Zwrot kosztów

Co to jest zwrot kosztów?

Zwrot to rekompensata wypłacana przez organizację za wydatki bieżące poniesione lub nadpłata dokonana przez pracownika, klienta lub inną stronę. Zwrot kosztów prowadzenia działalności gospodarczej,. koszty ubezpieczenia i nadpłacone podatki to typowe przykłady. Jednak w przeciwieństwie do typowego odszkodowania zwrot nie podlega opodatkowaniu.

Zrozumienie zwrotu kosztów

Zwrot kosztów najczęściej wiąże się z wydatkami biznesowymi. Wiele firm posiada zasady określające, kiedy będą zwracać pracownikom wydatki z własnej kieszeni. Zazwyczaj wydatki te są związane z podróżami i mogą obejmować koszty związane z hotelami, wyżywieniem, transportem naziemnym i lotami (zwrot kosztów podróży).

Firmy mogą również zwracać pracownikom inne rodzaje wydatków, takie jak zwrot czesnego za kursy uniwersyteckie lub zajęcia ustawiczne.

Osoby samozatrudnione często mogą również zwrócić sobie koszty związane z prowadzeniem działalności, które również mogą być odliczane od podatku w IRS.

Rodzaje zwrotu kosztów

Ubezpieczenie

Poza wydatkami biznesowymi zwrot kosztów stosuje się również w branży ubezpieczeniowej. Gdy posiadacz polisy ubezpieczenia zdrowotnego potrzebuje pilnej pomocy medycznej, jest mało prawdopodobne, aby ubezpieczający miał czas na skontaktowanie się z ubezpieczycielem w celu ustalenia zakresu, w jakim polisa pokrywa wydatki. Ubezpieczający może być zmuszony do opłacenia leków, usług medycznych lub związanych z nimi wydatków z własnej kieszeni .

Alternatywnie, polisa ubezpieczeniowa może wymagać, aby ubezpieczający pokrył pewne wydatki z własnej kieszeni przed ubieganiem się o zwrot. Dzieje się tak często w przypadku refundacji za fitness. Ubezpieczyciel może co roku zwrócić do określonej kwoty, jeśli ubezpieczający opłaci i aktywnie uczestniczy w programie fitness w kwalifikowanym centrum fitness. W obu przypadkach strona, która zapłaciła za wydatki z własnej kieszeni, może domagać się od ubezpieczyciela zwrotu poniesionych wydatków objętych polisą ubezpieczeniową.

Podatki

Zwrot jest również powszechny w przypadku podatków płaconych rządom stanowym i federalnym. Większość podatników dochodowych ma podatki federalne potrącane w każdym okresie rozliczeniowym poprzez potrącenia z wynagrodzeń,. co nie uwzględnia kredytów, do których podatnik może być uprawniony z tytułu innych zapłaconych podatków lub poniesionych wydatków. Zwroty podatku przekazywane podatnikowi przez rząd są formą zwrotu, ponieważ pieniądze zwracane podatnikowi wynikają z wcześniejszej nadpłaty.

Informacje prawne

Rodzaj zwrotu zwany alimentami zwrotnymi dotyczy sektora prawnego. Zwrot alimentów jest nakazany przez sędziego i jest płatnością na rzecz byłego małżonka jako zwrot czasu i pieniędzy zainwestowanych w perspektywy finansowe i rozwój małżonka. Osoba w ugodzie rozwodowej, która pracowała w pełnym wymiarze godzin, aby utrzymać swojego współmałżonka przez studia, może być uprawniona do zwrotu alimentów, jeśli współmałżonek ukończył szkołę i obecnie uzyskuje dochody.

Wymagania dotyczące zwrotu kosztów

W Stanach Zjednoczonych firmy często stosują stawki dzienne ustalone przez General Services Administration (GSA). GSA zestawia stawki zwrotu dla różnych miast i stanów. Firma może również zdecydować się na zastosowanie własnej metodologii do ustalania stawek dziennych, przyjmując stawkę GSA dziennie jako punkt bazowy i dostosowując ją, uwzględniając czynniki specyficzne dla firmy.

Na przykład firma może chcieć ustalić wyższą stawkę zwrotu dla kadry kierowniczej lub sprzedawców, którzy zabawiają klientów. Firmy mogą również zdecydować się na zapewnienie pracownikom stałej stawki dziennej.

Uwagi specjalne

Organizacje, zarówno firmy, ubezpieczyciele, jak i rządy, mają żywotny interes w zapewnieniu, że zwroty kosztów są udzielane tylko z uzasadnionych powodów. Pracownicy, posiadacze polis ubezpieczeniowych i podatnicy mogą złożyć wniosek o wydatek, który nigdy nie wystąpił, lub zawyżać wartość wydatku. Wymaga to od organizacji dokonującej zwrotu kosztów opracowania procesów kontroli wewnętrznej w celu wyłapania fałszywych wniosków o zwrot kosztów.

Inna sytuacja, w której firma może znaleźć zwrot kosztów oszukańczych, ma miejsce w branży bankowej. Na przykład, jeśli właściciel konta pada ofiarą kradzieży tożsamości lub naruszenia danych. W takim przypadku bank przeprowadziłby dochodzenie, aby upewnić się, że konto rzeczywiście zostało naruszone, zanim zwróci klientowi wszelkie środki pobrane z rachunku debetowego lub kredytowego posiadacza rachunku.

Przykład zwrotu kosztów

Załóżmy, że jesteś przedstawicielem handlowym, który odwiedza konferencję branżową, aby lepiej zrozumieć najnowsze osiągnięcia branży, uczestniczyć w seminariach edukacyjnych i nawiązać kontakty zawodowe. W wyniku tej zatwierdzonej podróży wydajesz z własnych pieniędzy 300 USD na pokój w hotelu, 250 USD na transport i 100 USD na jedzenie. Po powrocie z podróży składasz w firmie oficjalny raport wydatków, powołując się na każdą z tych trzech pozycji i przesyłając go za 650 USD w ramach zwrotu kosztów. Ta suma pojawia się przy następnej wypłacie na Twoim koncie bankowym za pośrednictwem bezpośredniej wpłaty.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące zwrotu kosztów

Ile powinienem otrzymać zwrot kosztów za przebieg?

W zależności od ustaleń z firmą, pracodawca może zwrócić nawet wszystkie koszty za przejechane kilometry za kwalifikowane podróże służbowe. IRS ma również określony limit kilometrów, aby odnieść się do odliczenia wydatków, które właściciele samochodów naliczają podczas prowadzenia pojazdu osobistego w celach biznesowych, medycznych, charytatywnych lub przeprowadzkowych. W 2021 r. IRS sugeruje odliczenie 0,56 USD za milę na użytek biznesowy, 0,14 USD na cele charytatywne i 0,16 USD na niektóre zastosowania medyczne i przeprowadzkę (w 2020 r. odpowiednio 0,575 USD, 0,14 USD i 0,17 USD).

Jak uzyskać zwrot kosztów w Medicaid?

Każdy stan administruje Medicaid inaczej. Niektóre stany zwrócą pacjentom rachunki za usługi medyczne opłacane z własnej kieszeni. Jeśli tak, informacje Medicaid należy przekazać lekarzowi. Nie wszyscy świadczeniodawcy opieki zdrowotnej akceptują Medicaid.

Jak uzyskać zwrot kosztów z mojego HSA?

Jeśli ponosisz koszt pokrywany przez Twoje konto oszczędnościowe zdrowotne (HSA), możesz zwrócić sobie poniesiony koszt przelewem elektronicznym lub wypisując sobie czek wypisany z konta HSA. Możesz także wypłacić pieniądze z bankomatu za pomocą karty debetowej połączonej z HSA.

Jak uzyskać zwrot kosztów od Medicare?

Wydatki na opiekę medyczną z własnej kieszeni są zazwyczaj zwracane poprzez złożenie wniosku. Możesz poprosić swojego dostawcę opieki zdrowotnej o złożenie wniosku lub możesz to zrobić samodzielnie. Medicare zwraca następnie koszty leczenia bezpośrednio usługodawcy.

Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Organizacje mają żywotny interes w zapewnieniu, że zwroty są dokonywane tylko z uzasadnionych powodów.

• Stawki dzienne to stawki dzienne wypłacane pracownikom jako zwrot kosztów podróży służbowych.

• Zwroty kosztów biznesowych obejmują wydatki bieżące, takie jak koszty podróży i wyżywienia.

• Zwrot to pieniądze wypłacone pracownikowi, klientowi lub innej stronie jako zwrot kosztów prowadzenia działalności, ubezpieczenia, podatków lub innych kosztów.

• Zwroty podatku to forma zwrotu podatku przez rząd podatnikom.