Syklusfakturering

Hva er syklusfakturering?

Syklusfakturering er praksisen med å fakturere forskjellige kunder basert på en tidsplan i stedet for å fakturere alle kontoer samtidig på en enkelt dato. Oppgaver utarbeides og sendes ut med varierende intervaller, noe som sprer bedriftens arbeidsmengde og gjør det lettere for den å holde oversikt over hvem som er fakturert.

Hvordan syklusfakturering fungerer

Syklusfakturering er en faktureringsstrategi som innebærer å fakturere en bestemt prosentandel av kundene hver dag, i motsetning til å fakturere dem alle sammen, kanskje på slutten av måneden.

Bedrifter som bruker denne teknikken kan gjøre det på en rekke forskjellige måter. Metoder inkluderer å sende ut fakturaer for de største utestående beløpene den første i hver måned, etterfulgt av det mindre faktureringsbeløpet den andre i hver måned eller senere. Kunder kan også bli fakturert basert på alfabetisk rekkefølge, dagen i måneden kontoen ble åpnet, eller datoen kunden valgte å bli fakturert ved opprettelsen av en konto.

Datoen syklusen starter kan avhenge av typen tjeneste som tilbys og kundens behov. En kabel-TV-leverandør kan for eksempel velge å angi en kundes faktureringssyklus slik at den stemmer overens med når kunden startet tjenesten.

Syklusfakturering varierer fra vanlig praksis med å utstede alle fakturaer på samme dato. Enkeltdato-fakturering brukes vanligvis av bedrifter som har en felles forfallsdato for tjenester eller leie. For eksempel kan et leilighetskompleks sende en regning for leie den første i hver måned, uavhengig av når leietakere signerte sine individuelle leiekontrakter.

Med syklusfakturering kan et selskap fakturere flere dager eller hver dag i måneden eller over en lengre periode.

Fordeler og ulemper med syklusfakturering

Syklusfakturering gjør det mulig for leverandøren å flate ut volumet av faktureringsarbeid som skal fullføres på en gitt dag, utvikle en tilpasset tidsplan og lettere spore hvilke kunder som har blitt fakturert og ikke ennå. Å ta i bruk denne spesielle modellen kan føre til reduserte salgs-, generelle og administrative kostnader (SG&A) siden sporing av antall utgående fakturaer blir forenklet og mindre utsatt for feil.

På baksiden kan syklusfaktureringsteknikken ha en negativ innvirkning på kontantstrømmene, ettersom noen fakturaer kan bli forsinket flere dager etter at de normalt ble utstedt. I tillegg kan en mindre leverandør som sliter med å holde styr på fakturaer og skyldige penger finne seg selv overveldet av å måtte holde tritt med ulike uttalelser som tilsvarer ulike dager.

Spesielle hensyn

Bedrifter som bruker syklusfakturering kan etablere ulike lengder på faktureringssykluser. Leverandører kan forkorte eller forlenge perioden mellom faktureringer for å administrere kontantstrømmer eller for å tilpasse seg en endring i kredittverdigheten til en kunde.

For eksempel kan en grossist til en supermarkedskjede trenge å fremskynde mottak av kontantstrømmer fordi selskapet den leier varebiler fra har strammet inn faktureringssyklusen. Et annet eksempel er en situasjon der en grossist for forbrukerelektronikk har en forsinket betalende kjedekunde. Fordi denne kontoen er mer risikofylt, kan grossisten bestemme seg for å redusere faktureringssyklusen fra fire uker til tre uker.

En faktureringssyklus kan også strekke seg over en måned, for eksempel når en stor bedriftskunde ber om en 45-dagers faktureringssyklus for visse tjenester. Hvis kredittverdigheten til denne kunden er god, kan leverandøren godta den lengre syklusen.

Høydepunkter

– Syklusfakturering er en stil med kontoadministrasjon som gjør det mulig for bedrifter å fakturere kunder på forskjellige dager i måneden, i stedet for alle på samme dag.

• Strategier inkluderer fakturering for de største skyldige beløpene først, deretter de nest største, og så videre; fakturering alfabetisk; eller fakturering basert på dagen i måneden kundens konto ble åpnet, eller kunden valgte å bli fakturert.

• Syklusfakturering gjør det mulig for bedrifter å lage en tilpasset tidsplan som gjør det enklere å spore hvilke kunder som har blitt fakturert, har betalt eller ikke har betalt.

– Lengden på faktureringssykluser kan variere kunde til kunde, basert på hvilken kontantstrøm selskapet trenger og kredittverdigheten til en kunde.

– Praksisen gjør at bedriften kan utarbeide og distribuere kontoutskrifter på ulike dager, kontra å ha en mengde fakturaer som må sendes samtidig.