Smápeningur

Hvað er smápeningur?

Smásjóður er lítið magn af peningum fyrirtækisins, oft geymt við höndina (td í læstri skúffu eða kassa), til að greiða fyrir minniháttar eða tilfallandi útgjöld,. svo sem skrifstofuvörur eða endurgreiðslur starfsmanna.

Smásjóður mun gangast undir reglubundnar afstemmingar, þar sem viðskipti eru einnig skráð á reikningsskilin. Í stærri fyrirtækjum gæti hver deild haft sinn eigin smásjóði.

Skilningur á smápeningum

Smápening veitir þægindi fyrir lítil viðskipti þar sem útgáfa ávísana eða fyrirtækjakreditkorts er ósanngjarnt eða óviðunandi. Það litla magn af peningum sem fyrirtæki telur smámunalegt mun vera mismunandi, þar sem mörg fyrirtæki halda á milli $ 100 og $ 500 sem smásjóður. Dæmi um viðskipti sem smásjóður er notaður í eru:

• Skrifstofuvörur

• Kort fyrir viðskiptavini

• Blóm

• Greitt er fyrir hádegisverð fyrir lítinn hóp starfsmanna

• Endurgreiðsla starfsmanns fyrir lítil vinnutengd gjöld

Umsjónarmenn smásjóða eru skipaðir til að hafa umsjón með sjóðnum. Gæsluskyldur fela almennt í sér að framfylgja reglum og reglugerðum um smápeninga, biðja um endurbætur og afgreiða fé.

Kröfur um smápeninga

Notkun smásjóðs getur sniðgengið ákveðið innra eftirlit. Hins vegar þýðir framboð á smápeningum ekki að allir geti nálgast það í hvaða tilgangi sem er. Mörg fyrirtæki nota strangt innra eftirlit til að stýra sjóðnum. Oft hafa nokkrir einstaklingar heimild til að samþykkja útgreiðslur og geta það aðeins vegna kostnaðar sem tengist lögmætri starfsemi eða rekstri fyrirtækisins.

Lítil gjaldkera gæti verið falið að gefa út ávísunina til að fjármagna smápeningaskúffuna og gera viðeigandi bókhaldsfærslur. Umráðamanni smápeninga er falið að dreifa reiðufénu og safna kvittunum fyrir öll kaup eða hvers kyns notkun fjármunanna. Þegar heildarfjárhæðin lækkar ættu kvittanir að aukast og bætast við heildarupphæðina sem tekin er út.

Með því að hafa gjaldkera í smápeningum og vörsluaðila fyrir smápeninga hjálpar tvískiptingin við að halda fjármunum öruggum og tryggja að aðeins þeir sem hafa heimild hafi aðgang að þeim.

Upptaka smápeninga

Þegar smásjóður er í notkun eru smáfjárfærslur enn skráðar á reikningsskil. Engar bókhaldsfærslur eru gerðar þegar kaup eru gerð með smápeningum, það er aðeins þegar vörsluaðili þarf meira reiðufé - og í skiptum fyrir kvittanir, fær nýtt fé - sem dagbókarfærslurnar eru skráðar. Dagbókarfærslan fyrir að gefa vörsluaðila meira reiðufé er skuldfærsla á smásjóði og inneign á reiðufé.

Ef það er skortur eða ofhleðsla er færslubókarlína skráð á yfir/stytta reikning. Ef smásjóðnum er lokið er inneign færð til að tákna hagnað. Ef lausafjársjóðurinn er stuttur er skuldfærsla færð sem táknar tap. Yfir- eða skortreikningurinn er notaður til að þvinga jafnvægi á sjóðinn við afstemmingu.

Ríkisskattstjóri (IRS) mælir með því að leggja út smápeningaseðla og festa þá við kvittanir til að skrá og skjalfesta smápeningakostnað.

Samræma smápeninga

Smásjóður er jafnaður reglulega til að ganga úr skugga um að inneign sjóðsins sé rétt. Venjulega, þar sem smáfjárstaðan fellur niður í fyrirfram ákveðið stig, sækir vörsluaðili um viðbótarfé frá gjaldkera. Á þessum tíma er heildarupphæð allra kvittana reiknuð til að tryggja að hún passi við útborgað fé úr smásjóðsskúffunni. Ef þörf er á nýjum fjármunum skrifar gjaldkerinn nýja ávísun til að fjármagna smásjóðsskúffuna og tekur í staðinn kvittanir frá kaupunum sem tæma reiðuféð.

Afstemmingarferlið tryggir að eftirstöðvar sjóðsins jafnist á við mismuninn á upphaflegri stöðu að frádregnum gjöldum sem lýst er á kvittunum og reikningum. Ef eftirstöðvar eru minni en það ætti að vera, þá er skortur. Ef eftirstöðvar eru meira en það ætti að vera, þá er um of mikið að ræða. Þó að það geti verið minniháttar frávik, þegar það er ójafnvægi, ætti að bera kennsl á uppsprettu misræmsins og leiðrétta.

Smápeningur vs reiðufé á hendi

„Smáfé“ og „reiðfé á hendi“ hljóma mjög líkt og skarast. Af þessu tvennu er " reiðufé á hendi " almennara hugtakið.

Smápening vísar sérstaklega til peninga - bókstaflega, mynt og seðla - sem fyrirtæki hefur við höndina fyrir lítil útgjöld, venjulega vegna þess að nota reiðufé er auðveldara en að nota ávísun eða kreditkort.

Handbært fé er hvað sem er aðgengilegt reiðufé sem fyrirtæki eða lausafé eiga. Það getur verið í formi raunverulegra peninga, eins og upphæðir sem þú hefur ekki enn lagt inn í bankann eða smærri seðla og mynt sem þú geymir í sjóðsvélinni til að breyta fyrir viðskiptavini. Í þessari merkingu vísar munurinn frá smápeningum til þess hvar þú geymir peningana og hvernig þú notar þá - þar sem smáfé er meira fyrir innri viðskiptaþarfir/útgjöld starfsmanna og reiðufé í höndunum vísar til fjármuna sem berast frá eða fá endurgreitt til viðskiptavina.

En reiðufé á hendi hefur stærri merkingu, sem bókhaldshugtak. Í fjármálaheiminum er einnig átt við mjög seljanlegar eignir fyrirtækis - fjármuni á tékkareikningum eða öðrum bankareikningum, peningamarkaðssjóðum, skammtímaskuldaskjölum eða öðru reiðufé. Þó að það sé ekki bókstaflega reiðufé, þá er það peningar sem hægt er að nálgast á auðveldan og fljótlegan hátt, og þess vegna eru þeir „við höndina“.

Í stuttu máli: Allt smáfé er tegund af reiðufé á hendi, en ekki reiðufé á hendi er smáfé.

Kostir og gallar smápeninga

Smápeningur hefur sína kosti. Reiðufé er í mörgum tilfellum áfram fljótlegasta, einfaldasta og auðveldasta leiðin til að borga fyrir hlutina. Það virkar vel til að standa straum af smá óundirbúnum kostnaði - eins og ábending fyrir krakkann sem skilar pizzum á hádegisfundinn, eða leigubílafargjald heim fyrir starfsmenn sem vinna seint. Það sparar fyrirhöfn við að endurgreiða fólki eða ætlast til þess að það borgi út úr eigin vasa fyrir vinnutengda hluti.

Smápeningur getur líka unnið fyrir tíðum en hversdagslegum útgjöldum, eins og mjólk fyrir ísskápinn á skrifstofunni, frímerkjum eða hreinsivörum.

Þó það ætti ekki að vera venjubundin venja, þá er hægt að nota smápeninga í klípu til að gera breytingar fyrir viðskiptavini, ef kassann vantar.

Aftur á móti getur þægindi smápeninga einnig gert það að vandamáli og áhættu. Erfitt er að tryggja reiðufé og ómögulegt að fylgjast með; það er mjög auðvelt fyrir víxla að hverfa sporlaust - jafnvel þótt þú hafir komið upp vandlegu kerfi kvittana eða fylgiskjala.

Þetta leiðir okkur að öðrum galla smásjóða: Að viðhalda þeim, halda skrár og samræma þau reglulega, allt felur í sér aukavinnu fyrir einhvern. Þetta getur verið minniháttar óþægindi í stórum fyrirtækjum með skrifstofustjóra eða bókhaldsdeild; fyrir lítil fyrirtæki gæti það skapað byrði.

Viðskiptaviðskipti eru sífellt peningalausari - jafnvel hjá litlum smásölum og veitingastöðum, þar sem innkaup hafa jafnan reitt sig mikið á mynt. Smápeningur er orðinn úrelt hugtak, segja sumir gagnrýnendur. Á milli kreditkorta, debetkorta, greiðsluþjónustu eins og Venmo eða Paypal, rafrænna veskis og annarra snertilausra leiða til að kaupa hluti, eru fullt af valkostum til eins og reiðufé - með þeim kostum að vera rekjanlegt, öruggt og minna þjófnað.

Öryggisþátturinn er oft mikilvægur fyrir lítil fyrirtæki, sem hafa lengi óttast að það sé boð til glæpa að geyma reiðufé.

TTT

Algengar spurningar um smápeninga

Hvað er smáfé og í hvað er það notað?

Smápeningur er peningarnir sem fyrirtæki eða fyrirtæki geymir við höndina til að gera litlar greiðslur, innkaup og endurgreiðslur. Hvort sem það er venjubundið eða óvænt, þetta eru viðskipti þar sem það er óframkvæmanlegt eða óþægilegt að skrifa ávísun eða nota kreditkort.

Hvers vegna er það kallað smápeningur?

Enska orðið "smá" er dregið af frönsku petit, sem þýðir "lítið" eða "lítið". Sömuleiðis þýðir "smá" minniháttar eða óverulegt. Þannig að smápeningur vísar til lítillar upphæðar sem lagt er til hliðar fyrir lítilvæg eða lítil kaup, öfugt við meiriháttar útgjöld eða reikninga.

Ein af elstu notkun orðasambandsins kemur frá fræðsluriti um heimilishald eftir Benjamin Billingsley, Advice to the women and maidens of London, sem er frá 1678.

Hvað er dæmi um smápeninga?

Smápeningur er venjulega geymdur í skúffu, lásskassa eða stóru umslagi. Dæmigert smápeningakaup eru meðal annars:

• Kaffi, nammi eða snakk

• Blóm, afmæliskort eða aðrar litlar gjafir

• Leigubílafargjald eða bílfargjald

• Lítil skrifstofuvörur—pennar, strokleður, heftara osfrv.

• Veitingar veitingar

Er smápeningur jafngildi reiðufjár?

Nei. Smápeningur er raunverulegur reiðufé: seðlar og mynt. Handbært fé eru mjög auðseljanleg verðbréf og aðrar eignir sem auðvelt er að breyta í reiðufé: peningamarkaðssjóði, viðskiptabréf eða skammtímaskuldir eins og ríkisvíxla.

Hins vegar, á reikningsskilum fyrirtækja, er smáfé skráð í hlutanum „Handbært fé“ í efnahagsreikningnum. Þannig að þetta tvennt er hægt að raða saman í þeim skilningi.

Hvernig jafnarðu smáfé í bókhaldi?

Í hvert skipti sem þú slærð inn í smásjóð - það er að taka peninga út - ætti að fylla út miða eða skírteini. Þetta virkar sem kvittun, skráir upphæð afturköllunar, dagsetningu, tilgang og aðrar upplýsingar. Í auknum mæli eru þessir seðlar rafrænir, færðir inn í stafrænt töflureikni eða höfuðbók. En það getur verið gagnlegt að geyma pappírsseðla líka, ásamt kvittunum frá innkaupum eða greiðslum (ef mögulegt er).

Eftir tiltekið bil - venjulega á sama tíma í hverjum mánuði eða viku - er kominn tími til að samræma eða jafna smásjóðsreikninginn. Fyrst skaltu athuga núverandi upphæð í sjóðnum. Dragðu síðan þessa upphæð frá upphafsstöðunni. Þessi upphæð er heildarupphæðin sem tekin er út af reikningnum á því tímabili.

Næst skaltu leggja saman upphæð allra útistandandi seðla (auk meðfylgjandi kvittana). Þessi tala ætti að vera sú sama og tekin upphæð sem þú reiknaðir út af upphafs- og lokastöðu reikningsins. Og upphæðin af peningum sem þú átt í geymsluboxinu eða skúffunni ætti að vera sú sama og núverandi staða reikningsins.

Ef þau passa ekki saman verður þú að rannsaka hvers vegna: var um stærðfræðivilla að ræða? vantar kvittun eða er hún röng?

Jafnvægi á smásjóðsreikningnum á sér venjulega stað þegar endurnýja þarf sjóðinn. Umráðamaður smápeninga kemur með alla seðla eða fylgiseðla til bókara, gjaldkera eða endurskoðanda fyrirtækisins. Smápeningakvittanir eru skráðar inn í aðalbók fyrirtækisins sem inneign á smápeningareikninginn og líklega skuldfærður á nokkra mismunandi kostnaðarreikninga. Þegar smásjóðurinn er endurnýjaður, venjulega með því að draga á ávísun sem útgefin er af fyrirtækinu, er það skráð sem skuldfærsla á smásjóðsreikninginn og inneign á peningareikninginn.

Aðalatriðið

Smápeningur er lítið magn af peningum sem geymt er á húsnæði fyrirtækis eða fyrirtækis til að greiða fyrir minniháttar útgjöld og þarfir - venjulega ekki meira en nokkur hundruð dollara. Þó að það sé auðvelt að skilja það og einfalt í notkun, þá er smápeningur háður misnotkun, auðvelt að missa það og viðkvæmt fyrir þjófnaði. Sumum finnst að í nútímasamfélagi sé smásjóðurinn úreltur: nóg af valkostum eru til fyrir lítil innkaup sem eru öruggari og jafn þægileg.

Hápunktar

• Ókostir smásjóða fela í sér varnarleysi þeirra fyrir þjófnaði og misnotkun og þörfina á að fylgjast með og jafna þá reglulega.

• Í stærri fyrirtækjum gæti hver deild haft sinn eigin smásjóði.

• Smápeningur er nafnfjárhæð sem auðvelt er að nálgast til að greiða of lítil útgjöld til að verðskulda það að skrifa ávísun eða nota kreditkort.

• Hægt er að nota smásjóð fyrir skrifstofuvörur, kort fyrir viðskiptavini, blóm, borga fyrir hádegisverð fyrir starfsmenn eða endurgreiða starfsmönnum kostnað.

• Helstu kostir smápeninga eru að það er fljótlegt, þægilegt og auðvelt að skilja og nota.