Ciclo di fatturazione
Che cos'è la fatturazione del ciclo?
La fatturazione a ciclo è la pratica di fatturare diversi clienti in base a una pianificazione piuttosto che fatturare tutti gli account contemporaneamente in un'unica data. I rendiconti vengono preparati e inviati a intervalli variabili, distribuendo il carico di lavoro dell'azienda e rendendo più facile tenere traccia di chi è stato fatturato.
Come funziona il ciclo di fatturazione
La fatturazione a ciclo è una strategia di fatturazione che prevede la fatturazione di una determinata percentuale di clienti ogni giorno, invece di fatturarli tutti insieme, magari alla fine del mese.
Le aziende che applicano questa tecnica possono farlo in diversi modi. I metodi includono l'invio di fatture per gli importi più elevati in sospeso il primo di ogni mese, seguiti dall'importo di fatturazione inferiore il secondo di ogni mese o successivamente. I clienti possono anche essere fatturati in base all'ordine alfabetico, al giorno del mese in cui è stato aperto il conto o alla data in cui il cliente ha scelto di fatturare al momento dell'apertura del conto.
La data di inizio del ciclo può dipendere dal tipo di servizio offerto e dalle esigenze del cliente. Ad esempio, un fornitore di TV via cavo potrebbe scegliere di impostare il ciclo di fatturazione di un cliente in modo da allinearlo a quando quel cliente ha iniziato il servizio.
La fatturazione del ciclo varia dalla pratica comune di emettere tutte le fatture nella stessa data. La fatturazione a data singola viene in genere utilizzata dalle aziende che hanno una data di scadenza comune per i servizi o l'affitto. Ad esempio, un complesso di appartamenti può inviare una fattura di affitto il primo di ogni mese, indipendentemente da quando gli inquilini hanno firmato i loro contratti di locazione individuali.
Con la fatturazione ciclica, un'azienda può fatturare in più giorni o tutti i giorni del mese o per un periodo più lungo.
Vantaggi e svantaggi della fatturazione del ciclo
La fatturazione del ciclo consente al fornitore di ridurre il volume del lavoro di fatturazione da completare in un dato giorno, sviluppare una pianificazione personalizzata e tenere traccia più facilmente di quali clienti sono stati fatturati e quali non sono stati ancora fatturati. L'adozione di questo particolare modello può comportare una riduzione dei costi di vendita, generali e amministrativi (SG&A) poiché il monitoraggio del numero di fatture in uscita diventa semplificato e meno soggetto a errori.
D'altro canto, la tecnica di fatturazione ciclica potrebbe avere un impatto negativo sui flussi di cassa poiché alcune fatture potrebbero subire ritardi di diversi giorni rispetto a quando sarebbero state normalmente emesse. Inoltre, un venditore più piccolo che fatica a tenere traccia delle fatture e del denaro dovuto potrebbe trovarsi sopraffatto dal dover tenere il passo con dichiarazioni diverse corrispondenti a giorni diversi.
Considerazioni speciali
Le aziende che utilizzano la fatturazione a ciclo possono stabilire diverse durate dei cicli di fatturazione. I fornitori potrebbero ridurre o allungare il periodo di tempo tra le fatture per gestire i flussi di cassa o per adeguarsi a un cambiamento nel merito creditizio di un cliente.
Ad esempio, un grossista di una catena di supermercati potrebbe dover accelerare la ricezione dei flussi di cassa perché la società da cui noleggia i camion delle consegne ha ridotto il ciclo di fatturazione. Un altro esempio è una situazione in cui un grossista di beni elettronici di consumo ha un cliente di una catena di vendita al dettaglio che paga in ritardo. Poiché questo account è più rischioso, il grossista potrebbe decidere di ridurre il ciclo di fatturazione da quattro a tre settimane.
Un ciclo di fatturazione può estendersi anche oltre un mese, ad esempio con un grande cliente aziendale che richiede un ciclo di fatturazione di 45 giorni per determinati servizi. Se l'affidabilità creditizia di questo cliente è solida, il venditore può accettare il ciclo più lungo.
Mette in risalto
Il ciclo di fatturazione è uno stile di gestione dell'account che consente alle aziende di fatturare ai clienti in giorni diversi del mese, anziché tutti nello stesso giorno.
Le strategie includono la fatturazione per gli importi maggiori dovuti prima, poi il successivo più grande e così via; fatturazione in ordine alfabetico; o fatturazione in base al giorno del mese in cui l'account del cliente è stato aperto o il cliente ha scelto di essere fatturato.
La fatturazione del ciclo consente alle aziende di creare un programma personalizzato che consente di monitorare più facilmente quali clienti sono stati fatturati, hanno pagato o non hanno pagato.
La durata dei cicli di fatturazione può variare da cliente a cliente, in base al flusso di cassa di cui l'azienda ha bisogno e al merito creditizio di un cliente.
La pratica consente all'azienda di preparare e distribuire rendiconti in giorni diversi, invece di avere un eccesso di fatture che devono essere inviate contemporaneamente.
