Fickpengar
Vad Àr Petty Cash?
En smÄkassa Àr en liten summa företagskassa, som ofta förvaras till hands (t.ex. i en lÄst lÄda eller lÄda), för att betala för mindre eller oförutsedda utgifter,. sÄsom kontorsmaterial eller ersÀttning till anstÀllda.
En smÄkassafond kommer att genomgÄ periodiska avstÀmningar, med transaktioner som ocksÄ registreras pÄ bokslutet. I större företag kan varje avdelning ha sin egen smÄkassafond.
FörstÄ Petty Cash
SmÄkassar ger bekvÀmlighet för smÄ transaktioner dÀr det Àr orimligt eller oacceptabelt att utfÀrda en check eller ett företagskreditkort. Den lilla summa kontanter som ett företag anser vara smÄ kommer att variera, med mÄnga företag som hÄller mellan $100 och $500 som en smÄkassafond. Exempel pÄ transaktioner som en liten kassafond anvÀnds för Àr:
Kontorsmaterial
Kort till kunder
Blommor
Att betala för en serverad lunch för en liten grupp anstÀllda
ErsÀttning till en anstÀlld för smÄ arbetsrelaterade utgifter
Fondförvarare utses för att övervaka fonden. VÄrdnadsuppgifterna innefattar i allmÀnhet att upprÀtthÄlla regler och förordningar för smÄpengar, begÀra pÄfyllningar och dispensera medel.
Krav för smÄpengar
AnvÀndningen av en smÄkassa kan kringgÄ vissa interna kontroller. TillgÄngen till smÄpengar betyder dock inte att alla kan komma Ät dem för vilket ÀndamÄl som helst. MÄnga företag anvÀnder strikta interna kontroller för att förvalta fonden. Ofta har ett fÄtal individer behörighet att godkÀnna utbetalningar och kan endast göra det för utgifter relaterade till legitima företagsaktiviteter eller verksamhet.
En liten kassa kan fÄ i uppdrag att utfÀrda checken för att finansiera kassalÄdan och göra lÀmpliga bokföringsposter. Förvaringsmannen ansvarar för att dela ut kontanterna och samla in kvitton för alla köp eller anvÀndning av medlen. NÀr summan av smÄkassan minskar, bör intÀkterna öka och summera till det totala uttagna beloppet.
Genom att ha en smÄkassa och en smÄkassör, hjÀlper den dubbla processen till att hÄlla pengarna sÀkra och sÀkerstÀlla att endast de behöriga har tillgÄng till dem.
Spela in smÄpengar
NĂ€r en liten kassafond anvĂ€nds registreras fortfarande smĂ„kasstransaktioner pĂ„ bokslutet. Inga bokföringsjournaler görs nĂ€r inköp görs med smĂ„pengar, det Ă€r bara nĂ€r förvaringsinstitutet behöver mer kontanter â och i utbyte mot kvittonen fĂ„r nya medel â som journalposterna registreras. Journalposten för att ge vĂ„rdnadshavaren mer kontanter Ă€r en debitering av smĂ„kassan och en kredit till kontanter .
Om det finns brist eller överskott, registreras en journalpost pĂ„ ett över-/kortkonto. Om smĂ„kassan Ă€r över lĂ€ggs en kredit in som representerar en vinst. Om smĂ„kassan Ă€r kort, tas en debitering upp som representerar en förlust. Ăver- eller kortkontot anvĂ€nds för att tvĂ„ngsbalansera fonden vid avstĂ€mning.
Internal Revenue Service (IRS) rekommenderar att du lÀmnar in smÄkassalappar och bifogar dem till kvitton för att registrera och dokumentera smÄkassutgifter.
AvstÀmning av smÄpengar
SmÄkassan stÀms av med jÀmna mellanrum för att verifiera att saldot i fonden Àr korrekt. Vanligtvis, nÀr smÄkassans saldo faller till en förinstÀlld nivÄ, ansöker förvaringsinstitutet om ytterligare kontanter frÄn kassörskan. Vid denna tidpunkt berÀknas summan av alla kvitton för att sÀkerstÀlla att den matchar de utbetalade medlen frÄn smÄkassorna. Om nya medel behövs, skriver kassörskan en ny check för att finansiera den lilla kassalÄdan och tar i utbyte mot kvitton frÄn inköpen som tömde kontanterna.
AvstĂ€mningsprocessen sĂ€kerstĂ€ller att fondens Ă„terstĂ„ende saldo Ă€r lika med skillnaden mellan det ursprungliga saldot minus avgifter som anges pĂ„ kvitton och fakturor. Om det Ă„terstĂ„ende saldot Ă€r mindre Ă€n vad det borde vara, Ă€r det brist. Om det Ă„terstĂ„ende saldot Ă€r mer Ă€n vad det borde vara, finns det ett överskott. Ăven om det kan finnas mindre avvikelser bör kĂ€llan till avvikelsen identifieras och korrigeras nĂ€r den Ă€r obalanserad.
Petty Cash vs Cash on Hand
"Petty cash" och "cash on hand" lÄter vÀldigt lika, och de överlappar varandra. Av de tvÄ Àr " pengar till hands " den mer generiska termen.
SmÄpengar syftar specifikt pÄ pengar - bokstavligen, mynt och sedlar - som ett företag har till hands för smÄ utgifter, vanligtvis för att det Àr lÀttare att anvÀnda kontanter Àn att anvÀnda en check eller kreditkort.
Kontanter till hands Àr alla tillgÀngliga kontanter som företaget eller likvida medel har. Det kan vara i form av faktiska pengar, som belopp som du Ànnu inte har satt in pÄ banken eller mindre sedlar och mynt som du förvarar i kassan för att göra vÀxling Ät kunderna. I denna mening hÀnvisar skillnaden frÄn smÄkassar till var du förvarar pengarna och hur du anvÀnder dem - med smÄpengar som mer Àr för interna affÀrsbehov/kostnader av anstÀllda, och kontanter i handen hÀnvisar till medel som tas emot frÄn eller Äterbetalas till kunder.
Men kontanter till hands har en större betydelse, som ett bokföringsbegrepp. I finansvĂ€rlden hĂ€nvisar det ocksĂ„ till ett företags mycket likvida tillgĂ„ngar â medel pĂ„ check- eller andra bankkonton, penningmarknadsfonder, kortfristiga skuldinstrument eller andra likvida medel. Ăven om det inte bokstavligen Ă€r kontanter, Ă€r det pengar som lĂ€tt och snabbt kan nĂ„s, vilket Ă€r anledningen till att de Ă€r "till hands".
Kort sagt: Alla smÄpengar Àr en form av kontanter till hands, men inte kontanter Àr smÄpengar.
Fördelar och nackdelar med smÄpengar
SmĂ„pengar har sina fördelar. Kontanter Ă€r i mĂ„nga fall fortfarande det snabbaste, enklaste och enklaste sĂ€ttet att betala för saker. Det fungerar bra för att tĂ€cka smĂ„ improviserade utgifter â som ett tips till barnet som levererar pizzor till lunchmötet, eller taxibiljett hem för anstĂ€llda som jobbar sent. Det sparar besvĂ€ret med att ersĂ€tta mĂ€nniskor eller förvĂ€nta sig att de ska betala direkt för arbetsrelaterade föremĂ„l.
SmÄpengar kan ocksÄ fungera för frekventa men vardagliga utgifter, som mjölk till kontorets kylskÄp, frimÀrken eller stÀdmaterial.
Ăven om det inte borde vara vanligt, kan smĂ„pengar i en handvĂ€ndning anvĂ€ndas för att göra vĂ€xelpengar för kunder, om kassan börjar ta slut.
PĂ„ minussidan kan bekvĂ€mligheten med smĂ„pengar ocksĂ„ göra det till ett problem och en risk. Kontanter Ă€r svĂ„ra att sĂ€kra och omöjliga att spĂ„ra; det Ă€r vĂ€ldigt lĂ€tt för rĂ€kningar att försvinna spĂ„rlöst â Ă€ven om du har etablerat ett noggrant system med kvitton eller kuponger.
Detta leder oss till en annan nackdel med smÄpengar: att underhÄlla dem, föra register och regelbundet stÀmma av dem, allt innebÀr extra arbete för nÄgon. Detta kan vara en mindre olÀgenhet i stora företag med en kontorschef eller redovisningsavdelning; för smÄföretag kan det skapa en börda.
Kommersiella transaktioner Ă€r allt mer kontantlösa â Ă€ven hos smĂ„ Ă„terförsĂ€ljare och restauranger, dĂ€r inköp traditionellt sett har förlitat sig mycket pĂ„ mynt. SmĂ„pengar har blivit ett omodernt begrepp, menar vissa kritiker. Mellan kreditkort, betalkort, betalningstjĂ€nster som Venmo eller Paypal, elektroniska plĂ„nböcker och andra kontaktlösa sĂ€tt att köpa saker pĂ„, finns det massor av alternativ enkla som kontanter â med de extra fördelarna att de Ă€r spĂ„rbara, sĂ€kra och mindre utsatta för stöld.
SÀkerhetsaspekten Àr ofta viktig för smÄ företag, som lÀnge har fruktat att det Àr en inbjudan till brott att ha kontanter.
TTT
Vanliga frÄgor om smÄpengar
Vad Àr Petty Cash och vad anvÀnds det till?
SmÄpengar Àr pengarna som ett företag eller företag har till hands för att göra smÄ betalningar, inköp och Äterbetalningar. Antingen rutinmÀssiga eller ovÀntade, dessa Àr transaktioner för vilka det Àr opraktiskt eller obekvÀmt att skriva en check eller anvÀnda ett kreditkort.
Varför kallas det smÄpengar?
Det engelska ordet "petty" kommer frÄn franskans petit, som betyder "liten" eller "liten". LikasÄ betyder "smÄ" mindre eller obetydlig. SÄ smÄpengar hÀnvisar till en liten summa pengar som avsatts för smÄ eller smÄ inköp, i motsats till stora utgifter eller rÀkningar.
En av de tidigaste anvÀndningarna av frasen kommer frÄn ett pedagogiskt arbete om hushÄllning av Benjamin Billingsley, Advice to the women and maidens of London, som dateras till 1678.
Vad Àr ett exempel pÄ smÄpengar?
SmÄpengar förvaras vanligtvis i en lÄda, lÄslÄda eller stort kuvert. Typiska smÄpengarköp inkluderar:
Kaffe, godis eller snacks
Blommor, födelsedagskort eller andra smÄ presenter
Taxibiljett eller bilpris
SmĂ„ kontorsmaterialâpennor, suddgummi, hĂ€ftapparater, etc.
MatrÀtter
Ăr smĂ„pengar en kontantekvivalent?
Nej. SmÄpengar Àr faktiska kontanter: sedlar och mynt. Likvida medel Àr mycket likvida vÀrdepapper och andra tillgÄngar som enkelt kan omvandlas till kontanter: penningmarknadsfonder, företagscertifikat eller kortfristiga skulder, som statsskuldvÀxlar.
PÄ företagsbokslut finns dock smÄkassa listade i avsnittet "Kassa och likvida medel" i balansrÀkningen. SÄ de tvÄ kan klumpas ihop i den meningen.
Hur balanserar du smÄpengar i bokföringen?
Varje gĂ„ng du utnyttjar en liten kassafond â det vill sĂ€ga tar ut pengar â ska en kupong eller kupong fyllas i. Detta fungerar som ett kvitto, som loggar beloppet för uttaget, datumet, syftet och andra detaljer. Dessa lappar Ă€r i allt högre grad elektroniska, inmatade i ett digitalt kalkylblad eller reskontra. Men det kan vara bra att behĂ„lla papperslappar ocksĂ„, tillsammans med kvitton frĂ„n inköpen eller betalningarna (om möjligt).
Efter ett visst intervall â vanligtvis samma tid varje mĂ„nad eller vecka â Ă€r det dags att stĂ€mma av eller balansera smĂ„fondkontot. Notera först det aktuella beloppet i fonden. Dra sedan av detta belopp frĂ„n startsaldot. Denna summa Ă€r den totala summan som tagits ut frĂ„n kontot under den tidsperioden.
LÀgg sedan ihop beloppet för alla utestÄende kvitton (plus bifogade kvitton). Denna siffra bör vara densamma som den uttagna summan du berÀknat frÄn kontots start- och slutsaldo. Och mÀngden kontanter du har i din förvaringslÄda eller lÄda bör vara densamma som det aktuella saldot pÄ kontot.
Om de inte stÀmmer överens mÄste du undersöka varför: var det ett matematiskt fel? saknas ett kvitto eller Àr felaktigt?
Balansering av smÄkassakontot sker vanligtvis nÀr fonden behöver fyllas pÄ. SmÄkassan tar med alla kuponger eller kuponger till företagets bokförare, kassörska eller revisor. SmÄkassakvittona loggas in i företagets huvudbok som krediter pÄ smÄkassakontot och troligen debiteras flera olika utgiftskonton. NÀr den lilla fonden fylls pÄ, vanligtvis genom att dra pÄ en check som utfÀrdats av företaget, registreras den som en debitering pÄ smÄkasskontot och en kredit pÄ kontantkontot.
PoÀngen
SmĂ„kassar Ă€r en liten summa kontanter som förvaras pĂ„ ett företag eller ett företags lokaler för att betala för mindre utgifter och behov - vanligtvis inte mer Ă€n nĂ„gra hundra dollar. Ăven om det Ă€r lĂ€tt att förstĂ„ och enkelt att anvĂ€nda, Ă€r smĂ„pengar utsatta för missbruk, lĂ€tt att tappa reda pĂ„ och sĂ„rbara för stöld. Vissa anser att smĂ„kassan Ă€r förĂ„ldrad i dagens samhĂ€lle: det finns mĂ„nga alternativ för smĂ„köp som Ă€r sĂ€krare och lika bekvĂ€ma.
Höjdpunkter
â Nackdelarna med smĂ„pengar inkluderar deras sĂ„rbarhet för stöld och missbruk, och behovet av att övervaka och balansera dem med jĂ€mna mellanrum.
â I större företag kan varje avdelning ha sin egen smĂ„kassa.
SmÄpengar Àr en nominell summa pengar som Àr lÀttillgÀnglig för att betala utgifter som Àr för smÄ för att förtjÀna att skriva en check eller anvÀnda ett kreditkort.
En smÄkassa kan anvÀndas för kontorsmaterial, kort till kunder, blommor, betala för en tillgodosedd lunch för anstÀllda eller ersÀtta anstÀllda för utgifter.
Petty cashs frÀmsta fördelar Àr att det Àr snabbt, bekvÀmt och enkelt att förstÄ och anvÀnda.
