Zarządzanie zapasami

Co to jest zarządzanie zapasami?

Zarządzanie zapasami odnosi się do procesu zamawiania, przechowywania, używania i sprzedaży zapasów firmy. Obejmuje to zarządzanie surowcami, komponentami i gotowymi produktami, a także magazynowanie i przetwarzanie takich pozycji.

Zrozumienie zarządzania zapasami

Inwentarz firmy jest jednym z jej najcenniejszych aktywów. W handlu detalicznym, produkcji, usługach spożywczych i innych sektorach wymagających dużej ilości zapasów, nakłady i gotowe produkty firmy stanowią podstawę jej działalności. Niedobór zapasów, kiedy i gdzie jest potrzebny, może być bardzo szkodliwy.

Jednocześnie zapasy można traktować jako zobowiązanie (jeśli nie w sensie księgowym). Duże zapasy niosą ze sobą ryzyko zepsucia, kradzieży, uszkodzenia lub zmian popytu. Zapasy muszą być ubezpieczone, a jeśli nie zostaną sprzedane na czas, mogą zostać zutylizowane po cenach wyprzedażowych lub po prostu zniszczone.

Z tych powodów zarządzanie zapasami jest ważne dla firm dowolnej wielkości. Wiedza o tym, kiedy uzupełnić zapasy, ile należy kupić lub wyprodukować, jaką cenę zapłacić — a także kiedy sprzedać i za jaką cenę — może łatwo stać się złożonymi decyzjami. Małe firmy często śledzą zapasy ręcznie i określają punkty i ilości ponownego zamawiania za pomocą formuł arkuszy kalkulacyjnych (Excel). Większe firmy będą korzystać ze specjalistycznego oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Największe korporacje używają wysoce spersonalizowanych aplikacji oprogramowania jako usługi (SaaS).

Odpowiednie strategie zarządzania zapasami różnią się w zależności od branży. Magazyn oleju jest w stanie przechowywać duże ilości zapasów przez dłuższy czas, co pozwala mu czekać na wzrost popytu. Chociaż przechowywanie ropy jest drogie i ryzykowne — pożar w Wielkiej Brytanii w 2005 r. doprowadził do milionów funtów szkód i grzywien — nie ma ryzyka, że zapasy się zepsują lub wyjdą z mody. Dla firm zajmujących się towarami łatwo psującymi się lub produktami, na które popyt jest wyjątkowo zależny od czasu — na przykład kalendarze na 2021 r. lub artykuły o szybkiej modzie — siedzenie na zapasach nie wchodzi w grę, a błędna ocena terminu lub ilości zamówień może być kosztowna.

Dla firm ze złożonymi łańcuchami dostaw i procesami produkcyjnymi zrównoważenie ryzyka nadwyżek i niedoborów zapasów jest szczególnie trudne. Aby osiągnąć te salda, firmy opracowały kilka metod zarządzania zapasami, w tym just-in-time (JIT) i planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP).

Niektóre firmy, takie jak firmy świadczące usługi finansowe, nie posiadają zapasów fizycznych i muszą polegać na zarządzaniu procesami usługowymi.

Rozliczanie zapasów

Zapasy stanowią aktywa obrotowe,. ponieważ firma zazwyczaj zamierza sprzedać swoje wyroby gotowe w krótkim czasie, zazwyczaj w ciągu roku. Zapasy muszą być fizycznie policzone lub zmierzone przed umieszczeniem ich w bilansie. Firmy zazwyczaj posiadają wyrafinowane systemy zarządzania zapasami zdolne do śledzenia poziomu zapasów w czasie rzeczywistym.

Zapasy są rozliczane przy użyciu jednej z trzech metod: kalkulacja pierwsze-w-pierwsze-wyszło (FIFO) ; kalkulacja kosztów „ostatnie weszło-pierwsze wyszło” (LIFO) ; lub kosztorysowanie średniej ważonej. Konto magazynowe zazwyczaj składa się z czterech oddzielnych kategorii:

1. Surowce — reprezentują różne materiały, które firma kupuje do swojego procesu produkcyjnego. Materiały te muszą przejść znaczną pracę, zanim firma będzie mogła je przekształcić w gotowy towar gotowy do sprzedaży.

2. Produkcja w toku (znana również jako towary w toku ) — reprezentuje surowce w trakcie przekształcania w gotowy produkt.

3. Wyroby gotowe — to gotowe produkty, które są łatwo dostępne do sprzedaży klientom firmy.

4. Towar — reprezentuje wyroby gotowe, które firma kupuje od dostawcy w celu przyszłej odsprzedaży.

Metody zarządzania zapasami

W zależności od rodzaju działalności lub analizowanego produktu firma będzie stosować różne metody zarządzania zapasami. Niektóre z tych metod zarządzania obejmują produkcję just-in-time (JIT), planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP), ekonomiczną ilość zamówienia (EOQ) i dni sprzedaży zapasów (DSI).

• Zarządzanie Just-in-Time (JIT) — Ten model produkcyjny powstał w Japonii w latach 60. i 70. XX wieku. Toyota Motor (TM) w największym stopniu przyczyniła się do jej rozwoju. Metoda ta pozwala firmom zaoszczędzić znaczne kwoty pieniędzy i zmniejszyć ilość odpadów, utrzymując tylko zapasy, których potrzebują do produkcji i sprzedaży produktów. Takie podejście zmniejsza koszty magazynowania i ubezpieczenia, a także koszty likwidacji lub wyrzucenia nadwyżek zapasów. Zarządzanie zapasami JIT może być ryzykowne. Jeśli popyt nieoczekiwanie wzrośnie, producent może nie być w stanie pozyskać zasobów niezbędnych do zaspokojenia tego popytu, szkodząc jego reputacji wśród klientów i kierując działalność do konkurencji. Nawet najmniejsze opóźnienia mogą być problematyczne; jeśli kluczowe dane wejściowe nie dotrą „w samą porę”, może powstać wąskie gardło.

• Planowanie zapotrzebowania na materiały (MRP) — Ta metoda zarządzania zapasami jest zależna od prognozy sprzedaży, co oznacza, że producenci muszą posiadać dokładną dokumentację sprzedaży, aby umożliwić dokładne planowanie potrzeb w zakresie zapasów i terminowe przekazywanie tych potrzeb dostawcom materiałów. Na przykład producent nart korzystający z systemu inwentaryzacji MRP może zapewnić, że materiały takie jak plastik, włókno szklane, drewno i aluminium będą dostępne w magazynie na podstawie prognozowanych zamówień. Brak możliwości dokładnego prognozowania sprzedaży i planowania zakupów magazynowych powoduje, że producent nie jest w stanie zrealizować zamówień.

• Ekonomiczna ilość zamówienia (EOQ) — ten model jest używany w zarządzaniu zapasami poprzez obliczanie liczby jednostek, które firma powinna dodać do swoich zapasów w każdym zamówieniu partii, aby zmniejszyć całkowite koszty zapasów przy założeniu stałego zapotrzebowania konsumentów. Koszty zapasów w modelu obejmują koszty utrzymania i przygotowania. Model EOQ ma na celu zapewnienie, że odpowiednia ilość zapasów jest zamawiana na partię, dzięki czemu firma nie musi zbyt często składać zamówień i nie ma nadmiaru zapasów. Zakłada się, że istnieje kompromis między kosztami przechowywania zapasów a kosztami przygotowania zapasów, a całkowite koszty zapasów są minimalizowane, gdy minimalizowane są zarówno koszty przygotowania, jak i koszty przechowywania.

• Dni sprzedaży zapasów (DSI) — to wskaźnik finansowy, który wskazuje średni czas w dniach, w którym firma zamienia zapasy, w tym towary będące w toku, w sprzedaż. DSI jest również znany jako średni wiek zapasów, dni zalegania z zapasami (DIO), dni w zapasach (DII), dni sprzedaży w zapasach lub dni zapasów i jest interpretowany na wiele sposobów. Wskazując na płynność zapasów, liczba ta pokazuje, ile dni wystarczą aktualne zapasy firmy. Generalnie preferowana jest niższa wartość DSI, ponieważ oznacza ona krótszy czas usuwania zapasów, chociaż średni wskaźnik DSI różni się w zależności od branży.

Istnieją inne metody analizy zapasów. Jeśli firma często zmienia sposób księgowania zapasów bez rozsądnego uzasadnienia, prawdopodobnie jej kierownictwo stara się nakreślić jaśniejszy obraz swojej działalności niż to, co jest prawdą. SEC wymaga, aby spółki publiczne ujawniały rezerwę LIFO,. która może sprawić, że zapasy według kalkulacji LIFO będą porównywalne z kalkulacją FIFO.

Częste odpisy zapasów mogą wskazywać na problemy firmy ze sprzedażą wyrobów gotowych lub przestarzałe zapasy. Może to również wywołać sygnały ostrzegawcze, ponieważ firma jest w stanie utrzymać konkurencyjność i wytwarzać produkty, które w przyszłości przemawiają do konsumentów.

Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Zarządzanie zapasami stara się skutecznie usprawnić zapasy, aby uniknąć nadwyżek i niedoborów.

• Zarządzanie zapasami to cały proces zarządzania zapasami od surowców po wyroby gotowe.

• Dwie główne metody zarządzania zapasami to just-in-time (JIT) i planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP).