Launaskrá

Hvað er launaskrá?

Launaskrá er bætur sem fyrirtæki þarf að greiða starfsmönnum sínum fyrir ákveðið tímabil eða á tilteknum degi. Það er venjulega stjórnað af bókhalds- eða mannauðsdeild fyrirtækis. Launaskrár lítilla fyrirtækja geta verið meðhöndlaðar beint af eiganda eða félaga.

Í auknum mæli er launaskrá útvistað til sérhæfðra fyrirtækja sem annast launavinnslu, starfsmannakjör, tryggingar og bókhaldsverkefni, svo sem staðgreiðslu skatta. Mörg launatæknifyrirtæki,. eins og Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel og Wagestream, nýta sér tækni til að einfalda launaferla. Þessar lausnir greiða starfsmönnum meiri þægindi og hraða og veita stafræn launatengd skjöl með nýstárlegri tæknivæddri þjónustu sem krefst af tónleika- og útvistunarhagkerfinu.

Launaskrá getur einnig vísað til lista yfir starfsmenn fyrirtækis og bótafjárhæðar hvers og eins. Laun eru stór kostnaður fyrir flest fyrirtæki og er næstum alltaf frádráttarbær,. sem þýðir að hægt er að draga kostnaðinn frá brúttótekjum sem lækkar skattskyldar tekjur fyrirtækisins. Launaskrá getur verið mismunandi frá einu launatímabili til annars vegna yfirvinnu, veikindalauna og annarra breytna.

Skilningur á launaskrá

Launaskrá er ferlið við að greiða starfsmönnum fyrirtækis, sem felur í sér að fylgjast með vinnutíma, reikna laun starfsmanna og dreifa greiðslum með beinni innborgun á bankareikninga starfsmanna eða með ávísun. Hins vegar verða fyrirtæki einnig að sinna bókhaldsaðgerðum til að skrá launaskrá, eftirgreidda skatta, bónusa, yfirvinnulaun, veikindatíma og orlofslaun. Fyrirtæki verða að leggja til hliðar og skrá upphæðina sem greiða á til ríkisins vegna Medicare, almannatrygginga og atvinnuleysisskatta.

Mörg fyrirtæki nota hugbúnaðarlausnir til að halda utan um launagreiðslur. Starfsmaðurinn setur inn tíma sinn í gegnum API og laun hans eru unnin og lögð inn á bankareikninga hans.

Mörg meðalstór og stór fyrirtæki útvista launaþjónustu til að hagræða ferlinu. Vinnuveitendur fylgjast með fjölda klukkustunda hver starfsmaður vinnur og senda þessar upplýsingar til launaþjónustunnar. Á launadegi reiknar launaþjónustan út brúttófjárhæðina sem starfsmanni er skuldað miðað við fjölda vinnustunda eða vikna á launatímabilinu og launataxta. Þjónustan dregur skatta og aðra staðgreiðslu frá launum og greiðir síðan starfsmönnum.

Sérstök atriði

Vinnuveitendur með brúttósölu upp á $500.000 eða meira á ári eru háðir kröfum laga um Fair Labor Standards (FLSA) sem samþykkt voru árið 1938. Þetta eru bandarísk lög sem vernda starfsmenn gegn ákveðnum ósanngjörnum launaháttum. FLSA setur fram ýmsar vinnureglur, þar á meðal lágmarkslaun,. kröfur um yfirvinnugreiðslur og takmarkanir á barnavinnu. Til dæmis, reglur FLSA tilgreina hvenær starfsmenn eru taldir á klukkunni og hvenær þeir ættu að fá yfirvinnu.

Lögin krefjast þess að yfirvinna — vinnustundir umfram 40 stundir á viku — greiðist með einu og hálfu földu venjulegu tímagjaldi. Sumir starfsmenn eru undanþegnir FLSA og lögin taka ekki til sjálfstæðra verktaka eða sjálfboðaliða vegna þess að þeir teljast ekki starfsmenn.

Sumir tímabundnir starfsmenn falla ekki undir FLSA en eru háðir öðrum reglugerðum. Til dæmis falla starfsmenn járnbrauta undir lög um vinnu á járnbrautum og vörubílstjórar falla undir lög um bílaflutninga.

FLSA setur einnig fram hvernig eigi að meðhöndla störf sem fyrst og fremst eru greidd upp með þjórfé. Ef um er að ræða starfsmenn með þjórfé, verður vinnuveitandinn að greiða starfsmanninum lágmarkslaun nema þeir fái reglulega meira en $30 á mánuði í þjórfé.

Kostir og gallar þess að nota faglega launaþjónustu

Einn stór ávinningur launaþjónustu er hæfni þeirra til að framleiða margvíslegar skýrslur sem einfalda bókhaldsferla og hjálpa fyrirtækjum að tryggja að þau séu í samræmi við laga- og skattaskilakröfur. Launaþjónustan getur einnig haldið skrá yfir hversu mikinn orlofs- eða einkatíma starfsmenn hafa notað.

Með tilliti til ókosta, þegar fyrirtæki útvista launakerfi sínu, verða þau að treysta á einstaklinga utan fyrirtækisins fyrir nákvæmt bókhald. Komi upp mistök verða starfsmenn fyrirtækisins á staðnum að takast á við uppnám starfsfólks. Fyrirtæki gætu einnig átt yfir höfði sér skattasektir fyrir mistök launaþjónustunnar.

Annar ókostur er að launaþjónusta er dýrari en að reka launagreiðslur innanhúss. Þjónustan getur rukkað ákveðið mánaðargjald eða boðið upp á mismunandi greiðslufyrirkomulag fyrir mismunandi þjónustustig. Vegna kostnaðar þeirra er launaþjónusta kannski ekki besti kosturinn fyrir lítil fyrirtæki með þröngt rekstraráætlanir.

Eftir því sem fyrirtæki stækkar verða bókhaldsþarfir þess flóknari. Stærri fyrirtæki gætu þurft að fjárfesta í sérsniðnu fyrirtækisáætlunarkerfi (ERP) fyrir bókhalds- og launaaðgerðir.

TTT

Launahugbúnaðarforrit

Í stað þess að nota sérhæfða launaþjónustu kjósa sum fyrirtæki að reiða sig á launahugbúnaðarforrit. Þegar fyrirtækið hefur keypt hugbúnaðinn eru engin mánaðarleg gjöld til viðbótar. Hugbúnaðarforrit innihalda venjulega útprentanleg skatteyðublöð og staðgreiðslutöflur.

Til viðbótar við fjárhagslegan sparnað hjálpa innri launakerfi fyrirtækjum að halda trúnaðarupplýsingum um fjárhagslegar upplýsingar. Hins vegar geta hugbúnaðarforrit verið tímafrekt, sem getur skapað vandamál fyrir lítil fyrirtæki með fáa starfsmenn.

Eigendur lítilla fyrirtækja njóta góðs af bókhaldshugbúnaði vegna þess að hann hjálpar þeim að fylgjast með viðskiptakröfum og viðskiptaskuldum, meta arðsemi þeirra og búa sig undir skatttímabil. Lítið fyrirtæki er fyrirtæki sem getur notað út-af-the-box hugbúnaður án þess að þurfa umfangsmikla aðlögun. Eftir því sem fyrirtæki stækkar verða bókhaldsþarfir þess flóknari og oft er þörf á sérsniðnu auðlindaáætlunarkerfi (ERP).

Það eru margar mismunandi gerðir af skýjatengdum bókhaldshugbúnaði í boði fyrir lítil fyrirtæki. Tegund atvinnugreinar og fjöldi starfsmanna eru tveir þættir sem ráða því hvaða bókhaldshugbúnaður hentar. Til dæmis myndi freelancer ekki þurfa sömu eiginleika í bókhaldshugbúnaði og veitingahúseigandi.

Hvernig reiknarðu út launaskatta?

Hvernig þú reiknar út launaskatta fer eftir fyrirtæki þínu og staðbundnum lögum þínum. Hins vegar eru hér nokkrar almennar leiðbeiningar frá QuickBooks. Fyrsta skrefið er að reikna út heildarlaun starfsmanna.

1. Reiknaðu brúttó laun starfsmanna þinna

Þú getur ákvarðað heildarlaun starfsmanns með því að nota launahlutfall hans og áætlaða launatímabil. Flest fyrirtæki munu greiða starfsmönnum vikulega, á tveggja vikna fresti eða mánaðarlega. Til að reikna út brúttólaun starfsmanns á klukkustund, margfaldaðu vinnustundir hans á launatímabilinu með tímakaupi. Formúlan er sem hér segir:

Tímakaup x heildarvinnustundir á launatímabilinu = brúttólaun

Til að reikna út brúttó laun launþega skal deila árslaunum með fjölda launatímabila á árinu. Formúlan er sem hér segir:

Árslaun / fjöldi launatímabila á ári = brúttólaun

Til dæmis. Starfsmaður græðir $ 50.000 á ári. Fyrirtæki þeirra greiðir starfsmönnum á tveggja vikna fresti í samtals 26 launatímabil. Þess vegna eru brúttó laun starfsmanns $1.923,08.

2. Taktu út frádrátt fyrir skatta

Eftir að brúttólaun hefur verið ákveðin þarftu að reikna út frádrátt. Um er að ræða skattaafslátt en aðrir frádráttarliðir fyrir skatta geta einnig átt við. Frádráttur fyrir skatta felur í sér:

• 401 (k) og nokkrar eftirlaunaáætlanir

• Sjúkratryggingaáætlanir

• Framlög til heilsusparnaðarreiknings (HSA) eða sveigjanlegs útgjaldareiknings (FSA).

• Sumar líftryggingaáætlanir

3. Dragðu frá skatta (FICA, atvinnuleysis- og tekjuskattar)

Þegar þú hefur tekið út frádrátt fyrir skatta eru launin sem eftir eru skattlögð. Skatthlutfall FICA er 7,65%—1,45% fyrir Medicare og 6,2% fyrir almannatryggingaskatta. Önnur skatthlutföll verða ákvörðuð af alríkis-, ríkis- eða staðbundnum lögum og W-4 starfsmanns þíns.

Reiknaðu alríkistekjuskatta með því að nota IRS skattatöflur. Oftast greiðir þú alríkisskatta þegar þú borgar almannatryggingar og Medicare skatta. Tilkynntu allar greiðslur á IRS eyðublaði 941.

Dragðu 7,65% FICA skatt af heildarlaunum starfsmanns. Þú, sem vinnuveitandi, verður að passa við framlag hvers starfsmanns. Fyrirtækið leggur fram bæði framlög starfsmanns og fyrirtækisins til almannatrygginga og Medicare.

Til dæmis þénar starfsmaður $1.923 í brúttólaun fyrir síðasta launatímabil. Til að reikna út tryggingagjald starfsmanns, margfaldaðu $1.923 með 0,062 til að fá $119,26. Til að reikna út Medicare skattframlag starfsmannsins, margfaldaðu $1.923 með .0145 til að fá $27.88. Alls er FICA skattframlag starfsmanns $147,14 fyrir launatímabilið, sem vinnuveitandinn verður að passa. Í þessu tilviki verður vinnuveitandinn að greiða $294,28 til IRS. Helmingurinn er beinn kostnaður fyrir fyrirtækið og hinn helmingurinn er haldið eftir af launum starfsmanns.

Vinnuveitendur passa ekki við tekjuskattsfrádrátt, en þeir greiða alríkis atvinnuleysisskatta. Aðstoðarmaður tekna staðgreiðslu IRS mun hjálpa þér að ákvarða hversu mikla alríkistekjuskatta starfsmenn þínir skulda.

4. Allur frjáls frádráttur verður að taka af eftirstandandi launum.

Þetta getur falið í sér:

• Roth 401(k) framlög

• Líftryggingaáætlanir

• Langtímaörorkutryggingaráætlanir

• Kjarabætur

• Stéttarfélagsgjöld

Eftir alla skatta og frádrátt er eftirstandandi upphæðin sú upphæð sem starfsmaður tekur með sér heim á útborgunardegi.

Aðalatriðið

Vinnsla launaskrár er flókið og tímafrekt viðleitni sem krefst þess að farið sé að ströngum reglum og reglum sambandsríkis og ríkja. Það krefst víðtækrar skráningar og athygli á smáatriðum. Lítil fyrirtæki sjá oft um eigin launaskrá með því að nota skýjatengdan hugbúnað. Önnur fyrirtæki kjósa að útvista launastarfsemi sinni eða fjárfesta í samþættu ERP kerfi sem heldur utan um heildarbókhald og launaskrá.

Hápunktar

• Fyrirtæki geta nýtt sér faglega þjónustu og útvistað launaskrá sinni eða notað skýjatengdan hugbúnað ef þau vilja ekki gera það sjálf.

• Launareikningur felur í sér marga þætti og getur verið flókinn.

• Hins vegar verða fyrirtæki einnig að framkvæma bókhald, skráningu og leggja til hliðar fé fyrir Medicare, almannatryggingar og atvinnuleysisskatta.

• Launaferlið getur falið í sér að fylgjast með vinnutíma fyrir starfsmenn, reikna út laun og dreifa greiðslum með beinni innborgun eða ávísun.

• Laun eru bætur sem fyrirtæki þarf að greiða starfsmönnum sínum fyrir ákveðið tímabil og á tilteknum degi.

Algengar spurningar

Hvað eru launaskattar?

Launaskattar innihalda almannatryggingar, sem tekur út 6,2% af tekjum þínum allt að $132.900. Launaskattar greiða einnig fyrir Medicare, sem tekur út 1,45% af tekjum þínum. Vinnuveitendur greiða einnig launaskatt. Þeir greiða 6,2% af tekjum þínum, þannig að ríkið fær 12,4% af heildartekjum þínum og vinnuveitandi þinn greiðir 1,45% af tekjum þínum til Medicare.

Hvað er lækkun launaskatts?

Lækkun launaskatts myndi þýða að minni almannatryggingar og Medicare skattar eru haldnir og teknir út af launatékkum. Hugmyndin er sú að starfsmenn og fyrirtæki myndu taka með sér smá aukalega með hverjum launaseðli og það myndi hvetja þá til að eyða meira og örva hagkerfið.

Hvað er launaskattsfrí?

Launaskattsfrí er frestun á innheimtu launaskatts til síðari tíma, en þá myndu þeir skattar falla í gjalddaga. Frestun launaskatts er ætlað að veita launafólki tímabundinn fjárhagslegan léttir með því að hækka laun þeirra tímabundið.