Règle d'enregistrement
Qu'est-ce que la règle d'enregistrement ?
La règle de l'enregistrement nécessite une surveillance spéciale des personnes inscrites à la FINRA ayant des antécédents troublés et des entreprises qui embauchent de telles personnes en grand nombre. Plus formellement connue sous le nom de Financial Industry Regulatory Authority Rule 3170, « Tape Recording of Registered Persons by Certain Firms », la soi-disant « règle d'enregistrement » est destinée à aider à répondre à un besoin global d'une plus grande surveillance de certains représentants inscrits ayant des problèmes de réglementation et de conformité. enregistrements .
Il traite également des circonstances et des besoins particuliers de surveillance lorsqu'une entreprise embauche un grand nombre de personnes disciplinées qui travaillaient auparavant dans une entreprise qui a été expulsée ou dont l'inscription a été révoquée et où elles n'ont pas été adéquatement supervisées et formées.
Comprendre la règle d'enregistrement
La règle d'enregistrement est entrée en vigueur le 1er décembre 2014 et a été adoptée dans le livre de règles consolidé de la FINRA en remplacement de la règle 3010(b)(2) de la NASD , bien que les dispositions de la règle d'enregistrement soient entrées en vigueur en 1998 lorsque la Securities and Exchange Commission (SEC ) a approuvé des modifications à la règle NASD. Plus précisément , la SEC a approuvé une exigence selon laquelle les membres "établissent, appliquent et maintiennent des procédures de surveillance écrites spéciales, y compris l'enregistrement sur bande des conversations, lorsqu'ils ont embauché plus d'un pourcentage spécifié de les personnes inscrites de certaines entreprises qui ont été expulsées ou dont l'inscription à titre de courtier/négociant a été révoquée pour violation des règles de pratique de la vente («entreprises disciplinées»). "
Supervision de l'entreprise de règle d'enregistrement dans la pratique
Selon la FINRA, la règle de l'enregistrement "oblige une entreprise à établir, appliquer et maintenir des procédures écrites spéciales supervisant les activités de télémarketing de toutes ses personnes enregistrées, y compris l'enregistrement sur bande des conversations, si l'entreprise a embauché plus d'un pourcentage spécifié d'enregistrements des personnes d'entreprises qui répondent à la définition d'« entreprise disciplinée » de la règle 3170 de la FINRA. " Pour aider les entreprises à se conformer à la règle 3170 de la FINRA, la FINRA fournit une « liste des entreprises disciplinées », identifiant les entreprises qui répondent à la définition d'« entreprise disciplinée ». ”
Le pourcentage utilisé pour déterminer si les procédures de surveillance doivent être adoptées dépend de la taille de l'entreprise. Il varie de 40 % pour une petite entreprise à 20 % pour une grande entreprise. Les procédures de surveillance impliquent l'enregistrement de toutes les conversations téléphoniques entre les employés inscrits et les clients potentiels et existants pendant trois ans.En janvier 2021, six entreprises étaient reconnues par la FINRA comme des entreprises disciplinées .
Les entreprises doivent s'assurer qu'elles enregistrent sur bande magnétique tout moyen de télécommunication régulièrement utilisé par les personnes inscrites pour communiquer avec les clients. Cela inclut les lignes fixes et les téléphones portables. Si l'enregistrement des téléphones cellulaires n'est pas possible, l'entreprise doit interdire leur utilisation lors de la communication avec les clients, à moins que leur utilisation ne soit justifiée pour d'autres raisons commerciales .
Points forts
Tous les enregistrements effectués doivent être conservés pendant une période d'au moins trois ans à compter de la date de leur création, les deux premières années dans un endroit facilement accessible .
Chaque entreprise d'enregistrement doit cataloguer les bandes conservées par personne inscrite et par date.
Les exigences d'enregistrement varient en fonction de la taille de l'entreprise disciplinée.
La règle d'enregistrement est une ordonnance de la FINRA pour accorder une surveillance et une surveillance supplémentaires afin de surveiller les entreprises qui embauchent des représentants inscrits qui ont des antécédents de problèmes de conformité.
