Pagamentos por dia
O que são pagamentos diários?
Os pagamentos diários são subsÃdios diários pagos aos funcionários para cobrir os custos incorridos durante uma viagem de negócios. As despesas comerciais normalmente incluem acomodação, transporte, alimentação e quaisquer outras despesas acessórias. Per diem - o termo latino para "por dia" - também pode se referir a um sistema de compensação estrutural no qual um funcionário é pago por dia, em vez de por hora ou por mês.
Entendendo os pagamentos diários
Os pagamentos de diárias são úteis para algumas funções de trabalho que exigem viagens extensas, fazendo com que os funcionários acumulem despesas comerciais anuais, como acomodações, refeições, viagens e assim por diante. As empresas têm diferentes sistemas para cobrir essas despesas:
Cartões de crédito da empresa : Algumas empresas emitem cartões de crédito para seus funcionários. Isso permite que eles paguem imediatamente as despesas de negócios enquanto estiverem no trabalho, sem incorrer em nenhuma despesa por conta própria.
Cobertura total ou parcial de despesas: enquanto algumas empresas cobrem integralmente as despesas dos funcionários, outras oferecem apenas pagamentos diários para despesas parciais, especificamente para itens como hospedagem, alimentação e viagens.
Valores fixos: muitas empresas fornecem a seus funcionários uma taxa diária fixa especÃfica. Espera-se que os funcionários cubram todos ou parte de seus custos com esta diária.
O pagamento de diárias também se refere à estrutura de remuneração recebida por alguns trabalhadores. Trabalhadores em uma estrutura de per diem recebem seus salários por dia ou pela quantidade de trabalho realizado. Esses tipos de trabalhadores geralmente têm contratos temporários ou de curto prazo, ao contrário de empregos em tempo integral. Os trabalhadores da saúde e os professores substitutos são exemplos de trabalhadores em regime de pagamento de diárias.
Considerações Especiais
As diárias para a maioria dos funcionários do governo federal são estabelecidas pela Administração de Serviços Gerais dos EUA (GSA). As empresas com uma polÃtica de pagamento de diárias para despesas comerciais usam essa taxa de diárias federal como diretriz. As tarifas padrão para viagens domésticas e internacionais entram em vigor em 1º de outubro. 1 a cada ano. Embora as taxas estabelecidas pelo governo dos EUA sejam baseadas no custo de vida na cidade de uma empresa, ele pode definir suas taxas mais altas ou mais baixas do que a taxa padrão.
Os pagamentos diários superiores à taxa padrão exigem que o funcionário pague imposto sobre o valor excedente. O pagamento em excesso está incluÃdo na Caixa 12 do Formulário W-2. A não apresentação de um relatório de despesas de negócios com o empregador dentro de 60 dias geralmente resulta em um pagamento de imposto sobre o desembolso total da diária .
Os funcionários são obrigados a pagar impostos sobre qualquer valor acima da taxa diária padrão.
Os pagamentos de diárias não fazem parte do salário de um funcionário se o pagamento for igual ou inferior à taxa de diária federal e o funcionário fornecer um relatório de despesas comerciais ao seu empregador. Os pagamentos geralmente são contados como renda não tributável para os funcionários e são mostrados separadamente da renda tributável no Formulário W-2. O relatório de despesas da empresa deve ser apresentado ao empregador no prazo de 60 dias após a conclusão da viagem e deve detalhar o objetivo da viagem, data e local, juntamente com os recibos das despesas cobertas do próprio bolso.
Diárias para autônomos
Os trabalhadores independentes só podem utilizar uma taxa diária para o custo das refeições. Assim como outros funcionários, os autônomos devem manter um registro de relatórios de despesas mostrando a data, o local e o objetivo da viagem de negócios. Manter os recibos também pode ser necessário, embora nos casos em que não sejam, ainda é uma boa ideia guardá-los.
Tipos de pagamentos diários
As empresas lidam com pagamentos diários de maneira diferente. Conforme observado acima, eles podem emitir cartões de crédito, cobrir despesas totais ou parciais, oferecer taxas fixas ou exigir que os funcionários cubram as despesas do próprio bolso para reembolso posterior.
Os pagamentos diários podem cobrir as despesas comerciais total ou parcialmente. As empresas podem usar uma taxa diária para hospedagem e refeições, ou uma taxa diária para cobrir apenas as refeições. Uma diária parcial, por exemplo, pode totalizar US$ 100 para cobrir apenas as refeições, enquanto as despesas de hospedagem e despesas extras são pagas do próprio bolso. Algumas empresas fazem pagamentos de diárias fazendo cheques ao funcionário como uma indicação de que é separado da renda do funcionário.
Taxas fixas
Uma empresa que implementa um método de per diem fixo para despesas comerciais geralmente paga ao funcionário um valor fixo por dia. Por exemplo, um pagamento diário para um consultor de tecnologia da informação (TI) trabalhando por uma semana em outra cidade pode ser de US$ 200 por dia — US$ 100 para acomodações, US$ 50 para alimentação e US$ 50 para custos incidentais.
Despesas acessórias são custos que não são especificamente identificados, mas são determinados a critério dos funcionários. Os custos incidentais podem incluir custos de transporte, serviço de lavanderia, internet, serviço de quarto, gorjetas para servidores e assim por diante. Se um funcionário usar seu carro pessoal em uma viagem de negócios, ele será reembolsado de acordo com a taxa de reembolso de milhagem do Internal Revenue Service (IRS) – uma taxa opcional usada para calcular os custos dedutÃveis de operar um veÃculo para fins comerciais.
As despesas de bolso
Nos casos em que os funcionários são obrigados a pagar suas despesas antecipadamente e por conta própria, as empresas geralmente exigem que eles apresentem reivindicações. Se as reivindicações forem aprovadas para despesas desembolsadas,. as empresas emitem aos seus funcionários o reembolso das despesas comerciais. Esse método consome muito mais tempo, pois exige que a equipe revise reclamações e recibos, aprove ou recuse solicitações de reembolso e emita pagamentos aos funcionários.
BenefÃcios dos pagamentos diários
As empresas que usam pagamentos antecipados de diárias e/ou cartões de crédito da empresa poupam aos funcionários o tempo e o incômodo de manter e arquivar recibos. Se o pagamento tiver sido coberto por diária e o custo for inferior ao valor da diária, o pagamento é aprovado sem a necessidade de documentação. Se o custo de refeição alocado ao funcionário for de US$ 100 por dia, qualquer valor gasto igual ou inferior a US$ 100 por comida por dia não precisa de recibos comerciais. No entanto, o empregado gasta acima desse valor com alimentação, os recibos precisarão ser arquivados em seu departamento de recursos humanos (RH).
O que acontece com qualquer dinheiro em excesso? Os funcionários podem ficar com o dinheiro que não foi gasto. Isso poderia servir como um incentivo para gastos econômicos por parte dos funcionários que gostam de economizar algum dinheiro.
##Destaques
As empresas podem oferecer diárias na forma de cartões de crédito da empresa, cobertura total ou parcial de despesas ou diárias fixas.
O pagamento de diárias também se refere à estrutura de remuneração recebida por alguns trabalhadores que são pagos diariamente.
Os pagamentos diários são úteis quando os funcionários acumulam despesas anuais de negócios, como acomodações, refeições, viagens e assim por diante.
A maioria das empresas usa a taxa padrão estabelecida pelo governo federal como diretriz para suas diárias.
Os pagamentos diários são subsÃdios diários pagos aos funcionários para cobrir os custos incorridos durante uma viagem de negócios.
