Informasjonsrundskriv

Hva er et informasjonssirkulære?

Et informasjonsrundskriv er et dokument til et selskaps aksjonærer som skisserer viktige saker på dagsorden på den årlige generalforsamlingen eller en særskilt generalforsamling. Informasjonsrundskrivet ber også om fullmaktsstemmer og gir prosedyrer for å stemme i sentrale spørsmål.

Noen selskaper kaller et informasjonssirkulære for et "Management Information Circular", en "Innkalling til årsmøte for aksjonærer og fullmaktserklæring" eller en "Innkalling om ekstraordinært aksjonærmøte."

Forstå et informasjonssirkulære

Informasjonsrundskrivet kan omfatte saker som valg av styre,. mulige fusjoner og oppkjøp (M&A), eller behov for ny finansiering. Dette dokumentet fungerer som en "heads up" til aksjonærer som planlegger å delta på årsmøtet, og forbereder dem til å diskutere viktige saker og avgi sine stemmer for selskapets retning. Den gir også nøkkelinformasjon til aksjonærer som ikke vil delta på årsmøtet. Ofte vil selskaper levere dette dokumentet i elektronisk form via en lenke sendt til nåværende aksjonærer.

Eksempel på et informasjonsrundskriv

I mai 2020 distribuerte Brookfield Asset Management Inc. et informasjonsrundskriv i forkant av det årlige aksjonærmøtet. Selskapet listet opp disse nøkkelpunktene på agendaen som ville bli diskutert under møtet:

• Firmaets konsoliderte regnskap for regnskapsåret som ble avsluttet 31. desember 2019 (inkludert ekstern revisors beretning)

• Valg av nye styremedlemmer, som vil fungere for ett år

• Utnevnelse av ny ekstern revisor for også å ha en ettårsperiode og kompensasjon for denne rollen

• Betraktningen og den potensielle vedtakelsen av et rådgivende vedtak om lederkompensasjon

• Behandling av ytterligere to aksjonærforslag

Lederkompensasjon

Av spesiell interesse for mange investorer er detaljer om lederkompensasjon og styrekompensasjon som inngår som en del av informasjonsrundskrivet som kunngjør selskapets årsmøte. Vanligvis vil denne informasjonen inkludere slike detaljer som grunnlønn, bonuser, aksjetildelinger som begrensede aksjer (RSU), insentivkompensasjon som ikke er egenkapital og alle andre former for kompensasjon.

For eksempel inkluderte 2020 årsmøte for aksjonærer og fullmaktserklæring for Apple Inc. en kompensasjonstabell for ledere som oppsummerer kompensasjonen mottatt av selskapets toppledere over en treårsperiode. I 2019 mottok administrerende direktør Tim Cook en årlig grunnlønn på 3 millioner dollar og en kompensasjon for insentivordninger uten egenkapital på ca. 7,7 millioner dollar. En egen tabell med utestående aksjetildelinger viser markedsverdien av aksjer eller andeler som Cook eies som har ikke opptjent var omtrent $276 millioner per 28. september 2019 .

Skjema 14A (også kjent som "definitiv fullmaktserklæring") er et offentlig tilgjengelig skjema som Securities and Exchange Commission (SEC) krever at selskaper skal sende inn når en aksjonærstemme er nødvendig. Analytikere og aktivistinvestorer studerer denne uttalelsen i et forsøk på å finne nøkkeldetaljer om et selskaps styring og potensielle fremtidige lønnsomhet.

Informasjonsrundskriv og ordinær generalforsamling

For større selskaper er den årlige generalforsamlingen typisk den eneste tiden i løpet av året da aksjonærer og ledere samhandler. Mange stater krever at både offentlige og private selskaper holder årlige aksjonærmøter (også kalt årlige generalforsamlinger eller generalforsamlinger), selv om reglene har en tendens til å være strengere for børsnoterte selskaper. Dersom et selskap har behov for å løse et problem mellom ordinære generalforsamlinger, kan det innkalle til ekstraordinær generalforsamling.

Informasjonsrundskrivet er avgjørende for å forberede aksjonærene på punkter som skal diskuteres. Enkelte bestemmelser spesifiserer hvor lang tid i forveien aksjonærene må motta melding om hvor og når generalforsamlingen vil finne sted og hvordan de skal stemme ved fullmakt.

I de fleste jurisdiksjoner må generalforsamlingen diskutere følgende saker ved lov:

• Referat fra forrige års generalforsamling (som skal fremlegges og godkjennes)

• Årsregnskap (som presenteres for aksjonærene for godkjenning)

• Ratifisering av styremedlemmers handlinger (der aksjonærene godkjenner styrets beslutninger fra året før, ofte inkludert utbetaling av utbytte )

• Valg av styre for det kommende året

Høydepunkter

• Børsnoterte selskaper bruker informasjonssirkulærer for å gi sine aksjonærer viktig informasjon angående et kommende årlig generalforsamling eller et spesielt aksjonærmøte.

• Vanligvis vil et informasjonsrundskriv inkludere dato og klokkeslett for det kommende møtet, agenda, stemmeinstrukser for å velge styremedlemmer til å sitte i styret, en redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse og kompensasjonsinformasjon for ledere.

• Selskaper vil ofte kalle informasjonssirkulæret for en "Innkalling til aksjonærmøte og fullmaktserklæring" eller et "Management Information Circular."