Varastonhallinta

Mitä on varastonhallinta?

Varastonhallinta tarkoittaa yrityksen varaston tilaamista, varastointia, käyttöä ja myyntiä. Tämä sisältää raaka-aineiden, komponenttien ja valmiiden tuotteiden hallinnan sekä tällaisten tuotteiden varastoinnin ja käsittelyn.

Varastonhallinnan ymmärtäminen

Yrityksen varasto on yksi sen arvokkaimmista omaisuudesta. Vähittäiskaupassa, teollisuudessa, ravitsemispalveluissa ja muilla varastointensiivisillä aloilla yrityksen panokset ja valmiit tuotteet ovat sen liiketoiminnan ydin. Varaston puute silloin ja siellä missä sitä tarvitaan, voi olla erittäin haitallista.

Samaan aikaan varastoa voidaan pitää velana (ellei kirjanpidossa). Suuri varasto sisältää pilaantumisen, varkauden, vaurioitumisen tai kysynnän muuttumisen riskin. Varasto on vakuutettava, ja jos sitä ei myydä ajoissa, se voidaan joutua hävittämään poistohintaan - tai yksinkertaisesti tuhota.

Näistä syistä varastonhallinta on tärkeää kaikenkokoisille yrityksille. Tietämästä, milloin varastoida, mitä määriä ostaa tai tuottaa, mikä hinta maksaa – sekä milloin myydä ja mihin hintaan – voi helposti tulla monimutkaisia päätöksiä. Pienet yritykset seuraavat usein varastoa manuaalisesti ja määrittävät uudelleentilauspisteet ja -määrät taulukkolaskentakaavojen (Excel) avulla. Suuremmat yritykset käyttävät erikoistuneita toiminnanohjausohjelmistoja (ERP). Suurimmat yritykset käyttävät pitkälle räätälöityjä ohjelmistoja palveluna (SaaS) -sovelluksia.

Asianmukaiset varastonhallintastrategiat vaihtelevat toimialan mukaan. Öljyvarikko pystyy varastoimaan suuria määriä varastoa pitkiä aikoja, jolloin se odottaa kysynnän piristymistä. Vaikka öljyn varastointi on kallista ja riskialtista – Yhdistyneessä kuningaskunnassa vuonna 2005 sattunut tulipalo johti miljoonien puntien vahinkoihin ja sakkoihin – ei ole vaaraa, että varasto pilaantuu tai menisi pois muodista. Yrityksille, jotka myyvät herkästi pilaantuvia tavaroita tai tuotteita, joiden kysyntä on äärimmäisen aikaherkkää – esimerkiksi vuoden 2021 kalentereita tai pikamuotituotteita – varaston varassa istuminen ei ole vaihtoehto, ja tilausten ajoituksen tai määrän virheellinen arvioiminen voi olla kallista.

Yrityksille, joilla on monimutkaiset toimitusketjut ja valmistusprosessit, varastoylimäärän ja -pulan riskien tasapainottaminen on erityisen vaikeaa. Näiden tasapainojen saavuttamiseksi yritykset ovat kehittäneet useita varastonhallintamenetelmiä, mukaan lukien juuri-in-time (JIT) ja materiaalitarvesuunnittelu (MRP).

Joillakin yrityksillä, kuten rahoituspalveluyrityksillä, ei ole fyysistä varastoa, joten niiden on luotettava palveluprosessien hallintaan.

Varaston kirjanpito

Varasto edustaa lyhytaikaista omaisuutta,. koska yritys yleensä aikoo myydä valmiin tuotteensa lyhyessä ajassa, tyypillisesti vuodessa. Varasto on fyysisesti laskettava tai mitattava ennen kuin se voidaan merkitä taseeseen. Yritykset ylläpitävät tyypillisesti kehittyneitä varastonhallintajärjestelmiä, jotka pystyvät seuraamaan reaaliaikaisia varastotasoja.

Vaihto-omaisuuden kirjanpidossa käytetään yhtä kolmesta menetelmästä: FIFO- kustannuslaskenta; LIFO- kustannuslaskenta; tai painotettu keskihinta. Varastotili koostuu yleensä neljästä erillisestä luokasta:

Raaka-aineet — edustavat erilaisia materiaaleja, joita yritys ostaa tuotantoprosessiaan varten. Näille materiaaleille on tehtävä paljon työtä, ennen kuin yritys voi muuttaa niistä valmiiksi myyntivalmiiksi tavaraksi.
Prosessissa oleva työ (tunnetaan myös nimellä Goods-in-process ) – edustaa raaka-aineita, joita ollaan muuttamassa valmiiksi tuotteeksi.
Valmiit tuotteet ovat valmiita tuotteita, jotka ovat helposti saatavilla yrityksen asiakkaille.
Tavara — edustaa valmiita tuotteita, jotka yritys ostaa toimittajalta myöhempää jälleenmyyntiä varten.

Varastonhallintamenetelmät

Analysoitavan liiketoiminnan tai tuotteen tyypistä riippuen yritys käyttää erilaisia varastonhallintamenetelmiä. Joitakin näistä hallintamenetelmistä ovat juuri-in-time (JIT) -valmistus, materiaalitarpeiden suunnittelu (MRP), taloudellinen tilausmäärä (EOQ) ja varastojen myynti päivinä (DSI).

Just-in-Time Management (JIT) – Tämä valmistusmalli syntyi Japanista 1960- ja 1970-luvuilla. Toyota Motor (TM) osallistui sen kehitykseen eniten. Menetelmän avulla yritykset voivat säästää merkittäviä summia rahaa ja vähentää jätettä pitämällä vain tuotteiden valmistukseen ja myyntiin tarvitsemansa varastot. Tämä lähestymistapa vähentää varastointi- ja vakuutuskustannuksia sekä ylimääräisen varaston likvidoinnista tai hävittämisestä aiheutuvia kustannuksia. JIT-varaston hallinta voi olla riskialtista. Jos kysyntä nousee yllättäen, valmistaja ei ehkä pysty hankkimaan tarvittavaa varastoa kysynnän tyydyttämiseksi, mikä vahingoittaa sen mainetta asiakkaiden keskuudessa ja ajaa liiketoimintaa kohti kilpailijoita. Pienetkin viiveet voivat olla ongelmallisia; Jos avainsyöte ei tule perille "juuri ajoissa", seurauksena voi olla pullonkaula.
Materiaalitarpeen suunnittelu (MRP) — Tämä varastonhallintamenetelmä on myyntiennusteista riippuvainen, mikä tarkoittaa, että valmistajilla on oltava tarkat myyntitiedot, jotta ne voivat suunnitella varastotarpeita tarkasti ja viestiä tarpeista materiaalitoimittajien kanssa oikea-aikaisesti. Esimerkiksi MRP-varastojärjestelmää käyttävä suksien valmistaja saattaa varmistaa, että materiaalit, kuten muovi, lasikuitu, puu ja alumiini, ovat varastossa ennakoitujen tilausten perusteella. Kyvyttömyys ennustaa myyntiä tarkasti ja suunnitella varastohankintoja johtaa siihen, että valmistaja ei pysty täyttämään tilauksia.
Economic Order Quantity (EOQ) — Tätä mallia käytetään varastonhallinnassa laskemalla yksiköiden lukumäärä, jonka yrityksen tulee lisätä varastoonsa jokaisen erätilauksen yhteydessä varastonsa kokonaiskustannusten pienentämiseksi samalla, kun kuluttajakysyntä on jatkuvaa. Mallin varastokustannukset sisältävät pito- ja asennuskustannukset. EOQ-malli pyrkii varmistamaan, että oikea määrä varastoa tilataan erää kohden, jotta yrityksen ei tarvitse tehdä tilauksia liian usein eikä varastossa ole ylimääräistä varastoa. Siinä oletetaan, että varastonpidätyskustannusten ja varaston perustamiskustannusten välillä on kompromissi, ja varaston kokonaiskustannukset minimoidaan, kun sekä asennus- että säilytyskustannukset minimoidaan.
Days sales of inventory (DSI) — on taloudellinen suhdeluku, joka ilmaisee keskimääräisen ajan päivinä, jonka yritys vie varastonsa, mukaan lukien keskeneräiset tavarat, muuttamiseksi myyntiin. DSI tunnetaan myös nimellä varaston keskimääräinen ikä, varaston jäljellä olevat päivät (DIO), päivät varastossa (DII), päivien myynti in varastoissa tai päivien varasto, ja se tulkitaan monin eri tavoin. Varaston likviditeettiä osoittava luku kertoo kuinka monta päivää yrityksen nykyinen varasto kestää. Yleensä alhaisempi DSI on suositeltavampi, koska se osoittaa lyhyemmän keston varaston tyhjentämiseen, vaikka keskimääräinen DSI vaihtelee toimialoittain.

Varaston analysoimiseen on muitakin menetelmiä. Jos yritys vaihtaa usein varastonlaskentatapaansa ilman järkevää perustetta, on todennäköistä, että sen johto yrittää maalata sen liiketoiminnasta kirkkaamman kuvan kuin mikä on totta. SEC vaatii julkisia yrityksiä julkistamaan LIFO-varannon,. joka voi tehdä LIFO-kustannuslaskentaan verrattavia varastoja FIFO-kustannuslaskentaan.

Toistuvat varaston poistot voivat viitata yrityksen ongelmiin valmiiden tuotteiden myynnissä tai varaston vanhentumisesta. Tämä voi myös nostaa punaisia lippuja yrityksen kyvylle pysyä kilpailukykyisenä ja valmistaa tuotteita, jotka vetoavat kuluttajiin tulevaisuudessa.

Kohokohdat

Varastojen hallinta pyrkii tehostamaan varastoja tehokkaasti välttääkseen sekä ylikuormituksen että puutteen.
Varastonhallinta on koko varastonhallintaprosessi raaka-aineista valmiisiin tuotteisiin.
Kaksi tärkeintä varastonhallintamenetelmää ovat just-in-time (JIT) ja materiaalitarvesuunnittelu (MRP).