Суточные выплаты
Что такое суточные?
Суточные – это суточные, выплачиваемые работникам для покрытия расходов, связанных с нахождением в командировке. Коммерческие расходы обычно включают проживание, транспорт, питание и любые другие непредвиденные расходы. Суточные — латинский термин «в день» — также может относиться к системе структурной компенсации, в которой работнику платят за день, а не за час или месяц.
Суточные выплаты
Суточные полезны для некоторых должностей, требующих длительных поездок, в результате чего сотрудники несут ежегодные деловые расходы, такие как проживание, питание, поездки и так далее. Компании имеют различные системы для покрытия этих расходов:
Корпоративные кредитные карты : некоторые компании выдают кредитные карты своим сотрудникам. Это позволяет им сразу оплачивать бизнес-расходы во время работы, не неся никаких собственных расходов.
Полное или частичное покрытие расходов: в то время как некоторые компании полностью покрывают расходы сотрудников, некоторые фирмы предлагают суточные только для частичных расходов, особенно для таких вещей, как проживание, питание и проезд.
Фиксированные суммы: многие корпорации предоставляют своим сотрудникам определенную фиксированную дневную ставку. Ожидается, что работники покроют все или часть своих расходов за счет этих суточных.
Выплата суточных также относится к структуре вознаграждения, получаемого некоторыми работниками. Рабочие, получающие суточные, получают заработную плату по дням или по количеству выполненной работы. Эти типы работников обычно работают по временным или краткосрочным контрактам, а не работают полный рабочий день. Медицинские работники и замещающие учителя являются примерами работников, получающих суточные.
Особые соображения
Суточные для большинства федеральных государственных служащих устанавливаются Управлением общих служб США (GSA). Компании с политикой выплаты суточных для деловых расходов используют эту федеральную ставку суточных в качестве ориентира. Стандартные тарифы на внутренние и международные поездки вступают в силу 1 октября каждого года. Хотя ставки, установленные правительством США, основаны на стоимости жизни в городе компании, оно может устанавливать свои ставки выше или ниже стандартной ставки.
Выплаты суточных, превышающие стандартную ставку, требуют, чтобы работник уплачивал налог на сумму превышения. Излишняя выплата указана в графе 12 формы W-2. Непредоставление работодателю отчета о деловых расходах в течение 60 дней обычно приводит к уплате налога на полную выплату суточных.
Работники обязаны платить налоги с любой суммы, превышающей стандартную ставку суточных.
Суточные выплаты не являются частью заработной платы работника, если выплата равна или меньше федеральной суточной ставки, и работник предоставляет отчет о деловых расходах своему работодателю. Выплаты обычно учитываются как необлагаемый налогом доход сотрудников и указываются отдельно от налогооблагаемого дохода в форме W-2. Отчет о деловых расходах должен быть представлен работодателю в течение 60 дней после завершения поездки и должен содержать подробную информацию о цели поездки, дате и месте, а также квитанции о расходах, покрываемых из собственного кармана.
Суточные для самозанятых лиц
Самозанятые лица могут использовать только суточные для оплаты питания. Как и другие работники, самозанятые лица должны вести учет отчетов о расходах с указанием даты, места и цели командировки. Также может потребоваться сохранение квитанций,. хотя в тех случаях, когда это не так, все же рекомендуется сохранить их.
Типы суточных выплат
Компании по-разному обрабатывают суточные. Как отмечалось выше, они могут выпускать кредитные карты, покрывать полные или частичные расходы, предлагать фиксированные ставки или требовать от сотрудников покрытия расходов из своего кармана для возмещения их позднее.
Суточные выплаты могут покрывать коммерческие расходы полностью или частично. Компании могут использовать суточные для оплаты проживания и питания или суточные для оплаты только питания. Например, часть суточных может составлять 100 долларов США только для покрытия расходов на питание, в то время как расходы на проживание и непредвиденные расходы оплачиваются из собственного кармана. Некоторые компании выплачивают суточные, выписывая работнику чеки, что указывает на то, что они отделены от дохода работника.
Фиксированные ставки
Бизнес, который использует метод фиксированных суточных для деловых расходов, обычно выплачивает сотруднику фиксированную сумму в день. Например, суточные для консультанта по информационным технологиям (ИТ), работающего неделю в другом городе, могут составлять 200 долларов в день: 100 долларов на проживание, 50 долларов на питание и 50 долларов на непредвиденные расходы.
Непредвиденные расходы – это затраты, которые не определены конкретно, но определяются по усмотрению работников. Непредвиденные расходы могут включать расходы на транспорт, услуги прачечной, Интернет, обслуживание номеров, чаевые для серверов и так далее. Если сотрудник использует свой личный автомобиль в командировке, ему будут возмещены расходы в соответствии со ставкой возмещения расходов на пробег Службы внутренних доходов (IRS) — необязательная ставка, используемая для расчета вычитаемых расходов на эксплуатацию транспортного средства в служебных целях.
Личные расходы
В тех случаях, когда сотрудники должны оплачивать свои расходы авансом и самостоятельно, компании обычно требуют от них подачи претензий. Если требования о возмещении личных расходов удовлетворяются, фирмы выплачивают своим сотрудникам компенсацию деловых расходов. Этот метод требует гораздо больше времени, так как требует от сотрудников проверки требований и квитанций, утверждения или отклонения запросов на возмещение и выдачи платежей сотрудникам.
Преимущества суточных выплат
Компании, которые используют авансовые выплаты суточных и/или корпоративные кредитные карты, экономят время сотрудников и избавляют их от хлопот, связанных с хранением и подачей квитанций. Если суточные были покрыты, а стоимость ниже суммы суточных, оплата утверждается без необходимости документации. Если назначенная стоимость питания сотрудника составляет 100 долларов США в день, любая сумма, равная или менее 100 долларов США на питание в день, не требует коммерческих квитанций. Тем не менее, если сотрудник тратит больше этой суммы на еду, квитанции должны быть поданы в его или ее отдел кадров (HR).
Что происходит с любыми деньгами в избытке? Неизрасходованные деньги сотрудники могут оставить себе. Это может послужить стимулом для бережливых расходов со стороны сотрудников, которые любят экономить.
Особенности
Компании могут предлагать суточные в виде корпоративных кредитных карт, полного или частичного покрытия расходов или фиксированных суточных ставок.
Суточные выплаты также относятся к структуре вознаграждения, получаемого некоторыми работниками, получающими ежедневную оплату.
Суточные выплаты полезны, когда сотрудники накапливают ежегодные деловые расходы, такие как проживание, питание, поездки и так далее.
Большинство фирм используют стандартную ставку, установленную федеральным правительством, в качестве ориентира для своих суточных.
Суточные - это суточные, выплачиваемые работникам для покрытия расходов, связанных с нахождением в командировке.
