Pengurusan projek

Apakah itu Pengurusan Projek?

Pengurusan projek melibatkan perancangan dan organisasi sumber syarikat untuk menggerakkan tugas, acara atau tugas tertentu ke arah penyiapan. Ia boleh melibatkan projek sekali sahaja atau aktiviti berterusan, dan sumber yang diuruskan termasuk kakitangan, kewangan, teknologi dan harta intelek.

Pengurusan projek sering dikaitkan dengan bidang kejuruteraan dan pembinaan dan, kebelakangan ini, penjagaan kesihatan dan teknologi ion maklumat (IT), yang biasanya mempunyai set komponen kompleks yang perlu disiapkan dan dipasang dalam satu set fesyen untuk mencipta produk yang berfungsi.

Tidak kira apa industri itu, pengurus projek cenderung mempunyai tugas yang hampir sama: untuk membantu menentukan matlamat dan objektif projek dan menentukan bila pelbagai komponen projek akan disiapkan dan oleh siapa. Mereka juga membuat semakan kawalan kualiti untuk memastikan komponen yang telah siap memenuhi piawaian tertentu.

Memahami Pengurusan Projek

Secara umumnya, proses pengurusan projek merangkumi peringkat berikut: perancangan, permulaan, pelaksanaan, pemantauan dan penutupan.

Dari awal hingga akhir, setiap projek memerlukan rancangan yang menggariskan bagaimana perkara itu akan turun, bagaimana ia akan dibina dan bagaimana ia akan selesai. Sebagai contoh, dalam seni bina, pelan itu bermula dengan idea, berkembang kepada lukisan, dan bergerak ke penggubalan pelan tindakan, dengan beribu-ribu kepingan kecil disatukan di antara setiap langkah. Arkitek hanya seorang yang menyediakan satu kepingan teka-teki. Pengurus projek menyusun semuanya.

Setiap projek biasanya mempunyai bajet dan jangka masa. Pengurusan projek memastikan semuanya berjalan lancar, tepat pada masanya dan mengikut bajet. Ini bermakna apabila jangka masa yang dirancang akan berakhir, pengurus projek boleh memastikan semua ahli pasukan bekerja pada projek untuk diselesaikan mengikut jadual.

Jenis Pengurusan Projek

Banyak jenis pengurusan projek telah dibangunkan untuk memenuhi keperluan khusus industri atau jenis projek tertentu. Mereka termasuk yang berikut:

1. Pengurusan Projek Air Terjun

Ini serupa dengan pengurusan projek tradisional tetapi termasuk kaveat bahawa setiap tugasan perlu diselesaikan sebelum tugasan seterusnya bermula. Langkah adalah linear dan kemajuan mengalir dalam satu arah—seperti air terjun. Oleh sebab itu, perhatian kepada urutan tugas dan garis masa adalah sangat penting dalam pengurusan projek jenis ini. Selalunya, saiz pasukan yang bekerja pada projek akan berkembang apabila tugas yang lebih kecil selesai dan tugas yang lebih besar bermula.

2. Pengurusan Projek Tangkas

Industri perisian komputer adalah salah satu yang pertama menggunakan metodologi ini. Dengan asas yang berasal dari 12 prinsip teras Manifesto Agile, pengurusan projek tangkas ialah proses berulang yang tertumpu pada pemantauan berterusan dan peningkatan hasil. Pada terasnya, hasil penghantaran berkualiti tinggi adalah hasil daripada menyediakan nilai pelanggan, interaksi pasukan dan menyesuaikan diri dengan keadaan perniagaan semasa.

Pengurusan projek tangkas tidak mengikut pendekatan peringkat demi peringkat yang berurutan. Sebaliknya, fasa projek diselesaikan secara selari antara satu sama lain oleh pelbagai ahli pasukan dalam organisasi. Pendekatan ini boleh mencari dan membetulkan ralat tanpa perlu memulakan semula keseluruhan prosedur.

3. Pengurusan Projek Lean

Metodologi ini adalah mengenai mengelakkan pembaziran, kedua-dua masa dan sumber. Prinsip metodologi ini diperoleh daripada amalan pembuatan Jepun. Idea utama di sebalik mereka adalah untuk mencipta lebih nilai untuk pelanggan dengan sumber yang lebih sedikit.

Terdapat lebih banyak metodologi dan jenis pengurusan projek daripada yang disenaraikan di sini, tetapi ini adalah antara yang paling biasa. Jenis yang digunakan bergantung pada keutamaan pengurus projek atau syarikat yang projeknya diuruskan.

Contoh Pengurusan Projek

Katakan pengurus projek ditugaskan untuk memimpin pasukan untuk membangunkan produk perisian. Mereka bermula dengan mengenal pasti skop projek. Mereka kemudiannya memberikan tugas kepada pasukan projek, yang boleh termasuk pembangun, jurutera, penulis teknikal dan pakar jaminan kualiti. Pengurus projek membuat jadual dan menetapkan tarikh akhir.

Selalunya, pengurus projek akan menggunakan perwakilan visual aliran kerja, seperti carta Gantt atau carta PERT,. untuk menentukan tugasan yang perlu diselesaikan oleh jabatan mana. Mereka menetapkan belanjawan yang merangkumi dana yang mencukupi untuk memastikan projek itu berada dalam lingkungan bajet walaupun dalam keadaan luar jangka yang tidak dijangka. Pengurus projek juga memastikan pasukan mempunyai sumber yang diperlukan untuk membina, menguji dan menggunakan produk perisian.

Apabila syarikat IT yang besar, seperti Cisco Systems Inc., memperoleh syarikat yang lebih kecil, bahagian penting dalam tugas pengurus projek adalah untuk menyepadukan ahli pasukan projek daripada pelbagai latar belakang dan menanamkan rasa tujuan kumpulan tentang mencapai matlamat akhir. Pengurus projek mungkin mempunyai beberapa pengetahuan teknikal tetapi juga mempunyai tugas penting untuk mengambil visi korporat peringkat tinggi dan menyampaikan hasil yang ketara tepat pada masanya dan dalam anggaran.

Sorotan

• Pengurusan projek digunakan merentas industri dan merupakan bahagian penting dalam kejayaan syarikat pembinaan, kejuruteraan dan IT.

• Pada tahap yang sangat asas, pengurusan projek merangkumi perancangan, permulaan, pelaksanaan, pemantauan dan penutupan projek.

• Pelbagai jenis metodologi dan teknik pengurusan projek wujud, termasuk tradisional, air terjun, tangkas dan ramping.