Reembolso

¿Qué es el reembolso?

El reembolso es una compensación pagada por una organización por gastos de bolsillo incurridos o sobrepagos realizados por un empleado, cliente u otra parte. El reembolso de los gastos comerciales,. los costos de seguros y los impuestos pagados en exceso son ejemplos comunes. Sin embargo, a diferencia de la compensación típica, el reembolso no está sujeto a impuestos.

Comprender el reembolso

El reembolso se asocia más comúnmente con los gastos comerciales. Muchas empresas tienen políticas que describen cuándo reembolsarán a los empleados los gastos de bolsillo. Por lo general, estos gastos están relacionados con viajes y pueden incluir los costos asociados con hoteles, alimentos, transporte terrestre y vuelos (reembolso de viajes).

Las empresas también pueden reembolsar a los empleados otros tipos de gastos, como el reembolso de matrícula para cursos universitarios o clases de educación continua.

Las personas que trabajan por cuenta propia a menudo también pueden reembolsarse los gastos relacionados con el negocio, y estos también pueden ser deducibles de impuestos con el IRS.

Tipos de reembolso

Seguro

Más allá de los gastos comerciales, el reembolso también se utiliza en la industria de seguros. Cuando el titular de una póliza de seguro de salud necesita atención médica urgente, es poco probable que el titular de la póliza tenga tiempo para comunicarse con la aseguradora para determinar hasta qué punto la póliza cubre los gastos. Es posible que el titular de la póliza deba pagar medicamentos, servicios médicos o gastos relacionados de su bolsillo .

Alternativamente, la póliza de seguro puede requerir que el titular de la póliza cubra ciertos gastos de su bolsillo antes de solicitar el reembolso. Esto es común en el caso del reembolso por aptitud física. Una aseguradora puede reembolsar hasta una determinada cantidad cada año si el titular de la póliza paga y participa activamente en un programa de acondicionamiento físico en un centro de acondicionamiento físico calificado. En ambos casos, la parte que pagó los gastos de su bolsillo puede solicitar el reembolso de la compañía de seguros por cualquier gasto incurrido cubierto por la póliza de seguro.

Impuestos

El reembolso también es común con los impuestos pagados a los gobiernos estatales y federales. A la mayoría de los contribuyentes se les retienen impuestos federales cada período de pago a través de deducciones de nómina,. lo que no tiene en cuenta los créditos a los que un contribuyente puede tener derecho debido a otros impuestos pagados o gastos realizados. Los contratistas pagan sus impuestos en pagos trimestrales de impuestos estimados. Las devoluciones de impuestos proporcionadas al contribuyente por el gobierno son una forma de reembolso, ya que el dinero que se devuelve al contribuyente se debe a un sobrepago anterior.

Legal

Un tipo de reembolso llamado pensión alimenticia de reembolso se aplica al sector legal. La pensión alimenticia de reembolso es ordenada por un juez y es un pago realizado a un ex cónyuge como reembolso por el tiempo y el dinero invertidos en las perspectivas financieras y el crecimiento del cónyuge. Una persona en un acuerdo de divorcio que trabajó a tiempo completo para mantener a su cónyuge durante la universidad puede tener derecho al reembolso de la pensión alimenticia si el cónyuge se graduó y ahora gana ingresos.

Requisitos para el Reembolso

En los EE. UU., las empresas suelen utilizar las tarifas diarias creadas por la Administración de Servicios Generales (GSA). La GSA recopila tasas de reembolso para varias ciudades y estados. La empresa también puede optar por utilizar su propia metodología para establecer las tarifas diarias tomando la tarifa diaria GSA como punto de referencia y ajustándola teniendo en cuenta factores específicos de la empresa.

Por ejemplo, una empresa puede querer establecer una tasa de reembolso más alta para los ejecutivos o vendedores que entretienen a los clientes. Las empresas también pueden optar por proporcionar a los empleados una tarifa fija por día.

Consideraciones Especiales

Las organizaciones, ya sean empresas, aseguradoras o gobiernos, tienen un interés personal en garantizar que los reembolsos solo se realicen por motivos legítimos. Los empleados, los titulares de pólizas de seguros y los contribuyentes pueden solicitar un gasto que nunca ocurrió o inflar el valor de un gasto. Esto requiere que la organización que realiza el reembolso desarrolle procesos de control interno en un intento de detectar solicitudes de reembolso fraudulentas.

Otra situación en la que una empresa podría encontrarse reembolsando un gasto fraudulento ocurre en la industria bancaria. Por ejemplo, si el titular de una cuenta es víctima de un robo de identidad o una violación de datos. En este caso, el banco llevaría a cabo una investigación para asegurarse de que la cuenta se vio comprometida antes de reembolsar al cliente los fondos retirados de la cuenta de débito o crédito del titular de la cuenta.

Ejemplo de gastos reembolsados

Digamos que usted es un representante de ventas que visita una conferencia de la industria para comprender mejor el estado del arte de la industria, asistir a seminarios educativos y establecer contactos profesionales. Como resultado de este viaje aprobado, usted gasta de su propio dinero $300 en una habitación de hotel, $250 en transporte y $100 en comida. Al regresar de su viaje, presenta un informe de gastos oficial con la compañía citando cada uno de estos tres elementos de línea y presentándolo por $650 en gastos reembolsados. Esta suma aparece junto con su próximo cheque de pago en su cuenta bancaria mediante depósito directo.

Preguntas frecuentes sobre reembolsos

¿Cuánto me deben reembolsar por millaje?

Dependiendo de su acuerdo con la compañía, su empleador puede reembolsarle hasta la totalidad de su gasto de millaje para viajes de negocios calificados. El IRS también tiene una asignación de millaje definida para referirse a la deducibilidad de los gastos que los propietarios de automóviles acumulan mientras operan un vehículo personal con fines comerciales, médicos, de caridad o de mudanza. Para 2021, el IRS sugiere deducir $0.56 por milla para uso comercial, $0.14 para uso caritativo y $0.16 para ciertos usos médicos y mudanzas (para 2020 es $0.575, $0.14 y $0.17, respectivamente).

¿Cómo obtengo un reembolso de Medicaid?

Cada estado administra Medicaid de manera diferente. Algunos estados reembolsarán a los pacientes las facturas médicas pagadas de su bolsillo. Si es así, su información de Medicaid debe ser proporcionada a su médico. No todos los proveedores de atención médica aceptan Medicaid.

¿Cómo obtengo un reembolso de mi HSA?

Si incurre en un gasto cubierto por su cuenta de ahorros para la salud (HSA), puede reembolsarse el costo a través de una transferencia electrónica o emitiéndose un cheque extraído de la cuenta HSA. También puede retirar dinero de un cajero automático con una tarjeta de débito vinculada a una HSA.

¿Cómo obtengo un reembolso de Medicare?

Los gastos de bolsillo de Medicare generalmente se reembolsan al presentar un reclamo. Puede pedirle a su proveedor de atención médica que presente el reclamo o puede hacerlo usted mismo. Medicare luego reembolsa los costos médicos directamente al proveedor de servicios.

Reflejos

• Las organizaciones tienen un interés personal en garantizar que los reembolsos solo se realicen por motivos legítimos.

• Las tarifas de viáticos son tarifas diarias pagadas a los empleados como reembolso por viajes de negocios.

• Los reembolsos de gastos comerciales incluyen los gastos de bolsillo, como los de viaje y comida.

• Reembolso es el dinero que se paga a un empleado o cliente, oa otra parte, como pago de un gasto comercial, seguro, impuestos u otros costos.

• Las devoluciones de impuestos son una forma de reembolso del gobierno a los contribuyentes.