Zusammenfassende Planbeschreibung
Was ist eine zusammenfassende Planbeschreibung?
Eine zusammenfassende Planbeschreibung (SPD) ist ein Dokument, das Arbeitgeber Mitarbeitern kostenlos zur Verfügung stellen müssen, die an vom Employee Retirement Income Security Act abgedeckten Altersvorsorge- oder Krankenversicherungsplänen teilnehmen. Das SPD ist ein detaillierter Leitfaden zu den Vorteilen, die das Programm bietet, und zur Funktionsweise des Plans. Es muss beschreiben, wann Mitarbeiter Anspruch auf Teilnahme am Plan haben, wie Leistungen berechnet und gezahlt werden, wie Leistungen beantragt werden und wann Leistungen unverfallbar werden.
Die SPD sollte in einer für die Mitarbeiter verständlichen Sprache verfasst sein. Es muss den Plannamen und die vom Internal Revenue Service zugewiesene Nummer, den Namen und die Adresse des Arbeitgebers, den Namen und die Kontaktinformationen des Planverwalters, eine Erklärung zu den Rechten des Health Insurance Portability and Accountability Act,. ERISA-Offenlegungen und eine Anleitung dazu enthalten, wie Mitarbeiter einen Antrag stellen können eine Beschwerde oder ein Einspruch.
Verstehen der zusammenfassenden Planbeschreibung
Wenn Sie zum ersten Mal eingestellt werden, sollten Sie innerhalb von 90 Tagen eine SPD erhalten, die die Gesundheitsversorgung und die Altersversorgung Ihres neuen Arbeitgebers abdeckt. Das Unternehmen kann das Dokument elektronisch an Sie verteilen, wenn Sie regelmäßig einen Computer bei der Arbeit verwenden, oder als Papierkopie. Wenn Sie nur eine elektronische Kopie erhalten, können Sie eine schriftliche Kopie anfordern.
Eine zusammenfassende Planbeschreibung sollte Ihre Fragen beantworten
Ein Plan sollte die Antworten auf die folgenden Fragen enthalten:
Gibt es ein Mindestalter für die Teilnahme am Plan?
Gibt es eine Mindestdienstleistung, um an dem Plan teilnehmen zu können? Wenn ja, was ist das und wie wird es berechnet?
Wann beginnt und endet das Planjahr? Läuft es vom 1. Januar bis zum 31. Dezember oder hat es unterschiedliche Start- und Enddaten? Diese Informationen sind für Gesundheitspläne wichtig, da Kontoinhaber wissen müssen, wann Ihre jährliche Selbstbeteiligung zurückgesetzt wird.
Zahle ich Beiträge in den Plan oder kommen alle Beiträge von meinem Arbeitgeber?
Erlaubt der Plan für Altersvorsorgepläne Rollover-Beiträge von anderen Plänen? Kann ich zum Beispiel meine 401(k) von meinem früheren Arbeitgeber in diesen Plan übertragen?
Wie werden bei der Altersvorsorge Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge angelegt? Gibt es Standardanlagen, in die das Geld fließt, wenn ich keine bestimmten Anlageoptionen auswähle? Wenn ja, welche sind das? Wie ändere ich meine Anlageauswahl?
Wann erhalte ich eine unverfallbare Altersvorsorge? Bin ich sofort zu 100 % unverfallbar oder muss ich eine bestimmte Anzahl von Jahren für das Unternehmen arbeiten, um teilweise oder vollständig unverfallbar zu werden?
Darf ich von meinem Rentenkonto Kredite aufnehmen? Wenn ja, wie lauten die Regeln?
Was passiert mit meinen Leistungen, wenn ich invalid werde? Wenn ich das Unternehmen verlasse? Wenn ich in Rente gehe? Wenn ich sterbe? Wenn ich mich beurlauben lasse?
Eine zusammenfassende Planbeschreibung bietet Arbeitgebern Schutz vor Klagen
Auf der Unternehmensseite sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass ihre SPD alles abdeckt, was sie sollte. Ohne oder mit einer unzureichenden SPD setzen sich Arbeitgeber Klagen von Arbeitnehmern aus. Eine SPD, die den ERISA-Richtlinien folgt und Ausschlüsse und Einschränkungen klar darlegt, schützt das Unternehmen vor möglichen rechtlichen Schritten.
Die SPD sollte angeben, was einen Arbeitnehmer definiert, der Anspruch auf verschiedene Leistungen hat, und ob zu diesen Arbeitnehmern unabhängige Auftragnehmer,. Zeitarbeiter, Ehepartner, Lebenspartner und Kinder gehören.
Besondere Überlegungen
Wenn außerdem 10 % oder mehr Ihrer Mitarbeiter eine andere Sprache als Englisch sprechen, müssen Sie Ihre SPD auch in diesen anderen Sprachen veröffentlichen. Die Beauftragung eines Anwalts, der sich mit dem ERISA-Gesetz auskennt, um das SPD zu überprüfen, bevor Sie es verteilen, kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass das Dokument vollständig, gründlich und genau ist und den staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen entspricht. Es kann Monate dauern, eine SPD von Anfang bis Ende zu erstellen. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter es leicht verstehen können, werden Beschwerden, Klagen und Fragen an die Personalabteilung von verwirrten Mitarbeitern reduziert.
Arbeitgeber können die von ihnen angebotenen Leistungen regelmäßig ändern. In diesem Fall muss der Arbeitgeber alle Arbeitnehmer schriftlich benachrichtigen, indem er ihnen eine überarbeitete SPD oder eine Zusammenfassung wesentlicher Änderungen aushändigt, in der die Änderungen der SPD erläutert werden. Das Unternehmen muss die Mitteilung innerhalb von 60 Tagen nach Inkrafttreten der Änderung verteilen, wenn dadurch die Deckung oder die Leistungen reduziert werden. Wenn die Änderungen den Versicherungsschutz oder die Leistungen nicht reduzieren, sollte die Benachrichtigung innerhalb von 210 Tagen nach dem Ende des Planjahres, in dem die Änderung wirksam wurde, verteilt werden.
Höhepunkte
Der Plan muss spezifische Fragen wie den Namen des Plans, die vom IRS zugewiesene Nummer des Plans, den Namen und die Adresse des Arbeitgebers sowie eine Erklärung zu Gesundheits- und Rechenschaftspflichten beantworten.
Der Plan beschreibt die Programmvorteile und wie der Plan funktioniert.
Mitarbeiter müssen von ihren Arbeitgebern eine zusammenfassende Planbeschreibung (SPD) erhalten.
