La gestión del inventario

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario se refiere al proceso de ordenar, almacenar, usar y vender el inventario de una empresa. Esto incluye la gestión de materias primas, componentes y productos terminados, así como el almacenamiento y procesamiento de dichos artículos.

Comprender la gestión de inventario

inventario de una empresa es uno de sus activos más valiosos. En el comercio minorista, la fabricación, los servicios alimentarios y otros sectores intensivos en inventario, los insumos y productos terminados de una empresa son el núcleo de su negocio. La escasez de inventario cuando y donde se necesita puede ser extremadamente perjudicial.

Al mismo tiempo, el inventario puede considerarse como un pasivo (si no en un sentido contable). Un gran inventario conlleva el riesgo de deterioro, robo, daño o cambios en la demanda. El inventario debe estar asegurado y, si no se vende a tiempo, es posible que haya que venderlo a precios de liquidación, o simplemente destruirlo.

Por estas razones, la gestión de inventario es importante para las empresas de cualquier tamaño. Saber cuándo reabastecer el inventario, qué cantidades comprar o producir, qué precio pagar, así como cuándo vender ya qué precio, puede convertirse fácilmente en decisiones complejas. Las pequeñas empresas a menudo realizan un seguimiento de las existencias manualmente y determinan los puntos de pedido y las cantidades utilizando fórmulas de hoja de cálculo (Excel). Las empresas más grandes utilizarán software especializado de planificación de recursos empresariales (ERP). Las corporaciones más grandes utilizan aplicaciones de software como servicio (SaaS) altamente personalizadas .

Las estrategias adecuadas de gestión de inventario varían según la industria. Un depósito de petróleo puede almacenar grandes cantidades de inventario durante largos períodos de tiempo, lo que le permite esperar a que aumente la demanda. Si bien el almacenamiento de petróleo es costoso y arriesgado (un incendio en el Reino Unido en 2005 provocó daños y multas por valor de millones de libras), no hay riesgo de que el inventario se eche a perder o pase de moda. Para las empresas que comercian con bienes perecederos o productos para los que la demanda es extremadamente sensible al tiempo (calendarios 2021 o artículos de moda rápida, por ejemplo), quedarse con el inventario no es una opción, y juzgar mal el tiempo o las cantidades de los pedidos puede ser costoso.

Para las empresas con cadenas de suministro y procesos de fabricación complejos, es especialmente difícil equilibrar los riesgos de exceso y escasez de inventario. Para lograr estos equilibrios, las empresas han desarrollado varios métodos para la gestión de inventario, incluido el justo a tiempo (JIT) y la planificación de requisitos de materiales (MRP).

Algunas empresas, como las empresas de servicios financieros, no tienen un inventario físico y, por lo tanto, deben confiar en la gestión de procesos de servicio.

Contabilidad de inventario

El inventario representa un activo corriente ya que una empresa generalmente tiene la intención de vender sus productos terminados en un corto período de tiempo, generalmente un año. El inventario debe contarse o medirse físicamente antes de que pueda incluirse en un balance. Las empresas suelen mantener sofisticados sistemas de gestión de inventario capaces de rastrear los niveles de inventario en tiempo real.

El inventario se contabiliza utilizando uno de tres métodos: costeo de primero en entrar, primero en salir (FIFO) ; costeo de último en entrar, primero en salir (LIFO) ; o costo promedio ponderado. Una cuenta de inventario generalmente consta de cuatro categorías separadas:

1. Materias primas : representan varios materiales que una empresa compra para su proceso de producción. Estos materiales deben someterse a un trabajo importante antes de que una empresa pueda transformarlos en un bien terminado listo para la venta.

2. Trabajo en proceso (también conocido como bienes en proceso ): representa materias primas en proceso de transformación en un producto terminado.

3. Productos terminados: son productos terminados disponibles para la venta a los clientes de una empresa.

4. Mercancía: representa los productos terminados que una empresa compra a un proveedor para revenderlos en el futuro.

Métodos de gestión de inventario

Según el tipo de negocio o producto que se analice, una empresa utilizará varios métodos de gestión de inventario. Algunos de estos métodos de gestión incluyen la fabricación justo a tiempo (JIT), la planificación de requisitos de materiales (MRP), la cantidad económica de pedidos (EOQ) y los días de ventas de inventario (DSI).

• Gestión justo a tiempo (JIT): este modelo de fabricación se originó en Japón en las décadas de 1960 y 1970. Toyota Motor (TM) fue el que más contribuyó a su desarrollo. El método permite a las empresas ahorrar cantidades significativas de dinero y reducir el desperdicio al mantener solo el inventario que necesitan para producir y vender productos. Este enfoque reduce los costos de almacenamiento y seguro, así como el costo de liquidar o descartar el exceso de inventario. La gestión de inventario JIT puede ser riesgosa. Si la demanda aumenta inesperadamente, es posible que el fabricante no pueda obtener el inventario que necesita para satisfacer esa demanda, lo que daña su reputación con los clientes e impulsa el negocio hacia la competencia. Incluso los retrasos más pequeños pueden ser problemáticos; si una entrada clave no llega "justo a tiempo", puede producirse un cuello de botella.

• Planificación de requisitos de materiales (MRP): este método de gestión de inventario depende del pronóstico de ventas, lo que significa que los fabricantes deben tener registros de ventas precisos para permitir una planificación precisa de las necesidades de inventario y comunicar esas necesidades a los proveedores de materiales de manera oportuna. Por ejemplo, un fabricante de esquís que utiliza un sistema de inventario MRP puede garantizar que los materiales como plástico, fibra de vidrio, madera y aluminio estén en stock según los pedidos previstos. La incapacidad de pronosticar con precisión las ventas y planificar las adquisiciones de inventario da como resultado la incapacidad del fabricante para cumplir con los pedidos.

• Cantidad económica de pedido (EOQ): este modelo se usa en la gestión de inventario al calcular la cantidad de unidades que una empresa debe agregar a su inventario con cada pedido de lote para reducir los costos totales de su inventario mientras se asume una demanda constante del consumidor. Los costos de inventario en el modelo incluyen costos de mantenimiento y preparación. El modelo EOQ busca garantizar que se ordene la cantidad correcta de inventario por lote para que una empresa no tenga que hacer pedidos con demasiada frecuencia y no haya un exceso de inventario disponible. Supone que existe una compensación entre los costos de mantenimiento del inventario y los costos de configuración del inventario, y los costos totales del inventario se minimizan cuando se minimizan tanto los costos de configuración como los costos de mantenimiento.

• Días de ventas de inventario (DSI): es una relación financiera que indica el tiempo promedio en días que una empresa tarda en convertir su inventario, incluidos los bienes que son un trabajo en curso, en ventas. DSI también se conoce como la edad promedio del inventario, días de inventario pendiente (DIO), días en inventario (DII), días de ventas en inventario o días de inventario y se interpreta de varias maneras. Indicando la liquidez del inventario, la cifra representa cuántos días durará el stock actual de inventario de una empresa. En general, se prefiere un DSI más bajo, ya que indica una duración más corta para liquidar el inventario, aunque el DSI promedio varía de una industria a otra.

Existen otros métodos para analizar el inventario. Si una empresa cambia con frecuencia su método de contabilidad de inventario sin una justificación razonable, es probable que su gerencia esté tratando de pintar una imagen más brillante de su negocio de lo que es verdad. La SEC requiere que las empresas públicas divulguen la reserva LIFO que puede hacer inventarios bajo el costo LIFO comparable al costo FIFO.

Las cancelaciones de inventario frecuentes pueden indicar los problemas de una empresa con la venta de sus productos terminados o la obsolescencia del inventario. Esto también puede generar señales de alarma con la capacidad de una empresa para mantenerse competitiva y fabricar productos que atraigan a los consumidores en el futuro.

Reflejos

• La gestión de inventario trata de optimizar los inventarios de manera eficiente para evitar excesos y escasez.

• La gestión de inventario es todo el proceso de gestión de inventarios desde las materias primas hasta los productos terminados.

• Dos métodos principales para la gestión de inventario son el justo a tiempo (JIT) y la planificación de requisitos de materiales (MRP).