Löner
Vad är löneadministration?
Lön är den ersättning ett företag måste betala till sina anställda under en bestämd period eller vid ett visst datum. Det hanteras vanligtvis av redovisningen eller personalavdelningen på ett företag. Småföretags lönelistor kan hanteras direkt av ägaren eller en associerad person.
I allt högre grad outsourcas löner till specialiserade företag som hanterar lönebearbetning, personalförmåner, försäkringar och redovisningsuppgifter, såsom skatteinnehållning. Många löne - fintech- företag, som Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel och Wagestream, utnyttjar teknologi för att förenkla löneprocesser. Dessa lösningar betalar anställda med större bekvämlighet och snabbhet och tillhandahåller digitala lönerelaterade dokument med innovativa teknologiaktiverade tjänster som krävs av spelnings- och outsourcingekonomin.
Lön kan också hänvisa till listan över ett företags anställda och storleken på ersättningen till var och en av dem. Lön är en stor kostnad för de flesta företag och är nästan alltid avdragsgill,. vilket innebär att kostnaden kan dras av från bruttoinkomsten vilket sänker företagets skattepliktiga inkomst. Lönen kan skilja sig från en löneperiod till en annan på grund av övertid, sjuklön och andra variabler.
Förstå löner
Lön är processen att betala ett företags anställda, vilket inkluderar att spåra arbetade timmar, beräkna anställdas lön och distribuera betalningar via direkt insättning till anställdas bankkonton eller med check. Företag måste dock också utföra redovisningsfunktioner för att registrera löner, innehållna skatter, bonusar, övertidsersättning, sjuktid och semesterersättning. Företag måste lägga åt sidan och registrera det belopp som ska betalas till regeringen för Medicare, socialförsäkring och arbetslöshetsskatter.
Många företag använder mjukvarulösningar för att hantera sina löner. Den anställde matar in sina timmar via ett API, och deras lön bearbetas och sätts in på deras bankkonton.
Många medelstora och stora företag lägger ut lönetjänster på entreprenad för att effektivisera processen. Arbetsgivare spårar antalet timmar varje anställd arbetar och vidarebefordrar denna information till lönetjänsten. På lönedagen beräknar lönetjänsten det bruttobelopp som den anställde är skyldig baserat på antalet arbetade timmar eller veckor under löneperioden och lönesatsen. Tjänsten drar av skatter och andra källskatter från inkomsten och betalar sedan de anställda.
Särskilda överväganden
Arbetsgivare med en bruttoförsäljning på 500 000 USD eller mer per år omfattas av kraven i Fair Labor Standards Act (FLSA) som antogs 1938. Detta är en amerikansk lag som skyddar arbetare från vissa orättvisa lönemetoder. FLSA anger olika arbetsbestämmelser, inklusive minimilöner,. krav på övertidsersättning och begränsningar av barnarbete. Till exempel anger FLSA-regler när arbetare anses vara på dygnet och när de ska betalas övertid.
Lagen kräver att övertid – arbetade timmar över 40 timmar per vecka – ska betalas med en och en halv gånger det ordinarie timpriset. Vissa anställda är undantagna från FLSA, och lagen gäller inte oberoende entreprenörer eller volontärer eftersom de inte anses vara anställda.
Vissa timanställda omfattas inte av FLSA men är föremål för andra regler. Till exempel styrs järnvägsarbetare av Railway Labor Act, och lastbilschaufförer faller under motortransportlagens tillämpningsområde.
FLSA anger också hur man ska behandla jobb som i första hand kompenseras genom dricks. När det gäller dricksade servicearbetare måste arbetsgivaren betala minimilönen till den anställde om de inte regelbundet får mer än 30 USD per månad från dricks.
Fördelar och nackdelar med att använda professionella lönetjänster
En stor fördel med lönetjänster är deras förmåga att producera en mängd olika rapporter som förenklar redovisningsförfaranden och hjälper företag att se till att de följer juridiska och skattemässiga krav. Lönetjänsten kan också föra register över hur mycket semester eller personlig tid anställda har använt.
När det gäller nackdelar, när företag lägger ut sina lönesystem på entreprenad, måste de lita på individer utanför verksamheten för korrekt redovisning. Vid fel ska företagets personal på plats ta itu med upprörda medarbetare. Företag kan också drabbas av skattestraff för fel som görs av lönetjänsten.
En annan nackdel är att lönetjänster är dyrare än att driva löner internt. Tjänsterna kan ta ut en fast månadsavgift eller erbjuda olika betalningsstrukturer för olika tjänstenivåer. På grund av deras kostnader är lönetjänster kanske inte det bästa alternativet för små företag med snäva driftsbudgetar.
När ett företag växer blir dess redovisningsbehov mer komplexa. Större företag kan behöva investera i ett anpassat ERP-system (Enterprise Resource Planning) för sina redovisnings- och lönefunktioner.
TTT
Löneprogram
I stället för att använda specialiserade lönetjänster väljer vissa företag att förlita sig på löneprogram. När företaget köper programvaran tillkommer inga extra månadsavgifter. Programvara inkluderar vanligtvis utskrivbara skatteformulär och källskattetabeller.
Förutom ekonomiska besparingar hjälper interna lönesystem företag att hålla konfidentiell ekonomisk information privat. Programvaror kan dock vara tidskrävande, vilket kan utgöra ett problem för små företag med få personal.
Småföretagare drar nytta av bokföringsprogram eftersom det hjälper dem att spåra kundfordringar och leverantörsskulder, mäta deras lönsamhet och förbereda sig för skattesäsongen. Ett litet företag är ett som kan använda färdig programvara utan att kräva omfattande anpassningar. När ett företag växer blir dess redovisningsbehov mer komplexa och ett anpassat ERP-system ( Enterprise Resource Planning ) behövs ofta.
Det finns många olika typer av molnbaserad bokföringsprogram för småföretag. Typen av bransch och antalet anställda är två faktorer som kommer att diktera vilken bokföringsprogram som är lämplig. Till exempel skulle en frilansare inte behöva samma funktioner i bokföringsprogram som en restaurangägare.
Hur beräknar du löneskatter?
Hur du beräknar löneskatt beror på ditt företag och dina lokala lagar. Men här är några allmänna riktlinjer från QuickBooks. Det första steget är att beräkna dina anställdas bruttolön.
1. Beräkna dina anställdas bruttolön
Du kan bestämma en anställds bruttolön med hjälp av deras lönesats och dina schemalagda löneperioder. De flesta företag kommer att betala anställda varje vecka, varannan vecka eller månadsvis. För att beräkna en timanställds bruttolön, multiplicera deras arbetade timmar under löneperioden med deras timlön. Formeln är följande:
Timlön x totala arbetade timmar under löneperioden = bruttolön
För att beräkna en tjänstemans bruttolön, dividera dennes årslön med antalet löneperioder under året. Formeln är följande:
Årslön / antal löneperioder i år = bruttolön
Till exempel. En anställd tjänar 50 000 dollar per år. Deras företag betalar anställda varannan vecka under totalt 26 löneperioder. Därför är den anställdes bruttolön $1 923,08.
2. Ta ut avdrag före skatt
Efter att ha fastställt bruttolönen måste du räkna ut avdragen. Det är skatteavdrag men andra före skatt kan också gälla. Avdrag före skatt inkluderar:
401(k) och några pensionsplaner
Sjukförsäkringsplaner
Bidrag till hälsosparkonto (HSA) eller Flexible Spending Account (FSA).
Vissa livförsäkringar
3. Dra av skatter (FICA, arbetslöshets- och inkomstskatter)
När du har gjort avdrag före skatt beskattas resterande lön. FICA-skattesatsen är 7,65%—1,45% för Medicare och 6,2% för socialförsäkringsskatter. Andra skattesatser kommer att bestämmas av federala, statliga eller lokala lagar och din anställdes W-4.
Beräkna federala inkomstskatter med hjälp av IRS skattetabeller. Oftast betalar du federal skatt när du betalar socialförsäkrings- och Medicare-skatter. Rapportera alla betalningar på IRS Form 941.
Dra av 7,65 % FICA-skatt från den anställdes bruttolön. Du som arbetsgivare ska matcha varje anställds insats. Verksamheten lämnar både den anställdes och företagets bidrag till Social Security och Medicare.
Till exempel tjänar en anställd $1 923 i bruttolön för den senaste löneperioden. För att beräkna den anställdes socialförsäkringsavgift, multiplicera $1 923 med 0,062 för att få $119,26. För att beräkna den anställdes Medicare-skattebidrag, multiplicera $1 923 med 0,0145 för att få $27,88. Totalt är den anställdes FICA-skatteavgift 147,14 USD för löneperioden, vilket arbetsgivaren måste matcha. I det här fallet måste arbetsgivaren betala $294,28 till IRS. Hälften är en direkt kostnad för företaget, och den andra hälften hålls från den anställdes lönecheck.
Arbetsgivare matchar inte inkomstskatteavdrag, men de betalar federal arbetslöshetsskatt. IRS:s inkomstinnehållningsassistent hjälper dig att avgöra hur mycket federal inkomstskatt dina anställda är skyldiga.
4. Eventuella frivilliga avdrag ska tas från resterande lön.
Dessa kan inkludera:
Roth 401(k) bidrag
Livförsäkringsplaner
Långsiktiga invaliditetsförsäkringar
Löneutmätning
Fackföreningsavgifter
Efter alla skatter och avdrag är det resterande beloppet hur mycket den anställde tar hem på lönedagen.
Poängen
Att bearbeta löner är en komplex och tidskrävande strävan som kräver att strikta federala och statliga regler och förordningar följs. Det kräver omfattande journalföring och uppmärksamhet på detaljer. Små företag hanterar ofta sina egna löner med hjälp av molnbaserad programvara. Andra företag väljer att lägga ut sina lönefunktioner på entreprenad eller att investera i ett integrerat affärssystem som sköter den övergripande bokföringen och lönerna.
Höjdpunkter
– Företag kan använda sig av professionella tjänster och lägga ut sina löner eller använda molnbaserad mjukvara om de inte vill göra det själva.
– Att beräkna lönebelopp involverar många komponenter och kan vara komplext.
– Företag måste dock också utföra bokföring, journalföring och avsätta medel för Medicare, Social Security och arbetslöshetsskatter.
- Löneprocessen kan innefatta att spåra arbetade timmar för anställda, beräkna lön och distribuera betalningar via direkt insättning eller check.
– Lön är den ersättning ett företag ska betala till sina anställda under en bestämd period och vid ett givet datum.
Vanliga frågor
Vad är löneskatter?
Löneskatter inkluderar social trygghet, som tar ut 6,2% av din inkomst upp till $132 900. Löneskatter betalar också för Medicare, som tar ut 1,45% av din inkomst. Arbetsgivare betalar också löneskatt. De betalar 6,2% av din inkomst, så regeringen får 12,4% av din totala inkomst, och din arbetsgivare betalar 1,45% av din inkomst till Medicare.
Vad är en lönesänkning?
En sänkning av löneskatten skulle innebära att mindre socialförsäkrings- och Medicare-skatter hålls inne och tas ut från lönecheckar. Tanken är att arbetare och företag skulle ta hem lite extra med varje lönecheck och det skulle uppmuntra dem att spendera mer och stimulera ekonomin.
Vad är en löneskattsemester?
En löneskattsemester är ett uppskjutande av löneskatteuppbörden till ett senare datum, då dessa skatter skulle förfalla. Ett uppskov med löneskatt är avsett att ge viss tillfällig ekonomisk lättnad till arbetare genom att tillfälligt höja deras hemlön.
