Возмещаемые наличные расходы

Что такое возмещаемые наличные расходы?

Возмещаемые наличные расходы — это вещи, которые сотрудник оплачивает авансом, а затем компенсирует их компания. Эти наличные расходы часто связаны с работой и могут быть вычтены из налогов для сотрудников, если они не возмещаются.

Понимание возмещаемых личных расходов

Например, если продавец каждый день ездит в несколько мест, чтобы встретиться с клиентами лицом к лицу, сумма, потраченная на бензин, является возмещаемым расходом. Иногда даже износ, вызванный чрезмерным пробегом на личном автомобиле, используемом для работы, будет возмещен работнику. Все зависит от политики компании. Сотрудник может зафиксировать пробег и/или расходы на бензин и представить подтверждение оплаты в бухгалтерию, или он может выбрать использование вычета при подаче налогов в следующем году.

Возмещаемые личные расходы также могут возникнуть во время путешествия. Если часть работы человека связана с полетами на самолете и посещением конференций в течение года, такие расходы, как еда, гостиница, авиабилеты, чаевые и т. д., часто подлежат возмещению. Некоторые компании предпочитают не платить за алкогольные напитки; опять же, это вопрос политики.

Другая ситуация, которая часто требует оплаты работы за счет собственных средств, — это когда кто-то работает из дома каждый день или несколько дней в неделю. Обычно удаленный сотрудник заходит в местный магазин канцелярских товаров, чтобы купить такие предметы, как картриджи для принтеров, бумагу, компьютерные аксессуары, или загрузить необходимые приложения в Интернете, если компания не предоставляет их через подключенную сеть и помощь ИТ.

Опять же, эти затраты подлежат возмещению, если работник не решит использовать их в качестве вычетов по налогам в следующем году. Когда компания возмещает расходы сотрудникам, она может вычесть все расходы как коммерческие расходы, не влияя на налоги физического лица.

Еще один способ, с помощью которого компании справляются с расходами, заключается в предоставлении корпоративной кредитной карты на свое имя, а остаток выплачивается непосредственно продавцам.

Возмещаемые медицинские расходы

Страховые компании часто имеют дело с врачами или поставщиками услуг напрямую для оплаты медицинских расходов. Тем не менее, иногда страховые полисы требуют, чтобы застрахованное лицо заплатило за продукт или услугу авансом, а затем представило квитанцию для возмещения.

В сфере медицинского страхования личные расходы относятся к той части счета, которую страховая компания не покрывает и которую человек должен оплатить самостоятельно. Наличные медицинские расходы включают франшизы, доплаты и совместное страхование.

Планы медицинского страхования имеют максимальные выплаты из собственного кармана. Это ограничения на сумму денег, которую страхователь может тратить каждый год на покрываемые расходы на здравоохранение. Закон о доступном медицинском обслуживании (ACA) требует, чтобы все групповые и индивидуальные планы оставались в рамках ежегодно обновляемых рекомендаций по максимальным выплатам из кармана, если не предусмотрено иное.

На 2022 год лимит наличных средств составляет 8 700 долларов США для индивидуального страхования и 17 400 долларов США для семейного страхования. Хотя планы не могут предусматривать максимальные суммы наличных средств выше этих пределов, многие предлагают более низкие максимальные суммы.

Преимущества и недостатки возмещаемых медицинских расходов

Некоторые преимущества возмещаемых медицинских расходов включают возврат денег после оплаты медицинских расходов из собственного кармана. Страховщики возместят пациентам их расходы. Это способ сэкономить, так как возмещение обычно отправляется по почте через несколько недель после оплаты.

К недостаткам относится то, что высокая стоимость медицинских расходов может вызвать финансовый стресс у отдельных лиц или семей.

Наличные по сравнению с франшизой

Из своего кармана – это максимальная сумма денег, которую вы должны заплатить за медицинское обслуживание в течение года. Наличные расходы включают франшизы и доплаты за визиты к врачу. Франшиза — это сумма денег, которую вы должны платить из собственного кармана до тех пор, пока ваша медицинская страховая компания не оплатит ваше лечение.

Обязанности сотрудников

Сотрудники должны вести точный ежедневный учет расходов и предоставлять квитанции по формам, предоставленным либо их компаниями, либо через Интернет и сданными в бухгалтерию по заранее установленному графику. Должен быть зарегистрирован весь пробег, включая показания одометра, даты и места. При этом мили за проезд не возмещаются.

Во многих случаях обеим сторонам выгодно и проще, если работодатель заранее оплачивает расходы. Это может сэкономить время бухгалтерского учета и помешать сотруднику тратить личные деньги на бизнес, когда это может быть затруднительно.

Компенсируемыми наличными расходами для торгового представителя может быть счет в ресторане за ухаживание за потенциальным клиентом или стоимость бензина для поездки на курсы продаж в соседний город. В большинстве компаний есть рекомендации, помогающие сотрудникам определить, какие расходы считаются возмещаемыми из собственных средств, а какие нет. Обычно сотрудники должны сохранять чеки и давать подробные объяснения своих покупок.

Особенности

• Возмещаемые личные расходы возникают, когда вы платите за что-то своими деньгами, и они возвращаются за эти расходы.

• Поскольку с начала пандемии коронавируса все больше сотрудников работают удаленно, некоторые личные расходы могут включать высокоскоростной интернет.

• Медицинские страховые компании также иногда требуют, чтобы их клиенты оплачивали услуги авансом, а затем возмещали их через процесс подачи претензий.

• Они часто связаны с работой и оплачиваются работодателями за проезд, проживание, определенные расходы на здравоохранение, канцелярские товары и так далее.

• Ваша компания обычно попросит вас предоставить квитанции о любых возмещаемых наличных расходах.

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

Как я могу сократить свои медицинские расходы из кармана?

Существует несколько способов сократить личные медицинские расходы: обращаться к врачам, входящим в сеть, внимательно читать счета на наличие ошибок, запрашивать скидки у своих поставщиков и использовать непатентованные рецептурные лекарства.

Облагаются ли возмещаемые расходы налогом?

Работодателям разрешено вычитать возмещение определенных деловых расходов. Согласно IRS, деловые расходы должны быть как обычными, так и необходимыми, чтобы их можно было вычесть. Обычные расходы принимаются и являются общими для конкретной отрасли. Необходимые расходы уместны и полезны для бизнеса или торговли.

Что такое план возмещения?

План возмещения расходов представляет собой письменный свод правил и указаний, в которых излагается политика возмещения расходов работодателя. Этот документ предоставляет работникам информацию о видах связанных с работой расходов, которые могут быть возмещены. В нем разъясняются процедуры представления расходов на возмещение и описывается, как и когда работодатель будет возмещать расходы работнику.

Как работает система возмещения расходов на медицинское обслуживание (HRA)?

Соглашение о возмещении расходов на медицинское обслуживание (HRA) — это групповой план медицинского страхования, оплачиваемый работодателем. Согласно плану, работодатель возмещает работникам их квалифицированные медицинские расходы. Работник сначала несет медицинские расходы, а затем подает заявку на возмещение от работодателя. Если медицинские расходы покрываются, работнику будет возмещена сумма без уплаты налогов до фиксированной суммы в долларах. Работодатель решает, какую сумму включить в план, и устанавливает фиксированную сумму, доступную для возмещения работнику в год. Некоторые HRA позволяют переносить неиспользованные суммы на следующий год.

Что считается наличными медицинскими расходами?

Медицинские расходы из собственного кармана — это любое медицинское обслуживание, за которое вы платите, но которое не покрывается вашим страховым полисом или является доплатой или франшизой, установленной вашей страховой компанией.

Как мне рассчитать свои медицинские расходы из кармана?

Поскольку наличные расходы не возмещаются и не оплачиваются вашей медицинской страховой компанией, может быть сложно рассчитать ваши ежегодные расходы. Хорошее начало — посмотреть на свою франшизу — то, что вы будете должны до того, как ваша страховка вступит в силу, и добавить свои ежегодные доплаты. Сумма этих пунктов является хорошим началом для расчета ваших личных расходов.