Pagamenti giornalieri

Cosa sono i pagamenti giornalieri?

I pagamenti giornalieri sono indennità giornaliere pagate ai dipendenti per coprire i costi sostenuti durante un viaggio di lavoro. Le spese aziendali in genere includono alloggio, trasporto, cibo e qualsiasi altra spesa accessoria. Per diem, il termine latino per "al giorno", può anche riferirsi a un sistema di retribuzione strutturale in cui un dipendente viene pagato ogni giorno, invece che per ora o per mese.

Capire i pagamenti giornalieri

I pagamenti giornalieri sono utili per alcuni ruoli di lavoro che richiedono lunghi viaggi, facendo sì che i dipendenti accumulino spese aziendali annuali come alloggio, pasti, viaggi e così via. Le aziende hanno diversi sistemi in atto per coprire queste spese:

Carte di credito aziendali : alcune aziende emettono carte di credito ai propri dipendenti. Ciò consente loro di pagare immediatamente le spese aziendali durante il lavoro senza sostenere alcuna spesa da soli.
Copertura spese totale o parziale: mentre alcune aziende coprono interamente le spese dei dipendenti, alcune aziende offrono solo pagamenti giornalieri per spese parziali, in particolare per cose come alloggio, cibo e viaggi.
Importi fissi: molte aziende offrono ai propri dipendenti una tariffa giornaliera fissa e specifica. I dipendenti sono tenuti a coprire in tutto o in parte i costi con questa diaria.

Il pagamento giornaliero si riferisce anche alla struttura della retribuzione ricevuta da alcuni lavoratori. I lavoratori con una struttura giornaliera ricevono il salario a giornata o in base alla quantità di lavoro svolto. Questi tipi di lavoratori sono solitamente con contratti temporanei oa breve termine, al contrario di lavori a tempo pieno. Gli operatori sanitari e gli insegnanti supplenti sono esempi di lavoratori con piano di pagamento giornaliero.

Considerazioni speciali

Le diarie per la maggior parte dei dipendenti del governo federale sono stabilite dalla US General Services Administration (GSA). Le aziende con una politica di pagamento diaria per le spese aziendali utilizzano questa tariffa diaria federale come linea guida. Le tariffe standard per i viaggi nazionali e internazionali entrano in vigore il 1 ottobre di ogni anno. Sebbene le tariffe stabilite dal governo degli Stati Uniti si basino sul costo della vita nella città di un'azienda, è possibile che le tariffe siano superiori o inferiori rispetto alla tariffa standard.

I pagamenti giornalieri superiori all'aliquota standard richiedono che il dipendente paghi le tasse sull'importo in eccesso. Il pagamento in eccesso è incluso nella casella 12 del modulo W-2. La mancata presentazione di una nota spese aziendale al datore di lavoro entro 60 giorni comporta generalmente il pagamento dell'imposta sull'intero esborso giornaliero.

I dipendenti sono tenuti a pagare le tasse su qualsiasi importo superiore all'aliquota giornaliera standard.

I pagamenti giornalieri non fanno parte della retribuzione di un dipendente se il pagamento è uguale o inferiore alla tariffa giornaliera federale e il dipendente fornisce una nota spese aziendale al proprio datore di lavoro. I pagamenti sono generalmente conteggiati come reddito non imponibile ai dipendenti e vengono mostrati separatamente dal reddito imponibile nel modulo W-2. La nota spese aziendale deve essere presentata al datore di lavoro entro 60 giorni dalla conclusione del viaggio e deve specificare lo scopo del viaggio, la data e il luogo, insieme alle ricevute delle spese sostenute di tasca propria.

Per Diem per i lavoratori autonomi

I lavoratori autonomi possono utilizzare solo una tariffa diaria per il costo dei pasti. Come gli altri dipendenti, i lavoratori autonomi devono tenere un registro delle note spese che mostrino la data, il luogo e lo scopo del viaggio di lavoro. Potrebbe essere necessario anche conservare le ricevute,. anche se nei casi in cui non lo sono, è comunque una buona idea conservarle.

Tipi di pagamenti giornalieri

Le aziende gestiscono i pagamenti giornalieri in modo diverso. Come indicato sopra, possono emettere carte di credito, coprire spese totali o parziali, offrire tariffe fisse o richiedere ai dipendenti di coprire le spese di tasca propria per il rimborso in una data successiva.

I pagamenti giornalieri possono coprire le spese aziendali in tutto o in parte. Le aziende possono utilizzare una tariffa giornaliera per alloggio e pasti, o una tariffa giornaliera per coprire solo i pasti. Una diaria parziale, ad esempio, può ammontare a $ 100 per coprire solo i pasti, mentre le spese di alloggio e le spese accessorie vengono pagate di tasca propria. Alcune aziende effettuano pagamenti giornalieri emettendo assegni al dipendente come indicazione che è separato dal reddito del dipendente.

Tariffe fisse

Un'azienda che implementa un metodo di diaria fissa per le spese aziendali di solito paga al dipendente un importo fisso al giorno. Ad esempio, un compenso giornaliero per un consulente informatico (IT) che lavora per la settimana in un'altra città potrebbe essere di $ 200 al giorno: $ 100 per l'alloggio, $ 50 per il cibo e $ 50 per spese accessorie.

Le spese accessorie sono costi che non sono specificatamente identificati ma sono determinati a discrezione dei dipendenti. I costi accessori possono includere i costi di trasporto, servizio di lavanderia, internet, servizio in camera, mance per i server e così via. Se un dipendente utilizza la sua auto personale in viaggio d'affari, verrà rimborsato in base alla tariffa di rimborso del chilometraggio dell'Internal Revenue Service (IRS), una tariffa facoltativa utilizzata per calcolare i costi deducibili della guida di un veicolo per motivi di lavoro.

Spese vive

Nei casi in cui i dipendenti sono tenuti a pagare le proprie spese in anticipo e da soli, le aziende di solito richiedono loro di presentare reclami. Se i reclami sono approvati per le spese vive,. le aziende emettono ai propri dipendenti il rimborso delle spese aziendali. Questo metodo richiede molto più tempo, poiché richiede al personale di rivedere reclami e ricevute, approvare o rifiutare richieste di rimborso ed emettere pagamenti ai dipendenti.

Vantaggi dei pagamenti giornalieri

Le aziende che utilizzano pagamenti giornalieri anticipati e/o carte di credito aziendali fanno risparmiare ai dipendenti il tempo e la seccatura di conservare e archiviare le ricevute. Se il pagamento è stato coperto per diem e il costo è inferiore all'importo per diem, il pagamento è approvato senza bisogno di documentazione. Se il costo del pasto assegnato al dipendente è di $ 100 al giorno, qualsiasi importo speso pari o inferiore a $ 100 per il cibo al giorno non necessita di ricevute commerciali. Tuttavia, il dipendente spende oltre questo importo per il cibo, le ricevute dovranno essere archiviate presso il suo dipartimento delle risorse umane (HR).

Cosa succede ai soldi in eccesso? I dipendenti possono trattenere i soldi non spesi. Questo potrebbe servire come un incentivo per la parsimonia da parte dei dipendenti a cui piace risparmiare.

Mette in risalto

Le aziende possono offrire diari sotto forma di carte di credito aziendali, copertura totale o parziale delle spese o tariffe giornaliere fisse.
La retribuzione giornaliera si riferisce anche alla struttura della retribuzione percepita da alcuni lavoratori che vengono pagati giornalmente.
I pagamenti giornalieri sono utili quando i dipendenti accumulano spese aziendali annuali come alloggio, pasti, viaggi e così via.
La maggior parte delle aziende utilizza la tariffa standard fissata dal governo federale come linea guida per le proprie die.
I pagamenti giornalieri sono indennità giornaliere pagate ai dipendenti per coprire i costi sostenuti durante un viaggio di lavoro.