Vale
¿Qué es un vale?
Un comprobante es un documento utilizado por el departamento de cuentas por pagar de una empresa para recopilar y archivar todos los documentos de respaldo necesarios para aprobar el pago de un pasivo. Los gobiernos también pueden emitir cupones canjeables por diversos programas, como iniciativas de elección de escuela, vivienda o bienestar social.
Un vale también puede referirse a un documento, como un cupón o un boleto, que se puede canjear por algún bien o servicio. Esto es prominente en la industria de la hospitalidad. Por ejemplo, las aerolíneas, los hoteles y los restaurantes pueden emitir cupones que se pueden canjear por habitaciones, vuelos o tarifas.
Comprender los cupones
Un comprobante es esencialmente el documento de respaldo de las cuentas por pagar. Las cuentas por pagar son las cuentas a corto plazo adeudadas por las empresas a los vendedores y proveedores.
El comprobante es importante porque es un mecanismo de control contable interno que asegura que cada pago sea debidamente autorizado y que los bienes o servicios adquiridos sean efectivamente recibidos.
Las empresas tienen varias obligaciones financieras a corto plazo con los proveedores y vendedores a lo largo de un período contable. Es posible que una empresa necesite comprar inventario o materias primas de proveedores que se utilizan en la producción de los bienes de la empresa. Básicamente, los proveedores otorgan una extensión de crédito a la empresa que permite que el pago se realice en un futuro cercano, como 30, 60 o 90 días.
Un comprobante es un formulario que incluye todos los documentos de respaldo que muestran el dinero adeudado y cualquier pago a un proveedor o vendedor por una cuenta pendiente de pago. El comprobante y los documentos necesarios se registran en el registro de comprobantes.
Requisitos de un Vale
Algunos de los documentos de respaldo en un comprobante pueden incluir:
Factura del proveedor
Nombre del vendedor o proveedor a pagar
Condiciones de pago como el monto adeudado, la fecha de vencimiento y los descuentos otorgados por el proveedor por el pago anticipado de la factura
La orden de compra de la empresa.
Recibo que acredite que la empresa recibió la mercancía del proveedor
Las cuentas del libro mayor que se utilizarán con fines contables.
Firmas de representantes autorizados en la empresa para la compra y pago
Comprobante de pago y fecha una vez pagada la factura al proveedor
Los cupones a menudo contienen fechas de vencimiento además de varios términos, condiciones y restricciones. Asegúrese de comprenderlos para canjearlos con éxito.
Consideraciones Especiales
El monto total de todos los comprobantes que tienen saldos adeudados pendientes se registran como cuentas por pagar en el balance general. Una vez que se ha pagado el comprobante, el comprobante de pago se incluye en el comprobante y se registra como un comprobante pagado.
Los comprobantes de la empresa sirven como una fuente clave de evidencia cuando se realiza una auditoría. Un auditor realiza un conjunto de procedimientos para determinar si los estados financieros están libres de incorrección material. Los comprobantes documentan que los bienes comprados se recibieron realmente, lo que respalda la afirmación del auditor de que los bienes y servicios registrados en los estados financieros realmente existen.
Los comprobantes también justifican los pagos en efectivo de la empresa a los proveedores y documentan las cuentas del libro mayor utilizadas para contabilizar la transacción.
El uso de un sistema de cupones también reduce el riesgo de que los empleados se confabulen para robar activos de la empresa. Las empresas emplean la segregación de funciones para evitar el robo de empleados, lo que significa que las tareas críticas se asignan a diferentes personas dentro de la organización. El comprobante documenta que las tareas son realizadas por varias personas y crea un registro en papel para que un auditor pueda confirmar que las funciones se separaron correctamente.
Ejemplo de un vale
Un restaurante local pide carne y pescado cada pocos días a sus vendedores. El gerente del restaurante completa una orden de compra de 30 libras de carne y el propietario pone sus iniciales en la orden de compra para aprobar el envío. Cuando se recibe el envío, el contenido del envío se compara con la orden de compra para garantizar que el envío coincida con lo que se ordenó. El restaurante completa un recibo de envío para documentar el proceso y el recibo de envío se compara con la factura del proveedor.
El comprobante, que es una portada que explica los documentos adjuntos, incluye la orden de compra, el recibo de envío y la factura. El monto de la compra se agrega y se registra en cuentas por pagar en el balance general hasta que se pague. El propietario revisa toda la información del comprobante antes de firmar un cheque.
El comprobante también incluye las cuentas del libro mayor utilizadas para registrar la transacción. El restaurante, por ejemplo, puede debitar la cuenta de inventario de carne y acreditar la cuenta de efectivo para registrar el pago. Se registra el recibo de pago y la fecha para demostrar que se ha pagado el comprobante. Las cuentas por pagar reflejarán el saldo menor debido a que se pagó la factura, suponiendo que no se generen cuentas por pagar adicionales.
Reflejos
Se totalizan todos los montos de los comprobantes pendientes adeudados, y la suma global se registra como cuentas por pagar en el balance general.
Los gobiernos y las empresas privadas también utilizan cupones, que luego se pueden canjear por diversos bienes o servicios.
Un comprobante es esencialmente el documento de respaldo de las cuentas por pagar, que son las facturas adeudadas por las empresas a los vendedores y proveedores.
Los documentos en un comprobante pueden incluir la factura del proveedor, el monto adeudado, la fecha de vencimiento, las cuentas del libro mayor y los recibos de envío.
Un comprobante es un documento utilizado por el departamento de cuentas por pagar de una empresa que contiene los documentos de respaldo de una factura.
PREGUNTAS MÁS FRECUENTES
¿Qué es un vale de vivienda de la sección 8?
El Programa de vales de elección de vivienda, también conocido como vivienda de la Sección 8, es un programa federal que ayuda a las familias discapacitadas o de bajos ingresos a obtener viviendas privadas asequibles. Las familias elegibles pueden usar sus cupones para cualquier tipo de vivienda y no se limitan a proyectos de viviendas subsidiadas o unidades de apartamentos.
¿Por qué es importante un vale?
La importancia de un comprobante radica en que es un mecanismo de control contable interno que asegura que cada pago sea debidamente autorizado y que el artículo comprado sea efectivamente recibido.
¿Qué es un vale escolar?
Un vale escolar otorga a las familias elegibles el derecho a elegir una escuela privada o chárter, utilizando una parte de los fondos estatales que de otro modo se reservaría para las escuelas públicas.
¿Cómo son útiles los cupones?
Los vales son fundamentales cuando se realiza una auditoría. Sirven como una fuente clave de evidencia ya que documentan que los bienes y servicios publicados en los estados financieros realmente existen. También corroboran los pagos en efectivo de la empresa a terceros, como proveedores. Además, los cupones también actúan como una herramienta de control y equilibrio y reducen el riesgo de robo por parte de los empleados.
¿Qué está incluido en un vale?
Un comprobante generalmente incluye todos los documentos de respaldo que muestran el dinero adeudado y cualquier pago realizado por una cuenta por pagar pendiente. Algunos de los documentos comunes son la factura del proveedor, el nombre del proveedor, las condiciones de pago, como el monto adeudado, la fecha de vencimiento y cualquier descuento por pagar la factura antes de tiempo, la orden de compra de la empresa, el recibo de los bienes recibidos, las cuentas del libro mayor, las firmas de los autorizados. representantes, comprobante de pago de factura y fecha de pago.
