Comprovante
O que é um voucher?
Um voucher é um documento usado pelo departamento de contas a pagar de uma empresa para reunir e arquivar todos os documentos comprobatórios necessários para aprovar o pagamento de um passivo. Os governos também podem emitir vouchers resgatáveis para vários programas, como escolha de escola, moradia ou iniciativas de bem-estar social.
Um voucher também pode se referir a um documento, como um cupom ou bilhete, que pode ser resgatado por algum bem ou serviço. Isto é proeminente na indústria da hospitalidade. Por exemplo, companhias aéreas, hotéis e restaurantes podem emitir vouchers que podem ser trocados por quartos, voos ou tarifas.
##Compreendendo os Vouchers
Um voucher é essencialmente o documento de backup para contas a pagar. As contas a pagar são as contas de curto prazo devidas pelas empresas a vendedores e fornecedores.
O voucher é importante porque é um mecanismo de controle contábil interno que garante que todo pagamento seja devidamente autorizado e que os bens ou serviços adquiridos sejam efetivamente recebidos.
As empresas têm várias obrigações financeiras de curto prazo com fornecedores e vendedores ao longo de um período contábil. Uma empresa pode precisar comprar estoques ou matérias-primas de fornecedores que são usados na produção dos produtos da empresa. Os fornecedores essencialmente concedem uma extensão de crédito à empresa permitindo que o pagamento seja feito em um futuro próximo, como 30, 60 ou 90 dias.
Um voucher é um formulário que inclui todos os documentos comprovativos que mostram o dinheiro devido e quaisquer pagamentos a um fornecedor ou vendedor por uma dívida pendente. O voucher e os documentos necessários são registrados no registro de vouchers.
Requisitos de um Voucher
Alguns dos documentos de suporte em um voucher podem incluir:
Nota fiscal do fornecedor
Nome do fornecedor ou fornecedor a ser pago
Condições de pagamento como o valor devido, a data de vencimento e eventuais descontos concedidos pelo fornecedor para pagamento antecipado da fatura
Ordem de compra da empresa
Recibo comprovando que a mercadoria foi recebida pela empresa do fornecedor
As contas do razão geral a serem usadas para fins contábeis
Assinaturas de representantes autorizados na empresa para a compra e pagamento
Comprovativo de pagamento e data de pagamento da fatura ao fornecedor
Os vouchers geralmente contêm datas de validade, além de vários termos, condições e restrições. Certifique-se de entendê-los para resgatá-los com sucesso.
Considerações Especiais
O valor total de todos os vouchers que possuem saldo devedor é registrado como contas a pagar no balanço patrimonial. Após o pagamento do voucher, o comprovante de pagamento é incluído no voucher e registrado como voucher pago.
Os comprovantes da empresa servem como uma importante fonte de evidência quando uma auditoria é realizada. Um auditor executa um conjunto de procedimentos para determinar se as demonstrações financeiras estão livres de distorção relevante. Os comprovantes documentam que os bens adquiridos foram realmente recebidos, o que corrobora a afirmação do auditor de que os bens e serviços lançados nas demonstrações financeiras realmente existem.
Os vouchers também justificam os pagamentos em dinheiro da empresa aos fornecedores e documentam as contas do razão geral usadas para lançar a transação.
O uso de um sistema de vouchers também reduz o risco de os funcionários conspirarem para roubar ativos da empresa. Segregação de funções das empresas para evitar o roubo de funcionários, o que significa que tarefas críticas são atribuídas a diferentes pessoas dentro da organização. O comprovante documenta que as tarefas são executadas por várias pessoas e cria uma trilha em papel para que um auditor possa confirmar que as tarefas foram devidamente segregadas.
Exemplo de um Voucher
Um restaurante local pede carne e peixe a cada poucos dias de seus vendedores. O gerente do restaurante preenche um pedido de compra de 30 quilos de carne e o proprietário rubrica o pedido de compra para aprovar a remessa. Quando a remessa é recebida, o conteúdo da remessa é comparado com o pedido de compra para garantir que a remessa corresponda ao que foi pedido. O restaurante preenche um recibo de envio para documentar o processo e o recibo de envio é comparado com a fatura do fornecedor.
O voucher, que é uma folha de rosto que explica os documentos anexos, inclui o pedido de compra, o recibo de envio e a fatura. O valor da compra é somado e registrado em contas a pagar no balanço patrimonial até o pagamento. O proprietário revisa todas as informações do voucher antes de assinar um cheque.
O voucher também inclui as contas do razão geral usadas para registrar a transação. O restaurante, por exemplo, pode debitar a conta de estoque de carnes e creditar a conta de caixa para registrar o pagamento. O recibo de pagamento e a data são registrados para mostrar que o voucher foi pago. As contas a pagar refletirão o saldo mais baixo devido ao pagamento da fatura, supondo que não haja contas a pagar adicionais geradas.
##Destaques
Todos os valores dos comprovantes em aberto devidos são totalizados, e o valor único é registrado como contas a pagar no balanço patrimonial.
Os vouchers também são usados por governos e empresas privadas, que podem ser trocados por vários bens ou serviços.
Um voucher é essencialmente os documentos de backup de contas a pagar, que são contas devidas pelas empresas a vendedores e fornecedores.
Os documentos em um voucher podem incluir a fatura do fornecedor, valor devido, data de vencimento, contas do razão geral e recibos de remessa.
Um voucher é um documento usado pelo departamento de contas a pagar de uma empresa que contém os documentos de suporte para uma fatura.
##PERGUNTAS FREQUENTES
O que é um voucher de habitação da secção 8?
O Housing Choice Voucher Program, também conhecido como Seção 8 de habitação, é um programa federal que ajuda famílias de baixa renda ou com deficiência a obter moradias particulares acessíveis. As famílias elegíveis podem usar seus vouchers para qualquer tipo de residência e não se limitam a conjuntos habitacionais subsidiados ou unidades de apartamentos.
Por que um voucher é importante?
A importância do voucher está no fato de ser um mecanismo de controle contábil interno que garante que todo pagamento seja devidamente autorizado e que o item adquirido seja efetivamente recebido.
O que é um voucher escolar?
Um voucher escolar dá às famílias elegíveis o direito de escolher uma escola particular ou charter, usando uma parte do financiamento estatal que seria reservado para escolas públicas.
Como os vouchers são úteis?
Os vouchers são essenciais quando uma auditoria é feita. Eles servem como uma importante fonte de evidência, pois documentam que os bens e serviços lançados nas demonstrações financeiras realmente existem. Eles também corroboram os pagamentos em dinheiro da empresa a terceiros, como fornecedores. Além disso, os vouchers também funcionam como uma ferramenta de verificação e equilíbrio e reduzem o risco de roubo de funcionários.
O que está incluído em um voucher?
Um voucher normalmente inclui todos os documentos comprovativos que mostram o dinheiro devido e quaisquer pagamentos feitos para uma dívida pendente. Alguns dos documentos comuns são nota fiscal do fornecedor, nome do fornecedor, condições de pagamento como valor devido, vencimento e eventuais descontos para pagamento antecipado da nota fiscal, pedido de compra da empresa, recebimento de mercadorias, contas do razão geral, assinaturas de representantes, comprovante de pagamento da fatura e data do pagamento.
