Циклическое выставление счетов

Что такое циклический биллинг?

Циклическое выставление счетов — это практика выставления счетов разным клиентам по расписанию, а не выставление счетов сразу всем счетам в одну и ту же дату. Отчеты готовятся и рассылаются через различные промежутки времени, распределяя рабочую нагрузку компании и облегчая ей отслеживание того, кому был выставлен счет.

Как работает циклический биллинг

Циклическое выставление счетов — это стратегия выставления счетов, которая включает выставление счетов определенному проценту клиентов каждый день, а не выставление счетов всем вместе, возможно, в конце месяца.

Компании, которые применяют этот метод, могут делать это разными способами. Методы включают отправку счетов-фактур на наибольшую непогашенную сумму первого числа каждого месяца, а затем на меньшую сумму счета второго числа каждого месяца или позже. Клиентам также может быть выставлен счет в алфавитном порядке, день месяца, когда был открыт счет, или дата, выбранная клиентом для выставления счета при создании счета.

Дата начала цикла может зависеть от типа предлагаемой услуги и потребностей клиента. Например, провайдер кабельного телевидения может настроить цикл выставления счетов клиенту так, чтобы он соответствовал моменту, когда этот клиент начал обслуживание.

Циклическое выставление счетов отличается от обычной практики выставления всех счетов на одну и ту же дату. Выставление счетов за одну дату обычно используется предприятиями, у которых есть общая дата оплаты услуг или аренды. Например, жилой комплекс может присылать счет за аренду первого числа каждого месяца, независимо от того, когда арендаторы подписали свои индивидуальные договоры аренды.

При циклическом выставлении счетов компания может выставлять счета за несколько дней или каждый день месяца или за более длительный период.

Преимущества и недостатки циклического биллинга

Циклическое выставление счетов позволяет поставщику выровнять объем работы по выставлению счетов, который должен быть выполнен в любой день, разработать индивидуальный график и более легко отслеживать, какие клиенты уже выставили счета, а какие еще нет. Принятие этой конкретной модели может привести к снижению коммерческих, общих и административных расходов (SG&A), поскольку отслеживание количества исходящих счетов упрощается и становится менее подверженным ошибкам.

С другой стороны, метод циклического выставления счетов может оказать негативное влияние на денежные потоки,. поскольку некоторые счета могут быть задержаны на несколько дней после того, как они обычно выставляются. Кроме того, более мелкий поставщик, который изо всех сил пытается отслеживать счета-фактуры и причитающиеся деньги, может оказаться перегруженным необходимостью следить за различными отчетами, относящимися к разным дням.

Особые соображения

Предприятия, использующие выставление счетов за цикл, могут устанавливать разную продолжительность циклов выставления счетов. Продавцы могут сократить или увеличить период времени между выставлением счетов, чтобы управлять денежными потоками или приспособиться к изменению кредитоспособности клиента.

Например, оптовику сети супермаркетов может потребоваться ускорить получение денежных потоков, потому что компания, у которой он арендует грузовики для доставки, ужесточила цикл выставления счетов. Другим примером является ситуация, когда оптовый торговец потребительскими электронными товарами имеет просроченного покупателя из розничной сети. Поскольку эта учетная запись более рискованна, оптовик может принять решение сократить цикл выставления счетов с четырех до трех недель.

Цикл выставления счетов также может превышать месяц, например, если крупный корпоративный клиент запрашивает 45-дневный цикл выставления счетов для определенных услуг. Если кредитоспособность этого клиента стабильна, продавец может согласиться на более длительный цикл.

Особенности

• Циклическое выставление счетов — это стиль управления учетными записями, который позволяет компаниям выставлять счета клиентам в разные дни месяца, а не всем в один и тот же день.

• Стратегии включают выставление счетов сначала на самую большую сумму долга, затем на следующую по величине и так далее; выставление счетов по алфавиту; или выставление счетов в зависимости от дня месяца, когда был открыт счет клиента, или клиент выбрал выставление счета.

• Циклическое выставление счетов позволяет компаниям создавать индивидуальное расписание, упрощающее отслеживание того, каким клиентам были выставлены счета, оплачены или не оплачены.

• Продолжительность циклов выставления счетов может варьироваться от клиента к клиенту, в зависимости от того, какой денежный поток нужен компании, и кредитоспособности клиента.

• Практика позволяет компании готовить и распространять отчеты в разные дни вместо того, чтобы иметь избыток счетов, которые должны быть отправлены в одно и то же время.