Paiements journaliers

Que sont les indemnités journalières ?

Les indemnités journalières sont des indemnités journalières versées aux employés pour couvrir les frais engagés lors d'un voyage d'affaires. Les dépenses d'entreprise comprennent généralement l'hébergement, le transport, la nourriture et toute autre dépense accessoire. Per diem - le terme latin pour "par jour" - peut également faire référence à un système de rémunération structurel dans lequel un employé est payé par jour, par opposition à l'heure ou au mois.

Comprendre les paiements journaliers

Les indemnités journalières sont utiles pour certains postes qui nécessitent de nombreux déplacements, ce qui oblige les employés à accumuler des dépenses professionnelles annuelles telles que l'hébergement, les repas, les déplacements, etc. Les entreprises ont mis en place différents systèmes pour couvrir ces dépenses :

Cartes de crédit d'entreprise : Certaines entreprises délivrent des cartes de crédit à leurs employés . Cela leur permet de payer immédiatement les dépenses professionnelles pendant leur travail sans engager de dépenses par eux-mêmes.
Couverture totale ou partielle des dépenses : alors que certaines entreprises couvrent intégralement les dépenses des employés, certaines entreprises n'offrent des indemnités journalières que pour des dépenses partielles, en particulier pour des choses comme l'hébergement, la nourriture et les voyages.
Montants fixes : de nombreuses entreprises proposent à leurs employés un tarif journalier spécifique et fixe. Les employés sont censés couvrir tout ou partie de leurs frais avec cette indemnité journalière.

Le paiement des indemnités journalières fait également référence à la structure de la rémunération reçue par certains travailleurs. Les travailleurs sur une structure per diem reçoivent leur salaire à la journée ou à la quantité de travail effectuée. Ces types de travailleurs ont généralement des contrats temporaires ou à court terme, par opposition à des emplois à temps plein. Les travailleurs de la santé et les enseignants suppléants sont des exemples de travailleurs sur le calendrier de paiement des indemnités journalières.

Considérations particulières

Les indemnités journalières pour la plupart des employés du gouvernement fédéral sont fixées par la General Services Administration (GSA) des États-Unis. Les entreprises ayant une politique de paiement des indemnités journalières pour les dépenses professionnelles utilisent ce taux journalier fédéral comme ligne directrice. Les tarifs standard pour les voyages nationaux et internationaux entrent en vigueur le 1er octobre de chaque année. Bien que les tarifs fixés par le gouvernement américain soient basés sur le coût de la vie dans la ville d'une entreprise, il peut fixer ses tarifs supérieurs ou inférieurs au taux standard.

Les indemnités journalières supérieures au taux standard exigent que l'employé paie l'impôt sur le montant excédentaire. Le paiement excédentaire est inclus dans la case 12 du formulaire W-2. Le défaut de déposer une note de frais d'entreprise auprès de l'employeur dans les 60 jours entraîne généralement le paiement d'un impôt sur la totalité des indemnités journalières.

Les employés sont tenus de payer des impôts sur tout montant supérieur au taux journalier standard.

Les indemnités journalières ne font pas partie du salaire d'un employé si le paiement est égal ou inférieur au taux journalier fédéral et que l'employé remet un rapport de dépenses d'entreprise à son employeur. Les paiements sont généralement comptés comme un revenu non imposable pour les employés et apparaissent séparément du revenu imposable sur le formulaire W-2. Le rapport de dépenses professionnelles doit être soumis à l'employeur dans les 60 jours suivant la fin du voyage et doit détailler le but du voyage, la date et le lieu, ainsi que les reçus des dépenses couvertes.

Per diem pour les travailleurs indépendants

Les travailleurs indépendants ne peuvent utiliser qu'un tarif journalier pour le coût des repas. Comme les autres salariés, les travailleurs indépendants doivent tenir un registre des notes de frais indiquant la date, le lieu et le but du voyage d'affaires. Il peut également être nécessaire de conserver les reçus,. mais dans les cas où ils ne le sont pas, c'est toujours une bonne idée de les conserver.

Types d'indemnités journalières

Les entreprises gèrent différemment les paiements journaliers. Comme indiqué ci-dessus, ils peuvent émettre des cartes de crédit, couvrir des dépenses totales ou partielles, proposer des tarifs fixes ou exiger des employés qu'ils couvrent les dépenses de leur poche pour un remboursement ultérieur.

Les indemnités journalières peuvent couvrir entièrement ou partiellement les dépenses professionnelles. Les entreprises peuvent utiliser un tarif journalier pour l'hébergement et les repas, ou un tarif journalier pour couvrir uniquement les repas. Une indemnité journalière partielle, par exemple, peut totaliser 100 $ pour couvrir uniquement les repas, tandis que les frais d'hébergement et les faux frais sont payés de leur poche. Certaines entreprises versent des indemnités journalières en remettant des chèques à l'employé pour indiquer qu'il est distinct du revenu de l'employé.

Tarifs Fixes

Une entreprise qui met en œuvre une méthode d'indemnité journalière fixe pour les dépenses professionnelles verse généralement à l'employé un montant fixe par jour. Par exemple, une indemnité journalière pour un consultant en technologie de l'information (TI) travaillant pour la semaine dans une autre ville pourrait être de 200 $ par jour : 100 $ pour l'hébergement, 50 $ pour la nourriture et 50 $ pour les frais accessoires.

Les dépenses accessoires sont des coûts qui ne sont pas spécifiquement identifiés mais qui sont déterminés à la discrétion des employés. Les frais accessoires peuvent inclure les frais de transport, le service de blanchisserie, Internet, le service de chambre, les pourboires pour les serveurs, etc. Si un employé utilise sa voiture personnelle lors d'un voyage d'affaires, il sera remboursé selon le taux de remboursement du kilométrage de l' Internal Revenue Service (IRS), un taux facultatif utilisé pour calculer les coûts déductibles d'utilisation d'un véhicule à des fins professionnelles.

Dépenses personnelles

Dans les cas où les employés sont tenus de payer leurs dépenses à l'avance et par eux-mêmes, les entreprises exigent généralement qu'ils soumettent des réclamations. Si les réclamations sont approuvées pour les frais remboursables, les entreprises remboursent leurs employés pour les dépenses professionnelles. Cette méthode prend beaucoup plus de temps, car elle oblige le personnel à examiner les réclamations et les reçus, à approuver ou à refuser les demandes de remboursement et à émettre les paiements aux employés.

Avantages des indemnités journalières

Les entreprises qui utilisent des paiements journaliers initiaux et/ou des cartes de crédit d'entreprise épargnent aux employés le temps et les tracas liés à la conservation et au classement des reçus. Si le paiement a été couvert par l'indemnité journalière et que le coût est inférieur au montant de l'indemnité journalière, le paiement est approuvé sans qu'il soit nécessaire de fournir des pièces justificatives. Si le coût des repas attribué à l'employé est de 100 $ par jour, tout montant dépensé égal ou inférieur à 100 $ pour la nourriture par jour n'a pas besoin de reçus commerciaux. Cependant, si l'employé dépense plus que ce montant en nourriture, les reçus devront être déposés auprès de son service des ressources humaines (RH).

Qu'advient-il de l'argent excédentaire? Les employés peuvent conserver l'argent non dépensé. Cela pourrait servir d'incitation aux dépenses d'épargne de la part des employés qui aiment économiser de l'argent.

Points forts

Les entreprises peuvent proposer des indemnités journalières sous la forme de cartes de crédit d'entreprise, d'une couverture totale ou partielle des dépenses ou de tarifs journaliers fixes.
Le paiement des indemnités journalières fait également référence à la structure de rémunération reçue par certains travailleurs qui sont payés quotidiennement.
Les indemnités journalières sont utiles lorsque les employés accumulent des dépenses professionnelles annuelles telles que l'hébergement, les repas, les voyages, etc.
La plupart des entreprises utilisent le taux standard fixé par le gouvernement fédéral comme ligne directrice pour leurs indemnités journalières.
Les indemnités journalières sont des indemnités journalières versées aux employés pour couvrir les frais engagés lors d'un voyage d'affaires.