Piccoli soldi

Che cos'è la piccola cassa?

Un piccolo fondo di cassa è una piccola somma di denaro dell'azienda, spesso tenuta a portata di mano (ad es. in un cassetto o in una scatola chiusa a chiave), per pagare spese minori o accessorie,. come forniture per ufficio o rimborsi per i dipendenti.

Un fondo di piccola cassa sarà oggetto di periodiche riconciliazioni, con transazioni registrate anche in bilancio. Nelle società più grandi, ogni dipartimento potrebbe avere il proprio piccolo fondo di cassa.

Capire i piccoli contanti

I piccoli contanti offrono comodità per piccole transazioni per le quali l'emissione di un assegno o di una carta di credito aziendale è irragionevole o inaccettabile. La piccola quantità di denaro che un'azienda considera insignificante varierà, con molte aziende che mantengono tra $ 100 e $ 500 come fondo di piccola cassa. Esempi di transazioni per le quali viene utilizzato un fondo di piccola cassa includono:

• Forniture per ufficio

• Carte per i clienti

• Fiori

• Pagare un pranzo con catering per un piccolo gruppo di dipendenti

• Rimborsare un dipendente per piccole spese legate al lavoro

depositari del fondo di cassa sono nominati per supervisionare il fondo. I doveri di custodia generalmente includono l'applicazione di regole e regolamenti sulla piccola cassa, la richiesta di rifornimenti e l'erogazione di fondi.

Requisiti per piccoli contanti

L'uso di un piccolo fondo di cassa può aggirare alcuni controlli interni. Tuttavia, la disponibilità di piccoli contanti non significa che sia accessibile per qualsiasi scopo da qualsiasi persona. Molte aziende impiegano severi controlli interni per gestire il fondo. Spesso pochi soggetti sono autorizzati ad approvare erogazioni e possono farlo solo per spese legate ad attività o operazioni aziendali legittime.

Un piccolo cassiere potrebbe essere incaricato di emettere l'assegno per finanziare il piccolo cassetto di cassa e fare le registrazioni contabili appropriate. Il piccolo custode del contante è incaricato di distribuire il contante e di raccogliere le ricevute per tutti gli acquisti o qualsiasi utilizzo dei fondi. Man mano che il totale della piccola cassa diminuisce, le entrate dovrebbero aumentare e sommarsi all'importo totale prelevato.

Avendo un piccolo cassiere e un custode di piccola cassa, il doppio processo aiuta a mantenere i fondi al sicuro e garantire che solo le persone autorizzate abbiano accesso ad essi.

Registrazione di piccoli contanti

Quando è in uso un fondo di piccola cassa, le operazioni di piccola cassa sono ancora registrate nel bilancio. Non vengono effettuate registrazioni prima nota contabili quando gli acquisti vengono effettuati utilizzando la piccola cassa, è solo quando il custode ha bisogno di più contanti e, in cambio delle ricevute, riceve nuovi fondi, che le registrazioni prima nota vengono registrate. La registrazione prima nota per dare più contanti al custode è un addebito al fondo di piccola cassa e un credito in contanti.

In caso di carenza o eccedenza, una voce di prima nota viene registrata in un conto over/short. Se il fondo di piccola cassa è esaurito, viene inserito un credito per rappresentare un guadagno. Se il fondo di piccola cassa è corto, viene inserito un debito per rappresentare una perdita. Il conto over o short viene utilizzato per bilanciare forzatamente il fondo al momento della riconciliazione.

L'Internal Revenue Service (IRS) raccomanda di compilare piccoli scontrini di cassa e di allegarli alle ricevute per registrare e documentare le piccole spese di cassa.

Riconciliare la piccola cassa

Il fondo di piccola cassa viene riconciliato periodicamente per verificare che il saldo del fondo sia corretto. In genere, quando il saldo di piccola cassa scende a un livello prestabilito, il custode richiede contanti aggiuntivi dal cassiere. In questo momento, il totale di tutte le ricevute viene calcolato per garantire che corrisponda ai fondi erogati dalla piccola cassa. Se sono necessari nuovi fondi, il cassiere emette un nuovo assegno per finanziare la piccola cassa e prende, in cambio, le ricevute degli acquisti che hanno esaurito la liquidità.

Il processo di riconciliazione garantisce che il saldo residuo del fondo corrisponda alla differenza tra il saldo originale meno gli oneri dettagliati su ricevute e fatture. Se il saldo residuo è inferiore a quello che dovrebbe essere, c'è una carenza. Se il saldo residuo è superiore a quello che dovrebbe essere, c'è un eccesso. Sebbene possano esserci variazioni minori, se sbilanciate, la fonte della discrepanza dovrebbe essere identificata e corretta.

Piccoli contanti contro contanti a portata di mano

"Piccoli contanti" e "contanti in mano" suonano molto simili e si sovrappongono. Dei due, " contanti in mano " è il termine più generico.

I piccoli contanti si riferiscono specificamente al denaro, letteralmente monete e banconote, che un'azienda tiene a portata di mano per piccole spese, di solito perché usare contanti è più facile che usare un assegno o una carta di credito.

Il contante disponibile è qualsiasi contante accessibile dell'azienda o dei fondi liquidi. Può essere sotto forma di denaro reale, come importi che non hai ancora depositato in banca o banconote e monete più piccole che tieni nel registratore di cassa per fare il resto per i clienti. In questo senso, la differenza dalla piccola cassa si riferisce a dove tieni il denaro e come lo stai utilizzando, con la piccola cassa che è più per le esigenze/spese aziendali interne dei dipendenti e il contante si riferisce ai fondi ricevuti da o essere rimborsati ai clienti.

Ma il contante a portata di mano ha un significato più ampio, come termine contabile. Nel mondo finanziario, si riferisce anche alle attività altamente liquide di una società: fondi in conti correnti o altri conti bancari, fondi del mercato monetario, strumenti di debito a breve termine o altri mezzi equivalenti. Sebbene non sia letteralmente denaro contante, è denaro a cui è possibile accedere facilmente e rapidamente, motivo per cui è "a portata di mano".

In breve: tutti i piccoli contanti sono una forma di contanti in mano, ma non i contanti in mano sono piccoli contanti.

Vantaggi e svantaggi di Petty Cash

La piccola cassa ha i suoi vantaggi. I contanti, in molti casi, rimangono il modo più rapido, semplice e facile per pagare le cose. Funziona bene per coprire piccole spese estemporanee, come una mancia per il bambino che consegna le pizze alla riunione del pranzo o il biglietto del taxi a casa per i dipendenti che lavorano fino a tardi. Risparmia il fastidio di rimborsare le persone o aspettarsi che paghino di tasca propria per articoli legati al lavoro.

I piccoli contanti possono anche funzionare per spese frequenti ma banali, come il latte per il frigorifero dell'ufficio, i francobolli o i prodotti per la pulizia.

Anche se non dovrebbe essere una pratica abituale, i piccoli contanti in un pizzico possono essere utilizzati per fare il resto per i clienti, se la cassa sta finendo.

Sul lato negativo, la comodità della piccola cassa può anche renderla un problema e un rischio. Il denaro è difficile da proteggere e impossibile da rintracciare; è molto facile che le fatture scompaiano senza lasciare traccia, anche se hai stabilito un accurato sistema di ricevute o voucher.

Questo ci porta a un altro inconveniente dei piccoli fondi in contanti: mantenerli, tenere registri e riconciliarli regolarmente, comportano tutti lavoro extra per qualcuno. Questo può essere un piccolo fastidio nelle grandi aziende con un responsabile dell'ufficio o un dipartimento di contabilità; per le piccole imprese, potrebbe creare un onere.

Le transazioni commerciali sono sempre più senza contanti, anche presso piccoli rivenditori e ristoranti, dove gli acquisti tradizionalmente si basano molto sulle monete. La piccola cassa è diventata un concetto antiquato, dicono alcuni critici. Tra carte di credito, carte di debito, servizi di pagamento come Venmo o Paypal, portafogli elettronici e altri modi contactless per acquistare cose, esistono molte alternative semplici come i contanti, con l'ulteriore vantaggio di essere tracciabili, sicuri e meno soggetti a furto.

L'aspetto della sicurezza è spesso importante per le piccole aziende, che da tempo temono che tenere denaro contante sia un invito alla criminalità.

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Domande frequenti sui piccoli contanti

Che cos'è il Petty Cash e a cosa serve?

La piccola cassa è il denaro che un'azienda o un'azienda tiene a disposizione per effettuare piccoli pagamenti, acquisti e rimborsi. Di routine o inaspettate, si tratta di transazioni per le quali scrivere un assegno o utilizzare una carta di credito è poco pratico o scomodo.

Perché si chiama Petty Cash?

La parola inglese "piccolo" deriva dal francese petit, che significa "piccolo" o "piccolo". Allo stesso modo, "piccolo" significa minore o insignificante. Quindi la piccola contante si riferisce a una piccola somma di denaro messa da parte per sciocchezze o piccoli acquisti, al contrario di grandi spese o bollette.

Uno dei primi usi della frase deriva da un lavoro educativo sulle pulizie di Benjamin Billingsley, Consigli alle donne e alle fanciulle di Londra, che risale al 1678.

Qual è un esempio di Petty Cash?

I piccoli contanti vengono solitamente conservati in un cassetto, in una cassetta di sicurezza o in una busta grande. I tipici piccoli acquisti in contanti includono:

• Caffè, caramelle o snack

• Fiori, biglietti d'auguri o altri piccoli regali

• Tariffa taxi o tariffa auto

• Piccole forniture per ufficio: penne, gomme da cancellare, cucitrici, ecc.

• Pasti preparati

Petty Cash è un equivalente in contanti?

No. Il piccolo contante è denaro contante reale: banconote e monete. I mezzi equivalenti sono titoli altamente liquidi e altre attività che possono essere facilmente convertite in contanti: fondi del mercato monetario, carta commerciale o debito a breve termine, come i buoni del Tesoro.

Tuttavia, nei bilanci aziendali, la piccola cassa è elencata nella sezione "Disponibilità liquide e mezzi equivalenti" dello stato patrimoniale. Quindi i due possono essere raggruppati insieme in questo senso.

Come si bilanciano i piccoli contanti in contabilità?

Ogni volta che attingi a un piccolo fondo di cassa, ovvero prendi denaro, dovrebbe essere compilato un tagliando o un buono. Questo funge da ricevuta, registrando l'importo del prelievo, la data, lo scopo e altri dettagli. Sempre più spesso, questi tagliandi sono elettronici, inseriti in un foglio di calcolo digitale o in un libro mastro. Ma può essere utile conservare anche i tagliandi cartacei, insieme alle ricevute degli acquisti o dei pagamenti (se possibile).

Dopo un intervallo designato, di solito alla stessa ora ogni mese o settimana, è il momento di riconciliare o bilanciare il conto della piccola cassa. Innanzitutto, annota l'importo corrente nel fondo. Quindi, sottrai questo importo dal saldo iniziale. Questa somma è il totale prelevato dal conto durante quel periodo di tempo.

Successivamente, somma l'importo di tutti gli scontrini in sospeso (più le ricevute allegate). Questa cifra dovrebbe essere la stessa della somma prelevata calcolata dal saldo iniziale e finale del conto. E la quantità di contanti che hai nel tuo contenitore o cassetto dovrebbe essere la stessa del saldo corrente del conto.

Se non corrispondono, dovrai indagare sul perché: c'è stato un errore matematico? è una ricevuta mancante o errata?

Il bilanciamento del conto di piccola cassa di solito si verifica quando il fondo deve essere reintegrato. Il piccolo custode di contanti porta tutti i tagliandi o i buoni al contabile, al cassiere o al contabile dell'azienda. Le piccole ricevute di cassa vengono registrate nella contabilità generale dell'azienda come crediti sul conto di piccola cassa e probabilmente addebiti su diversi conti spese. Quando il piccolo fondo viene reintegrato, di solito attingendo a un assegno emesso dalla società, viene registrato come un addebito sul conto di piccola cassa e un credito sul conto di cassa.

La linea di fondo

La piccola cassa è una piccola quantità di denaro che viene conservata nei locali di un'azienda o di un'azienda per pagare spese e bisogni minori, di solito non più di poche centinaia di dollari. Sebbene sia facile da capire e semplice da usare, la piccola moneta è soggetta ad abusi, facile da perdere di vista e vulnerabile al furto. Alcuni ritengono che nella società contemporanea il piccolo fondo cassa sia fuori moda: esistono molte alternative per piccoli acquisti più sicuri e altrettanto convenienti.

Mette in risalto

• Gli svantaggi dei piccoli fondi di cassa includono la loro vulnerabilità al furto e all'uso improprio e la necessità di monitorarli e bilanciarli periodicamente.

• Nelle grandi aziende, ogni dipartimento potrebbe avere il proprio piccolo fondo di cassa.

• La piccola cassa è un importo nominale di denaro facilmente accessibile per il pagamento di spese troppo piccole per meritare la scrittura di un assegno o l'utilizzo di una carta di credito.

• Un piccolo fondo di cassa può essere utilizzato per forniture d'ufficio, carte per i clienti, fiori, per pagare un pranzo per i dipendenti o rimborsare i dipendenti per le spese.

• I principali vantaggi di Petty Cash sono che è veloce, conveniente e facile da capire e da usare.