Ciclo de facturación
¿Qué es la facturación del ciclo?
La facturación cÃclica es la práctica de facturar a diferentes clientes según un cronograma en lugar de facturar todas las cuentas a la vez en una sola fecha. Los extractos se preparan y envÃan a intervalos variables, lo que distribuye la carga de trabajo de la empresa y facilita el seguimiento de a quién se ha facturado.
Cómo funciona la facturación de ciclos
La facturación cÃclica es una estrategia de facturación que implica facturar a un porcentaje designado de clientes cada dÃa, en lugar de facturarlos a todos juntos, quizás al final del mes.
Las empresas que aplican esta técnica pueden hacerlo de diferentes maneras. Los métodos incluyen el envÃo de facturas por los montos pendientes más grandes el primer dÃa de cada mes, seguidos por el monto de facturación más pequeño el segundo de cada mes o más tarde. También se puede facturar a los clientes según el orden alfabético, el dÃa del mes en que se abrió la cuenta o la fecha en que el cliente eligió que se le facturara al establecer una cuenta.
La fecha de inicio del ciclo puede depender del tipo de servicio que se ofrezca y de las necesidades del cliente. Por ejemplo, un proveedor de televisión por cable podrÃa optar por establecer el ciclo de facturación de un cliente para alinearlo con el momento en que ese cliente comenzó el servicio.
La facturación cÃclica difiere de la práctica común de emitir todas las facturas en la misma fecha. Las empresas que tienen una fecha de vencimiento común para los servicios o el alquiler suelen utilizar la facturación en una sola fecha. Por ejemplo, un complejo de apartamentos puede enviar una factura de alquiler el primer dÃa de cada mes, independientemente de cuándo los inquilinos firmaron sus contratos de arrendamiento individuales.
Con la facturación cÃclica, una empresa puede facturar varios dÃas o todos los dÃas del mes o durante un perÃodo mayor.
Ventajas y desventajas de Cycle Billing
La facturación cÃclica le permite al proveedor aplanar el volumen del trabajo de facturación que se completará en un dÃa determinado, desarrollar un cronograma personalizado y rastrear más fácilmente a qué clientes se les ha facturado y qué clientes no. La adopción de este modelo en particular puede resultar en una disminución de los costos de ventas, gastos generales y administrativos (SG&A), ya que el seguimiento del número de facturas salientes se simplifica y es menos propenso a errores.
Por otro lado, la técnica de facturación cÃclica puede tener un impacto negativo en los flujos de efectivo, ya que algunas facturas pueden retrasarse varios dÃas con respecto a la fecha en que normalmente se emitirÃan. Además, un proveedor más pequeño que se esfuerza por realizar un seguimiento de las facturas y el dinero adeudado puede verse abrumado al tener que mantenerse al dÃa con diferentes estados de cuenta correspondientes a diferentes dÃas.
Consideraciones Especiales
Las empresas que utilizan la facturación cÃclica pueden establecer ciclos de facturación de diferente duración. Los proveedores pueden acortar o alargar el perÃodo de tiempo entre facturaciones para administrar los flujos de efectivo o para adaptarse a un cambio en la solvencia de un cliente.
Por ejemplo, un mayorista de una cadena de supermercados puede necesitar acelerar la recepción de flujos de efectivo porque la empresa a la que alquila camiones de reparto ha ajustado su ciclo de facturación. Otro ejemplo es una situación en la que un mayorista de productos electrónicos de consumo tiene un cliente de cadena minorista que se retrasa en el pago. Debido a que esta cuenta es más riesgosa, el mayorista podrÃa decidir reducir el ciclo de facturación de cuatro semanas a tres semanas.
Un ciclo de facturación también puede extenderse más allá de un mes, como en el caso de un gran cliente corporativo que solicita un ciclo de facturación de 45 dÃas para ciertos servicios. Si la solvencia de este cliente es sólida, el vendedor puede aceptar el ciclo más largo.
Reflejos
La facturación cÃclica es un estilo de gestión de cuentas que permite a las empresas facturar a los clientes en diferentes dÃas del mes, en lugar de hacerlo todo el mismo dÃa.
Las estrategias incluyen la facturación de los montos adeudados más altos primero, luego el siguiente más grande, y asà sucesivamente; facturación en orden alfabético; o facturación basada en el dÃa del mes en que se abrió la cuenta del cliente, o el cliente eligió que se le facture.
La facturación cÃclica permite a las empresas crear un cronograma personalizado que facilita el seguimiento de los clientes que han sido facturados, pagados o no pagados.
La duración de los ciclos de facturación puede variar de un cliente a otro, según el flujo de efectivo que necesita la empresa y la solvencia de un cliente.
La práctica permite que la empresa prepare y distribuya estados de cuenta en diferentes dÃas, en lugar de tener un exceso de facturas que deben enviarse al mismo tiempo.
