مبلغ صغير
ما هو المصروفات النثرية؟
صندوق المصروفات النثرية هو مبلغ صغير من أموال الشركة ، غالبًا ما يتم الاحتفاظ به في متناول اليد (على سبيل المثال ، في درج أو صندوق مغلق) ، لدفع المصاريف الطفيفة أو العرضية ، مثل اللوازم المكتبية أو تعويضات الموظفين.
سيخضع صندوق المصروفات النثرية لتسويات دورية ، مع تسجيل المعاملات أيضًا في البيانات المالية. في الشركات الكبيرة ، قد يكون لكل قسم صندوق المصروفات النثرية الخاص به.
فهم المصروفات النثرية
يوفر المصروفات النثرية الراحة للمعاملات الصغيرة التي يكون إصدار شيك أو بطاقة ائتمان خاصة بها غير معقول أو غير مقبول. سيختلف المبلغ النقدي الصغير الذي تعتبره الشركة صغيرًا ، حيث تحتفظ العديد من الشركات بما يتراوح بين 100 دولار و 500 دولار كصندوق مصروفات نثرية. تتضمن أمثلة المعاملات التي يستخدم فيها صندوق المصروفات النثرية ما يلي:
اللوازم المكتبية
بطاقات للعملاء
زهور
دفع ثمن وجبة غداء مخصصة لمجموعة صغيرة من الموظفين
تعويض الموظف عن المصاريف المتعلقة بالعمل الصغير
صندوق المصروفات النثرية للإشراف على الصندوق. تشمل واجبات الحراسة بشكل عام تطبيق قواعد وأنظمة المصروفات النثرية ، وطلب التجديدات ، وصرف الأموال.
متطلبات المصروفات النثرية
يمكن أن يؤدي استخدام صندوق المصروفات النثرية إلى التحايل على بعض الضوابط الداخلية. ومع ذلك ، فإن توافر المصروفات النثرية لا يعني أنه يمكن لأي شخص الوصول إليها لأي غرض. تستخدم العديد من الشركات ضوابط داخلية صارمة لإدارة الصندوق. في كثير من الأحيان ، يُصرح لعدد قليل من الأفراد بالموافقة على المدفوعات ولا يمكنهم القيام بذلك إلا للنفقات المتعلقة بالأنشطة أو العمليات المشروعة للشركة.
قد يتم تعيين أمين الصندوق النثري لإصدار الشيك لتمويل درج المصروفات النثرية وإجراء الإدخالات المحاسبية المناسبة. أمين المصروفات النثرية مكلف بتوزيع النقد وتحصيل الإيصالات لجميع المشتريات أو أي استخدامات للأموال. مع انخفاض إجمالي المصروفات النثرية ، يجب أن تزيد الإيصالات وتضيف ما يصل إلى إجمالي المبلغ المسحوب.
من خلال وجود أمين صندوق مصروفات نثرية وأمين مصروفات نثرية ، تساعد العملية المزدوجة في الحفاظ على الأموال آمنة والتأكد من أن المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إليها.
تسجيل المصروفات النثرية
عندما يكون صندوق المصروفات النثرية قيد الاستخدام ، لا تزال معاملات المصروفات النثرية مسجلة في البيانات المالية. لا يتم إجراء إدخالات دفتر يومية محاسبية عند إجراء عمليات شراء باستخدام المصروفات النثرية ، يتم تسجيل إدخالات دفتر اليومية فقط عندما يحتاج أمين الحفظ إلى مزيد من النقود - ومقابل الإيصالات ، يتلقى أموالاً جديدة. إدخال دفتر اليومية لمنح أمين الحفظ المزيد من النقد هو خصم لصندوق المصروفات النثرية وائتمان للنقد.
إذا كان هناك نقص أو زيادة ، يتم تسجيل إدخال سطر دفتر اليومية إلى حساب زائد / قصير. في حالة انتهاء صندوق المصروفات النثرية ، يتم إدخال ائتمان لتمثيل مكسب. إذا كان صندوق المصروفات النثرية قصيرًا ، يتم إدخال مدين لتمثيل خسارة. يتم استخدام الحساب الزائد أو القصير لفرض موازنة الصندوق عند التسوية.
توصي دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) بتقديم قسائم المصروفات النثرية وإرفاقها بالإيصالات لتسجيل وتوثيق مصروفات المصروفات النثرية.
تسوية المصروفات النثرية
تتم تسوية صندوق المصروفات النثرية بشكل دوري للتحقق من صحة رصيد الصندوق. عادةً ، نظرًا لانخفاض رصيد المصروفات النثرية إلى مستوى محدد مسبقًا ، يتقدم أمين الحفظ للحصول على أموال إضافية من أمين الصندوق. في هذا الوقت ، يتم حساب إجمالي جميع الإيصالات للتأكد من أنها تتطابق مع الأموال المصروفة من درج المصروفات النثرية. إذا كانت هناك حاجة إلى أموال جديدة ، يكتب أمين الصندوق شيكًا جديدًا لتمويل درج المصروفات النثرية ويأخذ ، في المقابل ، إيصالات المشتريات التي استنفدت النقد.
تضمن عملية التسوية أن الرصيد المتبقي للصندوق يساوي الفرق بين الرصيد الأصلي مطروحًا منه الرسوم المفصلة على الإيصالات والفواتير. إذا كان الرصيد المتبقي أقل مما ينبغي ، فهناك نقص. إذا كان الرصيد المتبقي أكبر مما ينبغي ، فهناك تجاوز. على الرغم من أنه يمكن أن تكون هناك اختلافات طفيفة ، عند عدم التوازن ، يجب تحديد مصدر التناقض وتصحيحه.
المصروفات النثرية مقابل النقد في الصندوق
تبدو "المصروفات النثرية" و "النقدية في متناول اليد" متشابهة إلى حد كبير ، وهما متداخلتان. من بين الاثنين ، " النقد في متناول اليد " هو المصطلح الأكثر عمومية.
تشير المصروفات النثرية على وجه التحديد إلى الأموال - حرفيًا ، العملات المعدنية والفواتير - التي تحتفظ بها الشركة لمصاريف صغيرة ، عادةً لأن استخدام النقود أسهل من استخدام شيك أو بطاقة ائتمان.
النقد المتوفر هو ** أي ** نقد يمكن الوصول إليه لدى الشركة أو الأموال السائلة. يمكن أن يكون على شكل أموال فعلية ، مثل المبالغ التي لم تقم بإيداعها بعد في البنك أو الفواتير والعملات المعدنية الصغيرة التي تحتفظ بها في السجل النقدي لإحداث تغيير للعملاء. في هذا المعنى ، يشير الاختلاف عن المصروفات النثرية إلى المكان الذي تحتفظ فيه بالمال ، وكيف تستخدمه - حيث تكون المصروفات النثرية أكثر لاحتياجات / نفقات العمل الداخلية من قبل الموظفين ، والنقد المتوفر يشير إلى الأموال المستلمة من أو يتم تعويضها للعملاء.
لكن النقد المتوفر له معنى أكبر ، كمصطلح محاسبة. في العالم المالي ، يشير أيضًا إلى أصول الشركة عالية السيولة - أموال في حسابات جارية أو حسابات بنكية أخرى ، أو صناديق سوق المال ، أو أدوات دين قصيرة الأجل ، أو معادلات نقدية أخرى. على الرغم من أنها ليست نقودًا بالمعنى الحرفي للكلمة ، إلا أنها أموال يمكن الوصول إليها بسهولة وسرعة ، وهذا هو سبب كونها "في متناول اليد".
باختصار: جميع المصروفات النثرية هي شكل من أشكال النقد في متناول اليد ، ولكن ليس النقد المتاح هو المصروفات النثرية.
مزايا وعيوب المصروفات النثرية
المصروفات النثرية لها مزاياها. يظل النقد ، في كثير من الحالات ، أسرع وأبسط وأسهل طريقة لدفع ثمن الأشياء. إنه يعمل جيدًا لتغطية النفقات المرتجلة الصغيرة - مثل إكرامية للطفل الذي يقدم البيتزا إلى اجتماع الغداء ، أو أجرة سيارة الأجرة إلى المنزل للموظفين الذين يعملون في وقت متأخر. إنه يوفر متاعب تعويض الأشخاص أو توقع أن يدفعوا من جيوبهم مقابل العناصر المتعلقة بالعمل.
يمكن أن تعمل المصروفات النثرية أيضًا مقابل نفقات متكررة ولكن عادية ، مثل الحليب لثلاجة المكتب أو الطوابع أو مستلزمات التنظيف.
على الرغم من أنه لا ينبغي أن تكون ممارسة معتادة ، إلا أنه يمكن استخدام المصروفات النثرية لإحداث تغيير للعملاء ، إذا كان هناك نقص في قيمة المصروفات النثرية.
على الجانب السلبي ، فإن راحة المصروفات النثرية يمكن أن تجعلها مشكلة ومخاطرة. من الصعب تأمين النقد ومن المستحيل تتبعه ؛ من السهل جدًا أن تختفي الفواتير بدون أثر - حتى إذا قمت بإنشاء نظام دقيق للإيصالات أو القسائم.
يقودنا هذا إلى عيب آخر من أموال المصروفات النثرية: الاحتفاظ بها ، وحفظ السجلات ، وتسويتها بانتظام ، كلها تتطلب عملًا إضافيًا لشخص ما. قد يكون هذا مصدر إزعاج بسيط في الشركات الكبيرة التي لديها مدير مكتب أو قسم محاسبة ؛ بالنسبة للشركات الصغيرة ، فقد يشكل ذلك عبئًا.
أصبحت المعاملات التجارية غير نقدية بشكل متزايد - حتى في صغار تجار التجزئة والمطاعم ، حيث تعتمد عمليات الشراء تقليديًا بشكل كبير على العملات المعدنية. يقول بعض النقاد إن المصروفات النثرية أصبحت مفهومًا عفا عليه الزمن. بين بطاقات الائتمان وبطاقات الخصم وخدمات الدفع مثل Venmo أو Paypal والمحافظ الإلكترونية وطرق أخرى غير تلامسية لشراء الأشياء ، توجد الكثير من البدائل البسيطة مثل النقود - مع مزايا إضافية تتمثل في كونها قابلة للتتبع وآمنة وأقل عرضة للسرقة.
غالبًا ما يكون الجانب الأمني مهمًا للشركات الصغيرة ، التي تخشى منذ فترة طويلة من أن الاحتفاظ بالنقود هو دعوة للجريمة.
TTT
الأسئلة الشائعة حول المصروفات النثرية
ما المقصود بالمصروفات النثرية ولماذا تستخدم؟
المصروفات النثرية هي الأموال التي تحتفظ بها شركة أو شركة لتسديد مدفوعات صغيرة وعمليات شراء وتسديد. سواء كانت روتينية أو غير متوقعة ، فهذه معاملات يكون فيها كتابة شيك أو استخدام بطاقة ائتمان أمرًا غير عملي أو غير مريح.
لماذا يسمى المصروفات النثرية؟
اشتقت الكلمة الإنجليزية "petty" من الكلمة الفرنسية ** petit ** ، والتي تعني "صغير" أو "صغير". وبالمثل ، فإن كلمة "تافه" تعني طفيف أو تافه. لذا فإن المصروفات النثرية تشير إلى مبلغ صغير من المال يتم وضعه جانباً لعمليات شراء تافهة أو قليلة ، على عكس المصاريف أو الفواتير الرئيسية.
يأتي أحد أقدم استخدامات هذه العبارة من عمل تعليمي عن التدبير المنزلي قام به بنيامين بيلينجسلي ، ** نصيحة للنساء والعذارى في لندن ** ، يعود تاريخه إلى عام 1678.
ما هو مثال على المصروفات النثرية؟
عادة ما يتم الاحتفاظ بالمصروفات النثرية في درج أو صندوق أمانات أو مظروف كبير. تشمل مشتريات المصروفات النثرية النموذجية ما يلي:
قهوة أو حلوى أو وجبات خفيفة
زهور أو بطاقات أعياد ميلاد أو هدايا صغيرة أخرى
أجرة الكابينة أو أجرة السيارة
اللوازم المكتبية الصغيرة - الأقلام والممحاة والدباسات وما إلى ذلك.
وجبات جاهزة
هل المصروفات النثرية مكافئة للنقدية؟
لا ، المصروفات النثرية هي أموال نقدية فعلية: الأوراق النقدية والعملات المعدنية. المكافئات النقدية هي أوراق مالية عالية السيولة وأصول أخرى يمكن تحويلها بسهولة إلى نقد: صناديق أسواق المال ، أو الأوراق التجارية ، أو الديون قصيرة الأجل ، مثل سندات الخزانة.
ومع ذلك ، في البيانات المالية للشركات ، يتم سرد المصروفات النثرية في قسم "النقدية وما يعادلها" من الميزانية العمومية. لذلك يمكن جمع الاثنين معًا بهذا المعنى.
كيف توازن المصروفات النثرية في المحاسبة؟
في كل مرة تقوم فيها بالاستفادة من صندوق المصروفات النثرية - أي سحب الأموال - يجب ملء قسيمة أو قسيمة. يعمل هذا كإيصال وتسجيل مبلغ السحب والتاريخ والغرض وتفاصيل أخرى. على نحو متزايد ، تكون هذه القسائم إلكترونية ، ويتم إدخالها في جدول بيانات رقمي أو دفتر الأستاذ. ولكن قد يكون من المفيد الاحتفاظ بالقسائم الورقية أيضًا ، جنبًا إلى جنب مع الإيصالات من المشتريات أو المدفوعات (إن أمكن).
بعد فترة زمنية محددة - عادةً ، في نفس الوقت كل شهر أو أسبوع - حان الوقت لتسوية أو موازنة حساب الصندوق الصغير. أولا ، لاحظ المبلغ الحالي في الصندوق. ثم اطرح هذا المبلغ من رصيد البداية. هذا المبلغ هو إجمالي المبلغ المسحوب من الحساب خلال تلك الفترة الزمنية.
بعد ذلك ، قم بإجمالي مبلغ جميع القسائم المعلقة (بالإضافة إلى الإيصالات المرفقة). يجب أن يكون هذا الرقم هو نفس المبلغ المسحوب الذي قمت بحسابه من أرصدة بداية الحساب ونهايته. ويجب أن يكون المبلغ النقدي الموجود في صندوق التخزين أو الدرج هو نفس الرصيد الحالي للحساب.
إذا لم تتطابق ، فسيتعين عليك التحقق من السبب: هل كان هناك خطأ رياضي؟ هل الإيصال مفقود أم غير صحيح؟
عادة ما تحدث موازنة حساب المصروفات النثرية عندما يحتاج الصندوق إلى التجديد. يقوم أمين المصروفات النثرية بإحضار جميع القسائم أو القسائم إلى محاسب الشركة أو أمين الصندوق أو محاسبها. يتم تسجيل إيصالات المصروفات النثرية في دفتر الأستاذ العام للشركة كائتمانات لحساب المصروفات النثرية ، وربما المدينين إلى عدة حسابات مصروفات مختلفة. عندما يتم تجديد الصندوق النثرية ، عادةً عن طريق السحب على شيك صادر عن الشركة ، يتم تسجيله كخصم في حساب المصروفات النثرية وكائتمان في الحساب النقدي.
الخط السفلي
المصروفات النثرية عبارة عن مبلغ نقدي صغير يتم الاحتفاظ به في مقر الشركة أو الشركة لدفع المصاريف والاحتياجات البسيطة - عادة لا تزيد عن بضع مئات من الدولارات. في حين أنه من السهل فهمها واستخدامها ، إلا أن المصروفات النثرية معرضة للإساءة ، ومن السهل أن تفقد أثرها ، وتكون عرضة للسرقة. يشعر البعض أن صندوق المصروفات النثرية في المجتمع المعاصر عفا عليه الزمن: هناك الكثير من البدائل للمشتريات الصغيرة التي تعتبر أكثر أمانًا وملاءمة.
يسلط الضوء
من عيوب الصناديق النثرية تعرضها للسرقة وسوء الاستخدام ، وضرورة مراقبتها وموازنتها بشكل دوري.
في الشركات الكبيرة ، قد يكون لكل قسم صندوق المصروفات النثرية الخاص به.
المصروفات النثرية هي مبلغ رمزي من المال يمكن الوصول إليه بسهولة لدفع النفقات الصغيرة جدًا بحيث لا تستحق كتابة شيك أو استخدام بطاقة ائتمان.
يمكن استخدام صندوق المصروفات النثرية للوازم المكتبية ، وبطاقات العملاء ، والزهور ، ودفع تكاليف غداء مهيأ للموظفين ، أو تعويض الموظفين عن النفقات.
تتمثل المزايا الرئيسية للمصروفات النثرية في أنها سريعة ومريحة وسهلة الفهم والاستخدام.
