सूची प्रबंधन

इन्वेंटरी प्रबंधन क्या है?

इन्वेंटरी प्रबंधन कंपनी की इन्वेंट्री को ऑर्डर करने, स्टोर करने, उपयोग करने और बेचने की प्रक्रिया को संदर्भित करता है। इसमें कच्चे माल, घटकों और तैयार उत्पादों के प्रबंधन के साथ-साथ ऐसी वस्तुओं का भंडारण और प्रसंस्करण शामिल है।

इन्वेंटरी प्रबंधन को समझना

एक कंपनी की इन्वेंट्री इसकी सबसे मूल्यवान संपत्तियों में से एक है। खुदरा, विनिर्माण, खाद्य सेवाओं और अन्य सूची-गहन क्षेत्रों में, कंपनी के इनपुट और तैयार उत्पाद इसके व्यवसाय के मूल हैं। जरूरत पड़ने पर इन्वेंट्री की कमी बेहद हानिकारक हो सकती है।

उसी समय, इन्वेंट्री को एक दायित्व के रूप में माना जा सकता है (यदि एक लेखांकन अर्थ में नहीं)। एक बड़ी सूची में खराब होने, चोरी, क्षति या मांग में बदलाव का जोखिम होता है। इन्वेंटरी का बीमा होना चाहिए, और अगर इसे समय पर नहीं बेचा जाता है तो इसे निकासी की कीमतों पर निपटाना पड़ सकता है - या बस नष्ट कर दिया जा सकता है।

इन कारणों से, किसी भी आकार के व्यवसायों के लिए इन्वेंट्री प्रबंधन महत्वपूर्ण है। यह जानना कि कब इन्वेंट्री को फिर से स्टॉक करना है, कितनी मात्रा में खरीदना या उत्पादन करना है, किस कीमत का भुगतान करना है - साथ ही कब बेचना है और किस कीमत पर - आसानी से जटिल निर्णय बन सकते हैं। छोटे व्यवसाय अक्सर मैन्युअल रूप से स्टॉक का ट्रैक रखेंगे और स्प्रैडशीट (एक्सेल) फ़ार्मुलों का उपयोग करके पुन: क्रम अंक और मात्रा निर्धारित करेंगे। बड़े व्यवसाय विशेष उद्यम संसाधन योजना (ईआरपी) सॉफ्टवेयर का उपयोग करेंगे। सबसे बड़े निगम सेवा (सास) अनुप्रयोगों के रूप में अत्यधिक अनुकूलित सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं।

उपयुक्त सूची प्रबंधन रणनीतियाँ उद्योग के आधार पर भिन्न होती हैं। एक तेल डिपो समय की विस्तारित अवधि के लिए बड़ी मात्रा में इन्वेंट्री को स्टोर करने में सक्षम होता है, जिससे उसे मांग बढ़ने की प्रतीक्षा करने की अनुमति मिलती है। जबकि तेल का भंडारण महंगा और जोखिम भरा है - 2005 में यूके में आग लगने से लाखों पाउंड का नुकसान हुआ और जुर्माना हुआ - इसमें कोई जोखिम नहीं है कि इन्वेंट्री खराब हो जाएगी या शैली से बाहर हो जाएगी। खराब होने वाले सामानों या उत्पादों में काम करने वाले व्यवसायों के लिए जिनकी मांग अत्यंत समय के प्रति संवेदनशील है- 2021 कैलेंडर या फास्ट-फ़ैशन आइटम, उदाहरण के लिए- इन्वेंट्री पर बैठना कोई विकल्प नहीं है, और ऑर्डर के समय या मात्रा को गलत ठहराना महंगा हो सकता है।

जटिल आपूर्ति श्रृंखलाओं और निर्माण प्रक्रियाओं वाली कंपनियों के लिए, इन्वेंट्री ग्लूट्स और कमी के जोखिमों को संतुलित करना विशेष रूप से कठिन है। इन संतुलनों को प्राप्त करने के लिए, फर्मों ने इन्वेंट्री प्रबंधन के लिए कई तरीके विकसित किए हैं, जिनमें जस्ट-इन-टाइम (JIT) और सामग्री आवश्यकता योजना (MRP) शामिल हैं।

वित्तीय सेवा फर्मों जैसी कुछ फर्मों के पास भौतिक सूची नहीं होती है और इसलिए उन्हें सेवा प्रक्रिया प्रबंधन पर निर्भर रहना चाहिए।

इन्वेंटरी के लिए लेखांकन

इन्वेंटरी एक वर्तमान संपत्ति का प्रतिनिधित्व करती है क्योंकि एक कंपनी आमतौर पर अपने तैयार माल को थोड़े समय के भीतर बेचने का इरादा रखती है, आमतौर पर एक वर्ष। बैलेंस शीट पर डालने से पहले इन्वेंटरी को भौतिक रूप से गिना या मापा जाना चाहिए। कंपनियां आमतौर पर परिष्कृत इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणालियों को बनाए रखती हैं जो रीयल-टाइम इन्वेंट्री स्तरों को ट्रैक करने में सक्षम हैं।

इन्वेंटरी को तीन तरीकों में से एक का उपयोग करने के लिए जिम्मेदार ठहराया जाता है: फर्स्ट-इन-फर्स्ट-आउट (फीफो) लागत; लास्ट-इन-फर्स्ट-आउट (LIFO) लागत; या भारित-औसत लागत। एक इन्वेंट्री खाते में आम तौर पर चार अलग-अलग श्रेणियां होती हैं:

कच्चा माल - विभिन्न सामग्रियों का प्रतिनिधित्व करता है जो एक कंपनी अपनी उत्पादन प्रक्रिया के लिए खरीदती है। इससे पहले कि कोई कंपनी उन्हें बिक्री के लिए तैयार तैयार माल में बदल सके, इन सामग्रियों को महत्वपूर्ण कार्य से गुजरना होगा।
प्रक्रिया में कार्य (जिसे माल-इन-प्रोसेस भी कहा जाता है ) - एक तैयार उत्पाद में परिवर्तित होने की प्रक्रिया में कच्चे माल का प्रतिनिधित्व करता है।
तैयार माल - एक कंपनी के ग्राहकों को बिक्री के लिए आसानी से उपलब्ध पूर्ण उत्पाद हैं।
पण्य वस्तु - एक कंपनी द्वारा भविष्य में पुनर्विक्रय के लिए आपूर्तिकर्ता से खरीदे गए तैयार माल का प्रतिनिधित्व करती है।

इन्वेंटरी प्रबंधन के तरीके

विश्लेषण किए जा रहे व्यवसाय या उत्पाद के प्रकार के आधार पर, एक कंपनी विभिन्न इन्वेंट्री प्रबंधन विधियों का उपयोग करेगी। इनमें से कुछ प्रबंधन विधियों में जस्ट-इन-टाइम (JIT) निर्माण, सामग्री की आवश्यकता योजना (MRP), आर्थिक आदेश मात्रा (EOQ),. और इन्वेंट्री की दिनों की बिक्री (DSI) शामिल हैं।

जस्ट-इन-टाइम मैनेजमेंट (JIT) — इस निर्माण मॉडल की शुरुआत 1960 और 1970 के दशक में जापान में हुई थी। टोयोटा मोटर (टीएम) ने इसके विकास में सबसे अधिक योगदान दिया। यह विधि कंपनियों को उत्पादों के उत्पादन और बिक्री के लिए आवश्यक केवल इन्वेंट्री रखने के द्वारा महत्वपूर्ण मात्रा में धन बचाने और कचरे को कम करने की अनुमति देती है। यह दृष्टिकोण भंडारण और बीमा लागत को कम करता है, साथ ही अतिरिक्त इन्वेंट्री को समाप्त करने या हटाने की लागत को कम करता है। जेआईटी सूची प्रबंधन जोखिम भरा हो सकता है। यदि मांग अप्रत्याशित रूप से बढ़ जाती है, तो निर्माता उस मांग को पूरा करने के लिए आवश्यक इन्वेंट्री को स्रोत करने में सक्षम नहीं हो सकता है, ग्राहकों के साथ अपनी प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचा सकता है और प्रतिस्पर्धियों की ओर व्यवसाय चला सकता है। यहां तक कि छोटी से छोटी देरी भी समस्याग्रस्त हो सकती है; यदि एक महत्वपूर्ण इनपुट "बस समय पर" नहीं आता है, तो एक अड़चन हो सकती है।
सामग्री की आवश्यकता योजना (एमआरपी) - यह इन्वेंट्री प्रबंधन पद्धति बिक्री-पूर्वानुमान पर निर्भर है, जिसका अर्थ है कि निर्माताओं के पास सटीक बिक्री रिकॉर्ड होना चाहिए ताकि इन्वेंट्री की जरूरतों की सटीक योजना को सक्षम किया जा सके और उन जरूरतों को सामग्री आपूर्तिकर्ताओं के साथ समय पर संवाद किया जा सके। उदाहरण के लिए, MRP इन्वेंट्री सिस्टम का उपयोग करने वाला स्की निर्माता यह सुनिश्चित कर सकता है कि प्लास्टिक, फाइबरग्लास, लकड़ी और एल्युमीनियम जैसी सामग्री पूर्वानुमानित आदेशों के आधार पर स्टॉक में है। बिक्री का सटीक पूर्वानुमान लगाने और इन्वेंट्री अधिग्रहण की योजना बनाने में असमर्थता के परिणामस्वरूप निर्माता ऑर्डर को पूरा करने में असमर्थ हो जाते हैं।
इकोनॉमिक ऑर्डर क्वांटिटी (ईओक्यू) - इस मॉडल का उपयोग इन्वेंट्री प्रबंधन में उन इकाइयों की संख्या की गणना करके किया जाता है, जिन्हें कंपनी को प्रत्येक बैच ऑर्डर के साथ अपनी इन्वेंट्री में जोड़ना चाहिए, ताकि निरंतर उपभोक्ता मांग को मानते हुए अपनी इन्वेंट्री की कुल लागत को कम किया जा सके। मॉडल में इन्वेंट्री की लागत में होल्डिंग और सेटअप लागत शामिल है। EOQ मॉडल यह सुनिश्चित करने का प्रयास करता है कि प्रति बैच सही मात्रा में इन्वेंट्री का आदेश दिया जाए ताकि किसी कंपनी को बार-बार ऑर्डर करने की आवश्यकता न हो और हाथ में इन्वेंट्री की अधिकता न हो। यह मानता है कि इन्वेंट्री होल्डिंग लागत और इन्वेंट्री सेटअप लागत के बीच एक ट्रेड-ऑफ है, और कुल इन्वेंट्री लागत को कम किया जाता है जब सेटअप लागत और होल्डिंग लागत दोनों को कम किया जाता है।
दिनों की इन्वेंट्री की बिक्री (डीएसआई) — एक वित्तीय अनुपात है जो एक कंपनी द्वारा अपनी इन्वेंट्री को चालू करने में लगने वाले दिनों में औसत समय को इंगित करता है, जिसमें ऐसे सामान भी शामिल हैं जो प्रगति पर हैं, बिक्री में। DSI को इन्वेंट्री की औसत आयु, दिनों की इन्वेंट्री बकाया (DIO), इन्वेंट्री में दिन (DII), दिनों की बिक्री इन इन्वेंट्री या दिनों की इन्वेंट्री के रूप में भी जाना जाता है और इसकी कई तरह से व्याख्या की जाती है। इन्वेंट्री की तरलता को इंगित करते हुए, यह आंकड़ा दर्शाता है कि कंपनी की इन्वेंट्री का मौजूदा स्टॉक कितने दिनों तक चलेगा। आम तौर पर, कम डीएसआई को प्राथमिकता दी जाती है क्योंकि यह इन्वेंट्री को खाली करने के लिए कम अवधि का संकेत देता है, हालांकि औसत डीएसआई एक उद्योग से दूसरे उद्योग में भिन्न होता है।

इन्वेंट्री का विश्लेषण करने के अन्य तरीके हैं। यदि कोई कंपनी उचित औचित्य के बिना अक्सर इन्वेंट्री अकाउंटिंग की अपनी पद्धति को बदल देती है, तो संभव है कि इसका प्रबंधन अपने व्यवसाय की एक उज्जवल तस्वीर को सच की तुलना में चित्रित करने की कोशिश कर रहा है। SEC को सार्वजनिक कंपनियों को LIFO रिजर्व का खुलासा करने की आवश्यकता है जो FIFO लागत के बराबर LIFO लागत के तहत सूची बना सकता है।

बार-बार इन्वेंट्री राइट-ऑफ कंपनी के मुद्दों को उसके तैयार माल या इन्वेंट्री अप्रचलन को बेचने के साथ इंगित कर सकता है। यह कंपनी की प्रतिस्पर्धी बने रहने की क्षमता के साथ लाल झंडे भी उठा सकता है और ऐसे उत्पादों का निर्माण कर सकता है जो उपभोक्ताओं को आगे बढ़ने के लिए अपील करते हैं।

हाइलाइट्स

इन्वेंटरी प्रबंधन भरमार और कमी दोनों से बचने के लिए इन्वेंटरी को कुशलतापूर्वक सुव्यवस्थित करने का प्रयास करता है।
इन्वेंटरी प्रबंधन कच्चे माल से तैयार उत्पादों तक इन्वेंट्री के प्रबंधन की पूरी प्रक्रिया है।
इन्वेंट्री प्रबंधन के लिए दो प्रमुख तरीके जस्ट-इन-टाइम (JIT) और मैटेरियल रिक्वायरमेंट प्लानिंग (MRP) हैं।