Lohn-und Gehaltsabrechnung
Was ist Gehaltsabrechnung?
Die Gehaltsabrechnung ist die Vergütung, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern für einen bestimmten Zeitraum oder zu einem bestimmten Datum zahlen muss. Es wird normalerweise von der Buchhaltung oder der Personalabteilung eines Unternehmens verwaltet. Die Gehaltsabrechnungen von Kleinunternehmen können direkt vom Eigentümer oder einem Mitarbeiter abgewickelt werden.
Die Gehaltsabrechnung wird zunehmend an spezialisierte Firmen ausgelagert, die die Verarbeitung von Gehaltsschecks, Leistungen an Arbeitnehmer, Versicherungen und Buchhaltungsaufgaben wie die Quellensteuer übernehmen. Viele Fintech-Firmen für Gehaltsabrechnungen wie Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel und Wagestream nutzen Technologien, um Gehaltsabrechnungsprozesse zu vereinfachen. Diese Lösungen bezahlen Mitarbeiter bequemer und schneller und bieten digitale Gehaltsabrechnungsdokumente mit innovativen technologiegestützten Diensten, die von der Gig- und Outsourcing-Wirtschaft benötigt werden.
Die Gehaltsabrechnung kann sich auch auf die Liste der Mitarbeiter eines Unternehmens und die Höhe der ihnen zustehenden Vergütung beziehen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung stellt für die meisten Unternehmen eine große Ausgabe dar und ist fast immer abzugsfähig , was bedeutet, dass die Ausgaben vom Bruttoeinkommen abgezogen werden können, wodurch das steuerpflichtige Einkommen des Unternehmens gesenkt wird. Die Gehaltsabrechnung kann sich aufgrund von Überstunden, Krankengeld und anderen Variablen von einem Zahlungszeitraum zum anderen unterscheiden.
Gehaltsabrechnung verstehen
Die Gehaltsabrechnung ist der Prozess der Bezahlung der Mitarbeiter eines Unternehmens, der die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden, die Berechnung der Gehälter der Mitarbeiter und die Verteilung der Zahlungen per Direkteinzahlung auf die Bankkonten der Mitarbeiter oder per Scheck umfasst. Unternehmen müssen jedoch auch Buchhaltungsfunktionen ausführen, um Gehaltsabrechnungen, einbehaltene Steuern, Prämien, Überstundenvergütungen, Krankheitszeiten und Urlaubsgeld zu erfassen. Unternehmen müssen den an die Regierung zu zahlenden Betrag für Medicare, Sozialversicherung und Arbeitslosensteuern beiseite legen und aufzeichnen.
Viele Unternehmen verwenden Softwarelösungen, um ihre Gehaltsabrechnung zu verwalten. Der Mitarbeiter gibt seine Stunden über eine API ein, und seine Bezahlung wird verarbeitet und auf sein Bankkonto eingezahlt.
Viele mittlere und große Unternehmen lagern Gehaltsabrechnungsdienste aus, um den Prozess zu rationalisieren. Arbeitgeber verfolgen die Anzahl der Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters und leiten diese Informationen an den Gehaltsabrechnungsdienst weiter. Am Zahltag berechnet der Gehaltsabrechnungsdienst den Bruttobetrag, der dem Arbeitnehmer geschuldet wird, basierend auf der Anzahl der während des Lohnzeitraums geleisteten Arbeitsstunden oder -wochen und dem Lohnsatz. Der Dienst zieht Steuern und andere Quellensteuern vom Einkommen ab und bezahlt dann die Mitarbeiter.
Besondere Überlegungen
Arbeitgeber mit einem Bruttoumsatz von 500.000 USD oder mehr pro Jahr unterliegen den Anforderungen des Fair Labor Standards Act (FLSA), der 1938 verabschiedet wurde. Dies ist ein US-Gesetz, das Arbeitnehmer vor bestimmten unfairen Lohnpraktiken schützt. Die FLSA legt verschiedene Arbeitsvorschriften fest, darunter Mindestlöhne,. Anforderungen an die Bezahlung von Überstunden und Beschränkungen der Kinderarbeit. Zum Beispiel spezifizieren die FLSA-Regeln, wann Arbeitnehmer als arbeitsfähig gelten und wann sie Überstunden bezahlt werden sollten.
Das Gesetz sieht vor, dass Überstunden – Arbeitsstunden von mehr als 40 Stunden pro Woche – mit dem Anderthalbfachen des regulären Stundensatzes vergütet werden. Einige Mitarbeiter sind vom FLSA ausgenommen, und das Gesetz gilt nicht für unabhängige Auftragnehmer oder Freiwillige, da sie nicht als Mitarbeiter gelten.
Einige Stundenarbeiter fallen nicht unter die FLSA, unterliegen aber anderen Vorschriften. Beispielsweise unterliegen Eisenbahner dem Railway Labour Act und Lkw-Fahrer dem Motor Carriers Act.
Die FLSA legt auch fest, wie Jobs zu behandeln sind, die hauptsächlich durch Trinkgeld entschädigt werden. Bei Servicemitarbeitern mit Trinkgeld muss der Arbeitgeber den Mindestlohn an den Mitarbeiter zahlen, es sei denn, er erhält regelmäßig mehr als 30 US-Dollar pro Monat an Zuwendungen.
Vor- und Nachteile der Nutzung professioneller Gehaltsabrechnungsdienste
Ein großer Vorteil von Gehaltsabrechnungsdiensten ist ihre Fähigkeit, eine Vielzahl von Berichten zu erstellen, die die Buchhaltungsverfahren vereinfachen und Unternehmen dabei helfen, sicherzustellen, dass sie die gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen erfüllen. Der Gehaltsabrechnungsdienst kann auch Aufzeichnungen darüber führen, wie viel Urlaub oder persönliche Zeit Mitarbeiter verbraucht haben.
In Bezug auf Nachteile müssen sich Unternehmen, wenn sie ihr Gehaltsabrechnungssystem auslagern, für eine genaue Buchhaltung auf Personen außerhalb des Unternehmens verlassen. Im Fehlerfall muss sich das Personal des Unternehmens vor Ort mit verärgerten Mitarbeitern auseinandersetzen. Unternehmen können auch mit Steuerstrafen für Fehler des Gehaltsabrechnungsdienstes rechnen.
Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass die Gehaltsabrechnung teurer ist als eine interne Gehaltsabrechnung. Die Dienste können eine festgelegte monatliche Gebühr erheben oder unterschiedliche Zahlungsstrukturen für unterschiedliche Dienstebenen anbieten. Aufgrund ihrer Kosten sind Gehaltsabrechnungsdienste möglicherweise nicht die beste Option für kleine Unternehmen mit knappen Betriebsbudgets.
Wenn ein Unternehmen wächst, werden seine Buchhaltungsanforderungen immer komplexer. Größere Unternehmen müssen möglicherweise in ein kundenspezifisches ERP-System (Enterprise Resource Planning) für ihre Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungsfunktionen investieren.
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Softwareprogramme für die Gehaltsabrechnung
Anstatt spezialisierte Gehaltsabrechnungsdienste zu verwenden, entscheiden sich einige Unternehmen dafür, sich auf Gehaltsabrechnungssoftwareprogramme zu verlassen. Sobald das Unternehmen die Software kauft, fallen keine zusätzlichen monatlichen Gebühren an. Softwareprogramme enthalten normalerweise druckbare Steuerformulare und Quellensteuertabellen.
Neben finanziellen Einsparungen helfen interne Gehaltsabrechnungssysteme Unternehmen dabei, vertrauliche Finanzinformationen geheim zu halten. Softwareprogramme können jedoch zeitaufwändig sein, was für kleine Unternehmen mit wenig Personal ein Problem darstellen kann.
Kleinunternehmer profitieren von einer Buchhaltungssoftware, weil sie ihnen hilft, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zu verfolgen, ihre Rentabilität zu messen und sich auf die Steuersaison vorzubereiten. Ein kleines Unternehmen ist ein Unternehmen, das Out-of-the-Box-Software verwenden kann, ohne dass umfangreiche Anpassungen erforderlich sind. Wenn ein Unternehmen wächst, werden seine Buchhaltungsanforderungen immer komplexer, und häufig wird ein kundenspezifisches ERP-System ( Enterprise Resource Planning ) benötigt.
Es gibt viele verschiedene Arten von Cloud-basierter Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen. Die Art der Branche und die Anzahl der Mitarbeiter sind zwei Faktoren, die bestimmen, welche Buchhaltungssoftware geeignet ist. Beispielsweise benötigt ein Freiberufler nicht die gleichen Funktionen in einer Buchhaltungssoftware wie ein Restaurantbesitzer.
Wie berechnet man Lohnsteuern?
Wie Sie die Lohnsteuern berechnen, hängt von Ihrem Unternehmen und Ihren örtlichen Gesetzen ab. Hier sind jedoch einige allgemeine Richtlinien von QuickBooks. Im ersten Schritt berechnen Sie den Bruttolohn Ihrer Mitarbeiter.
1. Berechnen Sie den Bruttolohn Ihrer Mitarbeiter
Das Bruttoentgelt eines Mitarbeiters können Sie anhand seines Entgeltsatzes und Ihrer Sollentgeltperioden ermitteln. Die meisten Unternehmen zahlen die Mitarbeiter wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich. Zur Berechnung des Bruttostundenlohns eines Mitarbeiters multiplizieren Sie die im Lohnzeitraum geleisteten Arbeitsstunden mit dem Stundenlohn. Die Formel lautet wie folgt:
Stundensatz x Gesamtzahl der im Lohnzeitraum geleisteten Arbeitsstunden = Bruttolohn
Um das Bruttogehalt eines Angestellten zu berechnen, teilen Sie sein Jahresgehalt durch die Anzahl der Lohnperioden im Jahr. Die Formel lautet wie folgt:
Jahresgehalt / Anzahl der Entgeltperioden im Jahr = Bruttoentgelt
Zum Beispiel. Ein Angestellter verdient 50.000 Dollar im Jahr. Ihr Unternehmen bezahlt die Mitarbeiter alle zwei Wochen für insgesamt 26 Lohnperioden. Daher beträgt das Bruttogehalt des Mitarbeiters 1.923,08 USD.
2. Nehmen Sie Vorsteuerabzüge vor
Nachdem Sie das Bruttogehalt ermittelt haben, müssen Sie Abzüge herausrechnen. Dies sind Steuerabzüge, es können jedoch auch andere Vorsteuerabzüge gelten. Zu den Vorsteuerabzügen gehören:
401(k) und einige Pensionspläne
Krankenversicherungspläne
Beiträge zum Health Savings Account (HSA) oder Flexible Spending Account (FSA).
Einige Lebensversicherungspläne
3. Steuern abziehen (FICA, Arbeitslosen- und Einkommenssteuern)
Nach Abzug des Vorsteuerabzugs wird der verbleibende Lohn versteuert. Der FICA-Steuersatz beträgt 7,65 % – 1,45 % für Medicare und 6,2 % für Sozialversicherungssteuern. Andere Steuersätze werden durch bundesstaatliche, staatliche oder lokale Gesetze und das W-4 Ihres Mitarbeiters bestimmt.
Berechnen Sie die Bundeseinkommenssteuern mithilfe der IRS-Steuertabellen. In den meisten Fällen zahlen Sie Bundessteuern, wenn Sie Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern zahlen. Melden Sie alle Zahlungen auf dem IRS-Formular 941.
Ziehen Sie die 7,65 % FICA-Steuer vom Bruttolohn des Mitarbeiters ab. Sie als Arbeitgeber müssen den Beitrag jedes Arbeitnehmers verdoppeln. Das Unternehmen reicht sowohl die Beiträge des Arbeitnehmers als auch die des Unternehmens zur Sozialversicherung und Medicare ein.
Beispiel: Ein Mitarbeiter verdient im letzten Lohnzeitraum 1.923 $ brutto. Um den Sozialversicherungsbeitrag des Arbeitnehmers zu berechnen, multiplizieren Sie 1.923 $ mit 0,062, um 119,26 $ zu erhalten. Um den Medicare-Steuerbeitrag des Mitarbeiters zu berechnen, multiplizieren Sie 1.923 $ mit 0,0145, um 27,88 $ zu erhalten. Insgesamt beträgt der FICA-Steuerbeitrag des Arbeitnehmers 147,14 $ für den Lohnzeitraum, den der Arbeitgeber abdecken muss. In diesem Fall muss der Arbeitgeber 294,28 USD an die IRS zahlen. Die Hälfte ist eine direkte Ausgabe an das Unternehmen, und die andere Hälfte wird vom Gehaltsscheck des Mitarbeiters einbehalten.
Arbeitgeber gleichen die Einkommenssteuerabzüge nicht ab, aber sie zahlen Bundesarbeitslosensteuern. Der Income Withholding Assistant des IRS hilft Ihnen bei der Bestimmung, wie viel Bundeseinkommenssteuern Ihre Mitarbeiter schulden.
4. Allfällige freiwillige Abzüge sind vom Restlohn abzuziehen.
Dazu können gehören:
Roth 401(k) Beiträge
Lebensversicherungen
Langzeit-Invaliditätsversicherungspläne
Lohnpfändung
Gewerkschaftsbeitrag
Nach allen Steuern und Abzügen ist der verbleibende Betrag der Betrag, den der Arbeitnehmer am Zahltag mit nach Hause nimmt.
Das Endergebnis
Die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung ist ein komplexes und zeitaufwändiges Unterfangen, das die Einhaltung strenger Bundes- und Landesregeln und -vorschriften erfordert. Es erfordert umfangreiche Aufzeichnungen und Liebe zum Detail. Kleine Unternehmen erledigen ihre eigene Gehaltsabrechnung oft mit Cloud-basierter Software. Andere Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Gehaltsabrechnung auszulagern oder in ein integriertes ERP-System zu investieren, das die gesamte Buchhaltung und Gehaltsabrechnung verwaltet.
Höhepunkte
Unternehmen können professionelle Dienstleistungen in Anspruch nehmen und ihre Gehaltsabrechnung auslagern oder cloudbasierte Software verwenden, wenn sie dies nicht selbst tun möchten.
Die Berechnung der Gehaltsabrechnung umfasst viele Komponenten und kann komplex sein.
Unternehmen müssen jedoch auch Buchhaltung und Aufzeichnungen führen und Mittel für Medicare, Sozialversicherung und Arbeitslosensteuern zurückstellen.
Der Gehaltsabrechnungsprozess kann das Nachverfolgen der für Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden, das Berechnen von Gehältern und das Verteilen von Zahlungen per direkter Einzahlung oder Scheck umfassen.
Die Gehaltsabrechnung ist die Vergütung, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern für einen festgelegten Zeitraum und zu einem bestimmten Datum zahlen muss.
FAQ
Was sind Lohnsteuern?
Die Lohnsteuer beinhaltet die Sozialversicherung, die 6,2 % Ihres Einkommens bis zu 132.900 US-Dollar abzieht. Lohnsteuern zahlen auch für Medicare, das 1,45 % Ihres Einkommens abzieht. Arbeitgeber zahlen auch Lohnsteuern. Sie zahlen 6,2 % Ihres Einkommens, sodass die Regierung 12,4 % Ihres Gesamteinkommens erhält, und Ihr Arbeitgeber zahlt 1,45 % Ihres Einkommens an Medicare.
Was ist eine Lohnsteuersenkung?
Eine Senkung der Lohnsteuer würde bedeuten, dass weniger Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern einbehalten und von den Gehaltsschecks abgezogen werden. Die Idee ist, dass Arbeitnehmer und Unternehmen mit jedem Gehaltsscheck ein wenig mehr mit nach Hause nehmen würden, was sie dazu ermutigen würde, mehr auszugeben und die Wirtschaft anzukurbeln.
Was ist ein Lohnsteuerurlaub?
Ein Lohnsteuerurlaub ist ein Aufschub der Lohnsteuererhebung auf einen späteren Zeitpunkt, an dem diese Steuern fällig werden. Eine Stundung der Lohnsteuer soll den Arbeitnehmern eine vorübergehende finanzielle Entlastung verschaffen, indem ihr Nettolohn vorübergehend erhöht wird.
