فاتورة
ما هي القسيمة؟
الإيصال هو مستند يستخدمه قسم الحسابات الدائنة في الشركة لجمع وحفظ كافة المستندات الداعمة اللازمة للموافقة على دفع أحد الالتزامات. قد تصدر الحكومات أيضًا قسائم قابلة للاسترداد لبرامج مختلفة مثل اختيار المدرسة أو الإسكان أو مبادرات الرعاية الاجتماعية.
قد يشير الإيصال أيضًا إلى مستند ، مثل قسيمة أو تذكرة ، يمكن استردادها مقابل بعض السلع أو الخدمات. هذا بارز في صناعة الضيافة. على سبيل المثال ، قد تصدر شركات الطيران والفنادق والمطاعم قسائم يمكن استبدالها من الغرف أو الرحلات الجوية أو الأسعار.
فهم القسائم
القسيمة هي أساسًا المستند الاحتياطي للحسابات الدائنة. الذمم الدائنة هي الفواتير قصيرة الأجل المستحقة على الشركات للبائعين والموردين.
القسيمة مهمة لأنها آلية رقابة داخلية للحساب تضمن أن كل دفعة يتم تفويضها بشكل صحيح وأن السلع أو الخدمات المشتراة قد تم استلامها بالفعل.
لدى الشركات التزامات مالية مختلفة قصيرة الأجل تجاه الموردين والبائعين خلال فترة محاسبية. قد تحتاج الشركة إلى شراء مخزون أو مواد خام من الموردين يتم استخدامها في إنتاج سلع الشركة. يمنح المورّدون بشكل أساسي امتدادًا للائتمان للشركة مما يسمح بالدفع في المستقبل القريب مثل 30 أو 60 أو 90 يومًا.
القسيمة عبارة عن نموذج يتضمن جميع المستندات الداعمة التي توضح الأموال المستحقة وأي مدفوعات لمورد أو بائع مقابل مبلغ مستحق الدفع. يتم تسجيل القسيمة والمستندات اللازمة في سجل القسيمة.
متطلبات القسيمة
يمكن أن تتضمن بعض المستندات الداعمة في القسيمة ما يلي:
فاتورة من المورد
يجب دفع اسم البائع أو المورد
شروط الدفع مثل المبلغ المستحق وتاريخ الاستحقاق وأي خصومات يمنحها المورد لدفع الفاتورة مبكرًا
أمر الشراء الخاص بالشركة
إيصال يوضح استلام الشركة البضائع من المورد
حسابات دفتر الأستاذ العام لاستخدامها في الأغراض المحاسبية
تواقيع من المندوبين المفوضين لدى الشركة للشراء والدفع
إثبات الدفع والتاريخ بمجرد دفع الفاتورة للمورد
تحتوي القسائم غالبًا على تواريخ انتهاء الصلاحية بالإضافة إلى مختلف الشروط والأحكام والقيود. تأكد من فهمها لاستردادها بنجاح.
إعتبارات خاصة
يتم تسجيل المبلغ الإجمالي لجميع القسائم التي لها أرصدة مستحقة كحسابات مستحقة الدفع في الميزانية العمومية. بمجرد دفع الإيصال ، يتم تضمين إثبات الدفع في الإيصال وتسجيله كإيصال مدفوع.
تعمل قسائم الشركة كمصدر رئيسي للأدلة عند إجراء التدقيق. يقوم المدقق بمجموعة من الإجراءات لتحديد ما إذا كانت البيانات المالية خالية من الأخطاء الجوهرية. توثق القسائم أن البضائع المشتراة قد تم استلامها بالفعل ، مما يدعم تأكيد المراجع بأن السلع والخدمات التي تم ترحيلها إلى البيانات المالية موجودة بالفعل.
تبرر القسائم أيضًا المدفوعات النقدية للشركة للبائعين وتوثيق حسابات دفتر الأستاذ العام المستخدمة لترحيل المعاملة.
يقلل استخدام نظام القسائم أيضًا من مخاطر تواطؤ الموظفين لسرقة أصول الشركة. تستخدم الشركات الفصل بين الواجبات لمنع سرقة الموظفين ، مما يعني أن المهام الحاسمة يتم تعيينها لأشخاص مختلفين داخل المنظمة. يوثق الإيصال أن المهام يتم تنفيذها بواسطة عدة أشخاص وينشئ مسارًا ورقيًا حتى يتمكن المدقق من تأكيد فصل المهام بشكل صحيح.
مثال على قسيمة
يطلب مطعم محلي اللحوم والأسماك كل بضعة أيام من البائعين. يقوم مدير المطعم بتعبئة طلب شراء 30 رطلاً من اللحوم ، ويقوم المالك بتوقيع أمر الشراء بالأحرف الأولى للموافقة على الشحنة. عند استلام الشحنة ، تتم مقارنة محتويات الشحنة بأمر الشراء للتأكد من تطابق الشحنة مع ما تم طلبه. يكمل المطعم إيصال شحن لتوثيق العملية ، وتتم مقارنة إيصال الشحن بفاتورة البائع.
الإيصال ، وهو عبارة عن صفحة غلاف تشرح المستندات المرفقة ، يتضمن أمر الشراء وإيصال الشحن والفاتورة. يتم إضافة مبلغ الشراء وتسجيله في حسابات الدفع في الميزانية العمومية حتى يتم سدادها. يراجع المالك جميع معلومات الإيصال قبل التوقيع على الشيك.
يتضمن الإيصال أيضًا حسابات دفتر الأستاذ العام المستخدمة لتسجيل الحركة. يمكن للمطعم ، على سبيل المثال ، الخصم من حساب مخزون اللحوم وقيد الحساب النقدي لتسجيل الدفعة. يتم تسجيل إيصال الدفع والتاريخ لإظهار أن الإيصال قد تم دفعه. ستعكس الحسابات الدائنة الرصيد الأقل بسبب دفع الفاتورة ، بافتراض عدم وجود ذمم دائنة إضافية.
يسلط الضوء
تم جمع كافة مبالغ القسائم المستحقة ، ويتم تسجيل المبلغ المقطوع كحسابات مستحقة الدفع في الميزانية العمومية.
يتم استخدام القسائم أيضًا من قبل الحكومات والشركات الخاصة ، والتي يمكن استبدالها بعد ذلك بسلع أو خدمات مختلفة.
القسيمة هي في الأساس المستندات الاحتياطية للحسابات الدائنة ، وهي فواتير مستحقة على الشركات للبائعين والموردين.
يمكن أن تتضمن المستندات الموجودة في الإيصال فاتورة المورد والمبلغ المستحق وتاريخ الاستحقاق وحسابات دفتر الأستاذ العام وإيصالات الشحن.
الإيصال هو مستند يستخدمه قسم الحسابات الدائنة للشركة يحتوي على المستندات الداعمة للفاتورة.
التعليمات
ما هي قسيمة السكن في القسم 8؟
برنامج قسيمة اختيار السكن ، المعروف أيضًا باسم القسم 8 الإسكان ، هو برنامج فيدرالي يساعد الأسر ذات الدخل المنخفض أو ذوي الإعاقة في الحصول على سكن خاص ميسور التكلفة. يمكن للعائلات المؤهلة استخدام قسائمهم تجاه أي نوع من المنازل ولا تقتصر على مشاريع الإسكان المدعومة أو الوحدات السكنية.
لماذا القسيمة مهمة؟
تكمن أهمية القسيمة في حقيقة أنها آلية رقابة محاسبية داخلية تضمن أن كل دفعة مرخصة بشكل صحيح وأن العنصر الذي تم شراؤه قد تم استلامه بالفعل.
ما هي قسيمة المدرسة؟
تمنح قسيمة المدرسة العائلات المؤهلة الحق في اختيار مدرسة خاصة أو خاصة ، باستخدام جزء من التمويل الحكومي المخصص للمدارس العامة.
كيف تكون القسائم مفيدة؟
تعتبر القسائم بالغة الأهمية عند إجراء التدقيق. وهي بمثابة مصدر رئيسي للأدلة لأنها توثق أن السلع والخدمات التي تم ترحيلها في البيانات المالية موجودة بالفعل. كما أنها تؤكد المدفوعات النقدية للشركة لأطراف خارجية ، مثل البائعين. بالإضافة إلى ذلك ، تعمل القسائم أيضًا كأداة فحص وتوازن وتقلل من مخاطر سرقة الموظفين.
ما الذي تتضمنه القسيمة؟
تتضمن القسيمة عادةً جميع المستندات الداعمة التي توضح الأموال المستحقة وأي مدفوعات تم سدادها مقابل سداد مستحق الدفع. بعض المستندات الشائعة هي فاتورة المورد ، واسم المورد ، وشروط الدفع مثل المبلغ المستحق ، وتاريخ الاستحقاق ، وأي خصومات لدفع الفاتورة مبكرًا ، وأمر شراء الشركة ، واستلام البضائع المستلمة ، وحسابات دفتر الأستاذ العام ، وتوقيعات المفوضين الممثلين وإثبات دفع الفاتورة وتاريخ الدفع.
