Libro paga

Che cos'è il libro paga?

Il libro paga è il compenso che un'azienda deve pagare ai propri dipendenti per un determinato periodo o in una determinata data. Di solito è gestito dal reparto contabilità o risorse umane di un'azienda. Le buste paga delle piccole imprese possono essere gestite direttamente dal proprietario o da un collaboratore.

Sempre più spesso, le buste paga vengono esternalizzate a società specializzate che gestiscono l'elaborazione degli stipendi, i benefici per i dipendenti, le assicurazioni e le attività contabili, come la ritenuta d'acconto. Molte aziende di fintech sui salari,. come Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel e Wagestream, stanno sfruttando la tecnologia per semplificare i processi di gestione degli stipendi. Queste soluzioni pagano i dipendenti con maggiore comodità e velocità e forniscono documenti digitali relativi alle buste paga con servizi innovativi basati sulla tecnologia richiesti dall'economia dei gig e dell'outsourcing.

Il libro paga può anche fare riferimento all'elenco dei dipendenti di un'azienda e all'importo del compenso dovuto a ciascuno di essi. Il libro paga è una spesa importante per la maggior parte delle aziende ed è quasi sempre deducibile,. il che significa che la spesa può essere detratta dal reddito lordo riducendo il reddito imponibile dell'azienda. Il libro paga può variare da un periodo di paga all'altro a causa di straordinari, indennità di malattia e altre variabili.

Capire il libro paga

Il libro paga è il processo di pagamento dei dipendenti di un'azienda, che include il monitoraggio delle ore lavorate, il calcolo della retribuzione dei dipendenti e la distribuzione dei pagamenti tramite deposito diretto sui conti bancari dei dipendenti o tramite assegno. Tuttavia, le aziende devono anche svolgere funzioni contabili per registrare le buste paga, le tasse trattenute, i bonus, gli straordinari, le ore di malattia e le ferie. Le aziende devono mettere da parte e registrare l'importo da pagare al governo per l'assistenza sanitaria, la previdenza sociale e le tasse sulla disoccupazione.

Molte aziende utilizzano soluzioni software per gestire il proprio libro paga. Il dipendente inserisce le proprie ore tramite un'API e la paga viene elaborata e depositata sui propri conti bancari.

Molte aziende di medie e grandi dimensioni esternalizzano i servizi di libro paga per semplificare il processo. I datori di lavoro tengono traccia del numero di ore di lavoro di ciascun dipendente e trasmettono queste informazioni al servizio paghe. In giorno di paga, il servizio buste paga calcola l'importo lordo dovuto al dipendente in base al numero di ore o settimane lavorate durante il periodo di paga e alla tariffa retributiva. Il servizio detrae le tasse e altre ritenute dai guadagni e poi paga i dipendenti.

Considerazioni speciali

I datori di lavoro con un fatturato lordo di $ 500.000 o più all'anno sono soggetti ai requisiti del Fair Labor Standards Act (FLSA) approvato nel 1938. Questa è una legge statunitense che protegge i lavoratori da alcune pratiche salariali sleali. La FLSA stabilisce varie normative sul lavoro, inclusi salari minimi,. requisiti per la retribuzione degli straordinari e limitazioni al lavoro minorile. Ad esempio, le regole FLSA specificano quando i lavoratori sono presi in considerazione e quando devono essere pagati gli straordinari.

La legge richiede che gli straordinari - ore lavorate in eccesso di 40 ore settimanali - siano pagati una volta e mezza la normale tariffa oraria. Alcuni dipendenti sono esentati dall'FLSA e la legge non si applica agli appaltatori indipendenti o ai volontari perché non sono considerati dipendenti.

Alcuni lavoratori orari non sono coperti dalla FLSA ma sono soggetti ad altre normative. Ad esempio, i lavoratori delle ferrovie sono disciplinati dalla legge sul lavoro ferroviario e i conducenti di camion rientrano nella sfera di competenza della legge sui vettori automobilistici.

L'FLSA stabilisce anche come trattare i lavori che sono principalmente compensati dalle mance. Nel caso di lavoratori con mancia, il datore di lavoro deve pagare il salario minimo al dipendente a meno che non riceva regolarmente più di $ 30 al mese dalle mance.

Vantaggi e svantaggi dell'utilizzo di servizi di gestione stipendi professionali

Uno dei principali vantaggi dei servizi di gestione stipendi è la loro capacità di produrre una varietà di report che semplificano le procedure contabili e aiutano le aziende a garantire che siano conformi ai requisiti legali e fiscali. Il servizio di buste paga può anche tenere un registro di quanto tempo hanno utilizzato le ferie o il tempo personale dei dipendenti.

Per quanto riguarda gli svantaggi, quando le aziende esternalizzano il loro sistema di buste paga, devono fare affidamento su persone esterne all'azienda per una contabilità accurata. In caso di errore, il personale in loco dell'azienda deve occuparsi dei dipendenti sconvolti. Le aziende potrebbero anche essere soggette a sanzioni fiscali per errori commessi dal servizio di buste paga.

interna delle buste paga . I servizi possono addebitare un canone mensile fisso o offrire strutture di pagamento diverse per diversi livelli di servizio. A causa del loro costo, i servizi di buste paga potrebbero non essere l'opzione migliore per le piccole aziende con budget operativi ridotti.

Man mano che un'azienda cresce, le sue esigenze contabili diventano più complesse. Le aziende più grandi potrebbero dover investire in un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) personalizzato per le sue funzioni di contabilità e buste paga.

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Programmi software per buste paga

Invece di utilizzare servizi di gestione stipendi specializzati, alcune aziende scelgono di affidarsi a programmi software di gestione stipendi. Una volta che l'azienda ha acquistato il software, non ci sono costi mensili aggiuntivi. I programmi software di solito includono moduli fiscali stampabili e tabelle di ritenuta d'acconto.

Oltre ai risparmi finanziari, i sistemi di gestione stipendi interni aiutano le aziende a mantenere riservate le informazioni finanziarie riservate. Tuttavia, i programmi software possono richiedere molto tempo, il che può rappresentare un problema per le piccole aziende con poco personale.

I proprietari di piccole imprese traggono vantaggio dal software di contabilità perché li aiuta a tenere traccia dei conti attivi e passivi, misurare la loro redditività e prepararsi per la stagione fiscale. Una piccola impresa è quella che può utilizzare software pronto all'uso senza richiedere personalizzazioni estese. Man mano che un'azienda cresce, le sue esigenze contabili diventano più complesse e spesso è necessario un sistema ERP ( Enterprise Resource Planning ) personalizzato.

Esistono molti tipi diversi di software di contabilità basati su cloud disponibili per le piccole imprese. Il tipo di settore e il numero di dipendenti sono due fattori che determineranno quale software di contabilità è appropriato. Ad esempio, un libero professionista non avrebbe bisogno delle stesse funzionalità del software di contabilità del proprietario di un ristorante.

Come si calcolano le tasse sui salari?

Il modo in cui calcoli le tasse sui salari dipenderà dalla tua attività e dalle leggi locali. Tuttavia, ecco alcune linee guida generali fornite da QuickBooks. Il primo passo è calcolare la retribuzione lorda dei tuoi dipendenti.

1. Calcola la retribuzione lorda dei tuoi dipendenti

È possibile determinare la retribuzione lorda di un dipendente utilizzando la sua tariffa retributiva e i periodi di retribuzione programmati. La maggior parte delle aziende pagherà i dipendenti settimanalmente, ogni due settimane o mensilmente. Per calcolare la paga oraria lorda di un dipendente, moltiplica le ore lavorate nel periodo di paga per la sua paga oraria. La formula è la seguente:

Tariffa oraria x totale delle ore lavorate nel periodo di paga = retribuzione lorda

Per calcolare la retribuzione lorda di un lavoratore dipendente, dividi il suo stipendio annuo per il numero di periodi di paga nell'anno. La formula è la seguente:

Stipendio annuo / numero di periodi di paga nell'anno = retribuzione lorda

Per esempio. Un dipendente guadagna $ 50.000 all'anno. La loro azienda paga i dipendenti ogni due settimane per un totale di 26 periodi di paga. Pertanto, la retribuzione lorda del dipendente è di $ 1.923,08.

2. Elimina le detrazioni al lordo delle imposte

Dopo aver determinato la retribuzione lorda, dovrai escludere le detrazioni. Si tratta di detrazioni fiscali, ma possono essere applicate anche altre detrazioni al lordo delle imposte. Le detrazioni al lordo delle imposte includono:

401(k) e alcuni piani pensionistici
Piani di assicurazione sanitaria
Contributi del conto di risparmio sanitario (HSA) o del conto di spesa flessibile (FSA).
Alcuni piani di assicurazione sulla vita

3. Deduci le tasse (FICA, disoccupazione e imposte sul reddito)

Una volta prelevate le detrazioni al lordo delle imposte, la retribuzione rimanente viene tassata. L'aliquota fiscale FICA è 7,65%—1,45% per Medicare e 6,2% per le tasse di previdenza sociale. Altre aliquote fiscali saranno determinate dalle leggi federali, statali o locali e dalla W-4 del tuo dipendente.

Calcola le imposte sul reddito federali utilizzando le tabelle delle tasse IRS. Molto spesso, pagherai le tasse federali quando pagherai le tasse di Social Security e Medicare. Segnala tutti i pagamenti sul modulo IRS 941.

Detrarre l'imposta FICA del 7,65% dalla retribuzione lorda del dipendente. Tu, come datore di lavoro, devi corrispondere il contributo di ciascun dipendente. L'azienda presenta i contributi del dipendente e dell'azienda a Social Security e Medicare.

Ad esempio, un dipendente guadagna $ 1.923 di retribuzione lorda per l'ultimo periodo di paga. Per calcolare il contributo fiscale della previdenza sociale del dipendente, moltiplica $ 1.923 per .062 per ottenere $ 119,26. Per calcolare il contributo fiscale Medicare del dipendente, moltiplica $ 1.923 per .0145 per ottenere $ 27,88. In totale, il contributo fiscale FICA del dipendente è di $ 147,14 per il periodo di paga, che il datore di lavoro deve corrispondere. In questo caso, il datore di lavoro deve pagare $ 294,28 all'IRS. La metà è una spesa diretta per l'azienda e l'altra metà è trattenuta dalla busta paga del dipendente.

I datori di lavoro non eguagliano le detrazioni fiscali sul reddito, ma pagano le tasse federali sulla disoccupazione. L'assistente di ritenuta alla fonte del reddito dell'IRS ti aiuterà a determinare l'importo delle imposte federali sul reddito dovute ai tuoi dipendenti.

4. Eventuali detrazioni volontarie devono essere prelevate dalla retribuzione residua.

Questi possono includere:

Contributi Roth 401(k).
Piani di assicurazione sulla vita
Assicurazione per invalidità a lungo termine
Garanzie salariali
Contributi sindacali

Dopo tutte le tasse e le detrazioni, l'importo residuo è quanto il dipendente porta a casa il giorno di paga.

La linea di fondo

L'elaborazione delle buste paga è un'attività complessa e dispendiosa in termini di tempo che richiede il rispetto di rigide norme e regolamenti federali e statali. Richiede un'ampia tenuta dei registri e attenzione ai dettagli. Le piccole imprese spesso gestiscono le proprie buste paga utilizzando software basato su cloud. Altre aziende scelgono di esternalizzare le proprie funzioni di buste paga o di investire in un sistema ERP integrato che gestisce la contabilità generale e le buste paga.

Mette in risalto

Le aziende possono utilizzare servizi professionali ed esternalizzare il loro libro paga o utilizzare software basato su cloud se non vogliono farlo da sole.
Il calcolo del libro paga coinvolge molte componenti e può essere complesso.
Tuttavia, le aziende devono anche svolgere attività di contabilità, tenuta dei registri e accantonare fondi per Medicare, previdenza sociale e tasse sulla disoccupazione.
Il processo di gestione stipendi può includere il monitoraggio delle ore lavorate per i dipendenti, il calcolo della retribuzione e la distribuzione dei pagamenti tramite deposito diretto o assegno.
Il libro paga è il compenso che un'azienda deve pagare ai propri dipendenti per un determinato periodo e in una determinata data.

FAQ

Cosa sono le tasse sui salari?

Le tasse sui salari includono la previdenza sociale, che preleva il 6,2% del tuo reddito fino a $ 132.900. Le tasse sui salari pagano anche per Medicare, che preleva l'1,45% del tuo reddito. I datori di lavoro pagano anche le tasse sui salari. Pagano il 6,2% del tuo reddito, quindi il governo ottiene il 12,4% del tuo reddito totale e il tuo datore di lavoro paga l'1,45% del tuo reddito verso Medicare.

Che cos'è una riduzione delle tasse sui salari?

Un taglio delle tasse sui salari significherebbe che meno tasse di previdenza sociale e Medicare vengono trattenute e prelevate dalle buste paga. L'idea è che i lavoratori e le imprese portino a casa un piccolo extra con ogni busta paga e questo li incoraggerebbe a spendere di più e stimolerebbe l'economia.

Che cos'è una vacanza fiscale sui salari?

Un'esenzione dall'imposta sui salari è un differimento della riscossione dell'imposta sui salari a una data successiva, a quel punto tali tasse diventerebbero dovute. Un differimento dell'imposta sui salari ha lo scopo di fornire un sollievo finanziario temporaneo ai lavoratori aumentando temporaneamente la loro paga da portare a casa.