Начисление заработной платы

Что такое заработная плата?

Заработная плата — это компенсация, которую предприятие должно выплатить своим сотрудникам за установленный период или на определенную дату. Обычно им управляет бухгалтерия или отдел кадров компании. Начисление заработной платы в малом бизнесе может осуществляться непосредственно владельцем или партнером.

Все чаще расчет заработной платы передается на аутсорсинг специализированным фирмам, которые занимаются обработкой заработной платы, вознаграждениями работникам, страхованием и бухгалтерскими задачами, такими как удержание налогов. Многие финтех -компании по расчету заработной платы, такие как Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel и Wagestream, используют технологии для упрощения процессов расчета заработной платы. Эти решения позволяют платить сотрудникам с большим удобством и скоростью и предоставляют цифровые документы, связанные с заработной платой, с инновационными технологическими услугами, необходимыми для экономики свободного заработка и аутсорсинга.

Заработная плата также может относиться к списку сотрудников компании и сумме компенсации, причитающейся каждому из них. Заработная плата является основным расходом для большинства предприятий и почти всегда подлежит вычету,. что означает, что расходы могут быть вычтены из валового дохода,. что снижает налогооблагаемый доход компании. Заработная плата может отличаться от одного периода оплаты к другому из-за сверхурочной работы, оплаты больничного и других переменных.

Понимание расчета заработной платы

Заработная плата — это процесс оплаты труда сотрудников компании, который включает в себя отслеживание отработанных часов, расчет заработной платы сотрудников и распределение платежей путем прямого перечисления на банковские счета сотрудников или чеком. Однако компании также должны выполнять бухгалтерские функции для учета заработной платы, удержанных налогов, премий, оплаты сверхурочных, больничных и отпускных. Компании должны откладывать и регистрировать сумму, подлежащую уплате правительству в виде налогов Medicare, Social Security и пособий по безработице.

Многие компании используют программные решения для управления своей заработной платой. Сотрудник вводит свои часы через API, а его заработная плата обрабатывается и зачисляется на его банковские счета.

Многие средние и крупные компании передают услуги по расчету заработной платы на аутсорсинг,. чтобы упростить процесс. Работодатели отслеживают количество часов, отработанных каждым сотрудником, и передают эту информацию в службу расчета заработной платы. В день выплаты зарплаты служба расчета заработной платы рассчитывает общую сумму, причитающуюся сотруднику, на основе количества часов или недель, отработанных в течение периода оплаты, и ставки заработной платы. Служба вычитает налоги и другие удержания из заработка, а затем платит работникам.

Особые соображения

Работодатели с валовым объемом продаж 500 000 долларов США и более в год подпадают под действие Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA), принятого в 1938 году. Это закон США, который защищает работников от определенных видов несправедливой оплаты труда. FLSA устанавливает различные трудовые нормы, в том числе минимальную заработную плату,. требования к оплате сверхурочной работы и ограничения на использование детского труда. Например, правила FLSA определяют, когда работники считаются отработанными, а когда им следует платить за сверхурочную работу.

Закон требует, чтобы сверхурочная работа — часы, отработанные сверх 40 часов в неделю, — оплачивалась в полтора раза больше обычной почасовой ставки. Некоторые сотрудники освобождены от FLSA, и Закон не распространяется на независимых подрядчиков или волонтеров, поскольку они не считаются сотрудниками.

Некоторые почасовые работники не подпадают под действие FLSA, но подпадают под действие других правил. Например, железнодорожники регулируются Законом о труде на железной дороге, а водители грузовиков подпадают под действие Закона об автомобильных перевозчиках.

FLSA также устанавливает, как относиться к работам, которые в основном оплачиваются чаевыми. В случае с работниками сферы услуг работодатель должен выплачивать работнику минимальную заработную плату, если только он регулярно не получает более 30 долларов в месяц в виде чаевых.

Преимущества и недостатки использования профессиональных услуг по расчету заработной платы

Одним из основных преимуществ услуг по расчету заработной платы является их способность составлять различные отчеты, которые упрощают процедуры бухгалтерского учета и помогают компаниям обеспечить соблюдение юридических и налоговых требований. Служба расчета заработной платы может также вести учет того, сколько отпускных или личного времени сотрудники использовали.

Что касается недостатков, когда компании передают на аутсорсинг свою систему расчета заработной платы, они должны полагаться на лиц, не связанных с бизнесом, для точного учета. В случае ошибки персонал компании на месте должен разобраться с расстроенными сотрудниками. Компании также могут столкнуться с налоговыми штрафами за ошибки, допущенные службой расчета заработной платы.

Еще одним недостатком является то, что услуги по расчету заработной платы стоят дороже, чем расчет заработной платы собственными силами. Услуги могут взимать фиксированную ежемесячную плату или предлагать различные схемы оплаты для разных уровней обслуживания. Из-за своей стоимости услуги по расчету заработной платы могут быть не лучшим вариантом для небольших компаний с ограниченным операционным бюджетом.

По мере роста бизнеса потребности в бухгалтерском учете усложняются. Более крупным фирмам, возможно, потребуется инвестировать в специальную систему планирования ресурсов предприятия (ERP) для ее функций учета и расчета заработной платы.

ТТТ

Программное обеспечение для расчета заработной платы

Вместо использования специализированных услуг по расчету заработной платы некоторые компании предпочитают полагаться на программное обеспечение для расчета заработной платы. После того, как компания приобретет программное обеспечение, дополнительные ежемесячные платежи не взимаются. Программное обеспечение обычно включает печатные налоговые формы и таблицы удержания налогов.

В дополнение к финансовой экономии, внутренние системы расчета заработной платы помогают компаниям сохранять конфиденциальность финансовой информации в тайне. Однако программное обеспечение может занимать много времени, что может представлять проблему для небольших компаний с небольшим штатом сотрудников.

Владельцы малого бизнеса получают выгоду от программного обеспечения для бухгалтерского учета, поскольку оно помогает им отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность, оценивать свою прибыльность и готовиться к налоговому сезону. Малый бизнес — это тот, который может использовать готовое программное обеспечение, не требуя обширных настроек. По мере роста бизнеса его потребности в бухгалтерском учете усложняются, и часто требуется специальная система планирования ресурсов предприятия (ERP).

Для малого бизнеса доступно множество различных типов облачного программного обеспечения для бухгалтерского учета. Тип отрасли и количество сотрудников — это два фактора, которые будут определять, какое бухгалтерское программное обеспечение подходит. Например, фрилансеру не нужны те же функции бухгалтерского программного обеспечения, что и владельцу ресторана.

Как рассчитать налоги на заработную плату?

Способ расчета налога на заработную плату будет зависеть от вашего бизнеса и местных законов. Тем не менее, вот некоторые общие рекомендации, предоставленные QuickBooks. Первым шагом является расчет брутто-зарплаты ваших сотрудников.

1. Рассчитайте общую заработную плату ваших сотрудников

Вы можете определить валовую заработную плату сотрудника, используя его ставку заработной платы и запланированные периоды оплаты. Большинство предприятий будут платить сотрудникам еженедельно, каждые две недели или ежемесячно. Чтобы рассчитать брутто-зарплату почасового работника, умножьте количество часов, отработанных в период оплаты, на ставку почасовой оплаты. Формула выглядит следующим образом:

Почасовая ставка x общее количество часов, отработанных в период оплаты = валовая заработная плата

Чтобы рассчитать валовую заработную плату наемного работника, разделите его годовой оклад на количество периодов оплаты в году. Формула выглядит следующим образом:

Годовая заработная плата / количество периодов оплаты в году = валовая заработная плата

Например. Сотрудник зарабатывает 50 000 долларов в год. Их компания платит сотрудникам каждые две недели, в общей сложности 26 периодов оплаты. Таким образом, валовая заработная плата работника составляет 1 923,08 доллара США.

2. Вычет доналоговых вычетов

После определения брутто-зарплаты вам нужно будет учесть отчисления. Это налоговые вычеты, но могут применяться и другие доналоговые вычеты. К доналоговым вычетам относятся:

• 401(k) и некоторые пенсионные планы

• Планы медицинского страхования

• Взносы на Медицинский сберегательный счет (HSA) или Гибкий счет расходов (FSA)

• Некоторые планы страхования жизни

3. Вычитать налоги (FICA, налоги на безработицу и подоходный налог)

После того, как вы вычли доналоговые вычеты, оставшаяся зарплата облагается налогом. Налоговая ставка FICA составляет 7,65% — 1,45% для Medicare и 6,2% для налогов на социальное обеспечение. Ставки других налогов будут определяться федеральным законодательством, законами штата или местными законами, а также формой W-4 вашего сотрудника.

Рассчитайте федеральный подоходный налог, используя налоговые таблицы IRS. Чаще всего вы будете платить федеральные налоги вместе с налогами на социальное обеспечение и Medicare. Сообщайте обо всех платежах в форме IRS 941.

Вычтите налог FICA в размере 7,65% из общей заработной платы работника. Вы, как работодатель, должны соответствовать вкладу каждого работника. Бизнес отправляет взносы как сотрудника, так и компании в фонды социального обеспечения и Medicare.

Например, сотрудник получает 1923 доллара валовой заработной платы за последний платежный период. Чтобы рассчитать налоговый взнос работника на социальное обеспечение, умножьте 1923 доллара на 0,062, чтобы получить 119,26 доллара. Чтобы рассчитать налоговый взнос работника в Medicare, умножьте 1923 доллара на 0,0145, чтобы получить 27,88 доллара. В общей сложности налоговый взнос работника по программе FICA составляет 147,14 долларов США за период оплаты, который работодатель должен уплатить. В этом случае работодатель должен заплатить 294,28 доллара США в IRS. Половина является прямым расходом компании, а другая половина удерживается из зарплаты работника.

Работодатели не соответствуют вычетам подоходного налога, но они платят федеральные налоги по безработице. Помощник по удержанию дохода IRS поможет вам определить, сколько федерального подоходного налога должны уплатить ваши сотрудники.

4. Любые добровольные вычеты должны производиться из оставшейся части заработной платы.

К ним могут относиться:

• Рот 401 (к) вклады

• Планы страхования жизни

• Планы долгосрочного страхования по инвалидности

• Начисление заработной платы

• Профсоюзные взносы

После всех налогов и отчислений оставшаяся сумма — это то, сколько работник забирает домой в день зарплаты.

Нижняя линия

Обработка платежной ведомости — сложная и трудоемкая задача, требующая соблюдения строгих федеральных и государственных правил и положений. Это требует обширного ведения записей и внимания к деталям. Малые предприятия часто сами рассчитывают заработную плату, используя облачное программное обеспечение. Другие компании предпочитают передавать свои функции расчета заработной платы на аутсорсинг или инвестировать в интегрированную систему ERP, которая управляет общим бухгалтерским учетом и расчетом заработной платы.

Особенности

• Компании могут пользоваться профессиональными услугами и отдавать начисление заработной платы на аутсорсинг или использовать облачное программное обеспечение, если они не хотят делать это самостоятельно.

• Расчет заработной платы включает в себя множество компонентов и может быть сложным.

• Однако компании также должны вести бухгалтерский учет, вести учет и откладывать средства на Medicare, социальное обеспечение и налоги по безработице.

• Процесс начисления заработной платы может включать в себя отслеживание часов, отработанных сотрудниками, расчет заработной платы и распределение платежей посредством прямого депозита или чека.

• Заработная плата - это компенсация, которую бизнес должен выплатить своим сотрудникам за установленный период и на определенную дату.

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

Что такое налоги на заработную плату?

Налоги на заработную плату включают социальное обеспечение, которое составляет 6,2% от вашего дохода до 132 900 долларов США. Налоги с заработной платы также идут на оплату Medicare, которая составляет 1,45% от вашего дохода. Работодатели также платят налоги с заработной платы. Они платят 6,2% от вашего дохода, поэтому государство получает 12,4% от вашего общего дохода, а ваш работодатель платит 1,45% от вашего дохода в пользу Medicare.

Что такое снижение налога на заработную плату?

Снижение налога на заработную плату будет означать, что из зарплаты удерживается и вычитается меньше налогов на социальное обеспечение и медицинскую помощь. Идея состоит в том, что рабочие и предприятия будут приносить домой немного больше с каждой зарплатой, что будет побуждать их тратить больше и стимулировать экономику.

Что такое отпуск по налогу на заработную плату?

Отпуск по налогу на заработную плату — это отсрочка сбора налога на заработную плату до более поздней даты, когда эти налоги подлежат уплате. Отсрочка налога на заработную плату предназначена для временного финансового облегчения труда работников путем временного повышения их заработной платы.