Paie
Qu'est-ce que la paie ?
La masse salariale est la rémunération qu'une entreprise doit verser à ses employés pendant une période déterminée ou à une date donnée. Il est généralement géré par le service comptabilité ou ressources humaines d'une entreprise. La paie des petites entreprises peut être gérée directement par le propriétaire ou un associé.
De plus en plus, la paie est sous-traitée à des entreprises spécialisées qui gèrent le traitement des chèques de paie, les avantages sociaux, les assurances et les tâches comptables, telles que la retenue d'impôt. De nombreuses entreprises de fintech de paie , telles que Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel et Wagestream, tirent parti de la technologie pour simplifier les processus de paie. Ces solutions paient les employés avec plus de commodité et de rapidité et fournissent des documents numériques liés à la paie avec des services technologiques innovants requis par l'économie des petits boulots et de l'externalisation.
La paie peut également faire référence à la liste des salariés d'une entreprise et au montant de la rémunération due à chacun d'eux. La masse salariale est une dépense majeure pour la plupart des entreprises et est presque toujours déductible,. ce qui signifie que la dépense peut être déduite du revenu brut, ce qui réduit le revenu imposable de l'entreprise. La masse salariale peut différer d'une période de paie à l'autre en raison des heures supplémentaires, des indemnités de maladie et d'autres variables.
Comprendre la paie
La paie est le processus de paiement des employés d'une entreprise, qui comprend le suivi des heures travaillées, le calcul du salaire des employés et la distribution des paiements par dépôt direct sur les comptes bancaires des employés ou par chèque. Cependant, les entreprises doivent également effectuer des fonctions comptables pour enregistrer la masse salariale, les impôts retenus, les primes, les heures supplémentaires, les congés de maladie et les congés payés. Les entreprises doivent mettre de côté et enregistrer le montant à payer au gouvernement pour l'assurance-maladie, la sécurité sociale et les cotisations de chômage.
De nombreuses entreprises utilisent des solutions logicielles pour gérer leur paie. L'employé saisit ses heures via une API, et sa paie est traitée et déposée sur son compte bancaire.
De nombreuses moyennes et grandes entreprises externalisent les services de paie pour rationaliser le processus. Les employeurs suivent le nombre d'heures travaillées par chaque employé et transmettent cette information au service de la paie. Le jour de paie, le service de la paie calcule le montant brut dû à l'employé en fonction du nombre d'heures ou de semaines travaillées pendant la période de paie et du taux de rémunération. Le service déduit les impôts et autres retenues à la source sur les revenus, puis paie les employés.
Considérations particulières
Les employeurs dont les ventes brutes sont de 500 000 $ ou plus par an sont soumis aux exigences de la Fair Labor Standards Act (FLSA) adoptée en 1938. Il s'agit d'une loi américaine qui protège les travailleurs contre certaines pratiques salariales injustes. La FLSA énonce diverses réglementations du travail, notamment les salaires minimums,. les exigences en matière de rémunération des heures supplémentaires et les limitations du travail des enfants. Par exemple, les règles de la FLSA précisent quand les travailleurs sont pris en compte et quand ils doivent être payés pour les heures supplémentaires.
La loi exige que les heures supplémentaires, c'est-à-dire les heures travaillées au-delà de 40 heures par semaine, soient rémunérées à une fois et demie le taux horaire normal. Certains employés sont exemptés de la LSF et la loi ne s'applique pas aux entrepreneurs indépendants ou aux bénévoles car ils ne sont pas considérés comme des employés.
Certains travailleurs horaires ne sont pas couverts par la FLSA mais sont soumis à d'autres réglementations. Par exemple, les cheminots sont régis par la Railway Labour Act et les camionneurs relèvent de la Motor Carriers Act.
La FLSA définit également la manière de traiter les emplois qui sont principalement rémunérés par des pourboires. Dans le cas des travailleurs des services à pourboire, l'employeur doit payer le salaire minimum à l'employé à moins qu'il ne reçoive régulièrement plus de 30 $ par mois de gratifications.
Avantages et inconvénients de l'utilisation de services de paie professionnels
L'un des principaux avantages des services de paie est leur capacité à produire une variété de rapports qui simplifient les procédures comptables et aident les entreprises à s'assurer qu'elles sont en conformité avec les exigences légales et fiscales. Le service de la paie peut également tenir un registre du nombre de vacances ou de temps personnel que les employés ont utilisés.
En ce qui concerne les inconvénients, lorsque les entreprises externalisent leur système de paie, elles doivent compter sur des personnes extérieures à l'entreprise pour une comptabilité précise. En cas d'erreur, le personnel sur place de l'entreprise doit faire face aux employés mécontents. Les entreprises pourraient également faire face à des pénalités fiscales pour les erreurs commises par le service de paie.
Un autre inconvénient est que les services de paie sont plus chers que la gestion de la paie en interne. Les services peuvent facturer des frais mensuels fixes ou proposer différentes structures de paiement pour différents niveaux de service. En raison de leur coût, les services de paie peuvent ne pas être la meilleure option pour les petites entreprises dont les budgets de fonctionnement sont serrés.
À mesure qu'une entreprise grandit, ses besoins comptables deviennent plus complexes. Les grandes entreprises peuvent avoir besoin d'investir dans un système personnalisé de planification des ressources d'entreprise (ERP) pour leurs fonctions de comptabilité et de paie.
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Logiciels de paie
Au lieu d'utiliser des services de paie spécialisés, certaines entreprises choisissent de s'appuyer sur des logiciels de paie. Une fois que l'entreprise a acheté le logiciel, il n'y a pas de frais mensuels supplémentaires. Les programmes logiciels comprennent généralement des formulaires fiscaux imprimables et des tableaux de retenue à la source.
En plus des économies financières, les systèmes de paie internes aident les entreprises à préserver la confidentialité des informations financières confidentielles. Cependant, les logiciels peuvent prendre du temps, ce qui peut poser problème aux petites entreprises avec peu de personnel.
Les propriétaires de petites entreprises bénéficient d'un logiciel de comptabilité car il les aide à suivre les comptes clients et les comptes fournisseurs, à évaluer leur rentabilité et à se préparer pour la saison des impôts. Une petite entreprise est une entreprise qui peut utiliser un logiciel prêt à l'emploi sans nécessiter de personnalisations poussées. À mesure qu'une entreprise se développe, ses besoins comptables deviennent plus complexes et un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) personnalisé est souvent nécessaire.
Il existe de nombreux types de logiciels de comptabilité basés sur le cloud disponibles pour les petites entreprises. Le type d'industrie et le nombre d'employés sont deux facteurs qui détermineront le logiciel de comptabilité approprié. Par exemple, un pigiste n'aurait pas besoin des mêmes fonctionnalités dans un logiciel de comptabilité qu'un restaurateur.
Comment calculez-vous les charges sociales ?
La façon dont vous calculez les charges sociales dépendra de votre entreprise et de vos lois locales. Cependant, voici quelques directives générales fournies par QuickBooks. La première étape consiste à calculer le salaire brut de vos employés.
1. Calculez le salaire brut de vos employés
Vous pouvez déterminer le salaire brut d'un employé à l'aide de son taux de rémunération et de vos périodes de paie prévues. La plupart des entreprises paieront leurs employés toutes les semaines, toutes les deux semaines ou tous les mois. Pour calculer le salaire brut d'un employé horaire, multipliez ses heures travaillées au cours de la période de paie par son taux de rémunération horaire. La formule est la suivante :
Taux horaire x nombre total d'heures travaillées pendant la période de paie = salaire brut
Pour calculer le salaire brut d'un employé salarié, divisez son salaire annuel par le nombre de périodes de paie dans l'année. La formule est la suivante :
Salaire annuel / nombre de périodes de paie dans l'année = salaire brut
Par exemple. Un employé gagne 50 000 $ par année. Leur entreprise paie les employés toutes les deux semaines pour un total de 26 périodes de paie. Par conséquent, le salaire brut de l'employé est de 1 923,08 $.
2. Bénéficiez de déductions avant impôt
Après avoir déterminé le salaire brut, vous devrez exclure les déductions. Ce sont des déductions fiscales, mais d'autres déductions avant impôt peuvent également s'appliquer. Les déductions avant impôt comprennent :
401(k) et certains régimes de retraite
Régimes d'assurance maladie
Cotisations au compte d'épargne santé (HSA) ou au compte de dépenses flexible (FSA)
Certains régimes d'assurance-vie
3. Déduire les impôts (FICA, chômage et impôts sur le revenu)
Une fois que vous avez souscrit des déductions avant impôt, le solde du salaire est imposé. Le taux d'imposition FICA est de 7,65 % - 1,45 % pour l'assurance-maladie et 6,2 % pour les cotisations de sécurité sociale. Les autres taux d'imposition seront déterminés par les lois fédérales, étatiques ou locales et le W-4 de votre employé.
Calculez les impôts fédéraux sur le revenu à l'aide des tables d'imposition de l'IRS. Le plus souvent, vous paierez des impôts fédéraux lorsque vous payez des cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie. Déclarez tous les paiements sur le formulaire IRS 941.
Déduisez la taxe FICA de 7,65 % sur le salaire brut de l'employé. En tant qu'employeur, vous devez égaler la contribution de chaque employé. L'entreprise soumet à la fois les cotisations de l'employé et de l'entreprise à la sécurité sociale et à l'assurance-maladie.
Par exemple, un employé gagne 1 923 $ en salaire brut pour la dernière période de paie. Pour calculer la cotisation de sécurité sociale de l'employé, multipliez 1 923 $ par 0,062 pour obtenir 119,26 $. Pour calculer la contribution fiscale de l'employé à Medicare, multipliez 1 923 $ par 0,0145 pour obtenir 27,88 $. Au total, la contribution fiscale FICA de l'employé est de 147,14 $ pour la période de paie, que l'employeur doit égaler. Dans ce cas, l'employeur doit payer 294,28 $ à l'IRS. La moitié est une dépense directe pour l'entreprise et l'autre moitié est retenue sur le salaire de l'employé.
Les employeurs ne correspondent pas aux déductions d'impôt sur le revenu, mais ils paient des impôts fédéraux sur le chômage. L'assistant de retenue sur le revenu de l'IRS vous aidera à déterminer le montant d'impôt fédéral sur le revenu que vos employés doivent.
4. Toute retenue volontaire doit être prélevée sur le salaire restant.
Ceux-ci peuvent inclure :
Cotisations Roth 401(k)
Régimes d'assurance-vie
Régimes d'assurance invalidité de longue durée
saisies sur salaire
Cotisations syndicales
Après toutes les taxes et déductions, le montant restant correspond au montant que l'employé rapporte à la maison le jour de la paie.
L'essentiel
Le traitement de la paie est une entreprise complexe et chronophage qui nécessite le respect de règles et réglementations fédérales et étatiques strictes. Cela nécessite une tenue de dossiers approfondie et une attention aux détails. Les petites entreprises gèrent souvent leur propre paie à l'aide d'un logiciel basé sur le cloud. D'autres entreprises choisissent d'externaliser leurs fonctions de paie ou d'investir dans un système ERP intégré qui gère l'ensemble de la comptabilité et de la paie.
Points forts
Les entreprises peuvent utiliser des services professionnels et externaliser leur paie ou utiliser un logiciel basé sur le cloud si elles ne veulent pas le faire elles-mêmes.
Le calcul de la masse salariale implique de nombreux composants et peut être complexe.
Cependant, les entreprises doivent également effectuer la comptabilité, la tenue de registres et mettre de côté des fonds pour l'assurance-maladie, la sécurité sociale et les cotisations de chômage.
Le processus de paie peut inclure le suivi des heures travaillées pour les employés, le calcul de la paie et la distribution des paiements par dépôt direct ou par chèque.
La masse salariale est la rémunération qu'une entreprise doit verser à ses salariés pendant une période déterminée et à une date donnée.
FAQ
Que sont les charges sociales ?
Les charges sociales incluent la sécurité sociale, qui prélève 6,2 % de vos revenus jusqu'à 132 900 $. Les charges sociales paient également pour Medicare, qui prélève 1,45% de vos revenus. Les employeurs paient également des charges sociales. Ils paient 6,2% de votre revenu, donc le gouvernement reçoit 12,4% de votre revenu total et votre employeur verse 1,45% de votre revenu à Medicare.
Qu'est-ce qu'une réduction des charges sociales ?
Une réduction des charges sociales signifierait que moins d'impôts sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie sont retenus et prélevés sur les chèques de paie. L'idée est que les travailleurs et les entreprises rapporteraient un peu plus à chaque chèque de paie, ce qui les encouragerait à dépenser plus et à stimuler l'économie.
Qu'est-ce qu'un congé fiscal sur les salaires ?
Un congé fiscal sur les salaires est un report de la collecte des charges sociales à une date ultérieure, date à laquelle ces taxes deviendraient exigibles. Un report des charges sociales vise à fournir un certain soulagement financier temporaire aux travailleurs en augmentant temporairement leur salaire net.
