Erstattungsfähige Auslagen
Was sind erstattungsfähige Auslagen?
Erstattungsfähige Auslagen sind Dinge, die ein Mitarbeiter im Voraus bezahlt und die dann von seinem Unternehmen zurückgezahlt werden. Diese Auslagen sind oft arbeitsbedingt und können für Arbeitnehmer steuerlich absetzbar sein, wenn sie nicht erstattet werden.
##Erstattungsfähige Auslagen verstehen
Wenn beispielsweise ein Verkäufer jeden Tag zu mehreren Standorten fährt, um Kunden persönlich zu besuchen, ist der für Benzin ausgegebene Betrag eine erstattungsfähige Ausgabe. Manchmal wird sogar Verschleiß, der durch übermäßige Kilometer auf einem privaten Auto verursacht wird, das für die Arbeit verwendet wird, an einen Mitarbeiter zurückgezahlt. Es hängt alles von der Unternehmenspolitik ab. Ein Mitarbeiter kann die Kilometer- und/oder Benzinkosten aufzeichnen und der Buchhaltung einen Zahlungsnachweis vorlegen, oder er kann sich dafür entscheiden, den Abzug bei der Einreichung der Steuern für das nächste Jahr zu verwenden.
Auch bei Reisen können erstattungsfähige Auslagen entstehen. Wenn ein Teil der Arbeit einer Person darin besteht, das ganze Jahr über in ein Flugzeug zu steigen und an Konferenzen teilzunehmen, sind Ausgaben wie Essen, Hotel, Flug, Trinkgelder usw. oft erstattungsfähig. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, nicht für alkoholische Getränke zu bezahlen; wieder, es ist eine Frage der Politik.
Eine andere Situation, die oft Arbeitseinkäufe aus eigener Tasche erfordert, ist, wenn jemand jeden Tag oder einige Tage in der Woche von zu Hause aus arbeitet. Normalerweise geht ein Telearbeiter in den örtlichen Bürobedarfsladen, um Artikel wie Druckerpatronen, Papier, Computerzubehör zu kaufen oder notwendige Anwendungen online herunterzuladen, wenn ein Unternehmen sie nicht über ein verbundenes Netzwerk und die Hilfe von IT bereitstellt.
Auch diese Kosten sind erstattungsfähig, es sei denn, ein Mitarbeiter entscheidet sich dafür, sie als Abzüge von den Steuern des nächsten Jahres zu verwenden. Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter erstattet, kann es alle Kosten als Geschäftsausgaben abziehen, ohne die Steuern einer Person zu beeinflussen.
Eine andere Art und Weise, wie Unternehmen mit Ausgaben umgehen, besteht darin, eine Firmenkreditkarte auf ihren Namen bereitzustellen, und der Restbetrag wird direkt an die Händler gezahlt.
Erstattungsfähige Krankheitskosten
Versicherungsunternehmen arbeiten oft direkt mit Ärzten oder Dienstleistern zusammen, um die Zahlungen für medizinische Kosten abzuwickeln. Gelegentlich verlangen Versicherungspolicen jedoch, dass die versicherte Person das Produkt oder die Dienstleistung im Voraus bezahlt und dann eine Quittung für die Rückerstattung einreicht.
In der Krankenversicherungsbranche beziehen sich die Auslagen auf den Teil der Rechnung, den die Versicherungsgesellschaft nicht übernimmt und den der Einzelne selbst bezahlen muss. Zu den Gesundheitsausgaben aus eigener Tasche gehören Selbstbehalte, Zuzahlungen und Mitversicherungen.
Krankenkassen haben Selbstbeteiligungshöchstgrenzen. Dies sind Obergrenzen für den Geldbetrag, den ein Versicherungsnehmer jedes Jahr für abgedeckte Gesundheitskosten ausgeben kann. Der Affordable Care Act (ACA) verlangt von allen Gruppen- und Einzelplänen, dass sie sich an die jährlich aktualisierten Richtlinien für Selbstbeteiligungshöchstgrenzen halten, sofern nicht anders ausgenommen.
Für 2022 betragen die Selbstbeteiligungsgrenzen 8.700 USD für die Einzelversicherung und 17.400 USD für die Familienversicherung. Pläne können zwar keine Obergrenzen für Eigenleistungen haben, die diese Grenzen überschreiten, viele bieten jedoch niedrigere Höchstgrenzen.
Vor- und Nachteile erstattungsfähiger Krankheitskosten
Zu den Vorteilen erstattungsfähiger medizinischer Kosten gehört, dass Sie Geld zurückerhalten, nachdem Sie die medizinischen Kosten aus eigener Tasche bezahlt haben. Die Krankenkassen erstatten den Patienten ihre Kosten. Es ist eine Möglichkeit, Geld zu sparen, da die Erstattung in der Regel einige Wochen nach Zahlungseingang per Post versandt wird.
Zu den Nachteilen gehört, dass die hohen Kosten für medizinische Ausgaben Einzelpersonen oder Familien finanziell belasten können.
Selbstbeteiligung vs. Selbstbehalt
Aus eigener Tasche ist der maximale Geldbetrag, den Sie für die medizinische Versorgung im Jahr bezahlen müssen. Zu den Selbstbeteiligungskosten gehören Selbstbehalte und Zuzahlungen für Arztbesuche. Eine Selbstbeteiligung ist ein Geldbetrag, den Sie selbst bezahlen müssen, bis Ihre Krankenkasse Ihre Behandlung bezahlt.
Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter
Mitarbeiter sollten täglich genaue Aufzeichnungen über Ausgaben führen und Quittungen auf Formularen vorlegen, die entweder von ihren Unternehmen oder online bereitgestellt und nach einem festgelegten Zeitplan an die Buchhaltungsabteilung weitergeleitet werden. Alle Kilometerstände sollten protokolliert werden, einschließlich Kilometerzählerständen, Daten und Orten. Fahrtkilometer sind jedoch nicht erstattungsfähig.
In vielen Fällen ist es für beide Seiten vorteilhaft und einfacher, wenn der Arbeitgeber die Kosten im Voraus bezahlt. Es kann Buchhaltungszeit sparen und verhindern, dass ein Mitarbeiter persönliches Geld für Geschäfte ausgibt, wenn es schwierig sein könnte.
Eine erstattungsfähige Auslage für einen Vertriebsmitarbeiter könnte eine Restaurantrechnung sein, die durch das Werben um einen potenziellen Kunden entsteht, oder die Benzinkosten für die Fahrt zu einem Verkaufskurs in einer Nachbarstadt. Die meisten Unternehmen haben Richtlinien, die den Mitarbeitern helfen zu bestimmen, welche Ausgaben als erstattungsfähige Auslagen gelten und nicht. Normalerweise müssen Mitarbeiter Quittungen aufbewahren und detaillierte Erklärungen für ihre Einkäufe abgeben.
Höhepunkte
Erstattungsfähige Auslagen entstehen, wenn Sie etwas mit Ihrem eigenen Geld bezahlen und diese Kosten erstattet werden.
Da seit Beginn der Coronavirus-Pandemie immer mehr Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten, können einige Eigenkosten das Hochgeschwindigkeitsinternet umfassen.
Krankenversicherer verlangen manchmal von ihren Kunden auch, dass sie Leistungen im Voraus bezahlen und sie später über ein Schadenverfahren erstatten.
Diese sind oft arbeitsbedingt und werden von Arbeitgebern für Reisen, Unterkunft, bestimmte Gesundheitskosten, Büromaterial usw. bezahlt.
Ihr Unternehmen wird Sie in der Regel bitten, Quittungen für erstattungsfähige Auslagen vorzulegen.
FAQ
Wie kann ich meine Arztkosten reduzieren?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die medizinischen Ausgaben aus eigener Tasche zu reduzieren, indem Sie Ärzte im Netzwerk in Anspruch nehmen, Rechnungen sorgfältig auf Fehler prüfen, Rabatte von Ihren Anbietern verlangen und generische verschreibungspflichtige Medikamente verwenden.
Sind erstattungsfähige Ausgaben steuerlich absetzbar?
Arbeitgeber dürfen Erstattungen bestimmter Betriebsausgaben abziehen. Gemäß dem IRS müssen Betriebsausgaben sowohl gewöhnlich als auch notwendig sein, um abzugsfähig zu sein. Gewöhnliche Ausgaben werden akzeptiert und sind für eine bestimmte Branche üblich. Notwendige Ausgaben sind für ein Geschäft oder Gewerbe angemessen und hilfreich.
Was ist ein Erstattungsplan?
Ein Vergütungsplan ist eine schriftliche Sammlung von Regeln und Richtlinien, die die Vergütungsrichtlinien eines Arbeitgebers umreißen. Dieses Dokument informiert Arbeitnehmer über die Arten von arbeitsbezogenen Ausgaben, die erstattet werden können. Es erläutert die Verfahren zur Einreichung von Kostenerstattungen und beschreibt, wie und wann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer erstattet.
Wie funktioniert ein Health Reimbursement Arrangement (HRA)?
Ein Health Refund Arrangement (HRA) ist ein Gruppenkrankenplan, der vom Arbeitgeber bezahlt wird. Im Rahmen des Plans erstattet der Arbeitgeber den Arbeitnehmern ihre qualifizierten medizinischen Kosten. Der Arbeitnehmer trägt zuerst die Krankheitskosten und beantragt dann die Erstattung beim Arbeitgeber. Wenn die Krankheitskosten gedeckt sind, wird dem Arbeitnehmer bis zu einem festen Dollarbetrag steuerfrei erstattet. Der Arbeitgeber entscheidet, wie viel er in den Plan einzahlt, und legt einen festen Betrag fest, der dem Arbeitnehmer pro Jahr erstattet werden kann. Bei einigen HRAs können ungenutzte Beträge auf das folgende Jahr übertragen werden.
Was gilt als Auslagen für medizinische Kosten?
Eine Selbstbeteiligung ist jede von Ihnen bezahlte medizinische Versorgung, die nicht durch Ihre Versicherungspolice abgedeckt ist oder eine Zuzahlung oder Selbstbeteiligung gemäß den Festlegungen Ihrer Versicherungsgesellschaft darstellt.
Wie berechne ich meine Arztkosten aus eigener Tasche?
Da die Auslagen nicht von Ihrer Krankenkasse erstattet oder übernommen werden, kann es schwierig sein, Ihre jährlichen Ausgaben zu berechnen. Ein guter Anfang ist, sich Ihren Selbstbehalt anzusehen – was Sie schulden, bevor Ihre Versicherung einsetzt, und Ihre jährlichen Zuzahlungen hinzuzufügen. Die Summe dieser Posten ist ein guter Anfang für die Berechnung Ihrer Auslagen.
