Projektinhallinta

Mitä on projektinhallinta?

Projektinhallintaan kuuluu yrityksen resurssien suunnittelu ja organisointi tietyn tehtävän, tapahtuman tai tehtävän siirtämiseksi loppuun. Se voi sisältää kertaluonteisen projektin tai jatkuvan toiminnan, ja hallinnoitavia resursseja ovat henkilöstö, talous, teknologia ja immateriaalioikeudet.

Projektinhallinta liitetään usein tekniikan ja rakentamisen sekä viime aikoina terveydenhuollon ja tietotekniikan (IT) aloihin,. joissa on tyypillisesti monimutkainen joukko komponentteja, jotka on saatava valmiiksi ja koottua määrätyllä tavalla toimivan tuotteen luomiseksi.

Toimialasta riippumatta projektipäälliköllä on yleensä suurin piirtein sama tehtävä: auttaa määrittelemään projektin tavoitteet ja päättämään, milloin projektin eri osat on tarkoitus saada valmiiksi ja kenen toimesta. He myös luovat laadunvalvontatarkastuksia varmistaakseen, että valmiit komponentit täyttävät tietyt standardit.

Projektinhallinnan ymmärtäminen

Yleisesti ottaen projektinhallintaprosessi sisältää seuraavat vaiheet: suunnittelu, aloitus, toteutus, seuranta ja sulkeminen.

Jokainen projekti tarvitsee alusta loppuun suunnitelman, jossa hahmotellaan, miten asiat etenevät, miten ne rakennetaan ja miten ne valmistuvat. Esimerkiksi arkkitehtuurissa suunnitelma alkaa ideasta, etenee piirustukseen ja siirtyy suunnitelmaluonnokseen, jolloin jokaisen vaiheen välissä yhdistyy tuhansia pieniä palasia. Arkkitehti on vain yksi henkilö, joka tarjoaa yhden palapelin palan. Projektipäällikkö yhdistää kaiken.

Jokaisella projektilla on yleensä budjetti ja aikakehys. Projektinhallinta pitää kaiken sujuvassa, ajallaan ja budjetissa. Tämä tarkoittaa, että kun suunniteltu aika on päättymässä, projektipäällikkö voi pitää kaikki tiimin jäsenet työskentelemässä projektin parissa, jotta ne valmistuvat aikataulussa.

Projektinhallinnan tyypit

Monenlaisia projektinhallintaa on kehitetty vastaamaan tiettyjen toimialojen tai projektityyppien erityistarpeita. Niihin kuuluvat seuraavat:

1. Waterfall Project Management

Tämä on samanlainen kuin perinteinen projektinhallinta, mutta sisältää varoituksen, että jokainen tehtävä on suoritettava ennen seuraavan alkamista. Portaat ovat lineaarisia ja edistyminen virtaa yhteen suuntaan – kuin vesiputous. Tästä johtuen tehtävien jaksoihin ja aikatauluihin kiinnittäminen on erittäin tärkeää tämän tyyppisessä projektinhallinnassa. Usein projektin parissa työskentelevän tiimin koko kasvaa sitä mukaa, kun pienempiä tehtäviä valmistuu ja isommat työt alkavat.

2. Ketterä projektinhallinta

Tietokoneohjelmistoteollisuus oli yksi ensimmäisistä, jotka käyttivät tätä menetelmää. Ketterän manifestin 12 ydinperiaatteen pohjalta ketterä projektinhallinta on iteratiivinen prosessi, joka keskittyy suoritteiden jatkuvaan seurantaan ja parantamiseen. Pohjimmiltaan korkealaatuiset suoritteet ovat tulosta asiakasarvon tuottamisesta, tiimivuorovaikutuksesta ja sopeutumisesta vallitseviin liiketoimintaolosuhteisiin.

Ketterä projektinhallinta ei noudata peräkkäistä vaiheittaista lähestymistapaa. Sen sijaan organisaation eri tiimin jäsenet suorittavat projektin vaiheita rinnakkain. Tämä lähestymistapa voi löytää ja korjata virheet ilman, että koko toimintoa tarvitsee käynnistää uudelleen.

3. Lean Project Management

Tämän menetelmän tarkoituksena on välttää sekä ajan että resurssien hukkaa. Tämän menetelmän periaatteet poimittiin japanilaisista valmistuskäytännöistä. Niiden perusideana on luoda enemmän arvoa asiakkaille pienemmillä resursseilla.

Projektinhallintamenetelmiä ja -tyyppejä on paljon enemmän kuin tässä lueteltu, mutta nämä ovat joitain yleisimmistä. Käytetty tyyppi riippuu projektipäällikön tai yrityksen, jonka projektia johdetaan, mieltymyksistä.

Esimerkki projektinhallinnasta

Oletetaan, että projektipäällikön tehtävänä on johtaa ohjelmistotuotteita kehittävää tiimiä. He alkavat tunnistamalla projektin laajuuden. Sitten he osoittavat tehtäviä projektitiimille, joihin voi kuulua kehittäjiä, insinöörejä, teknisiä kirjoittajia ja laadunvarmistusasiantuntijoita. Projektipäällikkö laatii aikataulun ja asettaa määräajat.

Usein projektipäällikkö käyttää työnkulun visuaalisia esityksiä, kuten Gantt- tai PERT-kaavioita,. määrittääkseen, mitkä tehtävät minkäkin osastojen on suoritettava. He asettavat budjetin, joka sisältää riittävästi varoja, jotta projekti pysyy budjetissa myös odottamattomien tilanteiden edessä. Projektipäällikkö varmistaa myös, että tiimillä on tarvittavat resurssit ohjelmistotuotteen rakentamiseen, testaamiseen ja käyttöönottoon.

Kun suuri IT-yritys, kuten Cisco Systems Inc., hankkii pienempiä yrityksiä, projektipäällikön työssä keskeinen osa on integroida projektitiimin jäseniä eri taustoista ja juurruttaa ryhmän tarkoitusta lopullisen tavoitteen saavuttamisesta. Projektipäälliköillä voi olla jonkin verran teknistä osaamista, mutta heillä on myös tärkeä tehtävä ottaa korkean tason yritysvisioita ja tuottaa konkreettisia tuloksia ajallaan ja budjetin rajoissa.

Kohokohdat

• Projektinhallintaa käytetään eri toimialoilla ja se on tärkeä osa rakennus-, suunnittelu- ja IT-yritysten menestystä.

• Projektinhallintaan kuuluu aivan perustasolla projektin suunnittelu, käynnistäminen, toteuttaminen, seuranta ja päättäminen.

• On olemassa monia erilaisia projektinhallintamenetelmiä ja -tekniikoita, mukaan lukien perinteinen, vesiputous, ketterä ja lean.