Sammendrag Planbeskrivelse

Hva er en sammendragsplanbeskrivelse?

A Summary Plan Description (SPD) er et dokument som arbeidsgivere må gi gratis til ansatte som deltar i Employee Retirement Income Security Act -dekkede pensjonsordninger eller helsefordeler. SPD er en detaljert guide til fordelene programmet gir og hvordan planen fungerer. Den må beskrive når ansatte blir kvalifisert til å delta i planen, hvordan fordeler beregnes og utbetales, hvordan de kan kreve fordeler, og når fordeler blir opptjent.

SPD bør være i et klart språk som ansatte kan forstå. Den må inneholde planens navn og dets Internal Revenue Service -tildelte nummer, arbeidsgiverens navn og adresse, planadministratorens navn og kontaktinformasjon, en erklæring om rettigheter til helseforsikringsportabilitet og ansvarlighet,. ERISA-avsløringer og veiledning om hvordan ansatte kan arkivere en klage eller en anke.

Forstå oppsummeringsplanbeskrivelsen

Når du først ansettes, bør du motta en SPD som dekker din nye arbeidsgivers helsetjenester og pensjonsytelser innen 90 dager. Selskapet kan distribuere dokumentet til deg elektronisk hvis du regelmessig bruker en datamaskin på jobben eller som papirkopi. Hvis du kun mottar en elektronisk kopi, kan du be om en skriftlig kopi.

En sammendragsplanbeskrivelse bør svare på dine spørsmål

En plan bør inneholde svar på følgende spørsmål:

– Er det et alderskrav for å delta i planen?

– Er det et minimumskrav til tjeneste for å delta i planen? I så fall, hva er det, og hvordan beregnes det?

– Når begynner og slutter planåret? Går den fra 1. januar til 31. desember, eller har den forskjellige start- og sluttdatoer? Denne informasjonen er viktig for helseplaner fordi kontoinnehavere trenger å vite når den årlige egenandelen tilbakestilles.

– Gir jeg bidrag til ordningen, eller kommer alle bidrag fra arbeidsgiveren min?

• For pensjonsordninger, tillater planen videreføringsbidrag fra andre ordninger? Kan jeg for eksempel rulle 401(k) fra min tidligere arbeidsgiver over i denne planen?

– Hvordan investeres arbeidsgiver- og arbeidstakeravgiftene for pensjonsordninger? Er det standardinvesteringer pengene vil gå til hvis jeg ikke velger spesifikke investeringsalternativer? Hvis ja, hva er de? Hvordan endrer jeg investeringsutvalget mitt?

• Når blir jeg opptjent i pensjonsordningen? Er jeg umiddelbart 100% opptjent,. eller må jeg jobbe for selskapet i et visst antall år for å bli delvis eller fullt opptjent?

– Har jeg lov til å låne fra pensjonskontoen min? Hvis ja, hva er reglene?

– Hva skjer med ytelsene mine hvis jeg blir ufør? Hvis jeg forlater selskapet? Hvis jeg blir pensjonist? Hvis jeg dør? Hvis jeg tar permisjon?

En sammendragsplanbeskrivelse gir arbeidsgivere beskyttelse mot søksmål

På forretningssiden bør arbeidsgivere sørge for at deres SPD dekker alt den skal. Uten SPD eller en utilstrekkelig SPD utsetter arbeidsgivere seg for søksmål fra ansatte. En SPD som følger ERISA-retningslinjene og tydelig angir ekskluderinger og begrensninger vil beskytte selskapet mot mulige rettslige skritt.

SPD bør angi hva som definerer en ansatt som har rett til ulike fordeler og om slike ansatte inkluderer uavhengige kontraktører,. vikarer, ektefeller, partnere i hjemmet og barn.

Spesielle hensyn

I tillegg, hvis 10 % eller flere av dine ansatte snakker et annet språk enn engelsk, må du publisere din SPD på disse andre språkene også. Å ansette en advokat som forstår ERISA-loven for å gjennomgå SPD-en før du distribuerer den, kan bidra til å sikre at dokumentet er fullstendig, grundig, nøyaktig og i samsvar med statlig og føderal lov. Det kan ta måneder å lage en SPD fra start til slutt. Å sørge for at de ansatte enkelt kan forstå det, vil redusere klager, søksmål og spørsmål til menneskelige ressurser fra forvirrede ansatte.

Arbeidsgivere kan endre fordelene de tilbyr med jevne mellomrom. Når dette skjer, skal arbeidsgiver varsle alle ansatte skriftlig ved å gi dem en revidert SPD eller et sammendrag av vesentlige endringer som forklarer endringene i SPD. Selskapet må distribuere varselet innen 60 dager etter at endringen trer i kraft dersom den reduserer dekningen eller fordelene. Dersom endringene ikke reduserer dekning eller ytelser, bør meldingen sendes innen 210 dager etter utløpet av planåret da endringen trådte i kraft.

Høydepunkter

• Planen må svare på spesifikke spørsmål som planens navn, planens IRS-tildelte nummer, arbeidsgiverens navn og adresse, og en erklæring om helse- og ansvarsrettigheter.

– Planen beskriver programfordelene og hvordan planen fungerer.

• Ansatte må motta en sammenfattende planbeskrivelse (SPD) fra sine arbeidsgivere.