palkkalaskelma
Mikä on palkanlaskenta?
Palkkasumma on korvaus, joka yrityksen on maksettava työntekijöilleen tietyltä ajalta tai tiettynä päivänä. Sitä hoitaa yleensä yrityksen kirjanpito- tai henkilöstöosasto. Pienyritysten palkanlaskennan voi hoitaa suoraan omistaja tai yhteistyökumppani.
Palkanlaskenta ulkoistetaan yhä useammin erikoistuneille yrityksille, jotka hoitavat palkankäsittelyn, työsuhde-etuudet, vakuutukset ja kirjanpitotehtävät, kuten ennakonpidätyksen. Monet palkanlaskennan fintech- yritykset, kuten Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel ja Wagestream, hyödyntävät teknologiaa yksinkertaistaakseen palkanlaskentaprosesseja. Nämä ratkaisut maksavat työntekijöille helpommin ja nopeammin ja tarjoavat digitaalisia palkanlaskentaan liittyviä asiakirjoja innovatiivisilla teknologiapohjaisilla palveluilla, joita keikka- ja ulkoistustalous tarvitsee.
Palkanlaskennassa voi viitata myös yrityksen työntekijöiden luetteloon ja kullekin heille kuuluvaan korvaukseen. Palkkasumma on suuri kulu useimmille yrityksille ja se on lähes aina vähennyskelpoinen,. mikä tarkoittaa, että kulu voidaan vähentää bruttotuloista , mikä alentaa yrityksen verotettavaa tuloa. Palkanlaskenta voi vaihdella palkkakausittain ylitöiden, sairauspalkkojen ja muiden muuttujien vuoksi.
Palkanlaskennan ymmärtäminen
Palkanlaskenta on yrityksen työntekijöiden palkanmaksuprosessi, johon kuuluu työtuntien seuranta, työntekijöiden palkan laskeminen ja maksujen jakaminen suorana talletuksena työntekijöiden pankkitileille tai sekillä. Yritysten on kuitenkin suoritettava myös kirjanpitotoimintoja palkanlaskennan, pidätetyn veron, bonuksien, ylityökorvausten, sairausajan ja lomapalkkojen kirjaamiseksi. Yritysten on jätettävä syrjään ja kirjattava hallitukselle Medicare-, sosiaaliturva- ja työttömyysveroja varten maksettava summa.
Monet yritykset käyttävät ohjelmistoratkaisuja palkanhallintaan. Työntekijä syöttää tuntinsa API:n kautta, ja hänen palkkansa käsitellään ja talletetaan heidän pankkitileilleen.
Monet keskisuuret ja suuret yritykset ulkoistavat palkanlaskentapalvelut prosessin tehostamiseksi. Työnantajat seuraavat jokaisen työntekijän työtunteja ja välittävät nämä tiedot palkkapalveluun. Palkanlaskentapalvelu laskee palkanmaksupäivänä työntekijän bruttomäärän palkkakauden aikana tehtyjen tuntien tai viikkojen lukumäärän ja palkkaprosentin perusteella. Palvelu vähentää tuloista verot ja muut ennakonpidätykset ja maksaa sitten palkat työntekijöille.
Erityisiä huomioita
Työnantajat, joiden bruttomyynti on vähintään 500 000 dollaria vuodessa, ovat Fair Labour Standards Actin (FLSA) alaisia, jotka hyväksyttiin vuonna 1938. Tämä on Yhdysvaltain laki, joka suojelee työntekijöitä tietyiltä epäreilulta palkkakäytännöltä. FLSA määrittelee erilaisia työsääntöjä, mukaan lukien vähimmäispalkat,. ylityökorvausvaatimukset ja lapsityövoiman käytön rajoitukset. Esimerkiksi FLSA:n säännöt määrittävät, milloin työntekijöitä otetaan huomioon kellossa ja milloin heille pitäisi maksaa ylityökorvausta.
Laki edellyttää, että ylityötunnit – yli 40 tuntia viikossa tehdyt työtunnit – maksetaan puolitoista kertaa tavanomaiseen tuntipalkkaan verrattuna. Jotkut työntekijät ovat vapautettuja FLSA:sta, eikä lakia sovelleta itsenäisiin urakoitsijoihin tai vapaaehtoisiin, koska heitä ei pidetä työntekijöinä.
Jotkut tuntityöntekijät eivät kuulu FLSA:n piiriin, mutta niihin sovelletaan muita säännöksiä. Esimerkiksi rautatietyöntekijöitä säätelee rautatietyölaki, ja kuorma-autonkuljettajat kuuluvat moottoriajoneuvojen kuljettajia koskevan lain soveltamisalaan.
FLSA määrittelee myös, kuinka käsitellä työpaikkoja, jotka korvataan ensisijaisesti kaatumalla. Jos kyseessä on juomaraha, työnantajan on maksettava työntekijälle vähimmäispalkka, elleivät he säännöllisesti saa yli 30 dollaria kuukaudessa juomarahaa.
Ammattimaisten palkanlaskentapalvelujen käytön edut ja haitat
Yksi palkanlaskentapalvelujen suuri etu on niiden kyky tuottaa erilaisia raportteja, jotka yksinkertaistavat kirjanpitomenettelyjä ja auttavat yrityksiä varmistamaan, että ne noudattavat laki- ja veroilmoitusvaatimuksia. Palkanlaskentapalvelu voi myös pitää kirjaa siitä, kuinka paljon loma- tai henkilökohtaista aikaa työntekijät ovat käyttäneet.
Haittojen osalta voidaan todeta, että kun yritykset ulkoistavat palkkajärjestelmänsä, niiden on luotettava yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin tarkan kirjanpidon saamiseksi. Virhetilanteessa yrityksen paikan päällä olevan henkilöstön tulee käsitellä järkyttynyttä työntekijää. Yritykset voivat myös saada verosakkoja palkanlaskennan virheistä.
Toinen haittapuoli on se, että palkanlaskentapalvelut ovat kalliimpia kuin palkanlaskenta talon sisällä. Palvelut voivat veloittaa tietyn kuukausimaksun tai tarjota erilaisia maksurakenteita eri palvelutasoille. Palkanlaskentapalvelut eivät kustannustensa vuoksi välttämättä ole paras vaihtoehto pienille yrityksille, joilla on tiukat toimintabudjetit.
Yrityksen kasvaessa sen kirjanpitotarpeet monimutkaistuvat. Suuremmat yritykset saattavat joutua investoimaan räätälöityyn toiminnanohjausjärjestelmään (ERP) kirjanpito- ja palkkatoimintoihinsa.
TTT
Palkanlaskentaohjelmistot
Erikoistuneiden palkanlaskentapalvelujen sijaan jotkut yritykset päättävät luottaa palkanlaskentaohjelmistoihin. Kun yritys ostaa ohjelmiston, ylimääräisiä kuukausimaksuja ei peritä. Ohjelmistot sisältävät yleensä tulostettavat verolomakkeet ja ennakonpidätystaulukot.
Taloussäästöjen lisäksi sisäiset palkkajärjestelmät auttavat yrityksiä pitämään luottamukselliset taloustiedot yksityisinä. Ohjelmistot voivat kuitenkin olla aikaa vieviä, mikä voi olla ongelma pienille yrityksille, joilla on vähän henkilökuntaa.
Pienyritysten omistajat hyötyvät kirjanpitoohjelmistosta, koska se auttaa heitä seuraamaan myyntisaamisia ja ostovelkoja, mittaamaan kannattavuuttaan ja valmistautumaan verokauteen. Pienyritys voi käyttää valmiita ohjelmistoja ilman laajoja mukautuksia. Yrityksen kasvaessa sen kirjanpitotarpeet monimutkaistuvat, ja usein tarvitaan mukautettua toiminnanohjausjärjestelmää (ERP).
Pienyrityksille on tarjolla monenlaisia pilvipohjaisia kirjanpitoohjelmistoja. Toimialan tyyppi ja työntekijöiden määrä ovat kaksi tekijää, jotka sanelevat, mikä kirjanpito-ohjelmisto on sopiva. Esimerkiksi freelancer ei tarvitsisi samoja ominaisuuksia kirjanpitoohjelmistossa kuin ravintolan omistaja.
Kuinka lasket palkkaverot?
Se, miten lasket palkkaverot, riippuu yrityksestäsi ja paikallisista laeistasi. Tässä on kuitenkin joitain yleisiä QuickBooksin tarjoamia ohjeita. Ensimmäinen askel on laskea työntekijöiden bruttopalkka.
1. Laske työntekijöidesi bruttopalkka
Voit määrittää työntekijän bruttopalkan palkkaprosentin ja aikataulun mukaisten palkkakausien perusteella. Useimmat yritykset maksavat työntekijöilleen viikoittain, kahden viikon välein tai kuukausittain. Tuntityöntekijän bruttopalkan laskemiseksi kerrotaan hänen palkkakauden aikana tehdyt työtunnit tuntipalkalla. Kaava on seuraava:
Tuntipalkka x palkkakauden työtunnit yhteensä = bruttopalkka
Toimihenkilön bruttopalkka lasketaan jakamalla vuosipalkka vuoden palkkakausien lukumäärällä. Kaava on seuraava:
Vuosipalkka / palkkakausien lukumäärä vuonna = bruttopalkka
Esimerkiksi. Työntekijä tienaa 50 000 dollaria vuodessa. Heidän yrityksensä maksaa työntekijöilleen kahden viikon välein yhteensä 26 palkkajakson ajan. Siksi työntekijän bruttopalkka on 1 923,08 dollaria.
2. Tee vähennykset ennen veroja
Kun olet määrittänyt bruttopalkan, sinun on otettava huomioon vähennykset. Nämä ovat verovähennyksiä, mutta myös muita ennen veroja koskevia vähennyksiä voidaan soveltaa. Vähennykset ennen veroja sisältävät:
401(k) ja jotkut eläkejärjestelyt
Sairausvakuutussuunnitelmat
Terveyssäästötilin (HSA) tai FSA (Flexible Spending Account) maksut
Jotkut henkivakuutussuunnitelmat
3. Vähennä verot (FICA, työttömyys- ja tuloverot)
Kun olet tehnyt ennen veroja tehdyt vähennykset, jäljellä oleva palkka verotetaan. FICA-verokanta on 7,65–1,45 prosenttia Medicaressa ja 6,2 prosenttia sosiaaliturvaveroissa. Muut veroprosentit määräytyvät liittovaltion, osavaltion tai paikallisten lakien ja työntekijäsi W-4:n mukaan.
Laske liittovaltion tuloverot IRS-verotaulukoiden avulla. Useimmiten maksat liittovaltion veroja, kun maksat sosiaaliturva- ja lääkeveroja. Ilmoita kaikki maksut IRS-lomakkeella 941.
Vähennä työntekijän bruttopalkasta 7,65 % FICA-vero. Työnantajana sinun on vastattava jokaisen työntekijän maksuosuutta. Yritys toimittaa sekä työntekijän että yrityksen maksut sosiaaliturvalle ja lääketieteelliselle laitokselle.
Esimerkiksi työntekijä ansaitsee 1 923 dollaria bruttopalkalla viimeisimmältä palkkakaudelta. Laskeaksesi työntekijän sosiaaliturvamaksun, kerro 1 923 dollaria 0,062:lla saadaksesi 119,26 dollaria. Laskeaksesi työntekijän Medicare-veromaksun, kerro 1 923 dollaria 0,0145:llä saadaksesi 27,88 dollaria. Yhteensä työntekijän FICA-veromaksu on 147,14 dollaria palkkakaudelta, joka työnantajan on vastattava. Tässä tapauksessa työnantajan on maksettava 294,28 dollaria IRS:lle. Puolet on suora kulu yritykselle ja toinen puoli pidätetään työntekijän palkasta.
Työnantajat eivät vastaa tuloverovähennyksistä, mutta he maksavat liittovaltion työttömyysveroa. IRS:n tulonpidätysassistentti auttaa sinua määrittämään, kuinka paljon liittovaltion tuloveroja työntekijäsi ovat velkaa.
4. Vapaaehtoiset vähennykset on tehtävä jäljellä olevasta palkasta.
Näitä voivat olla:
Roth 401(k) -osuudet
Henkivakuutussuunnitelmat
Pitkän aikavälin työkyvyttömyysvakuutussuunnitelmat
Palkanmaksut
Liittomaksut
Kaikkien verojen ja vähennysten jälkeen jäljelle jää se summa, jonka työntekijä vie kotiin palkkapäivänä.
Bottom Line
Palkanlaskennan käsittely on monimutkainen ja aikaa vievä yritys, joka edellyttää tiukkojen liittovaltion ja osavaltioiden sääntöjen ja määräysten noudattamista. Se vaatii laajaa kirjanpitoa ja huomiota yksityiskohtiin. Pienet yritykset hoitavat usein omat palkansa pilvipohjaisten ohjelmistojen avulla. Muut yritykset ulkoistavat palkanlaskentatoimintonsa tai investoivat integroituun ERP-järjestelmään, joka hoitaa kokonaiskirjanpidon ja palkanlaskennan.
##Kohokohdat
Yritykset voivat käyttää asiantuntijapalveluita ja ulkoistaa palkanlaskennan tai käyttää pilvipohjaisia ohjelmistoja, jos ne eivät halua tehdä sitä itse.
Palkanlaskentaan liittyy monia komponentteja ja se voi olla monimutkaista.
Yritysten on kuitenkin myös suoritettava kirjanpitoa, kirjanpitoa ja varattava varoja Medicare-, sosiaali- ja työttömyysveroihin.
Palkanlaskentaprosessi voi sisältää työntekijöiden työtuntien seurantaa, palkan laskemista ja maksujen jakamista suoran talletuksen tai shekin kautta.
Palkkasumma on korvaus, joka yrityksen on maksettava työntekijöilleen tietyltä ajalta ja tiettynä päivänä.
##UKK
Mitä ovat palkkaverot?
Palkkaverot sisältävät sosiaaliturvan, joka poistaa 6,2 prosenttia tuloistasi 132 900 dollariin asti. Palkkaverot maksavat myös Medicaresta, joka vie 1,45% tuloistasi. Työnantajat maksavat myös palkkaveroa. He maksavat 6,2 prosenttia tuloistasi, joten hallitus saa 12,4 prosenttia kokonaistuloistasi ja työnantajasi maksaa 1,45 prosenttia tuloistasi Medicarelle.
Mikä on palkanmaksun alentaminen?
Palkkaveron leikkaus merkitsisi sitä, että vähemmän sosiaaliturva- ja lääkeveroja pidätetään ja poistetaan palkasta. Ajatuksena on, että työntekijät ja yritykset ottaisivat kotiin hieman ylimääräistä jokaisella palkalla, mikä rohkaisisi heitä kuluttamaan enemmän ja piristäisi taloutta.
Mikä on palkanlaskennan veroloma?
Palkkaveroloma on palkkaveron perimisen lykkäys myöhempään ajankohtaan, jolloin verot erääntyvät. Palkkaveron lykkäyksen tarkoituksena on tarjota työntekijöille tilapäistä taloudellista helpotusta korottamalla väliaikaisesti heidän kotiintulopalkkojaan.
