Description sommaire du régime
Qu'est-ce qu'une description de plan sommaire ?
Une description sommaire du régime (SPD) est un document que les employeurs doivent remettre gratuitement aux employés qui participent à des régimes de retraite ou à des régimes d'assurance-maladie couverts par la Loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés . Le SPD est un guide détaillé des avantages offerts par le programme et du fonctionnement du plan. Il doit décrire quand les employés deviennent admissibles à participer au régime, comment les prestations sont calculées et versées, comment réclamer des prestations et quand les prestations deviennent acquises.
Le SPD doit être rédigé dans un langage simple que les employés peuvent comprendre. Il doit inclure le nom du plan et son numéro attribué par l' Internal Revenue Service,. le nom et l'adresse de l'employeur, le nom et les coordonnées de l'administrateur du plan, une déclaration des droits de la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie,. les divulgations ERISA et des conseils sur la façon dont les employés peuvent déposer un grief ou un recours.
Comprendre la description du plan récapitulatif
Lors de votre première embauche, vous devriez recevoir un SPD couvrant les soins de santé et les prestations de retraite de votre nouvel employeur dans les 90 jours. La société peut vous distribuer le document par voie électronique si vous utilisez régulièrement un ordinateur au travail ou sous forme de copie papier. Si vous ne recevez qu'une copie électronique, vous pouvez demander une copie écrite.
Une description sommaire du plan devrait répondre à vos questions
Un plan devrait inclure les réponses aux questions suivantes :
Y a-t-il un âge minimum requis pour participer au plan ?
Y a-t-il une exigence de service minimum pour participer au plan ? Si oui, quel est-il et comment est-il calculé ?
Quand l'année du plan commence-t-elle et se termine-t-elle ? S'étend-il du 1er janvier au 31 décembre, ou a-t-il des dates de début et de fin différentes ? Cette information est importante pour les régimes d'assurance-maladie, car les titulaires de compte doivent savoir quand votre franchise annuelle est réinitialisée.
Est-ce que je cotise au régime ou est-ce que toutes les cotisations proviennent de mon employeur?
Pour les régimes de retraite, le régime permet-il le roulement des cotisations d'autres régimes? Par exemple, puis-je transférer mon 401(k) de mon ancien employeur dans ce plan ?
Pour les régimes de retraite, comment sont investies les cotisations patronales et salariales ? Y a-t-il des investissements par défaut auxquels l'argent ira si je ne sélectionne pas d'options d'investissement spécifiques ? Si c'est vrai, que sont-ils? Comment puis-je modifier ma sélection d'investissement?
Quand est-ce que je deviens acquis au régime de retraite? Suis-je immédiatement acquis à 100% ou dois-je travailler pour l'entreprise pendant un certain nombre d'années pour devenir partiellement ou totalement acquis ?
Suis-je autorisé à emprunter sur mon compte retraite ? Si oui, quelles sont les règles ?
Qu'advient-il de mes prestations si je deviens invalide ? Si je quitte l'entreprise ? Si je prends ma retraite ? Si je meurs? Si je prends un congé ?
Une description sommaire du plan offre aux employeurs une protection contre les poursuites judiciaires
Du côté des entreprises, les employeurs doivent s'assurer que leur SPD couvre tout ce qu'il faut. Sans SPD ou avec un SPD insuffisant, les employeurs s'exposent à des poursuites de la part des salariés. Un SPD qui suit les directives de l'ERISA et énonce clairement les exclusions et les limitations protégera l'entreprise contre d'éventuelles poursuites judiciaires.
Le SPD devrait indiquer ce qui définit un employé qui a droit à divers avantages et si ces employés comprennent les entrepreneurs indépendants,. les travailleurs temporaires, les conjoints, les partenaires domestiques et les enfants.
Considérations particulières
De plus, si 10 % ou plus de vos employés parlent une langue autre que l'anglais, vous devez également publier votre SPD dans ces autres langues. L'embauche d'un avocat qui comprend la loi ERISA pour examiner le SPD avant de le distribuer peut aider à s'assurer que le document est complet, complet, précis et conforme à la loi nationale et fédérale. Cela peut prendre des mois pour créer un SPD du début à la fin. S'assurer que vos employés peuvent le comprendre facilement réduira les plaintes, les poursuites et les questions aux ressources humaines de la part d'employés confus.
Les employeurs peuvent modifier périodiquement les avantages qu'ils offrent. Lorsque cela se produit, l'employeur doit aviser tous les employés par écrit en leur remettant un DOCUP révisé ou un résumé des modifications importantes expliquant les changements apportés au DOCUP. L'entreprise doit diffuser l'avis dans les 60 jours suivant l'entrée en vigueur du changement s'il réduit la couverture ou les prestations. Si les changements ne réduisent pas la couverture ou les prestations, l'avis doit être envoyé dans les 210 jours suivant la fin de l'année du régime lorsque le changement est entré en vigueur.
Points forts
Le plan doit répondre à des questions spécifiques telles que le nom du plan, le numéro attribué par l'IRS au plan, le nom et l'adresse de l'employeur et une déclaration des droits en matière de santé et de responsabilité.
Le plan décrit les avantages du programme et son fonctionnement.
Les employés doivent recevoir une description sommaire du plan (DSP) de leur employeur.
