Мелкая наличность

Что такое мелкая наличность?

Мелкий денежный фонд — это небольшая сумма наличных денег компании, которая часто хранится под рукой (например, в запертом ящике или ящике) для оплаты мелких или непредвиденных расходов,. таких как канцелярские товары или возмещение расходов сотрудникам.

Мелкий денежный фонд будет подвергаться периодической сверке, при этом операции также будут отражаться в финансовых отчетах. В более крупных корпорациях у каждого отдела может быть собственный фонд мелкой наличности.

Понимание мелкой денежной наличности

Мелкая наличность обеспечивает удобство для мелких транзакций, для которых выдача чека или корпоративной кредитной карты нецелесообразна или неприемлема. Небольшая сумма наличных денег, которую компания считает мелкой, будет варьироваться: многие компании сохраняют от 100 до 500 долларов в качестве мелкого денежного фонда. Примеры транзакций, для которых используется мелкий денежный фонд, включают:

• Офисные принадлежности

• Карты для клиентов

• Цветы

• Оплата комплексного обеда для небольшой группы сотрудников

• Возмещение работнику мелких расходов, связанных с работой

назначаются хранители фонда мелкой денежной наличности . В обязанности хранителя обычно входит обеспечение соблюдения правил и положений о мелких денежных средствах, запрос пополнения и выдача средств.

Требования для мелкой наличности

Использование мелкого денежного фонда может обойти определенные меры внутреннего контроля. Однако наличие мелкой наличности не означает, что любой человек может получить к ней доступ для любых целей. Многие компании используют строгий внутренний контроль для управления фондом. Часто несколько человек уполномочены утверждать выплаты и могут делать это только в отношении расходов, связанных с законной деятельностью или операциями компании.

Мелкому кассиру может быть поручено выписать чек для финансирования мелкого денежного ящика и сделать соответствующие бухгалтерские проводки. Управляющий мелкой денежной наличностью отвечает за распределение наличных денег и сбор квитанций за все покупки или любое использование средств. По мере того, как общая сумма мелких наличных уменьшается, поступления должны увеличиваться и составлять общую снятую сумму.

Имея кассира для мелких наличных и хранителя мелких наличных, двойной процесс помогает обеспечить безопасность средств и гарантировать, что только авторизованные лица имеют к ним доступ.

Регистрация мелкой наличности

Когда используется фонд мелкой наличности, операции с мелкой наличностью по-прежнему отражаются в финансовых отчетах. Бухгалтерские записи не делаются, когда покупки производятся с использованием мелкой наличности, записи в журнале записываются только тогда, когда хранителю нужны наличные деньги - и в обмен на квитанции он получает новые средства. Запись в журнале о предоставлении кастодиану дополнительных наличных средств представляет собой дебет в фонд мелкой наличности и приход в наличность.

В случае нехватки или избытка запись в строке журнала записывается на счет перерасхода/нехватки. Если мелкий денежный фонд закончился, кредит вводится для представления прибыли. Если мелкий денежный фонд недостаточен, дебет вводится для отражения убытка. Избыточный или короткий счет используется для принудительного балансирования фонда после сверки.

Служба внутренних доходов (IRS) рекомендует заполнять кассовые ведомости и прикреплять их к квитанциям для регистрации и документирования мелких денежных расходов.

Сверка мелкой денежной наличности

Фонд мелкой денежной наличности периодически сверяется для проверки правильности баланса фонда. Как правило, когда остаток мелкой наличности падает до заданного уровня, хранитель запрашивает у кассира дополнительные наличные деньги. В это время подсчитывается общая сумма всех поступлений, чтобы убедиться, что она соответствует выплаченным средствам из кассы для мелких сумм. Если нужны новые средства, кассир выписывает новый чек для пополнения ящика для мелких наличных и берет взамен квитанции от покупок, в результате которых наличные деньги были израсходованы.

Процесс выверки гарантирует, что остаточный баланс фонда равен разнице между первоначальным балансом за вычетом сборов, указанных в квитанциях и счетах-фактурах. Если остаток меньше, чем должен быть, то есть недостача. Если остаток больше, чем должен быть, то есть превышение. Несмотря на то, что могут быть незначительные отклонения, при несбалансированности следует определить и устранить источник несоответствия.

Мелкая наличность по сравнению с наличными деньгами

«Мелкая наличность» и «наличные в кассе» звучат очень похоже, и они действительно пересекаются. Из этих двух терминов « наличные в кассе » является более общим термином.

Мелкая наличность относится конкретно к деньгам — буквально монетам и купюрам, — которые компания держит под рукой для небольших расходов, обычно потому, что использовать наличные проще, чем использовать чек или кредитную карту.

Денежные средства в кассе — это любые доступные денежные средства, которые есть у бизнеса или ликвидных фондов. Это могут быть настоящие деньги, например, суммы, которые вы еще не положили на счет в банке, или более мелкие купюры и монеты, которые вы храните в кассе для сдачи клиентам. В этом смысле отличие от мелкой наличности относится к тому, где вы храните деньги и как вы их используете: мелкая наличность больше предназначена для внутренних деловых нужд/расходов сотрудников, а наличность в кассе относится к средствам, полученным от или возмещаются клиентам.

Но наличные деньги имеют более широкое значение как бухгалтерский термин. В финансовом мире это также относится к высоколиквидным активам компании — средствам на текущих или других банковских счетах, фондам денежного рынка, краткосрочным долговым инструментам или другим эквивалентам денежных средств. Хотя это и не наличные в буквальном смысле, это деньги, к которым можно легко и быстро получить доступ, поэтому они «под рукой».

Короче говоря: всякая мелкая наличность — это форма наличных денег в кассе, но не наличность в кассе — это мелкая наличность.

Преимущества и недостатки мелкой наличности

У мелкой наличности есть свои плюсы. Наличные во многих случаях остаются самым быстрым, простым и легким способом оплаты. Это хорошо работает, чтобы покрыть небольшие импровизированные расходы — например, чаевые для ребенка, доставляющего пиццу на обеденное собрание, или проезд на такси до дома для сотрудников, которые работают допоздна. Это избавляет людей от хлопот, связанных с возмещением расходов или ожиданием того, что они будут платить из своего кармана за предметы, связанные с работой.

Мелкие деньги также могут использоваться для частых, но приземленных расходов, таких как молоко для офисного холодильника, марки или чистящие средства.

Хотя это не должно быть обычной практикой, мелкие наличные в крайнем случае могут быть использованы для внесения сдачи для клиентов, если касса заканчивается.

С другой стороны, удобство мелких наличных также может сделать их проблемой и риском. Наличные трудно защитить и невозможно отследить; счета очень легко бесследно исчезают, даже если вы установили тщательную систему квитанций или ваучеров.

Это подводит нас к еще одному недостатку мелких денежных средств: их поддержание, ведение записей и их регулярная сверка требуют дополнительной работы для кого-то. Это может быть незначительной неприятностью в крупных фирмах с офис-менеджером или бухгалтерией; для малого бизнеса это может создать бремя.

Коммерческие операции становятся все более безналичными — даже в небольших розничных магазинах и ресторанах, где покупки традиционно в значительной степени зависели от монет. Некоторые критики говорят, что мелкая наличность стала устаревшей концепцией. Между кредитными картами, дебетовыми картами, платежными сервисами, такими как Venmo или Paypal, электронными кошельками и другими бесконтактными способами покупки вещей существует множество альтернатив, таких как наличные, с дополнительными преимуществами отслеживаемости, безопасности и меньшей подверженности краже.

Аспект безопасности часто важен для небольших компаний, которые давно опасаются, что хранение наличных денег может привести к преступлению.

ТТТ

Часто задаваемые вопросы о мелкой денежной наличности

Что такое мелкая наличность и для чего она используется?

Мелкие наличные деньги — это деньги, которые бизнес или компания держит под рукой для совершения небольших платежей, покупок и возмещения расходов. Будь то рутинные или неожиданные, это транзакции, для которых выписка чека или использование кредитной карты непрактичны или неудобны.

Почему это называется мелкой наличностью?

Английское слово «petty» происходит от французского petit, что означает «маленький» или «маленький». Точно так же «мелкий» означает незначительный или незначительный. Таким образом, мелкая наличность относится к небольшой сумме денег, отложенной для пустяков или небольших покупок, в отличие от крупных расходов или счетов.

Одно из первых использований этой фразы происходит из образовательной работы Бенджамина Биллингсли по ведению домашнего хозяйства «Советы женщинам и девушкам Лондона» **, датируемой 1678 годом.

Что является примером мелкой наличности?

Мелкие деньги обычно хранятся в выдвижном ящике, сейфе или большом конверте. Типичные мелкие покупки за наличные включают в себя:

• Кофе, конфеты или закуски

• Цветы, поздравительные открытки или другие небольшие подарки

• Стоимость такси или автомобиля

• Мелкие канцелярские принадлежности — ручки, ластики, степлеры и т. д.

• Комплексное питание

Является ли мелкая наличность эквивалентом наличных денег?

Мелкая наличность — это наличные деньги: купюры и монеты. Эквиваленты денежных средств — это высоколиквидные ценные бумаги и другие активы, которые можно легко конвертировать в наличные деньги: фонды денежного рынка, коммерческие бумаги или краткосрочные долговые обязательства, такие как казначейские векселя.

Однако в корпоративной финансовой отчетности мелкие денежные средства указаны в разделе «Денежные средства и их эквиваленты» баланса. Так что в этом смысле их можно объединить.

Как сбалансировать мелкие денежные средства в бухгалтерском учете?

Каждый раз, когда вы пользуетесь мелкой денежной суммой, то есть снимаете деньги, вам следует заполнить квитанцию или ваучер. Это действует как квитанция, в которой регистрируется сумма снятия, дата, цель и другие детали. Эти квитанции все чаще являются электронными и вводятся в электронную таблицу или бухгалтерскую книгу. Но также может быть полезно хранить бумажные квитанции вместе с квитанциями о покупках или платежах (если это возможно).

По прошествии определенного интервала — обычно в одно и то же время каждого месяца или недели — наступает время выверить или сбалансировать счет мелкого фонда. Во-первых, обратите внимание на текущую сумму в фонде. Затем вычтите эту сумму из начального баланса. Эта сумма является общей суммой, снятой со счета за этот период времени.

Затем подсчитайте сумму всех непогашенных квитанций (плюс приложенные квитанции). Эта цифра должна быть такой же, как снятая сумма, которую вы рассчитали на основе начального и конечного баланса счета. И количество наличных денег, которое у вас есть в вашем ящике для хранения или ящике, должно быть таким же, как текущий баланс счета.

Если они не совпадают, вам придется выяснить, почему: была ли математическая ошибка? квитанция отсутствует или неверна?

Балансировка мелкокассового счета обычно происходит при необходимости пополнения фонда. Хранитель мелкой наличности приносит все квитанции или ваучеры бухгалтеру, кассиру или бухгалтеру предприятия. Поступления мелких денежных средств регистрируются в Главной бухгалтерской книге компании как кредиты на счет мелких денежных средств и, возможно, дебетуются на несколько различных счетов расходов. Когда мелкий фонд пополняется, как правило, путем использования чека, выданного компанией, это записывается как дебет на счет мелкой наличности и кредит на кассовый счет.

Нижняя линия

Мелкие наличные — это небольшая сумма наличных, которая хранится в помещении предприятия или компании для оплаты мелких расходов и нужд, обычно не превышающая несколько сотен долларов. Несмотря на то, что это легко понять и просто использовать, мелкая наличность является предметом злоупотреблений, ее легко потерять из виду и она уязвима для кражи. Некоторые считают, что в современном обществе мелкая наличность устарела: существует множество альтернатив для мелких покупок, более безопасных и столь же удобных.

Особенности

• Недостатки мелких денежных средств включают их уязвимость к краже и нецелевому использованию, а также необходимость их периодического контроля и балансировки.

• В крупных корпорациях у каждого отдела может быть свой фонд мелкой наличности.

Мелкая наличность — это номинальная сумма денег, легко доступная для оплаты расходов, которые слишком малы для выписки чека или использования кредитной карты.

• Фонд мелкой наличности может быть использован для канцелярских принадлежностей, открыток для клиентов, цветов, оплаты обедов для сотрудников или возмещения расходов сотрудников.

• Основные преимущества мелкой наличности в том, что она быстрая, удобная, простая для понимания и использования.