
Kuinka PDCA-sykli toimii
PDCA-sykli voi auttaa erottamaan yrityksen kilpailijoistaan erityisesti nykypäivän yritysmaailmassa, jossa yritykset etsivät jatkuvasti tapoja virtaviivaistaa prosessejaan, alentaa kustannuksia, lisätä voittoja ja parantaa asiakastyytyväisyyttä.
Monet johtajat soveltavat PDCA-sykliä tietämättään auttaakseen ohjaamaan organisaatiotaan, koska se kattaa strategisen suunnittelun perusperiaatteet. PDCA-syklin neljä osaa on kuvattu alla.
###Suunnitelma
Hyvin määritelty projektisuunnitelma tarjoaa puitteet toiminnalle. Tärkeää on, että sen tulee heijastaa organisaation tehtävää ja arvoja. Sen tulee myös kartoittaa hankkeen tavoitteet ja osoittaa selkeästi paras tapa saavuttaa ne.
Tee
Tämä on vaihe, jossa suunnitelma käynnistetään. Suunnitelma tehtiin syystä, joten pelaajien on tärkeää toteuttaa se kuvatulla tavalla. Tämä vaihe voidaan jakaa kolmeen alasegmenttiin, jotka sisältävät kaiken projektiin osallistuvan henkilöstön koulutuksen, varsinaisen työntekoprosessin ja näkemysten tai tietojen tallentamisen tulevaa arviointia varten.
###Tarkistaa
Tyypillisesti koko projektin aikana pitäisi olla kaksi tarkistusta. Ensinnäkin tarkastukset toteuttamisen ohella varmistavat, että hankkeen tavoitteet saavutetaan. Toiseksi kokonaisvaltaisempi hankkeen tarkastelu, joka toteutetaan valmistumisen jälkeen, käsittelee onnistumisia ja epäonnistumisia, jotta tulevia muutoksia voidaan tehdä.
Toimi
Viimeinen askel on ryhtyä korjaaviin toimiin, kun aiemmat virheet on tunnistettu ja korjattu. PDCA-sykli toistetaan ja se voidaan määritellä uudelleen ehkä parempien tulosten saavuttamiseksi uusien ohjeiden mukaisesti.
Koska PDCA-sykli on syklinen, yritykset voivat ottaa sen käyttöön kerran ja sitten käyttää sitä jatkuvasti iteroidakseen ja parantaakseen toimintaansa.
PDCA-sykli ja Kaizen
PDCA-prosessi on samanlainen kuin japanilainen Kaizen -liiketoimintafilosofia,. joka käännettynä tarkoittaa "muutosta parempaan" tai "jatkuvaa parantamista". Kaizen on paikka, jossa kaikki työntekijät ovat mukana parantamassa tuottavuutta etsimällä tehokkuutta työympäristöstä. Kuten PDCA-sykli, Kaizen pyrkii jatkuvaan parantamiseen pienten, asteittain tapahtuvien muutosten kautta.
Esimerkkejä muutoksista, joita voidaan tehdä Kaizenin tai PDCA:n kautta, ovat uusien järjestelmien käyttö, jätteiden poistaminen tai oikea-aikaisen toimituksen toteuttaminen. Kaikkien muutosten ei tarvitse olla pieniä tai vähitellen.
PDCA:n ja Kaizenin ideana on, että organisaation kulttuuri muuttuu, kun työntekijät oppivat ongelmanratkaisijoita ja kriittisiä ajattelijoita. PDCA-sykli testaa työntekijöiden ideoita, mukauttaa niitä ja sitten toteuttaa ne, jos heillä on potentiaalia. Sykli on iteratiivinen prosessi, joka testaa jatkuvasti konsepteja ja edistää parannuksia.
PDCA-syklin edut
Yritykset, jotka haluavat parantaa sisäisiä ja ulkoisia prosessejaan, käyttävät usein PDCA-metodologiaa virheiden minimoimiseksi ja tulosten maksimoimiseksi. Perustamisen jälkeen yritykset voivat toistaa PDCA-syklin ja tehdä siitä vakiotoimintamenettelyn. Metodologian viimeinen vaihe, "Toimi", toteuttaa korjaavia toimia ja tekee siitä ihanteellisen menetelmän jatkuvaan parantamiseen.
###Nopea tosiasia
Lean-menetelmät, kuten PDCA ja Kaizen, auttoivat Nikeä kaksinkertaistamaan voittonsa noin 100 miljardista dollarista vuonna 2015 yli 200 miljardiin dollariin vuonna 2021.
Esimerkkejä PDCA-syklistä
Mayo Clinic
Mayo Clinic, voittoa tavoittelematon, maailmanluokan sairaala- ja tutkimuskeskus, suoritti laadun parantamista koskevan tutkimuksen, jossa tarkasteltiin odotusaikoja potilaille, jotka olivat mahdollisia ehdokkaita suuriin sisäkorvaistutteisiin. Ajatuksena oli käyttää Kaizen-periaatteita esteiden poistamiseen ja potilaiden pääsyn parantamiseen.
Tutkimuksessa tarkasteltiin tiettyjen hoitojen jalostusta, potilastietojen hallintaa ja odotushuoneaikoja. Loppujen lopuksi potilaille oli positiivisia tuloksia. Tulosten joukossa ehdokastestauksen syklin mediaaniaika lyheni 7,3 tunnista 3 tuntiin, ja klinikan varastojen kokonaisvarasto väheni 31 %.
###Toyota
Vuodesta 2021 lähtien Toyota Motor Corporation oli FXSSI:n mukaan liikevaihdoltaan maailman seitsemänneksi suurin yritys. Kaizen ja Toyota ovat synonyymejä, koska Toyotan periaatteet ja "The Toyota Way" määrittelevät ajatuksen tuotantojärjestelmän jatkuvasta parantamisesta. Toyotan työntekijät saavat kannustimia tehottomien käytäntöjen löytämisestä ja niiden parantamiskeinojen suunnittelusta, ja PDCA-syklin soveltaminen tukee nopeaa päätöksentekoa.
###Nike
Nike omaksui " leanin ", samanlaisen filosofian kuin Kaizen. Yrityksen innovaatio manifestissa todetaan: "Lean on kestävän tuotannon edistämisen perusta." Manifesti heijastaa Niken jatkuvaa parantamiskulttuuria, joka luottaa siihen, että lähimmät työntekijät ratkaisevat ongelmia ja toimittavat laadukkaita tuotteita ajoissa.
Kun johtavaa urheilukenkävalmistajaa kritisoitiin alhaisten palkkojen maksamisesta, yritys käytti PDCA:ta työntekijöidensä, kumppaneidensa ja asiakkaidensa vahvistamiseksi. Tehtaille tarjottiin kannustimia työolojen parantamiseksi, ja tuotantolaitosten suorituskykyä arvioitiin pisteytysjärjestelmällä.
Yritys paransi työntekijöiden oloja, karsii jätteitä ja palkkasi arvohakuisia esimiehiä. Sitoutuminen kevyisiin menetelmiin ja Kaizeniin auttoi Nikeä kaksinkertaistamaan kokonsa noin 100 miljardista dollarista vuonna 2015 yli 200 miljardiin dollariin vuonna 2021.
##PDCA:n UKK
Onko PDCA sama kuin Total Quality Management (TQM)?
Six Sigman edeltäjä , sisältää PDCA:n filosofian, mutta se menee askeleen pidemmälle.
Smartsheetin mukaan, joka lainaa Horizon Group Consultingin perustajaa ja toimitusjohtajaa Marlon Waltersia: "TQM:n avulla sinun on odotettava, että asiakkaat vahvistavat, että se on hyvä. Six Sigman kanssa et loppujen lopuksi arvaa, onko tuotteesi parempi. Tiedät sen. Jos tunnistat markkinasi oikein ja tuotteesi sopii parhaiten markkinarakoon, tiedät, että sinulla on paras tuote prosessin näkökulmasta."
Kaizen tai PDCA on pikemminkin filosofia siitä, kuinka organisoida suurempi työpaikka ja kuinka saada työtoverit mukaan. Kyse on vähemmän asiakaspalautteen tai tulosten odottamisesta. Sekä PDCA että TQM katsovat, että koko yritys on vastuussa jatkuvasta parantamisesta.
Mitä eroa on PDCA:lla ja Six Sigmalla?
Ero PDCA:n ja Six Sigman välillä on se, että Six Sigma on kaiken kattava hallintaperiaate, joka sisältää PDCA:n osana rakennettaan. PDCA selittää, kuinka Six Sigma otetaan käyttöön, se on suunnitelma, tee, toimi, tarkista prosessi. Six Sigma kutsuu tätä DMAIC-menetelmäksi (määrittää, mitata, analysoida, parantaa ja ohjata).
Waltersin mukaan PDCA on ihmislähtöistä, kun taas Six Sigma on prosessipohjaista. Esimerkiksi Six Sigman termi "määrittää" poistaa inhimillisen elementin, ja termi "mitta" asettaa painopisteen dataan.
Mitä eroa on PDCA:lla ja PDSA:lla?
PDCA tarkoittaa suunnitella, tehdä, tarkistaa, toimia, kun taas PDSA tarkoittaa suunnitella, tehdä, tutkia, toimia. Ne ovat molemmat iteratiivisia, nelivaiheisia ongelmanratkaisumalleja, joita käytetään prosessin parantamiseen. Suurin ero näiden kahden välillä on, että PDCA:lla, joka kehitettiin ennen PDSA-mallia, on "tarkistus"-vaihe. Tässä vaiheessa tiimi määrittää, onko se, mitä he aikoivat saavuttaa, todella tapahtunut, tarkistamalla odotetut tulokset todellisista tuloksista. Joten PDCA:ssa on sisäänrakennettu tarkistus jokaiselle prosessin jaksolle.
Bottom Line
PDCA Cycle, PDSA, Kaizen ja Six Sigma ovat kaikki todistettuja tapoja parantaa prosesseja jatkuvasti. Monet yritykset, kuten Nike, Toyota, Mayo Clinic ja monet muut, ovat nähneet dramaattista kasvua yhden tai useamman näistä iteratiivisista strategioista käyttämisen jälkeen. Konsepti muuttaa yrityskulttuuria siten, että kaikilla sidosryhmillä on panos ja ne voivat toimia ongelmanratkaisijana ja kriittisenä ajattelijana. Tuloksena on enemmän muutosideoita.
##Kohokohdat
PDCA-syklin (act) viimeinen vaihe vaatii korjaavia toimenpiteitä liiketoiminnan jatkuvan parantamisen kannustamiseksi ja ylläpitämiseksi.
Monet johtajat käyttävät tietämättään PDCA-sykliä, koska se kattaa pitkälti samat puitteet kuin strateginen johtaminen.
PDCA-sykli on nelivaiheinen tekniikka, jota käytetään yritysongelmien ratkaisemiseen.
PDCA-prosessi on samanlainen kuin japanilainen Kaizen-liiketoimintafilosofia.
Monet suuret yritykset, kuten Toyota ja Nike, ovat nähneet dramaattista kasvua PDCA- tai Six Sigma -menetelmien käyttöönoton jälkeen.
