pikkurahaa
Mikä on Petty Cash?
Pieni kassarahasto on pieni määrä yrityksen käteistä, jota pidetään usein käsillä (esim. lukitussa laatikossa tai laatikossa) pienten tai satunnaisten kulujen,. kuten toimistotarvikkeiden tai työntekijöiden korvausten, maksamiseen.
Pikkukassarahastolle tehdään määräajoin täsmäytykset, ja myös tapahtumat kirjataan tilinpäätökseen. Suuremmissa yrityksissä jokaisella osastolla voi olla oma pikkuraharahastonsa.
Petty Cash ymmärtäminen
Pikkukäteinen helpottaa pieniä tapahtumia, joissa shekin tai yrityksen luottokortin myöntäminen on kohtuutonta tai mahdotonta hyväksyä. Pieni määrä käteistä, jota yritys pitää pikkurahana, vaihtelee, ja monet yritykset pitävät 100–500 dollaria pikkuraharahastona. Esimerkkejä liiketoimista, joihin pikkuraharahastoa käytetään:
toimistotarvikkeet
Kortteja asiakkaille
Kukat
Lounaan maksaminen pienelle työntekijäjoukolle
Työntekijän pienten työhön liittyvien kulujen korvaaminen
Rahastoa valvovat pikkuraharahaston säilyttäjät. Säilöntätehtäviin kuuluu yleensä pikkurahasääntöjen ja -määräysten noudattaminen, täydennysten pyytäminen ja varojen jakaminen.
Petty Cashin vaatimukset
Pikkukassarahaston käyttö voi kiertää tiettyjä sisäisiä valvontatoimia. Pienikäteisen rahan saatavuus ei kuitenkaan tarkoita, että kuka tahansa voi käyttää sitä mihin tahansa tarkoitukseen. Monilla yrityksillä on tiukka sisäinen valvonta rahaston hallinnoinnissa. Usein muutamalla henkilöllä on oikeus hyväksyä maksuja, ja ne voivat tehdä niin vain yrityksen lailliseen toimintaan tai toimintaan liittyviin kuluihin.
Pikkukassanhoitaja voidaan määrätä antamaan sekki pikkukassan rahoittamiseksi ja tekemään asianmukaiset kirjanpitomerkinnät. Pikkukassanhoitajan tehtävänä on jakaa kassa- ja kuittikeräys kaikista ostoista tai varojen käytöstä. Kun pikkurahasumma pienenee, kuittien pitäisi kasvaa ja summautua nostettuun kokonaissummaan.
Kaksoisprosessi auttaa pitämään varat turvassa ja varmistamaan, että vain valtuutetuilla on pääsy niihin, kun käytössä on pikkukassa ja pikkukassan säilyttäjä.
Petty Cash -tallennus
Kun pikkuraharahasto on käytössä, pikkurahatapahtumat kirjataan edelleen tilinpäätökseen. Kirjanpitopäiväkirjamerkintöjä ei tehdä, kun ostot tehdään pikkurahalla. Päiväkirjakirjaukset kirjataan vain silloin, kun säilytysyhteisö tarvitsee lisää käteistä rahaa – ja kuittien vastineeksi saa uusia varoja. Päiväkirjamerkintä omaisuudenhoitajalle lisää käteistä on veloitus pikkukassalle ja hyvitys käteiseen.
Jos pulaa tai ylijäämää on, päiväkirjarivikirjaus kirjataan yli/lyhyt-tilille. Jos pikkuraharahasto on ohi, kirjataan hyvitys edustamaan voittoa. Jos pikkuraharahasto on lyhyt, kirjataan veloitus edustamaan tappiota. Yli- tai lyhyttiliä käytetään rahaston tasapainottamiseen täsmäytysvaiheessa.
Internal Revenue Service (IRS) suosittelee pikkurahalaskujen täyttämistä ja liittämistä kuitteihin pienten kassakulujen kirjaamiseksi ja dokumentoimiseksi.
Petty Cash yhteensovittaminen
Pikkukassarahasto täsmäytetään säännöllisesti sen varmistamiseksi, että rahaston saldo on oikea. Tyypillisesti, kun pikkurahasaldo putoaa ennalta määrätylle tasolle, säilytysmies hakee lisärahaa kassalta. Tällä hetkellä lasketaan kaikkien kuittien yhteissumma sen varmistamiseksi, että se vastaa pikkukassasta maksettuja varoja. Jos uusia varoja tarvitaan, kassa kirjoittaa uuden shekin pikkukassan rahoittamiseksi ja ottaa vastineeksi kuitit ostoista, jotka ovat kuluttaneet käteistä.
Täsmäytysprosessi varmistaa, että rahaston jäljellä oleva saldo on yhtä suuri kuin alkuperäisen saldon erotus vähennettynä kuiteissa ja laskuissa ilmoitetuilla kuluilla. Jos jäljellä oleva saldo on pienempi kuin sen pitäisi olla, on pulaa. Jos jäljellä oleva saldo on enemmän kuin sen pitäisi olla, kyseessä on ylijäämä. Vaikka pieniä poikkeamia voi olla, eron lähde tulee tunnistaa ja korjata, jos se on epätasapainossa.
Petty Cash vs. Käteisraha
"Petty cash" ja "cash of hand" kuulostavat paljon, ja ne menevät päällekkäin. Näistä kahdesta " käteinen " on yleisempi termi.
Pikkukäteisellä tarkoitetaan nimenomaan rahaa – kirjaimellisesti kolikoita ja seteleitä –, jota yritys pitää käsillä pieniä kuluja varten, yleensä koska käteisen käyttö on helpompaa kuin shekin tai luottokortin käyttäminen.
Käteinen käteinen on kaikki käytettävissä oleva käteinen yrityksellä tai likvideillä varoilla. Se voi olla todellista rahaa, kuten summia, joita et ole vielä tallettanut pankkiin, tai pienempiä seteleitä ja kolikoita, joita säilytät kassakoneessa vaihtorahaa varten. Tässä mielessä ero pikkurahasta viittaa siihen, missä säilytät rahaa ja miten käytät niitä – pienkäteinen on enemmän työntekijöiden liiketoiminnan sisäisiin tarpeisiin/kuluihin, ja käteisellä tarkoitetaan rahaa, joka on saatu tai hyvitetään asiakkaille.
Mutta käteisellä on suurempi merkitys kirjanpitoterminä. Rahoitusmaailmassa se viittaa myös yrityksen erittäin likvideihin varoihin – shekki- tai muilla pankkitileillä oleviin varoihin, rahamarkkinarahastoihin, lyhytaikaisiin velkainstrumentteihin tai muihin käteisvaroihin. Vaikka ei kirjaimellisesti käteistä, se on rahaa, jota voidaan käyttää helposti ja nopeasti, minkä vuoksi se on "kädessä".
Lyhyesti sanottuna: Kaikki pikkuraha on käteistä, mutta käteinen ei ole pikkurahaa.
Petty Cashin edut ja haitat
Pienellä rahalla on etunsa. Käteinen on monissa tapauksissa edelleen nopein, yksinkertaisin ja helpoin tapa maksaa asioita. Se toimii hyvin kattamaan pieniä improvisoituja kuluja – kuten tippiä pizzaa lounaskokoukseen tuovalle lapselle tai taksimatkan kotiin myöhässä työskenteleville työntekijöille. Se säästää vaivaa, joka aiheutuu ihmisten korvaamisesta tai heidän maksamisestaan työhön liittyvistä tavaroista.
Pienrahalla voi kattaa myös toistuvia mutta arkipäiväisiä kuluja, kuten maitoa toimistojääkaappiin, postimerkkejä tai siivoustarvikkeita.
Vaikka sen ei pitäisi olla tavanomainen käytäntö, pienellä käteisellä voidaan tehdä vaihtorahaa asiakkaille, jos kassa on lopussa.
Haittapuolena pikkukäteisen käyttömukavuus voi myös tehdä siitä ongelman ja riskin. Käteistä on vaikea turvata ja mahdotonta jäljittää; laskut häviävät helposti jälkiä jättämättä – vaikka olisitkin luonut huolellisen kuitti- tai kuponkijärjestelmän.
Tämä tuo meidät toiseen pikkurahavarojen epäkohtaan: niiden ylläpito, kirjanpito ja säännöllinen yhteensovittaminen edellyttävät jollekin ylimääräistä työtä. Tämä voi olla pieni haitta suurissa yrityksissä, joissa on toimistopäällikkö tai kirjanpitoosasto; pienyrityksille se saattaa aiheuttaa taakkaa.
Kaupalliset tapahtumat ovat yhä enemmän käteisvapaata – jopa pienissä vähittäiskaupoissa ja ravintoloissa, joissa ostokset ovat perinteisesti perustuneet vahvasti kolikoihin. Jotkut kriitikot sanovat, että pikkurahasta on tullut vanhentunut käsite. Luottokorttien, pankkikorttien, maksupalvelujen, kuten Venmo tai Paypal, sähköisten lompakon ja muiden kontaktittomien ostotapojen välissä on monia vaihtoehtoja, kuten käteinen – lisäetuina, että ne ovat jäljitettäviä, turvallisia ja vähemmän alttiita varkauksille.
Turvallisuusnäkökulma on usein tärkeä pienille yrityksille, jotka ovat pitkään pelänneet, että käteisen säilyttäminen on kutsu rikollisuuteen.
TTT
Petty Cash UKK
Mikä on Petty Cash ja mihin sitä käytetään?
Pikkuraha on rahaa, jota yritys tai yritys pitää käsillä pienten maksujen, ostosten ja hyvitysten suorittamiseen. Joko rutiinia tai odottamattomia, nämä ovat tapahtumia, joissa shekin kirjoittaminen tai luottokortin käyttö on epäkäytännöllistä tai hankalaa.
Miksi sitä kutsutaan Petty Cashiksi?
Englannin sana "petty" tulee ranskan sanasta petit, joka tarkoittaa "pientä" tai "pientä". Samoin "pieni" tarkoittaa vähäistä tai merkityksetöntä. Pienellä rahalla tarkoitetaan siis pientä rahasummaa, joka on varattu pieniin ostoihin tai suuriin kuluihin tai laskuihin.
Yksi ilmauksen varhaisimmista käyttötavoista on peräisin Benjamin Billingsleyn taloudenhoitoa koskevasta opetusteoksesta Neuvoja Lontoon naisille ja neitoille, joka on vuodelta 1678.
Mikä on esimerkki pikkurahasta?
Pienet rahat säilytetään yleensä laatikossa, lukkolaatikossa tai suuressa kirjekuoressa. Tyypillisiä käteisostoksia ovat mm.
Kahvia, karkkia tai välipaloja
Kukkia, syntymäpäiväkortteja tai muita pieniä lahjoja
Taksi- tai auton hinta
Pienet toimistotarvikkeet – kynät, pyyhekumit, nitojat jne.
tarjotut ateriat
Onko Petty Cash käteistä vastaavaa?
ei. Pikkuraha on todellista käteisrahaa: seteleitä ja kolikoita. Rahavarat ovat erittäin likvidejä arvopapereita ja muita omaisuuseriä, jotka voidaan helposti muuntaa käteiseksi: rahamarkkinarahastot, yritystodistukset tai lyhytaikaiset velat, kuten valtion velkasitoumukset.
Yrityksen tilinpäätöksessä pikkurahat on kuitenkin lueteltu taseen "Rahavarat" -osiossa. Joten nämä kaksi voidaan yhdistää siinä mielessä.
Kuinka tasapainotat kirjanpidon pikkurahaa?
Joka kerta kun kosketat pikkuraharahastoon – eli otat rahaa – on täytettävä kuitti tai kuponki. Tämä toimii kuittina, johon kirjataan noston summa, päivämäärä, tarkoitus ja muut tiedot. Nämä kuitit ovat yhä useammin sähköisiä, ja ne syötetään digitaaliseen laskentataulukkoon tai pääkirjaan. Mutta voi olla hyödyllistä säilyttää myös paperikuitit sekä ostokuitit tai maksut (jos mahdollista).
Määrätyn ajanjakson jälkeen - yleensä samaan aikaan joka kuukausi tai viikko - on aika sovittaa tai tasapainottaa pikkurahastotili. Merkitse ensin muistiin rahaston nykyinen määrä. Vähennä sitten tämä summa alkusaldosta. Tämä summa on tililtä kyseisen ajanjakson aikana nostettu kokonaissumma.
Laske seuraavaksi kaikkien maksamattomien kuittien (ja liitteenä olevien kuittien) summa yhteen. Tämän luvun tulee olla sama kuin nostettu summa, jonka olet laskenut tilin alku- ja loppusaldoista. Ja säilytyslaatikossasi tai laatikossasi olevan käteisen määrän tulee olla sama kuin tilin nykyinen saldo.
Jos ne eivät täsmää, sinun on tutkittava miksi: oliko matemaattinen virhe? puuttuuko kuitti tai onko se virheellinen?
Pikkukassatilin tasapainottaminen tapahtuu yleensä silloin, kun rahastoa on täydennettävä. Pikkukassanhoitaja tuo kaikki kuitit tai tositteet yrityksen kirjanpitäjälle, kassalle tai kirjanpitäjälle. Pikkukassakuitit kirjataan yrityksen pääkirjaan pikkukassatilin hyvityksiksi ja todennäköisesti veloitetaan useilta eri kulutililtä. Kun pikkurahastoa täydennetään, yleensä käyttämällä yrityksen myöntämää sekkiä, se kirjataan veloituksena pikkurahatilille ja hyvityksenä kassatilille.
Bottom Line
Pikkuraha on pieni määrä käteistä, jota pidetään yrityksen tai yrityksen tiloissa pienten kulujen ja tarpeiden maksamiseen – yleensä enintään muutama sata dollaria. Vaikka pikkurahaa on helppo ymmärtää ja käyttää, se on alttiina väärinkäytölle, se on helppo kadottaa ja alttiina varkaudelle. Jotkut kokevat, että pikkuraharahasto on nyky-yhteiskunnassa vanhentunut: pienille ostoksille on tarjolla runsaasti vaihtoehtoja, jotka ovat turvallisempia ja yhtä käteviä.
##Kohokohdat
Pikkukassarahastojen haittoja ovat niiden alttius varkauksille ja väärinkäytöksille sekä tarve seurata ja tasapainottaa niitä säännöllisesti.
Suuremmissa yrityksissä jokaisella osastolla voi olla oma pikkuraharahastonsa.
Pikkukäteinen on nimellinen rahasumma, joka on helposti saatavilla sellaisten kulujen maksamiseen, jotka ovat liian pieniä shekin kirjoittamiseen tai luottokortin käyttämiseen.
Pikkukassarahastosta voi ostaa toimistotarvikkeita, asiakaskortteja, kukkia, maksaa lounaan työntekijöille tai maksaa kulukorvauksia.
Petty cashin tärkeimmät edut ovat sen nopea, kätevä ja helppo ymmärtää ja käyttää.
