småpenger

Hva er småpenger?

Et småpengerfond er en liten mengde bedriftskontanter, ofte oppbevart (f.eks. i en låst skuff eller boks), for å betale for mindre eller tilfeldige utgifter,. for eksempel kontorrekvisita eller ansattes refusjon.

Et småpengerfond vil gjennomgå periodiske avstemminger, med transaksjoner også registrert i regnskapet. I større selskaper kan hver avdeling ha sitt eget småpengefond.

Forstå småpenger

Småpenger er praktiske for små transaksjoner der det er urimelig eller uakseptabelt å utstede en sjekk eller et bedriftskredittkort. Den lille mengden kontanter som et selskap anser som småpenger vil variere, med mange selskaper som holder mellom $100 og $500 som et småpengerfond. Eksempler på transaksjoner som småpenger brukes til inkluderer:

• kontorrekvisita

• Kort til kunder

• Blomster

• Betale for en servert lunsj for en liten gruppe ansatte

• Refusjon til en ansatt for små arbeidsrelaterte utgifter

Forvaltere av småpenger er oppnevnt til å føre tilsyn med fondet. Forvaringspliktene inkluderer generelt å håndheve regler og forskrifter for småpenger, be om påfyll og dispensere midler.

Krav til småpenger

Bruk av småpenger kan omgå visse interne kontroller. Tilgjengeligheten av småpenger betyr imidlertid ikke at enhver person kan få tilgang til dem for ethvert formål. Mange selskaper har strenge internkontroller for å forvalte fondet. Ofte er noen få personer autorisert til å godkjenne utbetalinger og kan bare gjøre det for utgifter knyttet til legitime virksomheter eller operasjoner.

En småkasserer kan bli tildelt å utstede sjekken for å finansiere småkasseskuffen og foreta de riktige regnskapsoppføringene. Depotmottakeren er ansvarlig for å distribuere kontanter og kvitteringer for alle kjøp eller bruk av midlene. Når summen av småpenger synker, bør kvitteringene øke og summere seg til det totale beløpet som trekkes ut.

Ved å ha en småkasse og en småkasseforvalter, bidrar den doble prosessen til å holde midlene sikre og sikre at kun de autoriserte har tilgang til dem.

Opptak av småpenger

Når et småpengerfond er i bruk, blir småpengetransaksjoner fortsatt registrert i regnskapet. Det foretas ingen regnskapsjournalposter når kjøp gjøres med småpenger, det er bare når depotmottakeren trenger mer kontanter - og i bytte mot kvitteringene mottar nye midler - at journalpostene blir registrert. Journalposten for å gi depotmottakeren mer kontanter er en debet til småkassen og en kreditering til kontanter.

Hvis det er mangel eller overskudd, blir en journalpost registrert på en over-/kortkonto. Hvis småpengefondet er over, føres en kreditt for å representere en gevinst. Hvis småpengefondet er kort, føres en debet for å representere et tap. Over- eller shortkontoen brukes til å tvinge balansering av fondet ved avstemming.

Internal Revenue Service (IRS) anbefaler å fylle ut småpenger og legge dem ved kvitteringer for å registrere og dokumentere småpengeutgifter.

Avstemming av småpenger

Småkassefondet avstemmes med jevne mellomrom for å verifisere at saldoen i fondet er riktig. Vanligvis, ettersom småkassesaldoen faller til et forhåndsinnstilt nivå, søker depotmottakeren om ytterligere kontanter fra kassereren. På dette tidspunktet beregnes summen av alle kvitteringene for å sikre at den samsvarer med de utbetalte midlene fra småkasseskuffen. Hvis det trengs nye midler, skriver kassereren en ny sjekk for å finansiere småkasseskuffen og tar, i bytte, kvitteringene fra kjøpene som tømte kontantene.

Avstemmingsprosessen sikrer at fondets gjenværende saldo er lik differansen mellom den opprinnelige saldoen minus gebyrer som er beskrevet på kvitteringer og fakturaer. Hvis gjenstående saldo er mindre enn hva den burde være, er det mangel. Hvis den gjenværende saldoen er mer enn hva den burde være, er det et overskudd. Selv om det kan være mindre avvik, bør kilden til avviket identifiseres og korrigeres når den er ubalansert.

Petty Cash vs. Kontanter i lomma

"Småpenger" og "cash on hand" høres mye ut som, og de overlapper hverandre. Av de to er " penger på hånden " det mer generiske begrepet.

Småpenger refererer spesifikt til penger - bokstavelig talt, mynter og sedler - som et selskap har for hånden for små utgifter, vanligvis fordi det er enklere å bruke kontanter enn å bruke en sjekk eller kredittkort.

Kontanter på hånden er alle tilgjengelige kontanter bedriften eller likvide midler har. Det kan være i form av faktiske penger, som beløp du ennå ikke har satt inn i banken eller mindre sedler og mynter som du oppbevarer i kassaapparatet for å gjøre endringer for kundene. I denne betydningen refererer forskjellen fra småpenger til hvor du oppbevarer pengene, og hvordan du bruker dem – med småpenger er mer for interne forretningsbehov/utgifter av ansatte, og kontanter i hånden refererer til midler mottatt fra eller blir refundert til kunder.

Men kontanter på hånden har en større betydning, som et regnskapsbegrep. I finansverdenen refererer det også til et selskaps svært likvide eiendeler - midler på sjekker eller andre bankkontoer, pengemarkedsfond, kortsiktige gjeldsinstrumenter eller andre kontantekvivalenter. Selv om det ikke bokstavelig talt er kontanter, er det penger som enkelt og raskt kan fås tilgang til, og det er derfor de er "for hånden".

Kort sagt: Alle småpenger er en form for kontanter på hånden, men ikke kontanter er småpenger.

Fordeler og ulemper med småpenger

Småpenger har sine fordeler. Kontanter er i mange tilfeller fortsatt den raskeste, enkleste og enkleste måten å betale for ting på. Det fungerer godt å dekke små improviserte utgifter – som et tips til barnet som leverer pizza til lunsjmøtet, eller drosjereise hjem til ansatte som jobber sent. Det sparer bryet med å refundere folk eller forvente at de skal betale ut av lommen for arbeidsrelaterte ting.

Småpenger kan også fungere for hyppige, men verdslige utgifter, som melk til kontorkjøleskapet, frimerker eller rengjøringsmateriell.

Selv om det ikke burde være en vanlig praksis, kan småpenger i en klemme brukes til å gjøre vekslepenger for kunder, hvis kassen er kort.

På minussiden kan bekvemmeligheten av småpenger også gjøre det til et problem og en risiko. Kontanter er vanskelig å sikre og umulig å spore; det er veldig lett for regninger å forsvinne sporløst – selv om du har etablert et nøye system med kvitteringer eller bilag.

Dette bringer oss til en annen ulempe med småpenger: Å vedlikeholde dem, føre journaler og avstemme dem regelmessig, alt innebærer ekstra arbeid for noen. Dette kan være en liten plage i store firmaer med en kontorsjef eller regnskapsavdeling; for små bedrifter kan det skape en byrde.

Kommersielle transaksjoner er i økende grad kontantløse – selv hos små forhandlere og restauranter, der kjøp tradisjonelt har vært avhengige av mynter. Småpenger har blitt et utdatert konsept, sier noen kritikere. Mellom kredittkort, debetkort, betalingstjenester som Venmo eller Paypal, elektroniske lommebøker og andre kontaktløse måter å kjøpe ting på, finnes det mange alternativer enkle som kontanter – med de ekstra fordelene av å være sporbare, sikre og mindre utsatt for tyveri.

Sikkerhetsaspektet er ofte viktig for små bedrifter, som lenge har fryktet at det å holde kontanter rundt er en invitasjon til kriminalitet.

TTT

Vanlige spørsmål om småpenger

Hva er småpenger og hva brukes det til?

Småpenger er pengene som en bedrift eller et selskap har for hånden for å foreta små betalinger, kjøp og refusjoner. Enten rutinemessig eller uventet, dette er transaksjoner der det er upraktisk eller upraktisk å skrive en sjekk eller bruke kredittkort.

Hvorfor kalles det småpenger?

Det engelske ordet «smålig» stammer fra det franske petit, som betyr «liten» eller «liten». På samme måte betyr "smålig" mindre eller ubetydelig. Så småpenger refererer til en liten sum penger som er satt av til små eller små kjøp, i motsetning til store utgifter eller regninger.

En av de tidligste brukene av uttrykket kommer fra et pedagogisk arbeid om husholdning av Benjamin Billingsley, Advice to the women and maidens of London, som dateres til 1678.

Hva er et eksempel på småpenger?

Småpenger oppbevares vanligvis i en skuff, låseboks eller stor konvolutt. Typiske småpengerkjøp inkluderer:

• Kaffe, godteri eller snacks

• Blomster, bursdagskort eller andre små gaver

• Drosjetakst eller bilpris

• Små kontorrekvisita – penner, viskelær, stiftemaskiner osv.

• serverte måltider

Er småpenger en kontantekvivalent?

Nei. Småpenger er faktiske kontanter: sedler og mynter. Kontantekvivalenter er svært likvide verdipapirer og andre eiendeler som enkelt kan konverteres til kontanter: pengemarkedsfond, sertifikater eller kortsiktig gjeld, som statskasseveksler.

På selskapsregnskap er imidlertid småpenger oppført i delen "Kontanter og kontantekvivalenter" i balansen. Så de to kan settes sammen i den forstand.

Hvordan balanserer du småpenger i regnskap?

Hver gang du benytter deg av et småpengerfond – det vil si tar ut penger – skal en kupong eller kupong fylles ut. Dette fungerer som en kvittering, og logger beløpet på uttaket, datoen, formålet og andre detaljer. I økende grad er disse lappene elektroniske, lagt inn i et digitalt regneark eller reskontro. Men det kan være nyttig å oppbevare papirlapper også, sammen med kvitteringer fra kjøpene eller betalingene (hvis mulig).

Etter et bestemt intervall – vanligvis samme tid hver måned eller uke – er det på tide å avstemme eller balansere småfondkontoen. Legg først merke til gjeldende beløp i fondet. Trekk deretter dette beløpet fra startsaldoen. Denne summen er summen som er trukket fra kontoen i løpet av den tidsperioden.

Deretter summerer du beløpet for alle utestående sedler (pluss vedlagte kvitteringer). Dette tallet skal være det samme som den utbetalte summen du beregnet fra start- og sluttsaldoene på kontoen. Og mengden kontanter du har i oppbevaringsboksen eller skuffen skal være den samme som gjeldende saldo på kontoen.

Hvis de ikke stemmer overens, må du undersøke hvorfor: var det en matematisk feil? mangler en kvittering eller er feil?

Balansering av småkassekontoen skjer vanligvis når fondet må fylles på. Småkassen bringer alle lappene eller bilagene til virksomhetens bokholder, kasserer eller regnskapsfører. Småkassekvitteringene logges inn i selskapets hovedbok som kreditering til Småkassekontoen, og debiteres sannsynligvis flere ulike utgiftskonti. Når småfondet fylles på, vanligvis ved å trekke på en sjekk utstedt av selskapet, registreres det som en debet til småkassekontoen og en kreditering til kontantkontoen.

Bunnlinjen

Småpenger er en liten mengde kontanter som holdes på en bedrift eller bedrifts lokaler for å betale for mindre utgifter og behov - vanligvis ikke mer enn noen få hundre dollar. Selv om det er lett å forstå og enkelt å bruke, er småpenger utsatt for misbruk, lett å miste oversikten over og sårbare for tyveri. Noen føler at i dagens samfunn er småpengefondet utdatert: det finnes mange alternativer for små kjøp som er tryggere og like praktiske.

##Høydepunkter

– Ulempene med småpenger inkluderer deres sårbarhet for tyveri og misbruk, og behovet for å overvåke og balansere dem med jevne mellomrom.

– I større selskaper kan hver avdeling ha sitt eget småpengefond.

• Småpenger er et nominelt beløp som er lett tilgjengelig for å betale utgifter som er for små til å fortjene å skrive en sjekk eller bruke kredittkort.

– Et småpenger kan brukes til kontorrekvisita, kort til kunder, blomster, betaling for servert lunsj for ansatte, eller dekning av ansatte for utgifter.

– De viktigste fordelene til småpenger er at det er raskt, praktisk og enkelt å forstå og bruke.