Småpenge

Hvad er småpenge?

En småkasse er en lille mængde firmakontanter, der ofte opbevares ved hånden (f.eks. i en låst skuffe eller kasse), til at betale for mindre eller tilfældige udgifter,. såsom kontorartikler eller personalegodtgørelser.

En småkassefond vil gennemgå periodiske afstemninger, hvor transaktioner også registreres på regnskabet. I større virksomheder kan hver afdeling have sin egen pengekasse.

Forstå småpenge

Småpenge giver bekvemmelighed for små transaktioner, hvor det er urimeligt eller uacceptabelt at udstede en check eller et firmakreditkort. Den lille mængde kontanter, som en virksomhed betragter som småpenge, vil variere, hvor mange virksomheder holder mellem $100 og $500 som en småkassefond. Eksempler på transaktioner, som en pengekasse bruges til, omfatter:

• Kontorartikler

• Kort til kunder

• Blomster

• Betale for en serveret frokost for en lille gruppe medarbejdere

• Refusion af en medarbejder for små arbejdsrelaterede udgifter

Småkassefonde udpeges til at føre tilsyn med fonden. Forvaringspligterne omfatter generelt håndhævelse af regler og forskrifter for småpenge, anmodning om genopfyldning og udlevering af midler.

Krav til småpenge

Brugen af en småkasse kan omgå visse interne kontroller. Tilgængeligheden af småpenge betyder dog ikke, at enhver person kan få adgang til dem til ethvert formål. Mange virksomheder anvender strenge interne kontroller til at forvalte fonden. Ofte er nogle få personer bemyndiget til at godkende udbetalinger og kan kun gøre det for udgifter i forbindelse med lovlige virksomhedsaktiviteter eller operationer.

En lille kasserer kan få tildelt at udstede checken for at finansiere småkasseskuffen og foretage de relevante regnskabsposteringer. Småkasseforvalteren har til opgave at fordele kontanterne og indsamle kvitteringer for alle køb eller enhver anvendelse af midlerne. Efterhånden som småkassebeløbet falder, bør indtægterne stige og summere til det samlede hævede beløb.

Ved at have en småkasse og en småkassedepot hjælper den dobbelte proces med at holde midlerne sikre og sikre, at kun de autoriserede har adgang til dem.

Optagelse af småpenge

Når en småkassefond er i brug, registreres småkassetransaktioner stadig på regnskabet. Der foretages ingen bogføringsjournalposter, når køb foretages med småpenge, det er kun når depotbanken har brug for flere kontanter - og til gengæld for kvitteringerne modtager nye midler - at journalposterne registreres. Journalposten for at give depotbanken flere kontanter er en debitering til småkassen og en kreditering til kontanter.

Hvis der er mangel eller overskud, registreres en journalpost på en over-/kortkonto. Hvis småkassen er forbi, opføres en kredit, der repræsenterer en gevinst. Hvis småkassen mangler, opføres en debet, der repræsenterer et tab. Over- eller shortkontoen bruges til at tvinge balance i fonden ved afstemning.

Internal Revenue Service (IRS) anbefaler, at du indsender småkassesedler og vedhæfter dem til kvitteringer for at registrere og dokumentere småkasseudgifter.

Afstemning af småpenge

Småkassefonden afstemmes med jævne mellemrum for at verificere, at fondens saldo er korrekt. Typisk, da småkassebeholdningen falder til et forudindstillet niveau, ansøger depotbanken om yderligere kontanter fra kassereren. På dette tidspunkt beregnes summen af alle kvitteringer for at sikre, at den matcher de udbetalte midler fra småkasseskuffen. Hvis der er behov for nye midler, skriver kassereren en ny check for at finansiere småkasseskuffen og tager til gengæld kvitteringerne fra de indkøb, der tømte kontanterne.

Afstemningsprocessen sikrer, at fondens resterende saldo er lig med forskellen mellem den oprindelige saldo minus gebyrer angivet på kvitteringer og fakturaer. Hvis den resterende saldo er mindre, end den burde være, er der mangel. Hvis den resterende saldo er mere end hvad den burde være, er der et overskud. Selvom der kan være mindre afvigelser, bør kilden til uoverensstemmelsen identificeres og korrigeres, når den er ubalanceret.

Småpenge vs. kontanter ved hånden

"Petty cash" og "cash on hand" lyder meget ens, og de overlapper hinanden. Af de to er " kontanter ved hånden " det mere generiske udtryk.

Småpenge refererer specifikt til penge - bogstaveligt talt, mønter og sedler - som en virksomhed har ved hånden til små udlæg, normalt fordi det er nemmere at bruge kontanter end at bruge en check eller kreditkort.

Kontanter ved hånden er enhver tilgængelige kontanter, som virksomheden eller likvide midler har. Det kan være i form af faktiske penge, som beløb, du endnu ikke har sat ind i banken eller mindre sedler og mønter, som du opbevarer i kasseapparatet for at lave vekslepenge for kunderne. I denne betydning refererer forskellen fra småpenge til, hvor du opbevarer pengene, og hvordan du bruger dem - hvor småpenge er mere til interne forretningsbehov/udgifter af medarbejdere, og kontanter i hånden henviser til midler modtaget fra eller blive refunderet til kunder.

Men kontanter på hånden har en større betydning, som et regnskabsbegreb. I finansverdenen refererer det også til en virksomheds meget likvide aktiver - midler på check- eller andre bankkonti, pengemarkedsfonde, kortfristede gældsinstrumenter eller andre likvide midler. Selvom det ikke bogstaveligt talt er kontanter, er det penge, der nemt og hurtigt kan tilgås, og det er derfor, de er "ved hånden".

Kort sagt: Alle småpenge er en form for kontanter, men ikke kontanter er småpenge.

Fordele og ulemper ved småpenge

Småpenge har sine plusser. Kontanter er i mange tilfælde fortsat den hurtigste, enkleste og nemmeste måde at betale for ting på. Det fungerer godt til at dække små improviseret udgifter – som et tip til barnet, der leverer pizzaer til frokostmødet, eller taxabillet hjem til medarbejdere, der arbejder sent. Det sparer besværet med at refundere folk eller forvente, at de betaler selv for arbejdsrelaterede genstande.

Småpenge kan også bruges til hyppige, men banale udgifter, såsom mælk til kontorkøleskabet, frimærker eller rengøringsartikler.

Selvom det ikke burde være en sædvanlig praksis, kan småpenge i klemme bruges til at lave vekslepenge for kunderne, hvis kassen mangler.

På den negative side kan bekvemmeligheden ved småpenge også gøre det til et problem og en risiko. Kontanter er svære at sikre og umulige at spore; det er meget nemt for regninger at forsvinde sporløst – også selvom du har etableret et omhyggeligt system med kvitteringer eller værdibeviser.

Dette bringer os til en anden ulempe ved småpenge: At vedligeholde dem, føre optegnelser og afstemme dem regelmæssigt, alt sammen indebærer ekstra arbejde for nogen. Dette kan være en mindre gener i store virksomheder med en kontorchef eller regnskabsafdeling; for små virksomheder kan det skabe en byrde.

Kommercielle transaktioner er i stigende grad kontantløse - selv hos små detailhandlere og restauranter, hvor indkøb traditionelt har været stærkt afhængige af mønter. Småpenge er blevet et forældet begreb, siger nogle kritikere. Ind imellem kreditkort, debetkort, betalingstjenester som Venmo eller Paypal, elektroniske tegnebøger og andre kontaktløse måder at købe ting på, findes der masser af alternativer enkle som kontanter - med de ekstra fordele at være sporbare, sikre og mindre udsat for tyveri.

Sikkerhedsaspektet er ofte vigtigt for små virksomheder, som længe har frygtet, at det at opbevare kontanter er en invitation til kriminalitet.

TTT

Ofte stillede spørgsmål om småpenge

Hvad er småpenge, og hvad bruges det til?

Småpenge er de penge, som en virksomhed eller virksomhed har ved hånden til at foretage små betalinger, køb og tilbagebetalinger. Enten rutinemæssige eller uventede er disse transaktioner, hvor det er upraktisk eller ubelejligt at skrive en check eller bruge et kreditkort.

Hvorfor kaldes det småpenge?

Det engelske ord "smålig" stammer fra det franske petit, som betyder "lille" eller "lille". Ligeledes betyder "smålig" mindre eller ubetydelig. Så småpenge refererer til en lille sum penge, der er afsat til små eller små køb, i modsætning til større udgifter eller regninger.

En af de tidligste anvendelser af sætningen kommer fra et undervisningsværk om husholdning af Benjamin Billingsley, Advice to the women and maidens of London, der dateres til 1678.

Hvad er et eksempel på småpenge?

Småpenge opbevares normalt i en skuffe, låsekasse eller stor kuvert. Typiske småpengekøb inkluderer:

• Kaffe, slik eller snacks

• Blomster, fødselsdagskort eller andre små gaver

• Taxapris eller bilpris

• Små kontorartikler - penne, viskelædere, hæftemaskiner osv.

• Forplejning

Er småpenge en kontantækvivalent?

Nej. Småpenge er faktiske kontante penge: sedler og mønter. Likvider er meget likvide værdipapirer og andre aktiver, der let kan konverteres til kontanter: pengemarkedsfonde, kommercielle papirer eller kortfristet gæld, som skatkammerbeviser.

På virksomhedsregnskaber er smålikvider dog anført i balancens sektion "Kontanter og likvider". Så de to kan klumpes sammen i den forstand.

Hvordan balancerer du småpenge i regnskabet?

Hver gang du trækker ind i en småkasse – det vil sige tager penge ud – skal der udfyldes en seddel eller værdibevis. Dette fungerer som en kvittering, der logger beløbet for tilbagetrækningen, datoen, formålet og andre detaljer. Disse sedler er i stigende grad elektroniske, indtastet i et digitalt regneark eller hovedbog. Men det kan også være nyttigt at opbevare papirsedler sammen med kvitteringer fra indkøb eller betalinger (hvis det er muligt).

Efter et bestemt interval - normalt samme tidspunkt hver måned eller uge - er det tid til at afstemme eller balancere småfondskontoen. Bemærk først det aktuelle beløb i fonden. Træk derefter dette beløb fra startsaldoen. Dette beløb er det samlede beløb, der er hævet fra kontoen i den pågældende periode.

Saml derefter beløbet for alle de udestående sedler (plus vedhæftede kvitteringer). Dette tal skal være det samme som det hævede beløb, du har beregnet fra kontoens start- og slutsaldo. Og mængden af kontanter, du har i din opbevaringsboks eller skuffe, bør være den samme som den aktuelle saldo på kontoen.

Hvis de ikke stemmer overens, bliver du nødt til at undersøge hvorfor: var der en matematisk fejl? mangler en kvittering eller er forkert?

Balancering af småkassekontoen sker normalt, når fonden skal genopfyldes. Småkasseforvalteren bringer alle sedler eller bilag til virksomhedens bogholder, kasserer eller revisor. Småkassebonerne logges ind i virksomhedens hovedbog som kreditering på småkassekontoen og formentlig debiteres flere forskellige udgiftskonti. Når småfonden fyldes op, normalt ved at trække på en virksomhedsudstedt check, registreres den som en debitering på småkassekontoen og en kreditering på pengekontoen.

Bundlinjen

Småpenge er en lille mængde kontanter, der opbevares på en virksomheds eller virksomheds område for at betale for mindre udgifter og behov - normalt ikke mere end et par hundrede dollars. Selvom det er nemt at forstå og nemt at bruge, er småpenge udsat for misbrug, let at miste overblikket og sårbare over for tyveri. Nogle føler, at småpengefonden i nutidens samfund er forældet: Der findes masser af alternativer til små køb, der er sikrere og lige så bekvemme.

Højdepunkter

• Ulemperne ved småpenge omfatter deres sårbarhed over for tyveri og misbrug og behovet for at overvåge og afbalancere dem med jævne mellemrum.

• I større virksomheder kan hver afdeling have sin egen småkasse.

• Småpenge er et nominelt beløb, der er let tilgængeligt til at betale udgifter, der er for små til at fortjene at skrive en check eller bruge et kreditkort.

• En småkasse kan bruges til kontorartikler, kort til kunder, blomster, betaling af en forplejning af frokost til ansatte eller godtgørelse af udgifter til ansatte.

• Petty cash's vigtigste fordele er, at det er hurtigt, bekvemt og nemt at forstå og bruge.