Pagos por día
¿Qué son los pagos diarios?
Los pagos diarios son asignaciones diarias pagadas a los empleados para cubrir los costos incurridos durante un viaje de negocios. Los gastos comerciales generalmente incluyen alojamiento, transporte, comida y cualquier otro gasto incidental. Per diem, el término latino para "por dÃa", también puede referirse a un sistema de compensación estructural en el que se paga a un empleado por dÃa, en lugar de por hora o por mes.
Comprender los pagos diarios
Los pagos diarios son útiles para algunos puestos de trabajo que requieren viajes extensos, lo que hace que los empleados acumulen gastos comerciales anuales, como alojamiento, comidas, viajes, etc. Las empresas disponen de diferentes sistemas para cubrir estos gastos:
-Tarjetas de crédito de empresa : Algunas empresas emiten tarjetas de crédito a sus empleados. Esto les permite pagar inmediatamente los gastos comerciales mientras están en el trabajo sin incurrir en ningún gasto por su cuenta.
Cobertura total o parcial de gastos: mientras que algunas empresas cubren los gastos de los empleados en su totalidad, algunas firmas solo ofrecen pagos diarios para gastos parciales, especÃficamente para cosas como alojamiento, comida y viajes.
Cantidades fijas: muchas corporaciones ofrecen a sus empleados una tarifa diaria fija y especÃfica. Se espera que los empleados cubran la totalidad o parte de sus costos con este viático.
El pago de viáticos también se refiere a la estructura de compensación que reciben algunos trabajadores. Los trabajadores con estructura per diem reciben su salario por dÃa o por la cantidad de trabajo realizado. Este tipo de trabajadores suelen tener contratos temporales o de corta duración, a diferencia de los trabajos de tiempo completo. Los trabajadores de la salud y los maestros suplentes son ejemplos de trabajadores en el calendario de pago de viáticos.
Consideraciones Especiales
Los viáticos para la mayorÃa de los empleados del gobierno federal son establecidos por la Administración de Servicios Generales de EE. UU. (GSA). Las empresas con una polÃtica de pago de viáticos para gastos comerciales utilizan esta tasa federal de viáticos como guÃa. Las tarifas estándar para viajes nacionales e internacionales entran en vigencia el 1 de octubre de cada año. Aunque las tarifas establecidas por el gobierno de EE. UU. se basan en el costo de vida en la ciudad de una empresa, puede establecer sus tarifas más altas o más bajas que la tarifa estándar.
Los pagos de viáticos superiores a la tasa estándar requieren que el empleado pague impuestos sobre el monto en exceso. El pago en exceso se incluye en la Casilla 12 del Formulario W-2. La falta de presentación de un informe de gastos comerciales con el empleador dentro de los 60 dÃas generalmente resulta en un pago de impuestos sobre el desembolso completo de viáticos .
Los empleados están obligados a pagar impuestos sobre cualquier cantidad que supere la tasa estándar de viáticos.
Los pagos de viáticos no son parte del salario de un empleado si el pago es igual o menor que la tasa federal de viáticos y el empleado entrega un informe de gastos comerciales a su empleador. Los pagos generalmente se cuentan como ingreso no imponible para los empleados y se muestran por separado del ingreso imponible en el formulario W-2. El informe de gastos comerciales debe presentarse al empleador dentro de los 60 dÃas posteriores a la conclusión del viaje y debe detallar el propósito del viaje, la fecha y el lugar, junto con los recibos de los gastos de bolsillo cubiertos.
Viáticos para trabajadores por cuenta propia
Las personas que trabajan por cuenta propia solo pueden usar una tarifa diaria para el costo de las comidas. Al igual que otros empleados, las personas que trabajan por cuenta propia deben mantener un registro de los informes de gastos que muestren la fecha, el lugar y el propósito del viaje de negocios. También puede ser necesario guardar los recibos,. aunque en los casos en que no lo sean, es una buena idea guardarlos.
Tipos de pagos diarios
Las empresas manejan los pagos de viáticos de manera diferente. Como se indicó anteriormente, pueden emitir tarjetas de crédito, cubrir gastos totales o parciales, ofrecer tarifas fijas o exigir a los empleados que cubran los gastos de su bolsillo para su reembolso en una fecha posterior.
Los pagos de viáticos pueden cubrir total o parcialmente los gastos comerciales. Las empresas pueden utilizar una tarifa de viáticos para alojamiento y comidas, o una tarifa de viáticos para cubrir solo las comidas. Un viático parcial, por ejemplo, puede sumar $ 100 para cubrir solo las comidas, mientras que los gastos de alojamiento e imprevistos se pagan de su bolsillo. Algunas empresas realizan pagos de viáticos extendiendo cheques al empleado como indicación de que es independiente de los ingresos del empleado.
Tarifas fijas
Una empresa que implementa un método de viáticos fijos para los gastos comerciales generalmente paga al empleado una cantidad fija por dÃa. Por ejemplo, un pago por dÃa para un consultor de tecnologÃa de la información (TI) que trabaja durante la semana en otra ciudad podrÃa ser de $200 por dÃa: $100 para alojamiento, $50 para comida y $50 para gastos imprevistos.
gastos incidentales son costos que no están especÃficamente identificados pero que se determinan a discreción de los empleados. Los costos incidentales pueden incluir costos de transporte, servicio de lavanderÃa, Internet, servicio a la habitación, propinas para servidores, etc. Si un empleado usa su automóvil personal en un viaje de negocios, se le reembolsará de acuerdo con la tasa de reembolso de millaje del Servicio de Impuestos Internos (IRS), una tasa opcional utilizada para calcular los costos deducibles de operar un vehÃculo con fines comerciales.
Fuera del presupuesto
En los casos en que los empleados deben pagar sus gastos por adelantado y por su cuenta, las empresas suelen exigirles que presenten reclamaciones. Si se aprueban las reclamaciones por gastos de bolsillo,. las empresas emiten un reembolso a sus empleados por los gastos comerciales. Este método consume mucho más tiempo, ya que requiere que el personal revise las reclamaciones y los recibos, apruebe o rechace las solicitudes de reembolso y emita los pagos a los empleados.
Beneficios de los pagos diarios
Las empresas que utilizan pagos de viáticos por adelantado y/o tarjetas de crédito de la empresa ahorran a los empleados el tiempo y la molestia de guardar y archivar recibos. Si el pago ha sido cubierto por viáticos y el costo es inferior al monto de los viáticos, se aprueba el pago sin necesidad de documentación. Si el costo de comida asignado del empleado es de $100 por dÃa, cualquier monto gastado igual o inferior a $100 por comida por dÃa no necesita recibos comerciales. Sin embargo, el empleado gasta más de esta cantidad en alimentos, los recibos deberán presentarse en su departamento de recursos humanos (HR).
¿Qué sucede con cualquier dinero en exceso? Los empleados pueden quedarse con el dinero que no se gastó. Esto podrÃa servir como un incentivo para el gasto de ahorro por parte de los empleados a quienes les gusta ahorrar algo de dinero.
Reflejos
Las empresas pueden ofrecer viáticos en forma de tarjetas de crédito de la empresa, cobertura total o parcial de gastos o tarifas diarias fijas.
El pago de viáticos también se refiere a la estructura de compensación que reciben algunos trabajadores que cobran diariamente.
Los pagos diarios son útiles cuando los empleados acumulan gastos comerciales anuales como alojamiento, comidas, viajes, etc.
La mayorÃa de las empresas utilizan la tasa estándar establecida por el gobierno federal como guÃa para sus viáticos.
Los pagos por dÃa son asignaciones diarias que se pagan a los empleados para cubrir los costos incurridos durante un viaje de negocios.
