Płatności dzienne

Co to są płatności diet?

Wypłaty diet to diety dzienne wypłacane pracownikom na pokrycie kosztów poniesionych podczas podróży służbowej. Wydatki biznesowe zazwyczaj obejmują zakwaterowanie, transport, jedzenie i wszelkie inne wydatki uboczne. Dieta — łaciński termin oznaczający „dziennie” — może również odnosić się do strukturalnego systemu wynagrodzeń, w którym pracownik otrzymuje wynagrodzenie za dzień, a nie za godzinę lub za miesiąc.

Zrozumienie płatności za dietę

Płatności diet są przydatne w przypadku niektórych stanowisk pracy, które wymagają długich podróży, powodując, że pracownicy naliczają roczne wydatki biznesowe, takie jak zakwaterowanie, posiłki, podróże i tak dalej. Firmy stosują różne systemy w celu pokrycia tych wydatków:

• Firmowe karty kredytowe : Niektóre firmy wydają karty kredytowe swoim pracownikom. Dzięki temu mogą natychmiast pokryć wydatki służbowe w trakcie pracy bez ponoszenia żadnych kosztów na własną rękę.

• Pełne lub częściowe pokrycie wydatków: niektóre firmy pokrywają koszty pracowników w całości, ale niektóre oferują tylko dzienne płatności za częściowe wydatki — w szczególności na zakwaterowanie, wyżywienie i podróże.

• Stałe kwoty: Wiele korporacji zapewnia swoim pracownikom określoną, stałą stawkę dzienną. Oczekuje się, że pracownicy pokryją w ten sposób całość lub część swoich kosztów.

Wypłata dzienna odnosi się również do struktury wynagrodzeń otrzymywanych przez niektórych pracowników. Pracownicy na diecie otrzymują wynagrodzenie według dnia lub ilości wykonanej pracy. Tego typu pracownicy są zazwyczaj na umowach tymczasowych lub krótkoterminowych, w przeciwieństwie do pracy na pełen etat. Pracownicy służby zdrowia i nauczyciele zastępcy są przykładami pracowników korzystających z harmonogramu diet.

Uwagi specjalne

Diety dzienne dla większości pracowników rządu federalnego są ustalane przez US General Services Administration (GSA). Firmy, które stosują zasady płatności diet w odniesieniu do wydatków biznesowych, stosują tę federalną stawkę diet jako wskazówkę. Standardowe stawki dla podróży krajowych i międzynarodowych wchodzą w życie od października. 1 każdego roku. Chociaż stawki ustalane przez rząd USA opierają się na kosztach utrzymania w mieście firmy, mogą one ustalać stawki wyższe lub niższe od stawki standardowej.

Płatności dzienne wyższe niż standardowa stawka wymagają od pracownika zapłaty podatku od nadwyżki. Wypłata nadwyżki jest uwzględniona w polu 12 formularza W-2. Niezłożenie pracodawcy raportu wydatków służbowych w ciągu 60 dni zazwyczaj skutkuje zapłaceniem podatku od pełnej wypłaty dziennej diety.

Pracownicy są zobowiązani do płacenia podatków od dowolnej kwoty powyżej standardowej stawki dziennej.

Wypłaty diet nie są częścią wynagrodzenia pracownika, jeśli wypłata jest równa lub niższa od federalnej stawki diety, a pracownik przekazuje pracodawcy raport o wydatkach służbowych. Płatności są zwykle liczone jako dochód niepodlegający opodatkowaniu dla pracowników i są wykazane oddzielnie od dochodu podlegającego opodatkowaniu na formularzu W-2. Raport o wydatkach służbowych musi zostać złożony pracodawcy w ciągu 60 dni od zakończenia podróży i powinien zawierać szczegółowy cel podróży, datę i miejsce, wraz z rachunkami pokrywanymi z własnej kieszeni.

Diety dla osób pracujących na własny rachunek

Osoby prowadzące działalność na własny rachunek mogą stosować wyłącznie stawkę dzienną na pokrycie kosztów posiłków. Podobnie jak inni pracownicy, osoby samozatrudnione muszą prowadzić ewidencję raportów wydatków, wskazujących datę, miejsce i cel podróży służbowej. Przechowywanie paragonów może być również wymagane, ale w przypadkach, w których tak nie jest, nadal dobrze jest je trzymać.

Rodzaje płatności dziennych

Firmy inaczej traktują płatności diet. Jak wspomniano powyżej, mogą wydawać karty kredytowe, pokrywać pełne lub częściowe wydatki, oferować stałe stawki lub wymagać od pracowników pokrycia wydatków z własnej kieszeni w celu ich zwrotu w późniejszym terminie.

Opłaty dzienne mogą w całości lub w części pokrywać wydatki służbowe. Firmy mogą stosować stawkę dzienną w przypadku zakwaterowania i posiłków lub stawkę dzienną w przypadku samych posiłków. Na przykład częściowa dieta może wynieść 100 USD na pokrycie samych posiłków, podczas gdy koszty zakwaterowania i nieprzewidziane wydatki są opłacane z własnej kieszeni. Niektóre firmy dokonują płatności dziennych, wystawiając pracownikowi czeki jako wskazanie, że jest to oddzielone od dochodu pracownika.

Stałe stawki

Firma, która wdraża metodę stałej diety dla wydatków biznesowych, zwykle płaci pracownikowi stałą kwotę dziennie. Na przykład dieta dla konsultanta ds. technologii informatycznych (IT) pracującego przez tydzień w innym mieście może wynosić 200 USD dziennie — 100 USD za zakwaterowanie, 50 USD za jedzenie i 50 USD za koszty nieprzewidziane.

Wydatki dodatkowe to koszty, które nie są konkretnie określone, ale są ustalane według uznania pracowników. Koszty dodatkowe mogą obejmować koszty transportu, usług pralniczych, Internetu, obsługi pokoju, napiwków dla serwerów i tak dalej. Jeśli pracownik korzysta ze swojego osobistego samochodu w podróży służbowej, otrzyma zwrot kosztów zgodnie ze stawką zwrotu przejechanych kilometrów przez Internal Revenue Service (IRS) — stawką opcjonalną stosowaną do obliczania kosztów podlegających odliczeniu w związku z eksploatacją pojazdu w celach służbowych.

Wydatki z własnej kieszeni

W przypadkach, w których pracownicy są zobowiązani do samodzielnego opłacenia wydatków z góry, firmy zwykle wymagają od nich składania wniosków. Jeśli roszczenia zostaną zatwierdzone w odniesieniu do wydatków z własnej kieszeni,. firmy zwracają pracownikom zwrot poniesionych wydatków biznesowych. Ta metoda jest o wiele bardziej czasochłonna, ponieważ wymaga od pracowników przeglądania wniosków i rachunków, zatwierdzania lub odrzucania wniosków o zwrot kosztów oraz dokonywania płatności na rzecz pracowników.

Korzyści z płatności dziennych

Firmy, które korzystają z płatności dziennych z góry i/lub firmowych kart kredytowych, oszczędzają pracownikom czas i kłopoty związane z przechowywaniem i archiwizacją paragonów. Jeżeli płatność została pokryta dietą, a koszt jest niższy niż kwota diety, płatność jest zatwierdzana bez konieczności dokumentacji. Jeśli przydzielony pracownikowi koszt posiłków wynosi 100 USD dziennie, każda kwota wydana na żywność równa lub niższa niż 100 USD dziennie nie wymaga potwierdzenia z firmy. Jednak pracownik wydaje na żywność powyżej tej kwoty, rachunki będą musiały zostać złożone w jego dziale kadr.

Co dzieje się z nadmiarem pieniędzy? Pracownicy mogą zatrzymać niewydane pieniądze. Może to stanowić zachętę do oszczędnych wydatków ze strony pracowników, którzy lubią zaoszczędzić trochę pieniędzy.

##Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Firmy mogą oferować diety w formie firmowych kart kredytowych, pełne lub częściowe pokrycie wydatków lub stałe stawki dzienne.

• Wypłata dzienna odnosi się również do struktury wynagrodzeń otrzymywanych przez niektórych pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie dzienne.

• Płatności diet są przydatne, gdy pracownicy gromadzą roczne wydatki biznesowe, takie jak zakwaterowanie, posiłki, podróże i tak dalej.

• Większość firm stosuje standardową stawkę ustaloną przez rząd federalny jako wytyczną dla swoich diet.

• Wypłaty diet to diety dzienne wypłacane pracownikom na pokrycie kosztów poniesionych podczas podróży służbowej.