folha de pagamento
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento é a remuneração que uma empresa deve pagar aos seus funcionários por um determinado perÃodo ou em uma determinada data. Geralmente é gerenciado pelo departamento de contabilidade ou recursos humanos de uma empresa. As folhas de pagamento de pequenas empresas podem ser tratadas diretamente pelo proprietário ou por um associado.
Cada vez mais, a folha de pagamento é terceirizada para empresas especializadas que lidam com processamento de contracheques, benefÃcios de funcionários, seguros e tarefas contábeis, como retenção de impostos. Muitas empresas de fintech de folha de pagamento,. como Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel e Wagestream, estão aproveitando a tecnologia para simplificar os processos de folha de pagamento. Essas soluções pagam os funcionários com maior conveniência e velocidade e fornecem documentos digitais relacionados à folha de pagamento com serviços inovadores habilitados por tecnologia exigidos pela economia de gig e terceirização.
A folha de pagamento também pode se referir à lista de funcionários de uma empresa e ao valor da remuneração devida a cada um deles. A folha de pagamento é uma despesa importante para a maioria das empresas e quase sempre é dedutÃvel,. o que significa que a despesa pode ser deduzida da receita bruta,. diminuindo o lucro tributável da empresa. A folha de pagamento pode diferir de um perÃodo de pagamento para outro por causa de horas extras, auxÃlio-doença e outras variáveis.
Entendendo a folha de pagamento
A folha de pagamento é o processo de pagamento dos funcionários de uma empresa, que inclui o rastreamento das horas trabalhadas, o cálculo do pagamento dos funcionários e a distribuição de pagamentos por meio de depósito direto nas contas bancárias dos funcionários ou por cheque. No entanto, as empresas também devem executar funções contábeis para registrar folha de pagamento, impostos retidos, bônus, pagamento de horas extras, licença médica e pagamento de férias. As empresas devem reservar e registrar o valor a ser pago ao governo para o Medicare, a Previdência Social e os impostos de desemprego.
Muitas empresas usam soluções de software para gerenciar sua folha de pagamento. O funcionário insere suas horas por meio de uma API e seu pagamento é processado e depositado em suas contas bancárias.
Muitas empresas de médio e grande porte terceirizam serviços de folha de pagamento para agilizar o processo. Os empregadores rastreiam o número de horas que cada funcionário trabalha e transmitem essas informações ao serviço de folha de pagamento. No dia do pagamento, o serviço de folha de pagamento calcula o valor bruto devido ao empregado com base no número de horas ou semanas trabalhadas durante o perÃodo de pagamento e na taxa de pagamento. O serviço deduz impostos e outras retenções dos ganhos e, em seguida, paga os funcionários.
Considerações Especiais
Empregadores com vendas brutas de US$ 500.000 ou mais por ano estão sujeitos aos requisitos do Fair Labor Standards Act (FLSA) aprovado em 1938. Esta é uma lei dos EUA que protege os trabalhadores de certas práticas salariais injustas. A FLSA estabelece vários regulamentos trabalhistas, incluindo salários mÃnimos,. requisitos para pagamento de horas extras e limitações ao trabalho infantil. Por exemplo, as regras da FLSA especificam quando os trabalhadores são considerados no relógio e quando devem receber horas extras.
A lei exige que as horas extras – horas trabalhadas acima de 40 horas por semana – sejam pagas em uma vez e meia a taxa horária normal. Alguns funcionários estão isentos do FLSA, e a Lei não se aplica a contratados independentes ou voluntários porque não são considerados funcionários.
Alguns trabalhadores horistas não são cobertos pelo FLSA, mas estão sujeitos a outros regulamentos. Por exemplo, os trabalhadores ferroviários são regidos pela Lei do Trabalho Ferroviário e os motoristas de caminhão estão sob a alçada da Lei dos Transportadores de Motores.
O FLSA também define como tratar os trabalhos que são compensados principalmente por gorjetas. No caso de trabalhadores de serviços com gorjeta, o empregador deve pagar o salário mÃnimo ao empregado, a menos que receba regularmente mais de US$ 30 por mês de gratificações.
Vantagens e desvantagens de usar serviços profissionais de folha de pagamento
Um dos principais benefÃcios dos serviços de folha de pagamento é a capacidade de produzir uma variedade de relatórios que simplificam os procedimentos contábeis e ajudam as empresas a garantir que estejam em conformidade com os requisitos legais e de declaração de impostos. O serviço de folha de pagamento também pode manter um registro de quantas férias ou tempo pessoal os funcionários usaram.
Com relação às desvantagens, quando as empresas terceirizam seu sistema de folha de pagamento, elas devem contar com pessoas de fora da empresa para uma contabilidade precisa. Em caso de erro, o pessoal da empresa no local deve lidar com funcionários chateados. As empresas também podem enfrentar penalidades fiscais por erros cometidos pelo serviço de folha de pagamento.
Outra desvantagem é que os serviços de folha de pagamento são mais caros do que executar a folha de pagamento internamente. Os serviços podem cobrar uma taxa mensal definida ou oferecer diferentes estruturas de pagamento para diferentes nÃveis de serviço. Devido ao seu custo, os serviços de folha de pagamento podem não ser a melhor opção para pequenas empresas com orçamentos operacionais apertados.
À medida que uma empresa cresce, suas necessidades contábeis tornam-se mais complexas. As empresas maiores podem precisar investir em um sistema personalizado de planejamento de recursos empresariais (ERP) para suas funções de contabilidade e folha de pagamento.
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Programas de software de folha de pagamento
Em vez de usar serviços especializados de folha de pagamento, algumas empresas optam por confiar em programas de software de folha de pagamento. Uma vez que a empresa compra o software, não há taxas mensais adicionais. Os programas de software geralmente incluem formulários de impostos imprimÃveis e tabelas de retenção .
Além da economia financeira, os sistemas internos de folha de pagamento ajudam as empresas a manter as informações financeiras confidenciais em sigilo. No entanto, os programas de software podem consumir muito tempo, o que pode representar um problema para pequenas empresas com poucos funcionários.
Os proprietários de pequenas empresas se beneficiam do software de contabilidade porque os ajuda a rastrear contas a receber e a pagar, avaliar sua lucratividade e se preparar para a temporada de impostos. Uma pequena empresa é aquela que pode usar software pronto para uso sem exigir personalizações extensas. À medida que uma empresa cresce, suas necessidades contábeis tornam-se mais complexas, e muitas vezes é necessário um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) personalizado.
Existem muitos tipos diferentes de software de contabilidade baseado em nuvem disponÃveis para pequenas empresas. O tipo de setor e o número de funcionários são dois fatores que determinarão qual software de contabilidade é apropriado. Por exemplo, um freelancer não precisaria dos mesmos recursos no software de contabilidade que um dono de restaurante.
Como calcular os impostos sobre a folha de pagamento?
A forma como você calcula os impostos sobre a folha de pagamento dependerá do seu negócio e das leis locais. No entanto, aqui estão algumas diretrizes gerais fornecidas pelo QuickBooks. O primeiro passo é calcular o salário bruto de seus funcionários.
1. Calcule o salário bruto de seus funcionários
Você pode determinar o pagamento bruto de um funcionário usando sua taxa de pagamento e seus perÃodos de pagamento programados. A maioria das empresas paga aos funcionários semanalmente, a cada duas semanas ou mensalmente. Para calcular o salário bruto de um funcionário horista, multiplique suas horas trabalhadas no perÃodo de pagamento por sua taxa de pagamento por hora. A fórmula é a seguinte:
Valor hora x total de horas trabalhadas no perÃodo de pagamento = salário bruto
Para calcular o salário bruto de um empregado assalariado, divida seu salário anual pelo número de perÃodos de pagamento no ano. A fórmula é a seguinte:
Salário anual / número de perÃodos de pagamento no ano = salário bruto
Por exemplo. Um funcionário ganha $ 50.000 por ano. Sua empresa paga os funcionários a cada duas semanas para um total de 26 perÃodos de pagamento. Portanto, o salário bruto do funcionário é de $ 1.923,08.
2. Faça deduções antes de impostos
Depois de determinar o salário bruto, você precisará deduzir as deduções. Estas são deduções fiscais, mas outras deduções antes de impostos também podem ser aplicadas. As deduções antes de impostos incluem:
401(k) e alguns planos de aposentadoria
Planos de saúde
Contribuições da Conta Poupança Saúde (HSA) ou Conta de Gastos FlexÃvel (FSA)
Alguns planos de seguro de vida
3. Deduzir impostos (FICA, desemprego e imposto de renda)
Depois de fazer as deduções antes de impostos, o pagamento restante é tributado. A alÃquota do FICA é de 7,65% — 1,45% para o Medicare e 6,2% para os impostos da Previdência Social. Outras alÃquotas de impostos serão determinadas pelas leis federais, estaduais ou locais e pelo W-4 de seu funcionário.
Calcule o imposto de renda federal usando as tabelas de impostos do IRS. Na maioria das vezes, você pagará impostos federais quando pagar os impostos do Seguro Social e do Medicare. Informe todos os pagamentos no Formulário 941 do IRS.
Deduzir o imposto FICA de 7,65% do salário bruto do funcionário. Você, como empregador, deve igualar a contribuição de cada funcionário. A empresa envia as contribuições do funcionário e da empresa ao Seguro Social e ao Medicare.
Por exemplo, um funcionário ganha $ 1.923 em pagamento bruto pelo último perÃodo de pagamento. Para calcular a contribuição do funcionário para o Seguro Social, multiplique $ 1.923 por 0,062 para obter $ 119,26. Para calcular a contribuição do funcionário para o Medicare, multiplique $ 1.923 por 0,0145 para obter $ 27,88. No total, a contribuição fiscal FICA do funcionário é de $ 147,14 para o perÃodo de pagamento, que o empregador deve igualar. Neste caso, o empregador deve pagar $ 294,28 ao IRS. Metade é despesa direta para a empresa e a outra metade é retida no salário do empregado.
Os empregadores não correspondem às deduções do imposto de renda, mas pagam impostos federais de desemprego. O Assistente de Retenção de Renda do IRS ajudará você a determinar quanto imposto de renda federal seus funcionários devem.
4. Quaisquer deduções voluntárias devem ser feitas dos salários restantes.
Estes podem incluir:
Contribuições Roth 401(k)
Planos de seguro de vida
Planos de seguro de invalidez de longo prazo
Penhoras salariais
Contribuições Sindicais
Após todos os impostos e deduções, o valor restante é quanto o funcionário leva para casa no dia do pagamento.
A linha de fundo
O processamento da folha de pagamento é um empreendimento complexo e demorado que exige a adesão a regras e regulamentos federais e estaduais estritos. Requer uma extensa manutenção de registros e atenção aos detalhes. As pequenas empresas geralmente lidam com sua própria folha de pagamento usando software baseado em nuvem. Outras empresas optam por terceirizar suas funções de folha de pagamento ou investir em um sistema ERP integrado que gerencia a contabilidade geral e a folha de pagamento.
##Destaques
As empresas podem usar serviços profissionais e terceirizar sua folha de pagamento ou usar software baseado em nuvem se não quiserem fazer isso sozinhas.
O cálculo da folha de pagamento envolve muitos componentes e pode ser complexo.
No entanto, as empresas também devem realizar contabilidade, manutenção de registros e reservar fundos para o Medicare, a Previdência Social e os impostos de desemprego.
O processo de folha de pagamento pode incluir rastreamento de horas trabalhadas para funcionários, cálculo de pagamento e distribuição de pagamentos via depósito direto ou cheque.
A folha de pagamento é a remuneração que uma empresa deve pagar aos seus funcionários por um determinado perÃodo e em uma determinada data.
##PERGUNTAS FREQUENTES
Quais são os impostos sobre a folha de pagamento?
Os impostos sobre a folha de pagamento incluem a Previdência Social, que retira 6,2% de sua renda até US$ 132.900. Os impostos sobre a folha de pagamento também pagam o Medicare, que retira 1,45% de sua renda. Os empregadores também pagam impostos sobre a folha de pagamento. Eles pagam 6,2% de sua renda, então o governo recebe 12,4% de sua renda total e seu empregador paga 1,45% de sua renda para o Medicare.
O que é um corte de impostos sobre a folha de pagamento?
Um corte de impostos sobre a folha de pagamento significaria que menos impostos da Previdência Social e do Medicare seriam retidos e retirados dos contracheques. A ideia é que trabalhadores e empresas levem para casa um pouco a mais a cada contracheque e isso os estimule a gastar mais e dinamize a economia.
O que é um feriado fiscal da folha de pagamento?
Uma isenção de imposto sobre a folha de pagamento é um adiamento da cobrança de impostos sobre a folha de pagamento até uma data posterior, quando esses impostos se tornariam devidos. Um adiamento do imposto sobre a folha de pagamento destina-se a fornecer algum alÃvio financeiro temporário aos trabalhadores, aumentando temporariamente seu salário lÃquido.
