Nómina de sueldos
¿Qué es la nómina?
La nómina es la compensación que una empresa debe pagar a sus empleados por un período determinado o en una fecha determinada. Suele ser gestionado por el departamento de contabilidad o de recursos humanos de una empresa. Las nóminas de pequeñas empresas pueden ser manejadas directamente por el propietario o un asociado.
Cada vez más, la nómina se subcontrata a empresas especializadas que manejan el procesamiento de cheques de pago, los beneficios de los empleados, los seguros y las tareas de contabilidad, como la retención de impuestos. Muchas empresas fintech de nómina,. como Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel y Wagestream, están aprovechando la tecnología para simplificar los procesos de nómina. Estas soluciones pagan a los empleados con mayor comodidad y rapidez y brindan documentos digitales relacionados con la nómina con servicios innovadores habilitados por tecnología requeridos por la economía de los conciertos y la subcontratación.
La nómina también puede referirse a la lista de empleados de una empresa y el monto de la compensación que se le debe a cada uno de ellos. La nómina es un gasto importante para la mayoría de las empresas y casi siempre es deducible,. lo que significa que el gasto se puede deducir de los ingresos brutos y reducir los ingresos imponibles de la empresa. La nómina puede diferir de un período de pago a otro debido a las horas extra, el pago por enfermedad y otras variables.
Comprender la nómina
La nómina es el proceso de pago a los empleados de una empresa, que incluye el seguimiento de las horas trabajadas, el cálculo de la paga de los empleados y la distribución de los pagos mediante depósito directo en las cuentas bancarias de los empleados o mediante cheque. Sin embargo, las empresas también deben realizar funciones de contabilidad para registrar la nómina, los impuestos retenidos, las bonificaciones, el pago de horas extras, el tiempo por enfermedad y el pago de vacaciones. Las empresas deben reservar y registrar el monto que se pagará al gobierno por concepto de Medicare, Seguro Social e impuestos por desempleo.
Muchas empresas utilizan soluciones de software para gestionar su nómina. El empleado ingresa sus horas a través de una API y su pago se procesa y deposita en sus cuentas bancarias.
Muchas empresas medianas y grandes subcontratan los servicios de nómina para agilizar el proceso. Los empleadores rastrean la cantidad de horas que trabaja cada empleado y transmiten esta información al servicio de nómina. El día de pago, el servicio de nómina calcula el monto bruto que se le debe al empleado en función de la cantidad de horas o semanas trabajadas durante el período de pago y la tasa de pago. El servicio deduce impuestos y otras retenciones de las ganancias y luego paga a los empleados.
Consideraciones Especiales
empleadores con ventas brutas de $500,000 o más por año están sujetos a los requisitos de la Ley de normas laborales justas (FLSA) aprobada en 1938. Esta es una ley estadounidense que protege a los trabajadores de ciertas prácticas salariales injustas. La FLSA establece varias regulaciones laborales, incluidos los salarios mínimos,. los requisitos para el pago de horas extra y las limitaciones al trabajo infantil. Por ejemplo, las reglas de la FLSA especifican cuándo se considera que los trabajadores están trabajando y cuándo se les debe pagar horas extras.
La ley requiere que las horas extras (horas trabajadas en exceso de 40 horas por semana) se paguen a una vez y media la tarifa regular por hora. Algunos empleados están exentos de la FLSA y la Ley no se aplica a los contratistas independientes o voluntarios porque no se consideran empleados.
Algunos trabajadores por hora no están cubiertos por la FLSA pero están sujetos a otras regulaciones. Por ejemplo, los trabajadores ferroviarios se rigen por la Ley de Trabajo Ferroviario y los camioneros se rigen por la Ley de Autotransportes.
La FLSA también establece cómo tratar los trabajos que se compensan principalmente con propinas. En el caso de los trabajadores de servicios que reciben propinas, el empleador debe pagar el salario mínimo al empleado a menos que reciba regularmente más de $30 por mes de propinas.
Ventajas y desventajas de usar servicios profesionales de nómina
Uno de los principales beneficios de los servicios de nómina es su capacidad para producir una variedad de informes que simplifican los procedimientos contables y ayudan a las empresas a garantizar que cumplen con los requisitos legales y de presentación de impuestos. El servicio de nómina también puede mantener un registro de la cantidad de vacaciones o tiempo personal que han utilizado los empleados.
Con respecto a las desventajas, cuando las empresas subcontratan su sistema de nómina, deben confiar en personas ajenas a la empresa para una contabilidad precisa. En caso de error, el personal de la empresa en el sitio debe tratar con los empleados molestos. Las empresas también pueden enfrentarse a sanciones fiscales por errores cometidos por el servicio de nómina.
Otra desventaja es que los servicios de nómina son más costosos que administrar la nómina internamente. Los servicios pueden cobrar una tarifa mensual fija u ofrecer diferentes estructuras de pago para diferentes niveles de servicio. Debido a su costo, los servicios de nómina pueden no ser la mejor opción para pequeñas empresas con presupuestos operativos ajustados.
A medida que crece una empresa, sus necesidades contables se vuelven más complejas. Las empresas más grandes pueden necesitar invertir en un sistema personalizado de planificación de recursos empresariales (ERP) para sus funciones de contabilidad y nómina.
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Programas de software de nómina
En lugar de utilizar servicios de nómina especializados, algunas empresas optan por confiar en los programas de software de nómina. Una vez que la empresa compra el software, no hay cuotas mensuales adicionales. Los programas de software suelen incluir formularios de impuestos imprimibles y tablas de retención .
Además de los ahorros financieros, los sistemas internos de nómina ayudan a las empresas a mantener privada la información financiera confidencial. Sin embargo, los programas de software pueden consumir mucho tiempo, lo que puede representar un problema para las pequeñas empresas con poco personal.
Los propietarios de pequeñas empresas se benefician del software de contabilidad porque les ayuda a realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, medir su rentabilidad y prepararse para la temporada de impuestos. Una pequeña empresa es aquella que puede utilizar software listo para usar sin necesidad de personalizaciones extensas. A medida que una empresa crece, sus necesidades contables se vuelven más complejas y, a menudo, se necesita un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) personalizado.
Hay muchos tipos diferentes de software de contabilidad basado en la nube disponibles para pequeñas empresas. El tipo de industria y el número de empleados son dos factores que determinarán qué software de contabilidad es el adecuado. Por ejemplo, un trabajador independiente no necesitaría las mismas funciones en un software de contabilidad que el propietario de un restaurante.
¿Cómo se calculan los impuestos sobre la nómina?
La forma en que calcule los impuestos sobre la nómina dependerá de su empresa y de las leyes locales. Sin embargo, aquí hay algunas pautas generales proporcionadas por QuickBooks. El primer paso es calcular el salario bruto de sus empleados.
1. Calcula el salario bruto de tus empleados
Puede determinar el salario bruto de un empleado utilizando su tasa de pago y sus períodos de pago programados. La mayoría de las empresas pagarán a los empleados semanalmente, cada dos semanas o mensualmente. Para calcular el salario bruto de un empleado por hora, multiplique las horas trabajadas en el período de pago por su tasa de pago por hora. La fórmula es la siguiente:
Tarifa por hora x total de horas trabajadas en el período de pago = salario bruto
Para calcular el salario bruto de un empleado asalariado, divida su salario anual por el número de períodos de pago en el año. La fórmula es la siguiente:
Salario anual / número de períodos de pago en el año = salario bruto
Por ejemplo. Un empleado gana $50,000 al año. Su empresa paga a los empleados cada dos semanas por un total de 26 períodos de pago. Por lo tanto, la paga bruta del empleado es $1,923.08.
2. Saque las deducciones antes de impuestos
Después de determinar el salario bruto, deberá descontar las deducciones. Estas son deducciones fiscales, pero también pueden aplicarse otras deducciones antes de impuestos. Las deducciones antes de impuestos incluyen:
401(k) y algunos planes de jubilación
Planes de seguro de salud
Contribuciones a la cuenta de ahorros para la salud (HSA) o a la cuenta de gastos flexibles (FSA)
Algunos planes de seguro de vida
3. Deducir impuestos (FICA, desempleo e impuestos sobre la renta)
Una vez que haya realizado las deducciones antes de impuestos, el pago restante se grava. La tasa de impuestos FICA es 7.65%—1.45% para Medicare y 6.2% para los impuestos del Seguro Social. Otras tasas impositivas serán determinadas por las leyes federales, estatales o locales y el formulario W-4 de su empleado.
Calcule los impuestos federales sobre la renta utilizando las tablas de impuestos del IRS. En la mayoría de los casos, pagará impuestos federales cuando pague los impuestos del Seguro Social y Medicare. Informe todos los pagos en el Formulario 941 del IRS.
Deducir el impuesto FICA del 7,65% del salario bruto del empleado. Usted, como empleador, debe igualar la contribución de cada empleado. La empresa envía tanto las contribuciones del empleado como las de la empresa al Seguro Social y Medicare.
Por ejemplo, un empleado gana $1923 en salario bruto durante el último período de pago. Para calcular la contribución de impuestos al Seguro Social del empleado, multiplique $1,923 por .062 para obtener $119.26. Para calcular la contribución fiscal de Medicare del empleado, multiplique $1923 por 0,0145 para obtener $27,88. En total, la contribución fiscal FICA del empleado es de $147,14 para el período de pago, que el empleador debe igualar. En este caso, el empleador debe pagar $294.28 al IRS. La mitad es un gasto directo para la empresa y la otra mitad se retiene del cheque de pago del empleado.
Los empleadores no igualan las deducciones de impuestos sobre la renta, pero pagan impuestos federales de desempleo. El asistente de retención de ingresos del IRS lo ayudará a determinar cuánto deben pagar sus empleados en impuestos federales sobre la renta.
4. Las deducciones voluntarias deben tomarse de los salarios restantes.
Estos pueden incluir:
Aportes Roth 401(k)
Planes de seguro de vida
Planes de seguro de invalidez a largo plazo
Embargos de salario
cuotas sindicales
Después de todos los impuestos y deducciones, el monto restante es lo que el empleado se lleva a casa el día de pago.
La línea de fondo
El procesamiento de la nómina es una tarea compleja que requiere mucho tiempo y requiere el cumplimiento de estrictas normas y reglamentos federales y estatales. Requiere un extenso mantenimiento de registros y atención a los detalles. Las pequeñas empresas a menudo manejan su propia nómina utilizando un software basado en la nube. Otras empresas optan por externalizar sus funciones de nómina o invertir en un sistema ERP integrado que gestiona la contabilidad general y la nómina.
Reflejos
Las empresas pueden utilizar servicios profesionales y externalizar su nómina o utilizar software en la nube si no quieren hacerlo por sí mismas.
El cálculo de la nómina involucra muchos componentes y puede ser complejo.
Sin embargo, las empresas también deben realizar la contabilidad, el mantenimiento de registros y reservar fondos para Medicare, el Seguro Social y los impuestos de desempleo.
El proceso de nómina puede incluir el seguimiento de las horas trabajadas por los empleados, el cálculo del pago y la distribución de los pagos mediante depósito directo o cheque.
La nómina es la compensación que una empresa debe pagar a sus empleados por un período determinado y en una fecha determinada.
PREGUNTAS MÁS FRECUENTES
¿Qué son los impuestos sobre la nómina?
Los impuestos sobre la nómina incluyen el Seguro Social, que se lleva el 6,2% de sus ingresos hasta $132.900. Los impuestos sobre la nómina también pagan por Medicare, que se lleva el 1,45 % de sus ingresos. Los empleadores también pagan impuestos sobre la nómina. Ellos pagan el 6,2 % de sus ingresos, por lo que el gobierno obtiene el 12,4 % de sus ingresos totales y su empleador paga el 1,45 % de sus ingresos para Medicare.
¿Qué es un recorte de impuestos sobre la nómina?
Un recorte de impuestos sobre la nómina significaría que se retienen menos impuestos del Seguro Social y Medicare y se deducen de los cheques de pago. La idea es que los trabajadores y las empresas se lleven a casa un poco más con cada cheque de pago y eso los alentaría a gastar más y estimular la economía.
¿Qué es una exención de impuestos sobre la nómina?
Una exención de impuestos sobre la nómina es un aplazamiento de la recaudación de impuestos sobre la nómina hasta una fecha posterior, momento en el cual esos impuestos vencerían. El aplazamiento del impuesto sobre la nómina tiene como objetivo proporcionar algún alivio financiero temporal a los trabajadores al aumentar temporalmente su salario neto.
